PROTOKOLLFHRUNG Begriffe Funktionen und Ziele Ein Protokoll ist

PROTOKOLLFÜHRUNG

Begriffe, Funktionen und Ziele Ein Protokoll ist eine Niederschrift. Niedergeschrieben wird: • was gesagt wurde • was beschlossen wurde. Das Protokoll ist ein Beweismittel. Es dient der Information, der Kontrolle und Dokumentation und hält zukünfigte Schritte und Veranlassungen (Erledigungen) fest.

Art der Protokollführung Es gibt versch. Möglichkeiten der Protokollführung: • Verlaufsprotokoll • Ergebnisprotokoll • Beschlussprotokoll

Verlaufsprotokoll Es eignet sich besonderes zur knappen und sachlichen Zusammenfassung. Es wird in der Regel im Präsens verfasst, aber auch Präteritum ist möglich. Die Diskussionsbeiträge werden in indirekter Rede wiedergegeben. Im Unterschied zum Ergebnisprotokoll werden die Inhalte der Reden und Diskussionen der Teilnehmenden wiedergegeben, da nachvollziehbar bleiben soll, was in der Zusammenkunft behandelt wurde und wie sich die Teilnehmer äußerten. Dies geschieht normalerweise sinngemäß (Diskussionsprotokoll), auch eine wörtliche Wiedergabe (Wortprotokoll) ist möglich.

Ergebnis-/Beschlussprotokoll Das Ergebnisprotokoll zeichnet Inhalte und Beschlüsse einer Zusammenkunft auf. Im Unterschied zum Verlaufsprotokoll werden aber nicht die einzelnen Reden und Diskussionsbeiträge aufgezeichnet, sondern diese werden zu Kerninhalten zusammengefasst. Im Gegensatz zum reinen Beschlussprotokoll, das im Endeffekt einer „To. Do“-Liste gleicht, ermöglicht das Ergebnisprotokoll, dass die Beschlüsse nachvollzogen werden können.

Der Protokollrahmen Am Beginn des Protokolls sollen stehen: Thema, Art der Sitzung, Tagesordnung (in der Reihenfolge, wie sie in der Einladung angeführt ist) WAS wurde behandelt? Tag, Uhrzeit, Anfang und Ende WANN wurde verhandelt? Ort der Verhandlung, Räumlichkeit WO wurde verhandelt? Namen der Veranstalter und Teilnehmer 1. Name der Vorsitzenden 2. Name der Teilnehmer Vermerk bei teilweiser Teilnahme Vermerk, ob entschuldigt oder nicht 3. Protokollführer. In WER war dabei?

Das Protokoll endet mit Ort und Datum der Ausfertigung (Diese Angaben machen deutlich, ob das Protokoll am gleichen Ort und zur gleichen Zeit wie die Sitzung erstellt wurde, oder nicht. ) Unterschrift des/der Protokollführer. In (Meistens wird das Protokoll in den Vereinen vom Schriftführer erstellt) Unterschrift des Gesprächsleiters Im Verein ist dies in den meisten Fällen der Obmann/die Obfrau

Protokollsprache Eine Sammlung von Verben, die bei der Einleitung der einzelnen Beiträge verwendet werden können. Nicht immer nur: Herr Mustermann sagt, dass ….

Vorschläge für Einleitungswörter bittet: bittet um Zustimmung schließt sich der Bitte an bittet um Antwort stellt die Bitte an die Spitze seiner Ausführungen meint: ist der Auffassung vermutet neigt zu behauptet bezeichnet als richtig/unrichtig äußert die Ansicht vertritt den Standpunkt schließt sich der Meinung an macht geltend

Vorschläge für Einleitungswörter schlägt vor: rät zu beantragt tritt ein für befürwortet empfiehlt bringt den Wunsch vor hält es für richtig stellt den Antrag will einem Vorschlag zustimmen: stimmt überein teilt die Ansicht tritt dafür ein stimmt dafür schließt sich der Meinung an ist einverstanden pflichtet bei akzeptiert

Phasen der Protokollerstellung Protokollführung besteht aus drei Phasen: 1. 2. 3. Vor der Sitzung: vorbereiten Während der Sitzung: aufnehmen / mitschreiben Nach der Sitzung: ausarbeiten, formulieren

Phase 1: Tipps für die Vorbereitung • Informieren Sie sich vor Sitzungsbeginn über die Tagesordnung (meistens wird die Tagesordnung in den Vereinen vom Schriftführer erstellt und ist somit dem Protokollführer bekannt) • Nehmen Sie frühere Protokolle mit, lesen Sie die Protokolle vorher (es empfiehlt sich, das Protokollbuch mitzuführen, damit man bei Unstimmigkeiten bzw. Unklarheiten nachlesen kann)

Phase 2: Protokollaufnahme • Vor der Sitzung sollte sich der/die Protokollführer. In einen Platz in der Nähe des Vorsitzenden suchen. • Anwesenheitsliste abhaken und angegebene Entschuldigungen berücksichtigen. • Es wird empfohlen für jeden Tagesordnungspunkt eine neue Seite zu beginnen.

Phase 3: Protokollausarbeitung • Lesen Sie zur Übersicht zuerst alles Notierte. • Den Entwurf können Sie eventuell mit dem Vorsitzenden noch einmal durchgehen, um Unklarheiten richtig zu stellen.

Verteilung des Protokolls • Grundsätzlich sollte gelten, dass jeder Teilnehmer ein Exemplar des Protokolls erhält. • Ebenso erhält jeder, der zur Besprechung eingeladen wurde, aber nicht erscheinen konnte, ein Protokoll.

Anerkennung des Protokolls und Rechtskraft • Das Protokoll muss von allen Beteiligten anerkannt werden. • Erfolgt innerhalb einer bestimmten Zeit nach Ausfertigung kein Widerspruch der Sitzungsteilnehmer, erlangt es Rechtskraft. • Bei regelmäßig zusammentretenden kleineren Gremien kann das Protokoll am Anfang der folgenden Sitzung verlesen und genehmigt werden. Der vorgelegte Protokolltext gilt erst dann, wenn die Versammlung ihn mit Mehrheit angenommen hat. • Bei in unregelmäßigen Abständen stattfindenden Sitzungen größerer Gremien wird das Protokoll (Entwurf) den Teilnehmern zugesandt mit Angabe eines Termins, bis zu dem Einwendungen vorgelegt werden können.

Erhebt ein Teilnehmer Einspruch, muss dieser allen Sitzungsteilnehmern bekannt gegeben werden und ist auf der nächsten Sitzung zu verhandeln. Das endgültige Protokoll sollte folgende Schlussformulierung tragen: „Der Entwurf des Protokolls lag den Sitzungsteilnehmern vor. Da bis zum …. keine Einsprüche eingegangen sind, hat es damit Rechtskraft erlangt. “

Der/die Protokollführer. In bestätigt durch seine/ihre Unterschrift die Richtigkeit der Protokollaufnahmen, die Verantwortung für die Richtigkeit trägt der Vorsitzende.

Um die Rechtskraft zu sichern, muss es folgende Angaben enthalten: 1. 2. 3. 4. 5. Ort, Tag, Uhrzeit der Sitzung Namen von Vorsitzendem und Protokollführer. In Unterschrift von Vorsitzendem und Protokollführer. In Namen der Teilnehmer Anträge im Wortlaut 6. Angaben über Abstimmung und Ergebnisse