Prosjektlftet Innfring av Ui Os prosjektrammeverk p USIT

Prosjektløftet – Innføring av Ui. Os prosjektrammeverk på USIT Styringsdokument – styringsgruppemøte 14. februar 2017

Innhold i styringsdokumentet Agendapunkter Dimensjoner Bakgrunn og begrunnelse Prosjektets mål og gevinster Informasjon om prosjektet Prosjektets leveranser og avgrensning Organisering og ansvar Prosjektplan og fremdrift Ressursbruk Avrapportering Status og utfordringer Nytte/kost vurderinger Konkrete problemstillinger styringsgruppen må ta stilling til for å justere prosjektet Anbefaling om beslutning knyttet til gjennomføring, avslutning osv. Evaluering av møtet, neste møtepunkt, viktigste forventninger fremover Diskusjon og veivalg Beslutningspunkt Oppsummering og veien videre

Bakgrunn og begrunnelse Mandat i kortform: Det er besluttet at alle enheter ved Ui. O tar i bruk det samme rammeverket for prosjektstyring, Ui. Os prosjektrammeverk. Dagens prosjektguide skal tilpasses Ui. Os rammeverk med maler og verktøy, men samtidig ivareta USITs behov. Prosjektet skal tilrettelegge for en prosjektkultur i organisasjonen gjennom å øke prosjektkompetansen og dermed øke kvaliteten i leveranser og gjennomføring. En viktig del av prosjektets leveranser er profesjonalisering og bevisstgjøring av prosjekteier- og prosjektlederrollen gjennom opplæring, støtte og tilpassing av felles rammeverk. 4

Mål og ønskede gevinster Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Formål (for USIT) • • Prosjektet skal tilrettelegge for en prosjektkultur i organisasjonen. Dette skal gjøres gjennom å øke prosjektkompetansen og dermed øke kvaliteten i prosjektleveranser og effektiviteten i prosjektgjennomføring • Effektmål (gevinster i «linjen» ) • Resultatmål (i prosjektet) • • • Støtte og vedvarende fokus i ledergruppene på bruk av prosjekt som arbeidsmetodikk og bruk av relevante deler av rammeverket også for linjaktiviteter God samhandling mellom linje og prosjekt Gjennom opplæring og kursing øke kompetansen • om prosjektmetodikk. Øke forståelsen for skillet mellom prosjekt og linjeaktivitet og samspillet mellom dem. Innføring av Ui. Os prosjektrammeverk skal styrke • organisasjonen på roller, prosesser, beslutningspunkter og styring når det gjelder USITs • prosjekter eller prosjekter som USIT deltar i. At prosjekter arbeider prosjektmetodisk og benytter rammeverket og relevante deler av verktøyene At prosjektstøttefunksjonen møter brukernes behov Gode prosjekthistorier • At malverk og verktøy passer til arbeidsprosessene i prosjektene At prosjektet har de nødvendige ressursene At opplæring er gitt i henhold til vedtatt plan At det foreligger skisse til en prosjektstøttefunksjon Tilpasse, utvikle og forbedre malverket og verktøy Prosjektleder- og prosjekteierkurs Skisse til lokal prosjektstøttefunksjon/prosjektoppfølging • • • 5

Prosjektets leveranser og avgrensning Viktigste leveranser: • Opplæring til prosjekteiere og prosjektledere • Oppdatere/tilpasse malverket • OU-prosesser (organisasjonsutvikling) gjennom: – Tydelige arbeidsprosesser, roller, ansvar og myndighet – Skisse til prosjektstøttefunksjon – Pilotere malverk og støttebehov i utvalgte prosjekter Avgrensning: Det er behov for å styrke organisasjonsprosessene i de innledende fasene av aktiviteter på USIT for å hjelpe USIT med å avgjøre hvorvidt en aktivitet skal kjøres som et prosjekt eller en linjeaktivitet. Dette kan være en oppfølgingsaktivitet etter at dette prosjektet er avsluttet 6

Organisering og ansvar Styringsgruppe: Lill Rasmussen Mardal (prosj. eier), Lars Oftedal, Kjetil Otter Olsen, Bjørn Ness, Gard Thomassen Prosjektgruppe: Liv-Marit Davidsen (leder), Karine Fluge Ulleberg, Monica Stamnes, Sandra Nilsen 7

Prosjektplanen i faser Konseptutvikling: Idé, behov, målstruktur Prosjektmandat og prosjektbeskrivelse Roller og ansvar, interessenter FORANKRING Styringsunderlag Styringsdokument Milepel- og aktivitetsplan m. risikovurdering Plan for gevinster INVOLVERING Gjennomføring i en eller flere faser. Overlevering Gevinstrealisering Sluttrapport Gevinstrealiseringsplan oppdatert Styringsdokument Evaluering, læringspunkter Rapportering på framdrift, veivalg, uforutsette hendelser INVOLVERING Støtte linjen i gjennomføring Vedlikehold Evaluering FORANKRING IMPLEMENTERING Forankringsarbeid. Kontinuerlig evaluering av prosjektet. 8

Fremdriftsplan prosjektrammeverk vår 2017 Januar Februar Mars April Prosjekteierkurs: PE-kurs for SG Oppstartsaktiviteter Prosjeltdeltakerkurs: Ledergrupper USIT Ansatte USIT PL-kurs: Modul 1 Team: PL-kurs: Modul 2 Fordeling ressurser Spesifisering arbeidsoppgaver PL-kurs Modul 3 PL-kurs: Forberede læringsløp: Prosjektlederkurs Prosjekteierkurs ledergrupper Prosjektmedarbeiderkurs Modul 4 Kursevaluering Bygge ut Beta-prosjekt: Prosjektsted med generiske maler Rammeverk/malverk (Beta-prosjekt): Forberede og planlegge aktiviteter Etablere Beta-nettsted Utsjekk av Betaprosjekt: Med relevante prosjektledere Planlegge OU-løp Gjennomføre OU-løp Fase 2: Planlegge 9 Juni Mai Fase 3: Gjennomføre Forankrin g av Betaprosjekt I USITs linjeorg.

Fremdriftsplan prosjektrammeverk høst 2017 August September Prosjeltdeltakerkurs: Ansatte USIT Evaluering av Betaprosjekt Nødvendige justeringer Gjennomføre OU-løp Sluttmilepæl: Godkjent sluttrapport. Godkjent skisse til lokalt prosjektstøttekontor Sluttrapport Fase 3 10 Gjennomføre Fase 4: Avslutte Fase 5 Realisere Oktober November Desember

Ressursbruk Jamfør avsnittet om ressursbehov (folk og timer/stillingsprosenter) i prosjektbeskrivelsen. I gjennomføringsfase: Med referanse estimert ressursbehov i prosjektbeskrivelsen, ressursavtaler og planer, hvordan er den faktiske ressursbruken i prosjektet i forhold til framdrift? • • • I konseptfasen har det medgått 48, 5 timer I planleggingsfasen har det hittil medgått 113, 75 timer I tillegg er det ført 6 timer på opplæring Det er utarbeidet forslag til ressursavtaler. Linjeledelsen ønsker ikke å skrive under på forpliktende ressursavtaler, da deres oppgaver kan endre seg svært fort mtp. prioriterte oppgaver. Prosjektet klarer foreløpig å levere i henhold til planlagt fremdriftsplan. 11

Status og utfordringer Beskriv hva som har skjedd i prosjektet siden sist. Med ref. til milepel- og aktivitetsplaner: Hva er produsert/levert, hva er man særlig fornøyd med, er det avvik fra planen, er det endringer i risikobildet, uforutsette hendelser/særlige utfordringer man ønsker å gjøre styringsgruppen oppmerksom på, andre relevante informasjonspunkter? Prosjektstyring /rammeverk • Har utarbeidet styringsdokument, utkast til prosjektbeskrivelse, risikoanalyse og interessentanalyse L 1 Opplæring • Gjennomført forkortet prosjekteierkurs for styringsgruppen • Prosjektlederkurs er planlagt og kursholder er i gang med kartleggingssamtaler med deltakerne • Sendt forslag til datoer for prosjekteierkurs L 2 Malverk og verktøy • Besluttet fremgangsmåte for arbeidet med malverk og verktøy • Har hatt møte med USITs nettredaktør og etablert nettsted for arbeidet L 3 OU-løp • Startet planlegging av OU-løp Ingen avvik i forhold til plan. Noe usikkerhet mht ressurssituasjon fremover. 12

Nytte/kost vurderinger I oppstartsfase hentet fra prosjektbeskrivelsen. Vurderinger knyttet til forventede gevinster og kostnader knyttet til prosjektet. Vurdering av alternative løsningsforslag for å maksimere gevinster, vurdering av forutsetninger for å kunne hente ut gevinster fra prosjektet, vurderinger av viktigste risikofaktorer i prosjektet. I gjennomføringsfase: Har det skjedd noe som gjør at det er behov for å revurdere dette bildet? Ikke foretatt i dette prosjektet 13

Diskusjon og veivalg Her presenterer prosjektet konkrete problemstillinger en ber styringsgruppen ta stilling til med tanke på å treffe best mulige veivalg fremover. Dersom presentasjon av problemstillinger henger tett sammen med temaer som er presentert på tidligere foiler, kan en velge å tilrettelegge for diskusjon i tilknytning til den aktuelle foilen, eller en kan varsle underveis at diskusjoner og veivalg tas samlet som et eget punkt. Ingen spesielle saker til dette punktet 14

Beslutningspunkter Hvilke beslutninger trenger prosjektet fra styringsgruppen? Dette vil avhenge av hvor en er i prosjektløpet. Beslutninger kan være koblet til formelle beslutningspunktene som B 3 - Anbefaling om beslutning knyttet til gjennomføring, B 4 - beslutning om avslutning av prosjekt og overføring til linjen e. l. , eller til andre faktorer som prosjektet er avhengig av for å komme fremover. • Vedta prosjektbeskrivelsen med eventuelle justeringer • Beslutte igangsetting av gjennomføringsfasen herunder leveranser, fremdriftsplan og ressurser 15

Oppsummering av veien videre Oppsummer møtet og skap en felles forståelse for neste skritt i prosjektet. Påse at veivalg og beslutninger er riktig referert. Det kan også være nyttig å gjennomføre en enkel evaluering av møtet for å sjekke ut hvorvidt en har truffet med form og innhold, med tanke på læring til neste møte. Evaluering av møtet 16

Mal for styringsdokument september 2015 17