Prosjektlftet Innfring av Ui Os prosjektrammeverk p USIT

Prosjektløftet – Innføring av Ui. Os prosjektrammeverk på USIT Styringsdokument – styringsgruppemøte 29. november 2017

Innhold i styringsdokumentet Agendapunkter Dimensjoner Bakgrunn og begrunnelse Prosjektets mål og gevinster Informasjon om prosjektet Prosjektets leveranser og avgrensning Organisering og ansvar Prosjektplan og fremdrift Ressursbruk Avrapportering Status og utfordringer Nytte/kost vurderinger Konkrete problemstillinger styringsgruppen må ta stilling til for å justere prosjektet Anbefaling om beslutning knyttet til gjennomføring, avslutning osv. Evaluering av møtet, neste møtepunkt, viktigste forventninger fremover Diskusjon og veivalg Beslutningspunkt Oppsummering og veien videre

Bakgrunn og begrunnelse Mandat i kortform: Det er besluttet at alle enheter ved Ui. O tar i bruk det samme rammeverket for prosjektstyring, Ui. Os prosjektrammeverk. USITs prosjekter skal tilbys en mal for prosjektnettsted med verktøy som ivaretar USITs behov. Prosjektet skal tilrettelegge for en prosjektkultur i organisasjonen gjennom å øke prosjektkompetansen og dermed øke kvaliteten i leveranser og gjennomføring. En viktig del av prosjektets leveranser er profesjonalisering og bevisstgjøring av prosjekteier- og prosjektlederrollen gjennom opplæring, støtte og tilpassing av felles rammeverk. 4

Mål og ønskede gevinster Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Formål (for USIT) • • Prosjektet skal tilrettelegge for en prosjektkultur i organisasjonen. Dette skal gjøres gjennom å øke prosjektkompetansen og dermed øke kvaliteten i prosjektleveranser og effektiviteten i prosjektgjennomføring • Effektmål (gevinster i «linjen» ) • Resultatmål (i prosjektet) • • Gjennom opplæring og kursing øke kompetansen • om prosjektmetodikk. Øke forståelsen for skillet mellom prosjekt og linjeaktivitet og samspillet mellom dem. Innføring av Ui. Os prosjektrammeverk skal styrke • organisasjonen på roller, prosesser, beslutningspunkter og styring når det gjelder USITs prosjekter eller prosjekter som USIT deltar i. Gi innspill til malverk på Ui. O-nivå Se på eksisterende verktøy og komme med anbefalinger for bruk i USIT-prosjekter Tilpasse USITs mal for prosjektnettsteder til Ui. Orammeverket Prosjektleder- og prosjekteierkurs Skisse til lokal prosjektstøttefunksjon/prosjektoppfølging • • Støtte og vedvarende fokus i ledergruppene på bruk av prosjekt som arbeidsmetodikk og bruk av relevante deler av rammeverket også for linjaktiviteter God samhandling mellom linje og prosjekt At prosjekter arbeider prosjektmetodisk og benytter rammeverket og relevante deler av verktøyene At prosjektstøttefunksjonen møter brukernes behov og bidrar til videre opplæring og veiledning At prosjekter får tilgang til et nettsted som oppleves som nyttig for dem. At prosjektet har de nødvendige ressursene At opplæring er gitt i henhold til vedtatt plan At det foreligger skisse til en 5

Prosjektets leveranser og avgrensning Viktigste leveranser: • Opplæring til prosjekteiere og prosjektledere • Oppdatere/tilpasse verktøy og nettsted for prosjekter • OU-prosesser (organisasjonsutvikling) gjennom: – Tydelige arbeidsprosesser, roller, ansvar og myndighet – Skisse til prosjektstøttefunksjon – Pilotere malverk og støttebehov i utvalgte prosjekter Avgrensning: Det er behov for å styrke organisasjonsprosessene i de innledende fasene av aktiviteter på USIT for å hjelpe USIT med å avgjøre hvorvidt en aktivitet skal kjøres som et prosjekt eller en linjeaktivitet. Dette kan være en oppfølgingsaktivitet etter at dette prosjektet er avsluttet 6

Organisering og ansvar Styringsgruppe: Lill Rasmussen Mardal (prosj. eier), Lars Oftedal, Kjetil Otter Olsen, Bjørn Ness, Gard Thomassen Prosjektgruppe: Liv-Marit Davidsen (leder), Karine Fluge Ulleberg, Monica Stamnes, Sandra Nilsen 7

Prosjektplanen i faser Konseptutvikling: Idé, behov, målstruktur Prosjektmandat og prosjektbeskrivelse Roller og ansvar, interessenter FORANKRING Styringsunderlag Styringsdokument Milepel- og aktivitetsplan m. risikovurdering Plan for gevinster INVOLVERING Gjennomføring i en eller flere faser. Overlevering Gevinstrealisering Sluttrapport Gevinstrealiseringsplan oppdatert Styringsdokument Evaluering, læringspunkter Rapportering på framdrift, veivalg, uforutsette hendelser INVOLVERING Støtte linjen i gjennomføring Vedlikehold Evaluering FORANKRING IMPLEMENTERING Forankringsarbeid. Kontinuerlig evaluering av prosjektet. 8

Fremdriftsplan prosjektrammeverk vår 2017 Januar Februar Mars April Prosjekteierkurs: PE-kurs for SG Oppstartsaktiviteter Prosjeltdeltakerkurs: Ledergrupper USIT Ansatte USIT PL-kurs: Modul 1 Team: PL-kurs: Modul 2 Fordeling ressurser Spesifisering arbeidsoppgaver PL-kurs Modul 3 PL-kurs: Forberede læringsløp: Prosjektlederkurs Prosjekteierkurs ledergrupper Prosjektmedarbeiderkurs Modul 4 Kursevaluering Bygge ut Beta-prosjekt: Prosjektsted med generiske maler Rammeverk/malverk (Beta-prosjekt): Forberede og planlegge aktiviteter Etablere Beta-nettsted Utsjekk av Betaprosjekt: Med relevante prosjektledere Planlegge OU-løp Gjennomføre OU-løp Fase 2: Planlegge 9 Juni Mai Fase 3: Gjennomføre Forankrin g av Betaprosjekt I USITs linjeorg.

Fremdriftsplan prosjektrammeverk høst 2017 August September Prosjeltdeltakerkurs: Ansatte USIT Evaluering av Betaprosjekt Nødvendige justeringer Gjennomføre OU-løp Sluttmilepæl: Godkjent sluttrapport. Godkjent skisse til lokalt prosjektstøttekontor Sluttrapport Fase 3 10 Gjennomføre Fase 4: Avslutte Fase 5 Realisere Oktober November Desember

Ressursbruk Fase Timer Konseptfasen 51, 50 Planleggingsfasen 145, 75 Gjennomføringsfasen 205, 00 Sum prosjektarbeid 402, 25 Opplæring (styringsgruppe, prosjekteiere, prosjektledere) 412, 75 Totalt 815, 00 Siden forrige styringsgruppemøte (20. 6) er det påløpt 67 timer. Det er utarbeidet forslag til ressursavtaler. Linjeledelsen ønsker ikke å skrive under på forpliktende ressursavtaler, da deres oppgaver kan endre seg svært fort mtp. 11 prioriterte oppgaver

Status og utfordringer Leveranser siden forrige styringsgruppemøte: Prosjektstyring /rammeverk • Jobbet med gevinstrealiseringsplanen og laget et gevinstrealiseringskart L 1 – Opplæring • Besluttet at opplæring av gruppeledere og prosjektdeltakere foretas i regi av prosjektstøttefunksjonen i samarbeid med sentralt prosjektkontor L 2 – Malverk og verktøy • Ba Webseksjonen om bistand til å sjekke brukervennlighet, design og organisering av ekstern/informasjon på Betanettstedet. Det viste seg at de likevel ikke hadde kapasitet til dette, men vi fikk bistand fra BO • Webseksjonen har bistått slik at nye prosjekter nå får etablert nettsted med riktige maler ved oppstart L 3 OU-løp • Laget forslag til prosjektstøttefunksjon på USIT • Skrevet utkast til prosjektrapport med funn og forslag tiltak på OU-området Forsinket i forhold til plan. 12

Nytte/kost vurderinger Ikke foretatt i dette prosjektet 13

Diskusjon og veivalg • Etablering av prosjektstøttefunksjon – Hvilke ressurser trengs inn – Hvilke forventninger har SG til omfang av arbeidet – Hvordan skal prosjektstøttefunksjonen fange opp at det igangsettes nye prosjekter • Lage forslag til prosess • Hvilken rolle vil SG ta mht observasjoner og tiltak beskrevet i prosjektets rapport? 14

Beslutningspunkter • Etablering av prosjektstøttefunksjonen • Kick-off primo januar • Overgang til avslutningsfasen 15

Oppsummering av veien videre Evaluering av møtet 16

Mal for styringsdokument september 2015 17