Proyecto SGDFD Cero Papeles Implantacin de Trmites Acadmicos

Proyecto SGDFD “Cero Papeles” Implantación de Trámites Académicos del TUPA ASAMBLEA UNIVERSITARIA 22 de abril de 2019

Contenido: • El proyecto SGD/DF • Trabajo realizado y Estadísticas • Implementación, validación y seguridad del SGDFD • Diploma Digital • Trabajo Futuro y conclusiones

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Objetivo y Alcance Inicio Objetivo Alcance 23 de julio de 2018 (RR) Analizar, estandarizar los procedimientos académicos del TUPA e implementarlos en el SGD/FD, capacitando al personal en su ejecución. 101 trámites académicos 20 facultades Secretaría General - Rectorado Participantes 4 Docentes / 3 Egresados 13 Alumnos / 1 Administrativa

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Fases del Proyecto “Cero Papel” FASE I: Piloto realizado en 3 Facultades 2016 FASE II: Implantación en 20 Facultades Grado de Bachiller y Titulo Profesional 2017 FASE III: 101 Tramites TUPA (Académicos) 2018 -2019

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Flujo de actividades Identificación de de trámites Configuración en SGD. Directiva Priorización Análisis Estandari-zación Estandarización Piloto en FISI Comunicación a facultades. Capacitación Despliegue en facultades

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM P TRÁMITES TUPA: PRE GRADO 1 2 MATRICULA REGULAR 3 4 5 6 CERTIFICADOS DE ESTUDIOS (A PARTIR DE 1984) 7 8 9 10 11 12 13 RECTIFICACION DE MATRICULA TOTAL 21642 5618 4250 CONSTANCIAS HISTORIAL ACADEMICO 4076 MATRICULA REPITENTES 3284 OBTENCIÓN DEL DIPLOMA DEL GRADO DE BACHILLER CARTA DE PRESENTACION DEL DECANO MATRICULA INGRESANTES OBTENCIÓN DEL DIPLOMA DEL TÍTULO PROFESIONAL MATRICULA DE EXTEMPORÁNEA REACTUALIZACION DE MATRICULA ANULACION DE MATRICULA 3433 2810 2310 2062 1413 1304 1179 1168 Priorización REPRODUCCIÓN DE LA RESOLUCION DE 14 DECANATO (Copia simple) SYLLABUS POR PAGINA 15 16 17 18 19 ACTA ADICIONAL CONVALIDACION POR CURSO RESERVA DE MATRICULA DE ALUMNO INGRESANTE EXAMEN AD HOC 1072 1040 704 651 526 397 CERTIFICACION DE FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS 20 DE LA FACULTAD 392 DUPLICADO DE REPORTE DE MATRICULA 21 22 ANULACION DE INGRESO REPRODUCCIÓN DE LA RESOLUCION DE 23 DECANATO (Fotocopia certificada) RECONOCIMIENTOS DE GRADO ACADÉMICO DE 24 BACHILLER O TÍTULO PROFESIONAL REVALIDA DE GRADO ACADÉMICO DE BACHILLER 25 O TÍTULO PROFESIONAL 347 149 100 1 1

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Priorización

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM RESUMEN DE LOS 101 TRÁMITES ACADÉMICOS DEL TUPA UNMSM PROCESO / ETAPA DIGITALIZADO EN EL SGDFD NO DIGITALIZADO EN EL SGDFD * TOTAL PREGRADO 26 6 32 POSGRADO 20 5 25 SECRETARÍA GENERAL 30 14 44 76 25 101 TOTAL * Los trámites son ejecutados directamente en otros sistemas (SUM, SAC, SGT) o han quedado en desuso.

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Estado de Avance de los trámites en Facultades PREGRADO PROCESO / ETAPA ANÁLISIS ESTANDARIZACIÓN PRODUCCIÓN CONSTANCIAS 10 10 8 CERTIFICADO y OTROS 10 5 2 ESTUDIOS DE PREGRADO 6 6 2 RESERVA DE MATRICULA 6 5 2 32 26 14 TOTAL: 32

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Estado de Avance de los trámites en Facultades POSTGRADO PROCESO / ETAPA ANÁLISIS ESTANDARIZACIÓN PRODUCCIÓN MATRÍCULA 9 6 0 CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS 9 8 3 CONVALIDACIÓN Y REVALIDACIÓN 5 4 0 GRADO DE MAGISTER Y DOCTOR 2 2 0 25 20 3 TOTAL: 25

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM SECRETARIA GENERAL Estado de Avance de los trámites PROCESO / ETAPA DIAGNÓSTICO ESTANDARIZACIÓN PRODUCCIÓN RECTIFICACIÓN 6 6 0 CONSTANCIAS 2 2 0 AUTENTICACIÓN 3 2 0 CERTIFICACIÓN 8 3 0 DOCUMENTOS HASTA 1985 4 4 0 TRANSCRIPCIONES 2 1 0 CARNET UNIVERSITARIO 4 4 0 COPIA DE R. R. 1 1 0 ACCESO A LA INFORMACIÓN 1 1 0 OTROS SERVICIOS 3 0 0 EXPEDICION DE DIPLOMAS 7 3 0 VERIFICACIÓN DE G. Y T. 3 3 0 44 30 0 TOTAL: 44

Trabajo realizado Estadísticas.

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase II – Implantación de trámite de obtención de Grado de Bachiller y Título Profesional Presentación del sistema a las facultades q Temas tratados ◦ Certificado Digital y Firma Digital ◦ Flujo del Trámite para obtención de Constancias Académicas, Trámites de Matrícula y otros trámites académicos. ◦ Verificación mediante la plataforma en línea de documentos digitales. q 20 Facultades sensibilizadas sobre los beneficios del SGDFD en los nuevos procedimientos estándar para los trámites académicos.

GESTIÓN DE USUARIOS (SOPORTE Y CAPACITACIÓN)

Total de Atenciones 1079

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Emisión de Certificados Digitales Al 20 de abril del 2019 o 319 Certificados Digitales vigentes o 39 Certificados Digitales vencidos (1 año de duración) o 3 Certificados Digitales pendientes de descarga

Resoluciones Rectorales Resoluciones Decanales Constancias Académicas 3282 4134 1663

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Estadísticas Generales del SGD en Producción Al 20 de Abril del 2019 o o o o 7727 Trámites recibidos en mesas de partes 4134 Resoluciones Decanales 3282 Resoluciones Rectorales 4674 Trámites de Bachiller 542 Trámites de Titulación (Obtención del diploma) 1784 Trámites de Constancias en pregrado y posgrado 1663 Constancias emitidas en pregrado y posgrado

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM 15 Directivas

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase II – Implantación de trámite de obtención de Grado de Bachiller y Título Profesional Otras actividades q Comité de Gobierno Digital (RR N° 5052 -R-2018) q Encuestas de Satisfacción de Usuarios respecto al SGDFD q Encuesta de Diagnóstico de las TIC en la UNMSM q Reuniones con VRAP, VRIP, SUM, EPG y 20 Facultades. q Propuesta de implementación de diploma digital q Propuesta de organización de un Dirección de Gobierno Digital

Implementación, Validación y seguridad del proceso

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Implementación. SGD V 3

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Repositorio – Servicio de Glosa y validación

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Validación del Documento Impreso Art. 25 de D. S. 070 -2013 -PCM y la Tercera Disposición Complementaria Final del D. S. 026 - 2016 -PCM Respecto al Código Civil Artículo 141 - A La autoridad competente deberá dejar constancia del medio empleado y conservar una versión íntegra para su ulterior consulta. ” ONPE, PCM, JNE y demás instituciones publicas alineadas al Gobierno Digital OCR PUCP Digitalización de documentos, Títulos y Grados Académicos

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Validación del Documento Impreso Numeral 4 del Art. 4 del TUO de la ley 27444. Ley de procedimiento Administrativo General y Código Civil Artículo 141 - A SUNEDU

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM SUSTENTO LEGAL - FIRMA DIGITAL • DECRETO SUPREMO Nº 026 -2016 -PCM • Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales https: //www. indecopi. gob. pe/documents/20182/481679/DS_0262016 -PCM. pdf/2 a 8 aae 30 -1 a 7 f-47 bd-9914 -b 61 a 566 eeb 5 e

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM http: //www. indecopi. gob. pe/web/firmasdigitales/lista-de-servicios-de-confianza-trustedservices-list-tsl-

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Certificados de confianza https: //pki. reniec. gob. pe/repositorio/

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Certificados de Confianza – Validados por INDECOPI ECEP-RENIEC Class 3 CA ECEP-RENIEC Class 3 RSA 4096 10/08/2017 CA SHA-512 10/08/2025 46 61 89 07 08 06 3 f f 9 46 2 f ce 69 ab ec fb 53 64 20 bb 82 CRT RENIEC CLASS III HG CA RENIEC CLASS III RSA 4096 21/07/2010 HG CA SHA-256 18/07/2020 85 7 f 8 d bf a 9 da 2 d 30 0 b d 9 79 eb 6 a 8 f f 7 0 a 67 88 21 21 CRT

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Nivel Técnico – Documentación certificados de confianza DECLARACIÓN DE PRACTICAS DE CERTIFICACIÓN ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN PARA EL ESTADO PERUANO ECEP-RENIEC https: //pki. reniec. gob. pe/wpcontent/uploads/2017/02/declaracion-practicascertificacion-v 1. 2 -2017. pdf

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Validación Certificados de confianza

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM

Propuesta de emisión de Diploma de Título Profesional y Grados Académicos

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Diploma Digital Grados Académicos y Título Profesional

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Estado de la Propuesta q Se tiene el prototipo creado. q Se tienen los campos de la Base de Datos preparados para el registro con SUNEDU. q Se tiene el flujo del tramite de emisión de diplomas preparado y listo para aprobación. q Se tiene el procedimiento operativo para la emisión de los diplomas digitales. q Falta la aprobación formal para la ejecución del proceso de emisión de diplomas digitales para Grados Académicos y Títulos.

Trabajo futuro y conclusiones

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Trabajo futuro q Digitalizar los trámites administrativos. q Implementación de plataforma de pago virtual para trámites académicos y administrativos. q Puesta en producción de los diplomas digitales (Grados académicos y título profesional). q Formalización de la Dirección de Gobierno Digital. q Formulación del Plan de Gobierno Digital UNMSM q Desarrollo de Software de apoyo para los procesos académicos y administrativos en el marco del Sistema de Gestión Documental.

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Conclusiones q Se contó con el apoyo de la Alta Dirección de la UNMSM y de los decanos de todas las facultades. q Se concluyó al 100 % el análisis y la estandarización (en los casos que se requería) de los 101 trámites contemplados en el alcance del proyecto. q Los procesos de aprobación de directivas pueden ser más rápidos si se tiene un mayor coordinación con las dependencias revisoras. q La adopción de la cultura informática hacia el mundo digital en la UNMSM implicó mucho trabajo en términos de horas/hombre.

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Conclusiones q La infraestructura tecnológica para soportar los procesos implementados es aún limitada. q Se necesita apoyo de las áreas involucradas para la implementación total de los procesos estandarizados. q Los tiempos de ejecución de tramites con el SGDFD pueden acortarse más. q Los alumnos participantes del proyecto desarrollaron mayores capacidades para integrarse al mundo laboral.

Sistema de Gestión Documental con Firma Digital Fase III – Implantación de trámites académicos del TUPA UNMSM Muchas gracias