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Préparons le pire… … pour qu’il se déroule au mieux Activité dans le cadre de la Journée régionale de formation TROC CQM Le 14 mars 2017

Tour de table… Arrivée en poste Lorsque vous êtes arrivés à la coordination/direction… Ø Dans quel contexte se trouvait votre organisme? Ø Avez-vous bénéficié d’une transition, d’un accompagnement ou de soutien pour votre intégration ? Ø Quels ont été vos principaux défis ?

Et les membres de CA ? Lorsque vous d’administration… impliquez sur un conseil Ø Vous êtes au courant de l’ensemble des dossiers de l’organisme? Ø Vous êtes prêts à reprendre les tâches de votre coordonnateur à pied levé? Ø Vous êtes confiants que l’équipe de travail sait ce qu’elle a à faire ?

Les tâches de la coordination… Ø Un rôle pivot : Ø La direction accompagne l’équipe de travail. Elle soutient le conseil d’administration. Elle fait même de l’intervention auprès des membres et participants… Ø Mise en situation : Ø Vous décédez subitement ce soir. Demain matin, comment s’organisera le travail dans votre organisme? Ø À partir de votre description de tâches : Ø Ø Si vous n’avez pas de description de tâches… mettez-vous à l’œuvre ! Identifiez qui sera en mesure de reprendre chacune de vos tâches. Identifiez quelles tâches resteront sans « relève spontanée » . Notez si des tâches sont manquantes dans votre liste de tâches.

À l’origine du plan d’action… Ø Sur les post-it : Ø Identifier les tâches prioritaires qui doivent être reprises le plus rapidement possible (une tâche par post-it). Ø En sous-groupe de 4 ou 5 personnes : Ø Apposez vos post-it dans le tableau, dans la colonne « tâches prioritaires » , selon la thématique qui y correspond le mieux ( « GRH » , « Gestion financière » , « Activités de l’organisme » et « autre » ). Ø Pour chacune des tâches prioritaires identifiées, indiquez QUI devrait normalement en être responsable et quelles INFORMATION ou OUTILS la personne identifiée devrait avoir pour s’en acquitter. Ø Exposition des résultats (et visite de l’exposition pendant la pause)

Plan d’action – Gestion de crise Ø Objectif : Définir les actions à mettre en place pour prévenir les conséquences d’un départ subit. Ø Proposition d’outils : Le plan d’action de la CDC Ø Conception de votre propre plan d’action : Travail personnel (des améliorations proposées) Ø À suivre: Plan d’action de transferts de compétences

Préambule… Ø Ce plan d’action a été conçu afin d’être utilisé rapidement dans le cas où la coordination/direction devait subitement s’absenter de l’organisme. Ø Il peut aussi être d’une grande utilité pour accompagner une nouvelle personne lors de son arrivée à la coordination/direction de l’organisme. Ø Il a été présenté et adopté par le Conseil d’administration le 14 mars 2017. Ø Depuis son adoption, les personnes à la présidence du conseil d’administration prennent connaissance du présent document, connaissent son emplacement physique et sont identifiées comme responsables de son application en cas de besoin.

Des ressources à contacter… Ø Votre Corporation de développement communautaire (CDC) connaît bien notre organisme, mais elle peut-être vous offrir un soutien approprié. Ø Votre regroupement sectoriel peut sans doute vous partager des outils en lien avec votre mission et vous mettre en relation avec des organismes semblables au vôtre dans la région. Ø La Table régionale des organismes communautaires en santé et services sociaux (TROC) peut vous informer et vous soutenir notamment dans la reddition de compte ou dans vos liens avec le CIUSSS et le programme de soutien aux organismes communautaires (PSOC). Ø D’autres ressources ?

Des documents à annexer… Ø Plan d’action annuel et prévisions budgétaires Ø Calendrier des activités de l’organisme Ø Calendrier annuel répertoriant les dates importantes dans la gestion de l’organisme Ø La liste des lieux de représentations et projets actuels dans lequel l’organisme est impliqué Incontournables… Ø Les règlements généraux de l’organisme, de même que ses différentes politiques internes fixent des balises claires concernant le fonctionnement de l’organisme. Il est donc important de s’y référer rapidement.

Le plan d’action / Forme Ø Cinq sections: Ø Ø Ø Ø Ø Obligations légales et gouvernance Gestion des ressources humaines Gestion administrative Relations avec les bailleurs de fonds Activités courantes Quelles actions entreprendre ? Quand doit-on le faire ? Qui doit s’en charger ? Quels sont les outils disponibles ? Quelles informations ou précisions aurons-nous besoin ?

Obligations légales et gouvernance ØConvocation et réunion spéciale du CA (ne pas oublier de rédiger les PV); ØTenue de l’assemblée générale annuelle; ØDéclaration annuelle au Registraire des entreprises; ØÉtats financiers, demande de remboursement de taxes et déclarations de revenus;

Gestion des ressources humaines Ø Production d’un relevé d’emploi ? Ø Suivi du travail des employés (heures, congés, vacances); Ø Embauche d’une nouvelle coordination; Ø Versement des salaires; Ø Paiement des DAS Ø Gestion de l’assurance collective et/ou du régime de retraite Ø Fin d’année fiscale : T 4 et Relevés 1, Sommaire des cotisations de l’employeur (Revenu Québec), Déclaration des salaires (CNESST)

Gestion administrative Ø Accès : bureaux, classeurs, ordinateur, courriel, dossiers de partage en ligne, boîte vocale, etc. Ø Annulation des accès bancaires et autres: carte Visa, carte de guichet; dossiers en ligne de l’ARC ou Revenu Québec. Ø Accès au compte: signataires à jour et administrateurs secondaire sur Accès D. Ø Tenue de livres et gestion comptable Ø Paiement des factures Ø Paiement du loyer, gestion de bâtiment ?

Relations avec les bailleurs de fonds Ø PSOC: Convention, demande de subvention, reddition de comptes; Ø Centraide: Demande de soutien financier, reddition de compte, campagne; Ø Ententes de services ou Projets en partenariat : Voir les protocoles ! Ø Reconnaissance comme organisme de charité à maintenir… *** Attention à la gestion des surplus budgétaires qui peuvent être occasionnés par une diminution de salaire… *** Si l’organisme est en réel danger ou en rupture de services, il ne faut pas hésiter à en aviser les bailleurs de fonds… Un accompagnement pourrait être suggéré.

Activités courantes ØVous les connaissez mieux que quiconque !!! ØImpliquez vos équipes de travail pour cette partie…

Conclusion… Ø Importance de présenter le plan d’action à votre CA : prise de conscience nécessaire ! Ø Importance d’appliquer le plan d’action, de ne pas oublier de mettre les accès à jour et de changer les annexes à chaque année. Ø Invitation : Commencer à planifier la relève ? Ou rédiger un plan de transfert des compétences ?