Proyek Pengembangan Sistem Informasi PERTEMUAN 4 PROJECT INTEGRATION

Proyek Pengembangan Sistem Informasi PERTEMUAN 4 : PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

Project Integration Management Overview Note: The PMBOK® Guide 2000 includes similar charts for each knowledge area. 2

Kerangka Kerja (Framework) Project Integration Management Focus on pulling everything together to reach project success!

Kunci Suksesnya Keseluruhan Proyek: Good Project Integration Management �Manajer proyek harus mengkoordinasikan semua area pengetahuan yang lain dalam seluruh tahapan life cycle proyek �Beberapa manajer proyek baru memiliki permasalahan dalam melihat “big picture” dan selalu ingin untuk fokus pada beberapa detil saja �Project integration management tidak sama dengan software integrasi

Proses Project Integration Management 1. Membuat Project Charter 2. Membuat Preliminary Project Scope 3. 4. 5. 6. 7. Statement (PMBOK 4 diganti requirement) Membuat Project Management Plan Mengarahkan dan mengatur eksekusi proyek Mengawasi dan mengendalikan pekerjaan proyek Mengintegrasikan pengendalian perubahan Menutup proyek

Project integration management 1. MEMBUAT PROJECT CHARTER

1. Membuat Project Charter � Membuat project charter untuk mengesahkan secara formal sebuah proyek atau sebuah tahapan proyek � Project charter adalah dokumen formal yang mengakui keberadaan proyek dan menyediakan arah tujuan dan pengelolaan proyek � Stakeholder proyek yang penting menandatangani project charter untuk menyatakan persetujuan apa yang dibutuhkan dan yang dimaksud oleh proyek

Project Charter • Pembuatan project charter kadang-kadang didahului dengan usulan proyek atau proposal proyek sbb

Project Charter

Project Charter : berisi informasi 1. Syarat / Kebutuhan yang memenuhi keinginan, kebutuhan dan harapan customer, sponsor dan stakholder lain 2. Kebutuhan bisnis : deskripsi high-level proyek, atau syarat produk yang mebuat proyek dikerjakan 3. Tujuan proyek atau keputusan proyek 4. Manajer proyek yang ditugaskan dan level otoritas 5. Rangkuman jadwal milestone 6. Pengaruh stakeholder 7. Organisasi fungsional dan peran dalam proyek 8. Asumsi organisasi, lingkungan dan eksternal 9. Batasan organisasi, lingkungan dan eksternal 10. Busniess case yang dapat digunakan mengukur proyek, termasuk ROI (Return Of investment) 11. Rangkuman budget

Project Charter

Tools project charter : project selection method �Ada 2 : benefit measurement model dan mathematical model �benefit measurement model Model ini membandingkan secara garis besar seberapa proyek menguntungkan perusahaan Disebut juga comparative approach Menggunakan kalkulasi simple seperti biaya, resiko, dll �mathematical model Menggunakan perhitungan matematika yang kompleks Disebut juga dengan constrain optimization

Project integration management 2. MEMBUAT PRELIMINARY PROJECT SCOPE STATEMENT

2. Membuat Preliminary Project Scope Statement � Pembuatan pernyataan awal lingkup proyek (preliminary project scope statement) berdasarkan informasi initiator atau sponsor yang ditulis secara naratif

Project Scope Statement : berisi informasi 1. Obyektif proyek dan produk 2. Kebutuhan dan karakteristik produk 3. Kriteria penerimaan produk 4. Ruang lingkup proyek 5. Kebutuhan proyek 6. Batasan dan asumsi proyek 7. Organisasi pelaksana proyek 8. Resiko yang akan muncul 9. Milestone yang terjadwal 10. Rencana WBS (work breakdown structure) 11. Estimasi besarnya dana 12. Syarat manajemen konfigurasi proyek 13. Syarat persetujuan

Project integration management 3. MEMBUAT PROJECT MANAGEMENT PLAN

3. Membuat Project Management Plan • Termasuk aktivitas-aktivitas penting untuk menjelaskan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh rencana-rencana tambahan ke dalam Project Management Plan • Project Management Plan menjelaskan bagaimana proyek dieksekusi, diawasi, dikendalikan ditutup

Project Management Plan : mencakup 1. Proses manajemen proyek yang dipilih oleh tim manajemen proyek 2. Level implementasi dari masing-masing proses yang dipilih 3. Deskripsi dari tools dan teknik yang digunakan untuk menyelesaikan proses tsb 4. Bagaimana proses yang dipilih digunakan untuk mengatur proyek tertentu 5. Bagaimana proses akan dieksekusi untuk menecapai tujuan proyek 6. Bagaimana perubahan akan diatur dan di kontrol 7. Bagaimanajemen konfigurasi akan diterapkan 8. Kebutuhan dan teknik komunikasi antara stakeholder

Project Management Plan • Project management plan dapat terdiri dari satu atau lebih penambahan rencana seperti berikut: • • • Project scope management plan Schedule management plan Cost management plan Quality management plan Process improvement plan Staffing management plan Communication management plan Risk management plan Procurement management plan

Project Management Plan

Project Management Plan • Project management plan dapat memiliki satu atau lebih komponen berikut: – Milestone list – Resource calendar – Schedule baseline – Cost baseline – Quality baseline – Risk register

Project Management Plan • rencana proyek secara formal

Project integration management 4. MENGARAHKAN DAN MENGATUR EKSEKUSI PROYEK

4. Mengarahkan dan Mengatur Eksekusi Proyek • Dibutuhkan oleh manajer proyek dan tim proyek untuk melaksanakan eksekusi project management plan yang bertujuan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam project scope statement

Mengarahkan dan Mengatur Eksekusi Proyek • Aktifitasnya termasuk: – Melakukan aktifitas untuk mencapai tujuan proyek – Mengeluarkan usaha dan menghabiskan dana untuk mencapai tujuan proyek – Menerapkan metode dan standar yang direncanakan – mengadaptasikan perubahan yang disetujui ke dalam ruang lingkup proyek, rencana, dan lingkungan – Membuat, kontrol, memverifikasi, dan memvalidasi deliverable proyek – Mengelola risiko dan melaksanakan proses untuk merespon resiko

Project integration management 5. MENGAWASI DAN MENGENDALIKAN PEKERJAAN PROYEK

5. Mengawasi dan Mengendalikan Pekerjaan Proyek • mengawasi proses proyek dapat diasosiasikan dengan insialisasi, perencanaan, pengesekusian dan penutupan • Pengawasan mencakup pengumpulan, pengukuran, penyebaran informasi kinerja dan taksiran nilai dan trend pada pengaruh peningkatan proses

Mengawasi dan Mengendalikan Pekerjaan Proyek • Berhubungan dengan: • Membandingkan performa aktual proyek dengan proyek management plan • Menilai performa untuk menentukan apakah ada pembetulan atau pencegahan yang selanjutnya direkomendasikan untuk kelanjutan proyek • Analisa, traking , dan monitoring resiko proyek untuk memastikan resiko teridentifikasi, tercatat • Maintenance informasi yang akurat dan teratur terkait proyek atau produk • Menyediakan informasi untuk support status reporting, penilaian progres dan forecasting • Monitoring implementasi dari perubahan yang disetujui • Menyediakan forecast untuk mengupdate biaya dan jadwal

Project integration management 6. MENGINTEGRASIKAN PENGENDALIAN PERUBAHAN

6. Mengintegrasikan Pengendalian Perubahan • Dilakukan dari permulaan proyek sampai proyek dinyatakan selesai. • Pengendalian perubahan sangat penting karena hampir tidak ada proyek yang benar-benar berjalan sesuai dengan project management plan

Project integration management 5. MENUTUP PROYEK

5. Menutup Proyek • Pelaksanaan penutupan proyek merupakan porsi dari project management plan • Prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk mengatur aktifitas yang diperlukan pada verifikasi dokumen proyek yang dihasilkan, koordinasi dan timbal baliknya pada penerimaan formal hasil proyek oleh customer atau sponsor, dan investigasi serta catatan alasan-alasan dari aksi yang diambil jika proyek akan diakhiri sebelum selesai semuanya

Menutup Proyek • Administrative closure procedure: Prosedur ini menjelaskan semua kegiatan, interaksi, dan peran dan tanggung jawab anggota tim proyek dan stakeholder lainnya yang terlibat dalam melaksanakan prosedur penutupan administrasi proyek • Contract closure procedure: Prosedur ini menjelaskan semua kegiatan dan interaksi yang diperlukan untuk menyelesaikan dan menutup perjanjian kontrak yang ditetapkan untuk proyek tersebut, serta menentukan kegiatan-kegiatan terkait yang mendukung penutupan administrasi formal proyek. Prosedur ini melibatkan baik verifikasi produk dan penutupan administrasi.

Diagram Alir Proses Integration Management Project