PROVINCIA AUTONOMA di TRENTO FATTURA ELETTRONICA nel SINET

PROVINCIA AUTONOMA di TRENTO FATTURA ELETTRONICA nel SINET Momento Informativo Trento, 9 e 14 ottobre 2014

FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET L’agenda - Gli aspetti normativi della Fattura. PA - Il contesto di riferimento e il raccordo con la certificazione dei crediti - La soluzione per gli enti pubblici trentini - I punti di attenzione e le attività da espletare

LA FATTURA ELETTRONICA NELLA PA Art. 1 legge 24 dicembre 2007, n. 244 • Obbligo di emissione di fattura elettronica nei rapporti con gli Enti della PA • La fattura elettronica PA è un documento informatico che deve rispettare le regole del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) • Entrata in vigore rinviata a successiva norma attuativa e differenziata per gli Enti della PA (Decreto 3 aprile 2013, n. 55 e D. L. 66/2014) • A decorrere dall’entrata in vigore, divieto di accettare fatture cartacee e, trascorsi 3 mesi dall’entrata in vigore, divieto di pagare fatture cartacee • Trasmissione delle fatture elettroniche esclusivamente attraverso il sistema di interscambio (Sd. I) • Rinvio di tutte le regole tecniche ad apposito Regolamento (Decreto 3 aprile 2013, n. 55)

FATTURA ELETTRONICA PA: il contesto di riferimento FATTURA CARTACEA ELETTRONICA PA

FATTURA ELETTRONICA: esordio art. 21 DPR 633/1972 dal 29/2/2004 al 31/12/2013 circolari Agenzia Entrate n. 45/E del 19 ottobre 2005 e n. 36/E del 6 dicembre 2006 La fattura può essere emessa con modalità cartacea o elettronica. Deve essere trasmessa per via elettronica, previo consenso del destinatario. La fattura elettronica deve avere i seguenti requisiti: q Attestazione della data q Autenticità dell’origine q Integrità del contenuto § § garantiti esclusivamente mediante: Riferimento temporale e firma elettronica qualificata Sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati Deve essere conservata in forma elettronica con cadenza almeno quindicinale Obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione

FATTURA ELETTRONICA: esordio art. 21 DPR 633/1972 dal 29/2/2004 circolari Agenzia Entrate n. 45/E del 19 ottobre 2005 e n. 36/E del 6 dicembre 2006 a. b. c. d. e. La Fattura elettronica viene introdotta nel nostro ordinamento fiscale nell’anno 2004 in tutti i rapporti (B 2 B, B 2 C e B 2 G) come documento informatico rilevante ai fini tributari che segue le regole del Codice per l’Amministrazione Digitale (CAD): Immodificabilità Integrità Autenticità Leggibilità Formati idonei

FATTURA ELETTRONICA: evoluzione art. 21 DPR 633/1972 a decorrere dal 1/1/2013 circolari dell’Agenzia delle Entrate n. 3/E del 3 maggio 2013 e n. 18/E del 24 giugno 2014 FATTURA ELETTRONICA = fattura emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico q accettazione del destinatario (comportamento concludente) q si intende emessa all’atto della messa a disposizione del destinatario q deve essere assicurata l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dalla emissione al termine del periodo di conservazione q autenticità dell’origine ad integrità del contenuto possono essere garantite con: • Sistemi di controllo di gestione che assicurano collegamento affidabile tra la fattura e la relativa operazione (ERP) • Apposizione della firma elettronica dell’emittente • Sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati • Altre tecnologie che assicurano autenticità dell’origine e integrità dei dati

FATTURA ELETTRONICA oggi: nei rapporti B 2 B • Emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico • Deve garantire i requisiti di autenticità dell’origine, di integrità del contenuto e di leggibilità con modalità libere • Deve essere conservata elettronicamente dall’emittente (CAD) • Non necessita accordo tra le parti (comportamenti concludenti) • Diventa elettronica anche per il destinatario se la accetta (mediante pagamento) e non la materializza e in tal caso deve essere conservata elettronicamente

TIPO DI FATTURA NEI RAPPORTI B 2 B: confronto artt. 21 e 39 DPR 633/1972 • CARTACEA (analogica) • ELETTRONICA q In duplice copia in formato leggibile (o destrutturato) q Trasmessa anche per via elettronica (PDF allegato e-mail o PEC): deve essere materializzata dal ricevente q Conservata su supporto cartaceo (può essere convertita in documento informatico per la conservazione) q Formato strutturato o (elaborabile) o destrutturato q Trasmessa solo per via elettronica q Accordo del destinatario (non formale) (ricevuta in forma cartacea se non c’è il consenso del destinatario) q Conservata in forma elettronica dall’emittente (e dal destinatario se questo accetta la FE)

ENTI DELLA PA: soggetti all’obbligo della fattura elettronica • Sono le pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196 • La ricognizione degli Enti è effettuata annualmente dall’ISTAT entro il 30 settembre: Ø Amministrazioni centrali Ø Amministrazioni locali Ø Enti nazionali di previdenza e assistenza

FATTURA ELETTRONICA PA: decorrenza obbligo • Dal 6 giugno 2014 • Dal 31 marzo 2015 • • • Ministeri Agenzie fiscali Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale Scuole ad ordinamento nazionale (fan parte del Ministero competente) Soprintendenze statali (fan parte del Ministero competente) • • Regioni, province, comunità montane unioni di comuni, consorzi tra amministrazioni locali Scuole provinciali Aziende sanitarie Agenzie ed enti per il diritto allo studio Enti parco Università Fondazioni lirico-sinfoniche e teatri stabili Altre amministrazioni locali (enti strumentali PAT e fondazioni, ASIS, Trentino Trasporti s. p. a. )

FATTURA ELETTRONICA PA: pagamento fattura non elettronica – scenario 2015 • 31 marzo 2015: i fornitori non possono più emettere fattura cartacea nei confronti della PA • Dal 31 marzo 2015 al 30 giugno 2015: periodo di transizione durante il quale è possibile accettare e pagare fatture cartacee (emesse anteriormente al 31 marzo 2015) • Dal 1 luglio 2015 è ancora possibile pagare fatture cartacee emesse anteriormente al 31 marzo 2015 concludendo l’iter

FATTURA ELETTRONICA PA: regolamento (decreto 3 aprile 2013, n. 55) • Formato della fattura (STANDARD PA) • Trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio (S. d. I. ) • Obbligo di indicare i codici IPA • Entrata in vigore a partire dal 6 marzo 2014 per le amministrazioni statali • Per altre amministrazioni D. L. 66/2014 (Decreto Renzi) anticipa al 31 marzo 2015

FATTURA ELETTRONICA PA: formato e contenuti 1. E’ un file in formato XML 2. Le informazioni e i dati della fattura elettronica sono: q dati fiscali (articolo 21 DPR 633/1972 e Codice civile) q CODICE UNIVOCO UFFICIO necessario per la trasmissione attraverso il sistema di interscambio q eventuali codici CUP e CIG q altri dati non obbligatori, ma utili per la dematerializzazione del ciclo passivo 3. Le specifiche tecniche sono state predisposte dall’Agenzia delle Entrate e caricate sul SITO 4. Non sono ricomprese al momento le fatture estere

FATTURA ELETTRONICA PA: trasmissione • • • Attraverso Sd. I Codice Univoco Ufficio IPA obbligatorio Controlli formali del Sd. I sulla fattura Invio delle notifiche di consegna (o di mancata consegna), di accettazione (attivazione facoltativa), o di decorrenza termini (entro 15 giorni in automatico) o di impossibilità di recapito La fattura si intende emessa e ricevuta a fronte del rilascio delle notifiche di consegna o di mancata consegna

FATTURA ELETTRONICA PA: fatturazione attiva • • Anche gli enti PA con partita IVA sono obbligati ad emettere fattura PA se effettuano operazioni nei confronti di altri Enti PA Adempimenti: a) predisporre la fattura nel formato PA (applicativo sul sito http: //www. mercurio. provincia. tn. it/area. Enti/fattura_elettronica), previo controllo codice univoco IPA, con distinta numerazione dalle fatture cartacee (creare sezionale fatture elettroniche) b) controllarla sul sito Agenzia delle Entrate (Strumenti/fatturapa. gov. it) c) firmare digitalmente la fattura d) trasmettere la fattura secondo i canali previsti (PEC, via web, SDICoop, SDIFTP, SPCoop) e) monitorare la fattura f) portarla in conservazione sostitutiva entro il 31 dicembre 2015

FATTURA ELETTRONICA PA: conservazione • • La fattura PA deve essere conservata in forma elettronica sia dall’emittente che dalla PA Si applicano le regole del CAD • Il nuovo decreto (D. M. 17 giugno 2014): q sposta i tempi per la conservazione (entro 3 mesi dalla dichiarazione redditi) q obbligo di comunicazione della conservazione sostitutiva nella dichiarazione dei redditi q assolvimento dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche mediante versamento annuale entro 120 gg

SITI PER DOCUMENTAZIONE FATTURA-PA http: //www. mercurio. provincia. tn. it/area. Enti/fattura_elettronica http: //indicepa. gov. it/documentale/index. php http: //www. agid. gov. it/amministrazione-digitale/fatturazioneelettronica

CONTESTO DI RIFERIMENTO: il processo di dematerializzazione Mandato (2002), Liquidazione (2005), Reversale (2007) Gare telematiche e cottimi telematici (2009), Ordini (2012), … Il processo di gestione della spesa così innovato ha portato ad una riduzione significativa dei tempi amministrativi e contabili. Con il sistema documentale attivo dal 2009 è stato possibile iniziare a dematerializzare i provvedimenti e tutta la loro gestione compresa la fase di controllo degli organi di staff. Nel 2013 si è introdotta la fattura elettronica.

CONTESTO di RIFERIMENTO: Sistema e-procurement Strategie d’acquisto Procurement • Gestione acquisti Pianificazione e Budgeting Sourcing • • Identificazione Selezione Contrattazione Contratto beni e servizi • Gestione Ordini Contabilità • • • Pagamenti Contabilità Fiscalità Monitoraggio • Gestione acquisti lavori pubblici Progetto e-Procurement • Gare • Negozio elettronico (convenzioni) • Mercato elettronico provinciale (Me. PAT) Progetto Ciclo passivo Fattura elettronica Integrata con il sistema documentale e contabile

FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET La PAT riveste il ruolo di HUB Fornitori PA TRENTINA SISTEMA DI INTERSCAMBIO NAZIONALE PAT come concentratore (hub) INTERMEDIARIO DELL’ENTE ENTI PUBBLICI DEL SISTEMA INFORMATIVO DEGLI ENTI TRENTINI (SINET) Integrazione Dati Certificazione dei crediti

FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET Il Flusso operativo complessivo Produce la fattura in formato XML standard SDI (CODICE IPA) FIRMA INVIA AL SDI SISTEMA DI INTERSCAMBIO NAZIONALE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Fornitore PA TRENTINA RICEVE FATTURE PAGA (MANDATO) LIQUIDA CONTROLLA E REGISTRA PROTOCOLLA EFFETTUA CONTROLLI INOLTRA FATTURE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ENTE PUBBLICO DEL SINET INVIA RICEVUTE E NOTIFICHE

CONTESTO di RIFERIMENTO: i benefici attesi per gli enti trentini - conoscere la data certa di ricezione della fattura da cui far decorrere i termini di pagamento - dematerializzare la fattura porta a semplificare il processo della spesa: Ø smistamento automatico alla gestione documentale competente, Ø “protocollazione/repertoriazione” facilitata, Ø possibile integrazione con il sistema degli acquisti (e-procurement), Ø caricamento automatico delle fatture nella contabilità - Raccordo con la Certificazione dei crediti -accelerare il processo di pagamento ai fornitori (riduzione stimata in media di 5 -7 giorni) - ottenere risparmi con la riduzione di attività senza valore aggiunto

CONTESTO di RIFERIMENTO Fatture degli enti pubblici trentini (escluso PAT) Hanno risposto Enti Comuni Unioni di comuni Comun. di valle Istitituti Scolastici TOT. n. enti 15 162 2 14 48 241 Fatture ricevute Fornitori Fatture emesse verso PA Fatture emesse verso altri soggetti n. tot. 268. 0 97 62. 4 45 7. 2 84 313. 7 44 MAX. 26. 77 16. 00 Com. 5 Com. Trento 0 Rovereto 11. 00 2. 00 Cd. V 4 Com. Trento 0 Valsugana 2. 69 TN 95 3 Riscossioni 0 Muse 44. 62 Cd. V 0 Valsugana 34. 40 Cd. V 0 Giudicarie

CONTESTO di RIFERIMENTO Fatture degli enti pubblici trentini (escluso PAT) Fatture ricevute n. enti - fino a 500 97 - da 501 a 1000 63 - >1000 77 - non comunicato Fatture emesse verso PA - nessuna fattura - da 1 a 30 n. enti 73 125 4 Fatture emesse verso altri n. enti - nessuna fattura 42 - da 1 a 30 53 - da 31 a 100 25 - da 101 a 500 7 - da 101 a 500 47 - > 500 2 - > 500 68 - non comunicato 9 - non comunicato 6

CONTESTO DI RIFERIMENTO: alcuni numeri… Fatture passive ( solo ente PAT) - Fatture per fornitore Numero fornitori % fornitori Totale fatturato Numero fatture Fatturato medio per fornitore Importo medio per fattura Media n. fatture <5 4. 663 77% 92. 000 7. 397 19. 730 12. 500 2 5 -20 1. 126 19% 129. 000 10. 260 114. 565 12. 647 9 >20 252 4% 196. 000 15. 036 777. 778 13. 092 60 Totale 6. 041 100% 417. 000 32. 693 69. 028 12. 755 5 Fonte: SAP - numero documenti di spesa registrati nell’anno 2013

IPA: Indice Pubbliche Amministrazioni L’IPA • è disponibile e visualizzabile all’indirizzo www. indicepa. gov. it ed è l’anagrafica di riferimento per diverse funzioni previste dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale: Protocollo Posta Elettronica Certificata (PEC) Struttura Organizzativa Fattura Elettronica • è l’indice cui il Sistema di Interscambio (SDI) fa riferimento per le funzioni di indirizzamento delle fatture elettroniche agli uffici centrali e periferici delle pubbliche amministrazioni deputati al ricevimento delle fatture elettroniche trasmesse dai fornitori.

Elenco enti coinvolti I soggetti obbligati a pagare solo fatture elettroniche PA (art. 1 comma 2 legge 196 del 31 dic 2009) sono riportati nella lista delle PA che l’ISTAT pubblica annualmente. La sezione Amministrazioni locali riporta le categorie degli enti (es. comuni, unioni di comuni, consorzi tra amministrazioni locali, parchi, …. ). Solo per tre tipologie di enti riporta la denominazione puntuale dell’ente (es. Trentino Riscossioni Spa, Findolomiti Energia srl. ASIS, Fondazione Bruno Kessler, Residenza Valle dei Laghi …)

Creazione Codice Univoco Ufficio Il Codice Univoco Ufficio è • l’identificativo dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica dell’ente • è una stringa alfanumerica di 6 caratteri è di due tipi: • Centrale (UFXXXX): denominato «Uff_e. Fattura. PA» – – creato automaticamente dal sistema il 6 marzo 2014 oppure al momento dell’accreditamento dell’ente; è unico (di sicurezza); • Periferico (XXXXXX): la denominazione è libera, – – viene assegnato dal sistema al momento dell’inserimento di una nuova unità organizzativa; ogni ente può individuarne più di uno (>1, secondo l’organizzazione)

Servizio di Fatturazione elettronica: Attivazione Per ogni Unità organizzativa (Codice Ufficio Univoco) destinataria di fattura elettronica, l’Amministrazione deve attivare il servizio di «Fatturazione elettronica»

Servizio di fatturazione elettronica: Informazioni per l’attivazione Informazioni necessarie per l’attivazione del servizio: 1) Il codice identificativo dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica 2) La data di avvio del servizio (<=31 marzo 2015) 3) Il codice fiscale del servizio fatturazione elettronica associato all’ufficio 4) Il canale trasmissivo (PEC, SPCOOP o SDIFTP) 5) Il telefono e mail del responsabile del servizio di fatturazione elettronica 6) L’esistenza o meno di un intermediario 7) La casella di PEC oppure l’URI (stringa che identifica univocamente il servizio utilizzato dall’Amministrazione per la ricezione della fattura elettronica dallo SDI)

Raccordo con la Certificazione dei Crediti: obiettivi A regime (dal 31 marzo 2015 per le PA trentine) il Sistema di Interscambio (SDI) popolerà automaticamente la piattaforma della Certificazione dei Crediti (PCC) con i dati delle fatture elettroniche inviate dai fornitori e delle relative ricevute La Pubblica Amministrazione provvederà a completare sistematicamente i dati riguardanti la fase di pagamento e/o classificare il credito Il fornitore riuscirà a monitorare le fatture e i relativi pagamenti Lo Stato deriverà in automatico i tempi medi di pagamento e il debito delle PA relativamente all’acquisto di beni servizi

Raccordo con la Certificazione dei Crediti: enti coinvolti Gli enti tenuti alla certificazione dei crediti sono quelli previsti dall’art. 1, comma 2 del decreto legge 30 marzo 2013 n. 165. Sono un sottoinsieme degli enti soggetti all’obbligo di pagare solo fatture. PA (art. 1 comma 2 legge del 31 dic 2009 n. 196) Il raccordo tra i due insiemi è consentito mediante il collegamento che ogni ente farà o ha già effettuato tra codice Ufficio PCC e codice ufficio IPA destinatario della fattura PA. Ad un ufficio PCC si possono collegare più uffici IPA (non viceversa). Il sistema di interscambio nazionale provvede a popolare in automatico solo le fatture riferite a codici Ufficio IPA collegati ad un ufficio PCC. E’ responsabilità dell’ente accertarsi di essere o meno soggetto all’obbligo della Fattura. PA e alla PCC.

Raccordo con la Certificazione dei Crediti: implicazioni Cambia l’organizzazione dell’ente Ø il processo di controllo Ø la contabilizzazione della fattura Entro il 15 gg di calendario (meno di 10 gg lavorativi) l’ente deve essere in grado di effettuare una prima verifica sostanziale se la fattura è corretta. Altrimenti, in caso di rifiuto, o di correzioni si deve attivare un processo extra sistema di interscambio che complica il processo di liquidazione e pagamento

Soluzione sperimentata La Provincia Autonoma di Trento (PAT), per prepararsi al ruolo di HUB/Raccordo, nel corso del 2013 ha avviato un progetto sperimentale di fattura elettronica in collaborazione con UNI IT e il tesoriere (formato CBI) con l’obiettivo di • individuare e testare possibili strumenti a supporto del fornitore per l’invio della fattura elettronica • realizzare un sistema di ricezione e gestione delle fatture passive della PAT estendibile agli enti del SINET aderenti al progetto Pitre (gestione documentale e di protocollazione)

FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET L’agenda - Gli aspetti normativi della Fattura. PA - Il contesto di riferimento e il raccordo con la certificazione dei crediti - La soluzione per gli enti pubblici trentini - I punti di attenzione e le attività da espletare

GESTIONE del CAMBIAMENTO Esperienza appresa nella sperimentazione RINVIO FATTURA A volte succede di richiedere la correzione di fatture al fornitore: per errori fiscali o imprecisioni nella descrizione del testo della fattura TIMBRO e FIRMA REGOLARE ESECUZIONE sostituire con un documento di attestazione inserito nel fascicolo documentale della liquidazione DEMATERIALIZZARE INTERO PROCESSO SPESA Le PA potranno avere benefici solo se dematerializzano l’intero processo (a 360°) e non solo la Fattura. PA. Tutti i documenti di un acquisto/rapporto commerciale sono nativi digitalmente e se inseriti in un fascicolo digitale sono consultabili ovunque e da chi ne ha bisogno.

GESTIONE del CAMBIAMENTO Problemi aperti della PA trentina - Fatture Passive le PA che non aderiscono alla gestione documentale/protocollo Pitre o alla funzione di concentratore/hub della PAT dovranno decidere quale strumento utilizzare per ricevere le fatture dal sistema di interscambio nazionale - Conservazione è necessario disporre di un sistema di conservazione a norma!

GESTIONE del CAMBIAMENTO Punti di attenzione Data scadenza fattura. PA: Note di accredito e arrotondamenti…. ALLEGATI alle fatture utenze , formati compatibili, … RIORGANIZZAZIONI: assicurare un aggiornamento puntuale dei codici ufficio Fattura. PA e PCC e comunicazioni ai fornitori REVISIONE del processo di controllo e delle modalità di contabilizzazione e pagamento della fattura

PUNTI di attenzione: Revisione processo di gestione della spesa In particolare delle fasi di: - Ricevimento: il protocollista deve verificare se effettivamente la fattura ha come destinatario il proprio ufficio; - Controllo fattura: il contabile dovrà associare l’ordine, l’entrata merce o l’attestazione del servizio, verificare la regolare esecuzione e la presenza degli altri dati obbligatori (CIG, CUP, . ); - Liquidazione: nei casi di pagamenti parziali o arrotondamenti è necessario assicurare un allineamento tra i documenti (SDI, PCC e contabilità); - Pagamento: analizzare i casi relativi a compensazioni e permute. Garantire raccordo Fattura. PA e Certificazione Crediti

GESTIONE del CAMBIAMENTO Attività da espletare entro il 31 dicembre 2014 Accreditarsi all’IPA Individuare/censire le unità organizzative/uffici destinatari del servizio di fattura. PA Attivare il servizio di fattura elettronica per gli uffici individuati Comunicare i codici IPA al fornitore per ciascun contratto (oltre all’eventuale CIG e CUP)

ATTIVITA’ da ESPLETARE Comunicare i codici IPA al fornitore Inserire codice IPA, CIG e CUP e data avvio Fattura. PA nei contratti e negli ordini (anche quelli emessi dal sistema e-procurement) Effettuare una ricognizione dei contratti in essere e comunicare al fornitore, per ciascun contratto, i dati essenziali per emettere la fattura. PA; Comunicazione massiva a tutte le imprese trentine dell’approssimarsi della scadenza e delle modalità di emissione e trasmissione della fattura verso la PA Ø Sito Mercurio Ø Camera di Commercio di Trento

GESTIONE del CAMBIAMENTO: Supporto ai fornitori e agli enti Sito Mercurio (Area Enti e Area Fornitori) Documentazione Strumenti – applicazione per creazione fattura. PA, circolari, presentazioni, . . Enti soggetti: elenco enti soggetti all’obbligo, elenco codici ufficio IPA per PAT e sue agenzie, Fornitori – comunicazione del codice IPA, indicazioni riguardanti gli elementi da inserire nella fattura Faq – raccolta delle domande più ricorrenti Casella di posta fattura. elettronica@provincia. tn. it

FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET BUON LAVORO a tutti!