PROWADZENIE AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKA mgr Aldona Kowalska Podstawa

PROWADZENIE AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKA mgr Aldona Kowalska

Podstawa prawna Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy Ustawa z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji i w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowych zasobie archiwalnym i archiwach Rozporządzenie Min. Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników Rozporządzenie Min. Zdrowia z dnia 02 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów wyników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 01 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych

Dokumentację osobową stanowią: § akta osobowe pracownika oraz § inne dokumenty: v ewidencje-czasu pracy, szczególne warunki, przydział odzieży i obuwia; v kartoteki; v rejestry-wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych, czynników szkodliwych dla zdrowia.

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują: w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2 w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia/stosunku pracy danej osoby

Pracodawca, który: - nie prowadzi akt osobowych, dokumentacji pracowniczej - pozostawia dokumenty pracownicze oraz akta w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny od 1000 zł do 30000 zł (grozi pracodawcy lub osobie, która działa w jego imieniu; art. 281 pkt. 6 i 7 kp).

CZĘŚĆ A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie - kwestionariusz osobowy - świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia - dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do oferowanej pracy - świadectwa ukończenia szkoły- w celu potwierdzenia wykształcenia - orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku - inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów: >świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń >certyfikaty >dyplomy >potwierdzające kwalifikacje i umiejętności zawodowe.

CZĘŚĆ B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia - umowa o pracę - zakres obowiązków - dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy - pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad bhp, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową - zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia bhp - oświadczenie pracownika- rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14 - oświadczenie pracownika z prośbą o przekazywanie wynagrodzenia na konto bankowe - PIT-2 - oświadczenie pracownika dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

CZĘŚĆ C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia/stosunku pracy danej osoby - oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę - kopia świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi - potwierdzenie dokonania czynności, które są związane z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym - umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony - orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy