PROTOKOLL S RENDEZVNYSZERVEZS Fekete Rita Szent Istvn Egyetem

PROTOKOLL ÉS RENDEZVÉNYSZERVEZÉS Fekete Rita Szent István Egyetem 1

Bevezetés • Ez a rész tartalmazza azokat az általános célkitűzéseket, amelyeket a hallgatóval el szeretnénk érni, a tankönyv elsajátítása után. Tisztázni kell a tankönyvben elsajátítandó ismereteket. 2

A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS FOGALMA A rendezvényszervezés előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport, egyéb) adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, összehangoló munka. Magában foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra (helyszín, technika, tolmácsolás) biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást (szállás…). 3

AZ IDŐZÍTÉS • A szállítási határidők, a tevékenységek végrehajtási határidejének és a rendezvény időpontjának egyeztetése. • A más eseményekkel való ütközések. • Részletes, reális időzítések, menetrend készítése. • A menetrendek az ügyféllel, az alvállalkozókkal stb… történő ismertetése. • Az ügyfél, a vezetés tájékoztatása minden esetleges késedelemről. 4

A HELYSZÍN • hagyományos vagy • kuriózumszerű • technikai felszereltség • megfelelő méret • megközelíthetőség • parkolási lehetőség • bérleti díj 5

A PROGRAM • Legyen kreatív! • Legyen pontos forgatókönyve. • Kövessen tematikus rendet: – kezdés – kibontás – bezárás 6

A KÖLTSÉGVETÉS • Valamennyi tevékenység költségkihatásának egyeztetése. • A járulékos tevékenységek költségeinek dokumentálása. • Tájékoztatás a váratlanul felmerülő, extra költségekről, és ezek elfogadtatása. 7

ELLENŐRZŐ LISTA I. (Helyszín, időpont, előadók) A RENDEZVÉNY NEVE: ……………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő 1. Időpont a naptár ellenőrzése 2. Helyszín, cím bejárás, ajánlatkérés 3. Terem neve Felelős bejárás, ellenőrzés 4. Programtervezés 5. Előadók nevei felkérések és az előadások címei 6. Az előadók életrajzai, fordíttatás 8

ELLENŐRZŐ LISTA II. (Nyelvezet, technikák) A RENDEZVÉNY NEVE: ……………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 7. Az előadások nyelve 8. Tolmács(ok) szinkrontolmács berendezés 9. Technika írásvetítő - fólia diavetítő - filmek filmvetítő - filmek projektor - video magnó - kazetták számítógépes programok (multimédia) 10. Anyagleadási határidő (magyarul és idegen nyelven) 9

ELLENŐRZŐ LISTA III. (Nyomtatványok, ajándéktárgyak) A RENDEZVÉNY NEVE: ……………. Tevékenység 11. Fotók, ábrák Eszköz/Feladat Határidő Felelős formátum, darabszám 12. Nyomtatványok tervezés, ajánlatkérés 13. Példányszám, design programfüzet, szakanyag plakát konferenciatáska táblák, dekoráció egyéb: 10

ELLENŐRZŐ LISTA IV. (Költségvetés készítése) A RENDEZVÉNY NEVE: ……………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 14. Költségvetés készítése: terembérlet-ajánlatok bekérése terem/helyszín megrendelése technikabérlet-ajánlatok bekérése technika megrendelése tolmácsok és technika megrendelése hostess és személyzet ajánlatok (tapasztalat) alapján történő megrendelés 11

ELLENŐRZŐ LISTA V. (Költségvetés készítése) A RENDEZVÉNY NEVE: ……………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 14. Költségvetés készítése: cathering tervezése, ajánlatok bekérése cathering megrendelése kísérő programok tervezése kísérő programok ajánlatainak bekérése nyomtatványok elkészítésének ajánlatai nyomtatványok megrendelése (száll. ) nyomtatványok korrektúrája, imprimatúrája kísérő levelek megírása 12

ELLENŐRZŐ LISTA VI. (Kommunikáció) A RENDEZVÉNY NEVE: ……………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 15. A meghívandók listájának összeállítása 16. Meghívók szétküldése (postázás) 17. Felvezető kommunikáció tervezése: News Release készítése News Release médiakör kiválasztása sajtóanyag készítése (magyar-idegen nyelv) meghívandó újságírók listájának összeáll. News Release szétküldése az újságírói meghívók szétküldése 13

A NEWS RELEASE Hírlevelet, kész, professzionálisan megírt cikket jelent. A sajtómunka egyik fontos eleme, a nyomtatott médiának szól. - Legyen érdekes a cím! - Az információk feleljenek meg a valóságnak! - Legyen érthető, világos! - Elemei: ki, mit, miért, hol, mikor? 14

ELLENŐRZŐ LISTA VII. (Helyszín) A RENDEZVÉNY NEVE: ……………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 18. A helyszínre szállítás: okmányok szállítmányozás helyszíni fogadása a küldeményeknek biztosítás, helyszíni őrzés 19. A regisztráció megszervezése regisztrációs technika és személyzet 20. Helyszíni felügyelet: stáblista, feladatkörök hostessek! 15

ELLENŐRZŐ LISTA VIII. (Sajtóközpont) A RENDEZVÉNY NEVE: ……………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 21. Sajtóiroda, sajtóközpont felállítása: (Sajtótájékoztató szerv!) helye vezetője felszerelése személyzete interjúigények felmérése interjúszoba (telefonvonal) bérlése nyilatkozók ellenőrzése nyilatkozók felkészítése 16

ELLENŐRZŐ LISTA IX. (Helyszíni dekoráció) A RENDEZVÉNY NEVE: ……………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 22. Helyszíni dekoráció a dekorációs terv alapján 23. Fotó- és videó rögzítés, dokumentáció ajándék felvételek iránti igény felmérése sokszorosítás a kép és felvételanyagok átadása albumkészítés későbbi felhasználás lehetőségei 17

ELLENŐRZŐ LISTA X. (Follow up) A RENDEZVÉNY NEVE: ……………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 24. Follow up pénzügyi végelszámolás számlák bekérése és kifizetése anyagok, kellékek visszaszállítása köszönő levelek küldése a regisztráció alapján fotós beszámoló készítése a sajtónak News Release II. küldése a sajtónak, sajtófigyelés a tapasztalatok összegzése, ezek rögzítése 18

ELLENŐRZŐ LISTA XI. (Különleges helyzetek) A RENDEZVÉNY NEVE: ……………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 25. Váratlan események, veszélyhelyzetek, melyekre a szervezőknek mindenképpen készülniük kell!: A felkért előadó nem érkezik meg. A technikai berendezések felmondják a szolgálatot. Az előadók, vendégek közül valaki rosszul lesz. Bombariadó zavarja meg a programot. Tűz üt ki a helyszínen. Fontos, hogy a szervező gárda minden tagja ismerje feladatait ilyen esetekben is! 19

A FORGATÓKÖNYV IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB 8: 00 -14: 30 Előkészületek (han- a techn. ber. 7 óra 30 p. gosítás, svédasztal ellenőrzése FELELŐS R. C. balett fénytechnika 14: 30 -15: 30 Főpróba balett-show R. C. 1 óra 15: 30 -16: 45 A vendégek érkezé 1 óra 45 p. R. C. sének előkészítése 16: 45 -17: 10 A vendégek érk. welcome drink A menedzsm. K. F. J. 30 perc felszolgálása vez. fogad regisztráció 17: 11 -17: 14 Elhelyezkedés halk háttérzene R. C. 20

A FORGATÓKÖNYV IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM 17: 15 -17: 19 A cég képviselője EGYÉB FELELŐS A szöveget elkészíti: R. C. 17: 20 -17: 25 Pohárköszöntő Felkészítő egyeztetés R. C. 5 perc az államtitkárral. 5 perc köszönti a vend. , felkéri a helyettes államtitkárt a pohárköszöntő megtartására. 17: 26 -17: 30 Dr. Minta Aladár 4 perc felkonferálása 17: 31 -17: 41 Dr. Minta Aladár 10 perc K. F. J. A beszéd tartalmi elemei: A. L. beszéde 21

A FORGATÓKÖNYV IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS 17: 42 -17: 46 Vendég 2 4 perc felkonferálása 17: 47 -17: 57 Vendég 2 10 perc K. F. J. A beszéd tartalmi elemei. beszéde 17: 58 -18: 00 A balett felkonferálása K. F. J. 18: 00 -18: 07 Balett-show Villanyok le! Színes fények 6 perc a táncosokra irányulnak (a kommunikációról) 18: 08 -18: 10 Invitálás az állófogadásra Világítás! 18: 11 - K. F. J. Állófogadás R. C. K. F. J. A munkatársak ismerkednek a vendégekkel, közben lágy háttér zene szól. R. C. 22