Prosjektplanlegging med prosjektgruppen Prosessveileder Prosjektlederkurs Ui O 07

Prosjektplanlegging med prosjektgruppen Prosessveileder Prosjektlederkurs Ui. O 07. 12. 2015

Agenda Tid 280 min Side Innledning Prosjektleder åpner møtet 5 min 3 Gå gjennom formålet for møtet og hvordan konkret dere skal jobbe Prosjektleder 5 min 4 Rigge rommer Alle 10 min 5 Start planlegging Alle, ledet av prosjektleder 60 min 6 Pause 7 Arbeidsoppgaver i hver fase, identifisering og gruppering Alle, ledet av prosjektleder 40 min 8 Gjennomgang i plenum Alle, ledet av prosjektleder 60 min 9 Pause 10 Kvalitetssikring Alle, ledet av prosjektleder 45 min 11 Oppsummering og avslutning Prosjektleder 15 min 12 Evaluering av dagens møte Alle, ledet av prosjektleder 10 min 15 min

Formål Denne Workshopen innleder arbeidet med prosjektets fremdriftsplan med viktige milepæler. Dette gjøres sammen med prosjektgruppen både for å inkludere hele gruppens kompetanse i arbeidet, for å etablere eierskap og for å sikre en delt forståelse for hva gruppen skal produsere og når. I workshopen skal dere • Planlegge de ulike fasene i prosjektet: planleggingsfase, gjennomføringsfase, avslutningsfase. Konseptfasen skal i utgangspunktet være avsluttet og realisering er linjens ansvar. • Planlegge hovedoppgavene i de ulike fasene • Skissere viktige milepæler • Nedbryting av gjennomføringsfasen i håndterbare deler Hvordan gjør vi det Arbeidet gjøres med gråpapir på veggen og gule lapper. Denne regien er hensiktsmessig når mange deltar i arbeidet. Når alle ser hva alle gjør deles mere informasjon, det blir mulig å sortere umiddelbart og uklarheter oppklares raskt. Arbeidsformen skal også støtte at man danner seg et helhetsblikk FØR man diskuterer oppgaver. 5 min 3

Alle hjelper til å «rigge» rommet ① Sett opp gråpapir på vegg. Tegn en stor pil og marker start og slutt. Skriv prosjektets mål i enden av pilen ② Organiser alt annet materiell Planleggingsfase Gjennomføringsfase Avslutningsfase Prosjektets mål 10 min 4

Start planlegging Definer tidsrammene for prosjektet med prosjektoppstart og prosjektslutt Legg inn datoer for eventuelle forhåndsdefinerte tidsfrister og viktige hendelser. Tegn inn i pilen Diskuter og definer hovedaktiviteter i gjennomføringsfasen – hva må dere gjennom av steg for å kunne levere i henhold til prosjektets mål? I middels og større prosjekter er det hensiktsmessig å dele inn gjennomføringsfasen i flere faser med definerte milepæler mellom hver fase. Ofte vil dette også markere rapporteringspunkter for styringsgruppe Diskuter hvor mye tid dere trenger i gjennomføringsfasen og de ulike «underfasene» Fyll inn all informasjonen i pilen. 60 min 5

Pause 15 min 6

Arbeidsoppgaver i hver fase Med utgangspunkt i pilen på veggen skal dere nå planlegge arbeidsoppgaver som ligger i hver fase. Dette gjør dere ved at alle får utdelt gule lapper. Bruk 20 minutter individuelt til å skrive ned alle arbeidsoppgaver dere kan tenke på hver fase – en på hver lapp. Ikke glem oppgaver knyttet til en god prosess Sett opp de gule lappene der de hører hjemme. I workshops med mange deltagere kan det være hensiktsmessig å innlednings vis dele oppgaven slik at mindre grupper jobber med ulike deler av prosjektpilen. Grupper i fellesskap lapper som overlapper eller hører sammen (20 min). Ikke slå sammen nesten like lapper før dere har utforsket hva som ligger i dem i neste trinn. 40 min 7

Gjennomgang i plenum Gå nå stegvis gjennom hver fase fra start til slutt. • Les først opp alle oppgavene som står under en fase. • Åpne deretter for utdypende spørsmål. Ikke start en diskusjon. Be deltagerne notere om de mener noe mangler eller ønsker å foreslå endringer. • Når alle spørsmål er stilt gå videre til neste fase I starten av et prosjekt kan det være vanskelig å kjenne til alle arbeidsoppgavene som skal utføres. Etter hvert som dere fordyper dere i oppgaven vil dette bli klarere og dere kan detaljere planen. 60 min 8

Pause 15 min 9

Kvalitetssikring Når alle faser er gjennomgått åpnes det for å legge til arbeidsoppgaver og foreslå endringer. • Gå gjennom fase for fase på nytt å la deltagerne komme med innspill. Diskuter nå fasen ferdig før dere går til neste. 45 min 10

Oppsummering og avslutning • Gå gjennom hva dere har gjort • Oppsummer resultater og eventuelle beslutninger • Avtal hvem som gjør hva i oppfølgingen (Pilen skal nå nedtegnes i gjeldende maler) • Avtal videre arbeid i prosjektgruppen • Anerkjenn innsats 15 min 11

Evaluering av dagens møte Hva fungerte godt i dagens møte? Hva kunne vi gjort annerledes? Hva har vi lært til senere oppgaver vi skal løse i fellesskap? 10 min 12

. Agenda Kaupang AS | Holtet 45 | Tlf: 67 57 57 00 | E-post: firmapost@agendakaupang. no 13