PROYECTO CONTROL DE ACCESO EN TIENDAS CON EQUIPO

PROYECTO CONTROL DE ACCESO EN TIENDAS CON EQUIPO BIOMÉTRICO

Propósito Chedraui preocupado por elevar y optimizar la rentabilidad de la inversión de nuestros Proveedores en promotoría, los invita a conocer y a participar en este proyecto. Esta solución nos conducirá a nuestro objetivo común que es: mayores ventas.

Situación Actual Hoy en día, en las labores de promotoría, tanto Chedraui, como sus Proveedores, hemos identificado los siguientes aspectos en la operación cotidiana en tienda: Ø Falta de control de asistencia Ø Alta Rotación y Ausentismo Ø Baja productividad Ø Baja calidad en servicio al consumidor Ø Problemas de orden laboral

¿Cómo se puede resolver? Estableciendo una estricta disciplina en el registro de entradas y salidas del personal a través de equipos biométricos instalados en la entrada de personal de cada una de las Tiendas. Ello nos permitirá controlar la fuerza de promoción en beneficio de ambas partes: – Proveedores – Chedraui en su afán por resolver dicha problemática, seleccionó a Time Tracker como proveedor, por su enfoque, experiencia y capacidades.

¿Qué es la Tecnología Time Tracker? Es un sistema que permite el registro, control y monitoreo de los eventos de entradas y salidas de personal, diseñado con tecnología de vangardia, que integra: Equipos Biométricos (lector de huella digital de última generación). § Desarrollo de sistemas basado en Componentes. § Telecomunicaciones basadas en Internet. §

¿Cómo opera? Autentificación: Cada vez que el personal, asisten a una tienda se le autentifica por medio de su huella digital al registrar todas sus entradas y salidas, con las siguientes ventajas: § La huella digital es única e intransferible. § El registro es rápido e imposible de falsificar. § No sucede que “olvido su credencial”. § Si olvida su número, el equipo se lo informa.

¿Qué se obtiene? Información: Los registros generados se clasifican para poder ver en línea a través de usuarios en Internet únicamente la información de entradas y salidas que corresponda al personal de cada quien en cada unidad de negocio y con una amplia gama de consultas. Con esta solución se puede dar seguimiento cotidiano a la operación y a lo establecido en Acuerdos Comerciales. Chedraui üPuede ver las entradas y salidas de todo el personal en cada una de sus sucursales. Proveedores y Agencias üPueden ver las entradas y salidas únicamente de su personal en cada una de las sucursales.

Participantes Las personas que están sujetas a este control de acceso son: § Personal de Proveedores de Productos Supervisores Vendedores Promovendedores Promotores Demostradores Técnicos (Incluyendo al personal de temporada y al de apoyo para que en casos de contingencias ya se encuentren habilitados) § Personal interno de Chedraui § Personal de proveedores de servicios contratados por Chedraui o en convenio.

Excepciones Personas que se exceptuan de este sistema de control, por su naturaleza y funciones: § Ejecutivos (Directores, Gerentes, Coordinadores regionales o § § § divisionales, etc. , tanto de Chedraui como de sus Proveedores) Representantes Farmacéuticos que sólo contactan al Jefe de Farmacia para presentar sus productos. Repartidores y Choferes que sólo llegan a entregar mercancía, ya que están controlados desde Zona de Recibo. Estibadores y cargadores, que permanecen en Zona de recibo. Personal de instituciones u organismos que realizan trámites o inspección. Estudiantes de servicio social y empacadores voluntarios. Visitantes esporádicos para alguna reunión o trámite.

Proceso para el registro inicial PROVEEDOR O AGENCIA Ingresa a la página chedraui. com. mx y selecciona la liga para registrar los datos de su personal e imprimir los formatos que genera y donde el sistema le asigna la clave para acceso al equipo biométrico. (Ver guía anexa). Firmar y entrega a su personal los siguientes documentos: 1. Formato de registro firmado por quién es el patrón. (original y copia) 2. Carta responsiva en papel membretado y/o sellado por quien es el patrón y firmado. 3. Copia de afiliación vigente al IMSS con el registro patronal 4. Copia de identificación con foto o gafette. PROMOTOR, SUPERV. , ETC. Recibe de su patrón los documentos y los entrega al Jefe de Recursos Humanos de la primera sucursal que asista. Esto debe ser a partir del día siguiente que se registró en Internet y antes de los 15 días siguientes. El formato lleva impresas las fechas de vigencia. JEFE DE REC. HUMANOS (ADMINISTRADOR) Valida documentos, realiza el censo de la huella de la persona en el equipo biométrico y capacita a cada uno sobre como utilizar el equipo y qué hacer en casos necesarios. Sella y firma de recibido el Formato de registro y devuelve al personal para que pueda presentarlo a las siguientes sucursales que acuda.

FORMATO DE REGISTRO PARA: SUPERVISOR Coordina y supervisa a su personal. VENDEDOR (A) Levanta pedidos de su producto. TECNICO (A) Capacita para el manejo de productos y/o equipos; da mantenimiento a equipos. La asistencia seá especificará en número de visitas

FORMATO DE REGISTRO PARA: PROMOVENDEDOR (A) Levanta pedido y surte su producto de bodega a piso de venta; limpia y acomoda el anaquel. PROMOTOR (A) Surte su producto de bodega a piso de venta; limpia y acomoda el anaquel. Promueve algún servicio en la tienda. DEMOSTRADOR (A) Promueve la venta y degusta su producto; surte de bodega a piso de venta. La asistencia se especificará en horario detallado o jornada mínima.

(MEMBRETE DEL PATRON) (SELLO DEL PATRON)

Registro diario PERSONAL Cada vez que ingrese o salga de una Tienda deberá hacerlo por la entrada de personal y registrar sus entradas y salidas con su huella en el equipo biométrico. F 1 = ENTRADA F 2 = SALIDA A DESCANSO F 3 = REGRESO DE DESCANSO F 4 = SALIDA Si es la primera vez que acude a otra sucursal diferente a donde se censo su huella, primero debe realizar una réplica (solicitar en el mismo equipo, a la base central le envíe la copia de su huella) y entregar copia sellada del formato de registro. En caso de contingencia existirá un formato de control. PREVENCION DE PERDIDAS Confirma que se registre correctamente en el equipo biométrico y que porten gafete correspondiente. Auxilia al personal que tenga problemas con el registro en el equipo biométrico por daños en su huella Reporta al Jefe de Recursos Humanos los casos especiales para que lo solucione. Se asegura que junto al equipo se encuentre el cartel con el proceso de registro de entradas y salidas. Se elimina reloj checador, tarjetas y libretas de registro CHEDRAUI PROVEEDORES Y AGENCIAS A través de un usuario en el Sistema Time Tracker se podrá consultar la asistencia y permanencia del personal en cada sucursal, así como establecer y dar seguimiento a acuerdos comerciales.

Monitor Time Tracker Es un módulo del sistema Time Tracker que permite a la Cadena, Proveedores y Agencias visualizar, analizar y explotar en línea las entradas y salidas de su personal. Con ello es posible cuantificar a nivel Cadena – Proveedor - Agencia: Estadía Recursos Puestos Visitas, etc… Con una amplia gama de consultas tales como: Periodo Zona Geográfica Tienda Zona Comercial Puestos Tipo de evento, Ejemplos en las páginas siguientes. etc…

Acuerdos Comerciales Es un módulo del sistema Time Tracker donde se establece un convenio entre proveedores y Chedraui sobre las horas y visitas en que asistirán los promotores y demás puestos a las sucursales, en el cual se puede ir dando seguimiento al cumplimiento en base al comparativo de este acuerdo con la realidad generada a través de los registros de su personal en los equipos biométricos. El objetivo es eficiantar los recursos humanos asignados a la promotoría en cada unidad de negocio, coordinando los esfuerzos de Chedraui y Proveedores, a fin de lograr mayor rentabilidad en la inversión del proveedor y en consecuencia incrementar las ventas. Ejemplo en página siguiente.

Calendario de implementación REGISTRO EN INTERNET ENTREGA DOCTOS. Y CENSO DE HUELLAS INGRESO OBLIGATORIO CON EQ. BIOMETRICO CD. VERACRUZ 26 -JUN-06 1 -JUL-06 DF Y EDO. DE MEXICO 5 -OCT-06 6 -OCT-06 23 -OCT-06 13 -NOV-06 27 -NOV-06 11 -DIC-06 26 -MAR-07 27 -MAR-07 16 -ABR-07 11 -JUN-07 12 -JUN-07 25 -JUN-07 TAMPICO-MADERO, CD. VALLES, POZA RICA, TUXPAN Y PAPANTLA NVO. LAREDO, MATAMOROS, AGUASCALIENTES Y SAN LUIS POTOSI. * JULIO COATZACOALCOS, MINATITLAN, ACAYUCAN, TUXTEPEC, OAXACA, PALENQUE, TUXTLA, SAN CRISTOBAL Y TAPACHULA * AGOSTO SUCURSALES HUAMANTLA, PUEBLA, S. MARTIN TX, TEHUACAN, CORDOBA Y ORIZABA. VILLAHERMOSA, CARDENAS XALAPA, COATEPEC, MTZ. DE LA T. Y TEZIUTLAN TAXCO, ACAPULCO, CUERNAVACA, PUEBLA V QUERETARO, LEON, GUADALAJARA Y MORELIA MERIDA, CAMPECHE Y CD. DEL CARMEN CANCUN, PLAYA DEL CARMEN, COZUMEL Y CHETUMAL * Fechas por confirmar. Independientemente se publicarán con tiempo en cada sucursal conforme se vayan a realizar.

Beneficios 1. Controlar y cuantificar el tiempo real de presencia de la labor de promoción relacionando con el impacto en las ventas. 2. Contribuir a mejorar la existencia de productos en los anaqueles reflejándose en un mejor desempeño y productividad de los promotores, 3. Mejorar la calidad de atención a clientes al haber presentes personal que atienda el producto y dudas. 4. Controlar y dar seguimiento a los acuerdos comerciales por la fuerza de trabajo que envía el Proveedor a cada sucursal. 5. Mejorar el control y supervisión del Gte. de Tienda sobre los promotores. 6. Al ser personal identificado y más comprometido se contribuye a disminuir la merma derivada del resurtido o mal manejo del producto. 7. Disminuir rotación y el ausentismo del personal. 8. Mejorar el proceso de prenómina del proveedor, al conocer el historial laboral del personal. 9. Adecuada documentación para las demandas laborales de los promotores.

Compromisos Proveedores, Agencias y Chedraui ü Apoyo y seguimiento a este proyecto. ü Comunicar a su personal, sobre la importancia del proyecto. ü Cumplimiento en el registro del personal en la liga de la página Chedraui y entrega de documentos. ü Fomentar entre sus colaboradores el correcto uso y registro de entradas y salidas en el equipo biométrico. ü Coordinación entre Proveedores - Agencias - Chedraui para cualquier situación. ü Seguimiento estricto y permanente a los Acuerdos Comerciales

Costos ¿El acceso a las consultas de la información de este sistema y el control de los acuerdos comerciales tiene costo? SI Mediante una coparticipación para cubrir los costos por este servicio, en la que Chedraui participará con una aportación de más del 70% y el proveedor con menos del 30% con respecto a los precios al público de Time Tracker en otras cadenas. La facturación será anual, los precios se los proporcionarán directamente en Time Tracker. ¿El registro del personal en la base de datos de este sistema y el acceso a las sucursales a través del equipo biométrico tiene costo? NO

Gracias Atención y soporte: Teléfono: 50 -91 -68 -91 en la Cd. de México E-mail Proveedores: registroproveedor@timetracker. com. mx E-mail Tiendas: soportetienda@timetracker. com. mx

RESPUESTAS A PREGUNTAS Y ACLARACION DE DUDAS

Preguntas y respuestas 1. ¿ES OBLIGATORIO EL REGISTRO DEL PERSONAL Y USO DEL EQUIPO BIOMETRICO? 1. Si, toda persona que llega a laborar a Tiendas Chedraui debe estar registrada en la base de datos de Time Tracker, entregar sus documentos a RH, censar su huella e ingresar y salir por la entrada de personal a través del equipo biométrico. 2. ¿LOS EJECUTIVOS TAMBIEN DEBEN REGISTRARSE? No, ellos no tiene obligación de registrarse, ni de ingresar por entrada de personal, pueden hacerlo por entrada de clientes. 3. ¿TAMBIEN DEBEN REGISTRARSE LOS REPARTIDOSRES Y CHOFERES? El registro y control de algún otro puesto que no sea: Supervisor, Vendedor Promovendedor, Promotor, Demostrador ó Técnico, será opcional si el Proveedor o Agencia quieren aprovechar el sistema para monitorearlo. 4. ¿EL PERSONAL TIENE QUE REGISTRARSE EN TODAS LAS SUCURSALES? Una vez que a una persona la registran en la base de datos y han censando su huella tras la entrega de documentos, queda habilitada para poder ingresar a cualquier sucursal Chedraui, reconociendo el patrón (Proveedor o Agencia) su relación laboral.

Preguntas y respuestas 5. ¿SE TIENEN QUE ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A TODAS LAS SUCURSALES QUE ACUDA? 5. No. Si una persona necesita acudir a varias sucursales, sólo en la primera entregará los documentos originales y en las demás sólo copia del formato de registro sellado y firmado en la primera. No hay que realizar nuevo censo de huella, solo hacer una réplica en el equipo para que la valide en la base de datos central antes de registrar su primera entrada. 6. ¿PUEDEN ENTREGARSE DOCUMENTOS DE OTRA CIUDAD Y POR FAX? Sí. Los documentos deben ser en papel membretado y/o sellado por quien es el patrón laboral y pueden ser con domicilio de la localidad o foráneos, dependiendo donde se encuentren sus oficinas. En caso de ser foráneos se podrá recibir por fax debiendo entregar los originales en un lapso no mayor a 15 días.

Preguntas y respuestas 7. ¿CUAL ES EL DOCUMENTOS DEL IMSS QUE SE SOLICITA? 7. El documento que se solicita del IMSS debe ser uno emitido por dicho instituto donde se compruebe que la persona mencionada está afiliada y vigente por determinado patrón. Puede ser la “Relación de movimientos operados” (Afil-06) que remite el IMSS al patrón cada vez que le envía altas, movimientos de sueldos o bajas. También puede ser la “Emisión de movimientos mensuales o bimestrales” que el IMSS envía al patrón periódicamente para informar de todos los movimientos recibidos y procesados para cada persona que tiene afiliada. En última instancia podría ser el pase permanente que le entregan a la persona para recibir atención médica en alguna clínica fuera de la ciudad donde está registrado el patrón. Cualquiera de éstos documentos tendrá que tener una vigencia menor a 2 meses. 8. ¿DEBE ENTREGARSE DOCUMENTOS POSTERIORMENTE? Cada semestre solicitará el Jefe de Recursos Humanos al personal que le entregue un documentos de su afiliación al IMSS actualizado a fechas recientes ( 2 meses máximo), los cuales pueden ser los mismo mencionado en el punto anterior.

9. Preguntas y respuestas ¿QUE SE DEBE HACER SI UNA PERSONA YA NO TRABAJA PARA EL PROVEEDOR O AGENCIA? La Agencia y/o Proveedor deberá darlo de baja en el mismo sistema de datos donde lo registró, para impedir que pueda registrarse en el equipo biométrico e ingresar a las suc. 10. ¿LOS GERENTES Y JEFES DE AREA PUEDEN CAMBIAR EL HORARIO DEL PROMOTOR? El plan de horario semanal que se expresa en el formato de registro y carta responsiva para cada persona, es una propuesta que deberá acordarse con el Gerente de la Tienda o Jefe de Área responsable, quienes podrán solicitar y acordar cambios a los Supervisores y Proveedores en cualquier momento para cubrir con las necesidades de atención de su producto en la Tienda, siempre y cuando se respete el total de horas convenidas. 11. ¿EL ACCESO A LAS SUCURSALES SOLO DEBE SER EN LOS DÍAS Y HORARIOS ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA Y DOCUMENTOS? Los equipos biométricos no restringen el acceso si el personal se presenta en un día no señalado, fuera del horario o en alguna sucursal que no esté programada, ya que es posible que en caso de contingencias envíen a alguien de última hora. Sólo debe estar

Preguntas y respuestas 12. ¿HAY UN HORARIOS LIMITE ESTABLECIDO PARA QUE LOS PROMOTORES PUEDAN INGRESAR A LAS SUCURSALES? No hay restricción de horario para el acceso a las Tiendas del personal de proveedores aún cuando haya habido retardo en la hora estipulada, pero deberán cumplir con el total de horas establecidas. Con el módulo de Acuerdos Comerciales el Proveedor, Comprador y Gerentes de la tienda establecerán el mejor horario para la atención de sus productos y a través de los reportes del sistema conocerán las incidencias, retardos y faltas para reportarlas y tomar las medidas necesarias. La Dirección de Operaciones informará a las Sucursales del DF y Edo. de México para que no limiten el acceso. 13. ¿PUEDE UNA MISMA PERSONA ATENDER A DOS PROVEEDORES? Si, siempre y cuando cumpla con el tiempo establecido para cada uno. En estos casos la agencia deberá registrar a dicha persona en cada proveedor para generar claves independientes, entregar ambos paquetes de documentos y darán de alta dos huellas diferentes; con esto se podrá contratado para cada proveedor. identificar que se cumpla el tiempo estipulado o

Preguntas y respuestas 14. ¿QUE FUNCIONES DEBE REALIZAR EL PROMOTOR ? Las funciones que deben realizar y en las que participa el personal de Proveedores, son las siguientes y exclusivamente para sus productos y los de Calidad Chedraui: a) RESURTIDO EN PISO DE VENTAS Y BODEGA, que implica: • Limpiar producto, así como el mueble, anaquel y área de bodega que le corresponda; no dejar cajas, estibas y cartón mal colocado. • Exhibir y cuadrar producto de acuerdo a características o lineamientos. • Señalizar, colocando etiquetas de precios, comparativos y cartulinas. b) INVENTARIOS: Apoyo en el proceso de inventario de sus productos. c) DEVOLUCION DE PRODUCTOS A PROVEEDOR. Apoyo en el conteo, empaque y trámite. d) PRODUCTOS ABANDONADOS EN PISO: Recolección de sus productos en el lugar de concentración y reacomodo en mueble o entrega para merma. 15. ¿QUIEN DEBE FIRMAR LA PAPELETA DE SALIDA? La papeleta de salida será firmada sólo por el Jefe de Área responsable en turno de la Tienda o el Gerente, quien deberá asegurarse se hayan cumplido con las actividades.