Prosessien tunnistaminen ja hallinta Tarja Jokinen HAAGAHELIA Kuviot

Prosessien tunnistaminen ja hallinta Tarja Jokinen, HAAGA-HELIA Kuviot: Qualitas Fennica nykyisin osa IMS Finlandia (alkuperäiset lähdelinkit viittenä joka kuvassa tilanne muuttunut: linkistä http: //www. ims. fi/? pageid=56&parent 0=37) löytyy nyt vastaava tieto) & Oulun yliopisto & yritykset. Tekstit osittain Qualitas Fennican materiaalia mukaillen. Aiheesta ei ole juuri mitään Viitalan/Jylhän kirjassa!

Liiketoimintamalli ja samalta kuulostavia käsitteitä • Liiketoimintamalli on toiminnan kokonaiskuva – big picture. Usein siitä käytetään myös nimitystä prosessikartta ja se esittää keskeiset prosessit sekä niiden keskinäiset suhteet. • Liiketoimintaprosessi on osa toiminnan kokonaisuutta – ydin- tai tukiprosessi. • Liikeidea sen sijaan tiivistää strategiset valinnat kuvion muotoon. • Liiketoimintasuunnitelma taas on yrityksen toiminnan kuvaus (tärkeä etenkin perustamisvaiheessa).

30. 10. 2020 Tarja Jokinen 3

Mikä on liiketoimintaprosessi? • …sarja toimenpiteitä, joilla saavutetaan asetettu liiketoiminnan tavoite (Laamanen 1993. Liiketoimintaprosessien kehittäminen, MET) • Prosesseja kehitettäessä pyritään optimoimaan asiakkaiden, omistajien ja henkilöstön tarpeet. • Prosesseilla on aina asiakas (sisäinen tai ulkoinen). • Vaikeuksia on käytännössä paljon. (Esim. ei tunnisteta prosesseja, halutaan pitäytyä vanhassa, näperrellään siellä täällä kokonaiskehittämisen sijasta yms).

Lähde: Prosessiesimerkkejä. http: //cgi. qualitas-fennica. fi/artikkelit/prosessiesimerkkeja 2. html, viitattu 30. 9. 2003.

YDINPROSESSI (engl. Core Process) - ylittää osastorajat - luo kilpailuetua - on menestymisen kannalta kriittinen - on strategian mukainen - ylin johto osallinen kehittämiseen - luo asiakastyytyväisyyttä - keskittyy tuloksiin (Lähde: Jahnukainen, Vepsäläinen, MET-kustannus & Nokia Mobile Phones 1993)

Yleisimmät ydinprosessit • uusien tuotteiden kehittämisprosessi • asiakasprosessit: asiakaspalveluprosessi, asiakkaiden hankintaprosessi, asiakashallintaprosessi • tilaus-toimitusprosessi (sis. tuotannon ja logistiikan) • mahdollisesti myös huolto- tai toimivuusprosessi (riippuu tarjooman luonteesta: esim. hissiyhtiöllä keskeinen) • ohjaus- tai strategiaprosessi (Tukiprosesseja taas ovat esim. talousprosessi, tiedon hallintaprosessit, hankintaprosessi, toiminnan puitteiden ylläpitoprosessi, henkilöstöprosessit… joillain myös tuo yllämainittu strategiaprosessi. )

30. 10. 2020 Tarja Jokinen 9

Lähde: Prosessikuvien logiikkaa. http: //cgi. qualitas-fennica. fi/artikkelit/prosessikuvienlogiikkaa. html, viitattu 30. 9. 2003

Funktionaalinen toimintatapa Prosessit löytyvät, mutta mutkikkaina ja pilkottuna eri funktioille ja organisaatiotasoille! Piirräpä nyt tästä prosessikartta! OMA YRITYS ASIAKAS ALIHANKKIJA MARKKINOIN TI JA MYYNTI OSTO SUUNNITTELU VALMISTUS PAKKAUS JA LÄHETYS ASIAKAS

Prosessijohtamisperiaate OMA YRITYS ASIAKAS ALIHANKKIJA MARKKINOINTI JA MYYNTI OSTO SUUNNITTELU VALMISTUS Tilaus/toimitus -prosessi Tuotekehitysprosessi Asiakaspalveluprosessi PAKKAUS JA LÄHETYS ASIAKAS

Miten selvitään arjesta?

Prosessin omistajuus Lähde: Prosessin omistajuus paineiden ristitulessa http: //cgi. qualitas-fennica. fi/artikkelit/omistajuusristitulessa. html, viitattu 30. 9. 2003

Prosessin omistajuus • Ei ole organisaatioasema, vaan kehittämistehtävä. • Prosessin omistaja on se, kenen vastuulle kuuluu huolehtia prosessin kokonaisuuden sujumisesta. • Seuraa työpaikkailmoittelua. Vaikka ei haettaisikaan nimenomaan prosessiomistajaa, saattaa se olla yksi vastuu juuri niissä tehtävissä, joihin tradenomi on sopiva! Silloin ilmoituksessa saatetaan mainita esim. että olet vastuussa tuotteiden tilaus-toimitusprosessista. • • HUOM! Joskus saatetaan hakea esim. prosessinvalvojaa. Silloin kyseessä ei ole tämän ajattelu mukainen prosessinomistaja, vaan esim. meijerin tai öljynjalostamon eli prosessiteollisuuden tarvitsema osaaja.

30. 10. 2020 Tarja Jokinen 16

Parhaimmillaan yli yritysrajojen • Jotta prosesseista tulisi mahdollisimman tehokkaita, ajattelu tulisi laajentaa yli yritysrajojen • Esimerkiksi – Asiakkailta tulevaa palautetta ja muita markkinoilta tulevia signaaleja tulisi hyödyntää tuotteiden ja palvelujen suunnittelussa ja tarjooman muodostamisessa. (Myös prosessien välillä pitää olla yhteistyötä. ) – Esimerkkinä tuote-/asiakkusprosessit: Tavaran-/palvelujen toimittajien kanssa voidaan suunnitella ja optimoida tarjoomaa ja asiakkaille syntyvää arvoa yhteistyössä. Jälleenmyyjiltä saadaan asiakaspalautetta joka edellyttää esim. tietyn tasoista palvelua. Huomaa siten prosessien pituus seuraavassa esimerkissä!18 Tarja Jokinen 30. 10. 202

Lähde: IMS. Artikkelit. Prosessiesimerkkejä. http: //www. ims. fi/User. Files/ims/File/Prosessit/2203_Artikkeli_324. pdf, luettu 15. 10. 2008.

Prosessien dokumentointi • Kuvataan prosessit kirjalliseen muotoon, jolloin kullekin prosessille määritellään – – – ulkoiset ja sisäiset asiakkaat prosessin omistaja toiminnan vaiheet halutut lopputulokset tarvittavat osaamiset, tiedot ja välineet sekä prosessin mittauspisteet ja mittarit. (Vrt. Nalle Puh & kompassi –analogia strategiadioissa!)

Lähde: Prosessikuvien logiikkaa. http: //cgi. qualitas-fennica. fi/artikkelit/prosessikuvienlogiikkaa. html, viitattu 30. 9. 2003

Liittyminen eri sidosryhmiin ”Big picture” Ydin- ja tukiprosessit Jokaisesta prosessista Näitä teette MS Visionilla tietojenkäsittelyssä Näitä tehdään rutiiniluonteisissa työtehtävissä, esim. varastossa 30. 10. 2020 Tarja Jokinen 23

30. 10. 2020 Tarja Jokinen 24

Liiketoimintaprosessien hallinta • Tavoitteena on saada prosesseista eri osapuolille tuloksia aikaansaavia ja resursseja samalla optimaalisesti käyttäviä. • Prosessien johtaminen = keinot ja tavat, joilla varmistetaan, että prosessi täyttää asiakkaiden vaatimukset ja liiketoiminnan vaatimukset • Ohjaamisessa käytetään yleisesti yli yritysrajojen jotain toiminnanohjausjärjestelmää (SAP, MS Navi tms).

Toiminnanohjaus • Liiketoiminnan kokonaisuuden hallintaan on ensin isoille ja sittemmin myös pienemmille yrityksille tullut tarjolle IT-ratkaisuja, joita kutsutaan toiminnanohjausjärjestelmiksi. • Tunnetuin isojen yritysten järjestelmä on SAP. • Pienemmät voivat käyttää esim. Microsoftin alustalle tehtyjä versioita (MS Navi). • Pieniä yrityksiä palvelevat ohjelmistokumppanit toimivat Microsoftin lisenssinhaltijoina, jolloin nuo järjestelmät pohjautuvat samaan alkuperään siksi ovat myös helposti opittavissa vaikkapa työpaikkaa vaihtaessa tai yrityksen vaihtaessa yhteistyökumppania.

Prosessien sähköistäminen • Verkkokauppa ja sähköinen liiketoiminta sekoitetaan hyvin yleisesti. • Johtunee pääosin siitä, että kuluttajien ei toki tarvitsekaan asiaa oivaltaa. Riittää kun ostaminen kaikkineen on helppoa kuluttajan haluamalla tavalla. • Sähköinen liiketoiminta kaikkineen on yrityksen ydin- ja tukiprosessien mahdollisimman laajamittaista hoitamista digitaalisesti. (Berg 2001) • Ydinprosessit sähköistetään toimialasta ja tuotteista riippuen (vertaa esim. kirkon rakentamista tai verkosta ostettavaa musiikkia).

• Tukiprosessit on hyvin usein mahdollista sähköistää kaikki – henkilöstö (rekrytointi, palkkahallinto tiedonsiirtoineen, koulutus, työskentely verkon avulla jne) – hankinnat (b-to-b –puolella sähköisen liiketoiminnan ratkaisut yleisiä ja volyymit suuria, englanniksi termi e. Procurement) – taloushallinto (lähes kokonaan paperittomana: laskut, kirjanpito osa-alueineen jne) – tietohallinto (toiminnanohjaus, internet, intranet, extranet, sähköinen arkistointi)

Nämä asiat tehtävässä… • Sen mukaan, mitä yritys ITSE tekee: - Prosessiajattelua kuvaatte vain, jos yritys itse sitä soveltaa! Keskenänne voitte toki pohtia, mitkä mahtavat olla tuon yrityksen ydinprosesseja. Muuten on syytä tyytyä kuvamaan toimintoja!

Siis: ellei ole Hankinnat määritelty prosesseja, kuvatkaa toimintoja! 30. 10. 2020 Tuotanto Tarja Jokinen Myynti 30

… ja jatkossa • Yhteisissä opinnoissa on opintojakso Toiminnanohjaus (3 op) – siellä tämä ehkä sitten ”kolahtaa”! • Microsoft Navia käytetään siellä ja lisäksi ainakin asiakkuuden hallinnan opintojaksolla. • Prosessiajattelua tulee eteen myös logistiikassa sekä johtamisen pakollisissa ja valinnaisissa opintojaksoissa. • Sähköisestä liiketoiminnasta on valinnainen opintojakso: Verkkoliiketoiminnan erityiskysymyksiä. • SAP-toiminnanohjusta voi opiskella Tikon kursseilla. (Taustalla on Helian ja SAPin strateginen kumppanuus. )