PROSES PENYEDIAAN SPESIFIKASI BAHAGIAN PEROLEHAN KERAJAAN KEMENTERIAN KEWANGAN

PROSES PENYEDIAAN SPESIFIKASI BAHAGIAN PEROLEHAN KERAJAAN KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA 1

Skop Pembentangan 1. Punca Kuasa Penyediaan Spesifikasi 1. 1. Arahan Perbendaharaan 1. 2. 1 PP 2. Jenis-Jenis Spesifikasi 3. Ciri-Ciri Spesifikasi 4. Kandungan Spesifikasi 5. Contoh Spesifikasi Perkhidmatan Kawalan Keselamatan 6. Contoh Spesifikasi Perkhidmatan Pembersihan

PROSES PEROLEHAN Pyediaan P’gesahan Spesifikasi Pyediaan Pruntukan Kajian Dokumen Pasaran Pra Perolehan Penilaian P’yediaan Notis/ Teknikal Perakuan Kertas Iklan P’bukaan & Taklimat Ketua Harga Jabatan (Tender) Semasa Perolehan P’bentangan di JKSH/ LPKK Surat Niat & SST Kontrak Pasca Perolehan

Spesifikasi adalah “jantung” kepada perolehan Menerangkan keperluan pengguna Memaklumkan pembekal apa yang diperlukan Memaklumkan Bahagian Perolehan mengenai sesuatu perolehan Menetapkan tanda aras standard kualiti

AP 174. 1 (a) Apabila tender atau sebut harga dipelawa, spesifikasinya hendaklah jelas supaya petender mendapat gambaran mengenai kehendak Kerajaan AP 174 (b) Sekiranya Kementerian/Jabatan ingin membeli kelengkapan atau jentera di mana spesifikasi penuh tidak dapat dikemukakan, butir-butir lain hendaklah diberikan kepada pembekal supaya pembekal ada satu asas yang saksama untuk menyertai tender AP 174 (c) Nama dagangan atau nama jenama tidak boleh digunakan dalam spesifikasi tender. Jika ini tidak dapat dielakkan, ungkapan “atau persamaan" hendaklah ditulis selepas nama dagangan atau nama jenama di atas dokumen tender itu. 5

PENYEDIAAN SPESIFIKASI 1 PP/PK 2, Perenggan 1(iv)(a)&(b) J/kuasa Spesifikasi Tempoh Masa • Dilantik oleh Ketua Agensi bagi menyediakan spesifikasi umum/khusus/teknikal bagi tiap perolehan • Terdiri daripada sekurang-kurangnya 3 orang pegawai yang mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan • Mewujudkan spesifikasi yang sempurna dan jelas • Diberi masa yang secukupnya dan bersesuaian dengan perolehan yang hendak dibuat

BUTIRAN SPESIFIKASI [1 PP/PK 2, Perenggan 1(iv)(c)] • Perkara-perkara seperti warna, saiz, bentuk, kualiti, pembungkusan, nisbah kandungan dan butir-butir lain yang berkaitan hendaklah dinyatakan dengan jelas supaya tidak menimbulkan keraguan kepada kontraktor/pembekal tentang apa yang dikehendaki oleh Agensi. • Bagi perolehan perkhidmatan, skop dan spesifikasi perkhidmatan hendaklah dinyatakan dengan jelas dan terperinci. • Spesifikasi teknikal tidak boleh dibuat berdasarkan kepada sesuatu jenama atau buatan. Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkapan ‘atau persamaan’ hendaklah digunakan. • Spesifikasi hendaklah dibuat berasaskan fungsi penggunaan dan sekurang-kurangnya memenuhi piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan. Sekiranya barangan tersebut tidak mempunyai sebarang piawaian, Agensi hendaklah memastikan barangan yang ditentukan adalah sesuai, selamat digunakan dijamin oleh pembuatnya atau petender. • Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditandaaraskan (benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf. • Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat, spesifikasi teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU, Jabatan Perdana Menteri. Arahan dan garis panduan yang dikeluarkan oleh MAMPU mengenai perkara ini hendaklah dirujuk. Pembelian peralatan komputer secara stand alone tidak perlu mendapatkan persetujuan MAMPU.

PIAWAIAN MALAYSIA Semua perolehan bekalan/perkhidmatan hendaklah diperoleh secara tempatan (1 PP/PK 1, Perenggan 6(i)(a) Bagi perolehan bekalan, agensi wajib menggunakan barangan keluaran tempatan yang disenaraikan oleh SIRIM QAS Sdn. Bhd (1 PP/PK 1, Perenggan 6(i)(d). Bagi perolehan ICT, agensi hendaklah memastikan produk/perkhidmatan keluaran syarikat tempatan berstatus MSC Malaysia diberi keutamaan (1 PP/PK 1, Perenggan 6(i)(i) Bahan/barangan keluaran tempatan hendaklah memenuhi Standard Malaysia (MS) atau standard antarabangsa lain yang diiktiraf. (1 PP/PK 1, Perenggan 6(i)(c) Bagi perolehan kerja, agensi wajib menggunakan senarai bahan-bahan binaan tempatan yang dikeluarkan oleh IKRAM QA Services Sdn. Bhd. (1 PP/PK 1, Perenggan 6(i)(d) Mengambil kira kriteria & standard alam sekitar untuk memulihara alam sekitar serta meminimumkan @ mengurangkan kesan negatif terhadap alam sekitar & sumber semulajadi yang berpunca daripada aktiviti manusia (1 PP/PK 1, Perenggan 6(xi)

Bantahan Spesifikasi [1 PP - PK 2, Perenggan 8(ix)] • Bantahan spesifikasi boleh dibuat oleh petender secara bertulis dalam tempoh: - 14 hari bagi tender tempatan; - 28 hari bagi tender antarabangsa; - dari tarikh dokumen tender mula dijual. • Penubuhan Jawatankuasa untuk menimbang bantahan - Agensi perlu menubuhkan Jawatankuasa untuk menimbang bantahan (Pengerusi dari agensi, wakil Perbendaharan dan wakil agensi lain). - Sekiranya berasas tender tersebut hendaklah dibatalkan & ditender semula mengikut spesifikasi yang telah disemak semula

JENIS SPESIFIKASI Contents PROGRESS OF TPPA AND MEUFTA NEGOTIATIONS Fungsi (Functional) • Tujuan, peranan, fungsi Prestasi (Performance) • Kriteria input/output, keperluan Teknikal • Perincian dan ciri-ciri fizikal

CONTOH: SPESIFIKASI BERDASARKAN FUNGSI BAS PEMBERSIHAN LATIHAN “satu bentuk “perkhidmatan “mengendalikan pengangkutan yang pembersihan untuk kursus untuk 100 boleh membawa 40 300 m 2 bilik kakitangan di pelajar dari sekolah mesyuarat, 25 meja 3 Kementerian” ke rumah” dan 50 kerusi”

CONTOH: SPESIFIKASI BERDASARKAN PRESTASI BAS PEMBERSIHAN LATIHAN “satu bentuk “perkhidmatan “menyempurnakan pengangkutan yang pembersihan 3 course latihan boleh membawa 40 berdasarkan highest dalam seminggu pelajar dari sekolah industry standard, ke rumah dalam EN 13549 / ISO 2700 termasuk ujian keadaan selamat atau persamaan” dalam tempoh 1 jam” kompetensi”

CONTOH: SPESIFIKASI BERDASARKAN TEKNIKAL BAS • Min. 10 tempat duduk PEMBERSIHAN Bahan Pencuci: • 500 ml plastic LATIHAN • Bahasa laporan: English • 4 pintu • No perfume • Enjin min 2900 cc • Eco friendly label Powerpoit; • Petrol unleaded • Anti bakteria laporan bertulis • Warna putih • Format: Slide MS dalam MS Word

CIRI-CIRI SPESIFIKASI • Jelas, sempurna dan lengkap Ø Ringkas Ø Penuh Ø Jika spesifikasi penuh tidak dapat dikemukakan, sila nyatakan minimum requirement, need statement, terms of references dll • Tidak menjurus kepada jenama / buatan / model • Memenuhi keperluan pengguna • Menguntungkan (Nilai faedah terbaik) • Memenuhi standard kualiti (quality assurance, quality control, product certification, environment & safety) • Memenuhi piawaian Malaysia atau antarabangsa 16

KEPERLUAN SPESIFIKASI • Keperluan Mandatory (Wajib) dan Supportive (Am) • Keperluan Sampel • Keperluan Katalog • Keperluan Pernyataan Pematuhan (Statement of Compliance) • Keperluan Service Level Agreement / Service Level Requirements 17

SPESIFIKASI RINGKAS & PENUH BAGI BEKALAN Kategori A Kategori B Kategori C • Item perolehan yang mempunyai spesifikasi penuh dan memerlukan ujian makmal dan/atau ujian medan. • Item perolehan yang mempunyai spesifikasi ringkas, tetapi masih memerlukan ujian makmal dan/atau ujian medan. • Item perolehan yang mempunyai spesifikasi ringkas dan tidak memerlukan ujian makmal dan/atau ujian medan. • Peralatan khusus seperti kenderaan bermotor, senjata, pesawat perang, peralatan komunikasi dan sebagainya. • Peralatan am atau pakaian harian seperti kertas pencetak, cadar, kasut, pakaian seragam dan sebagainya. • Produk-produk keluaran komersial untuk penggunaan domestik seperti makanan dan minuman, pingganmangkuk, TV peti sejuk, kipas angin dan lain-lain

CONTOH SPESIFIKASI RINGKAS

CONTOH SPESIFIKASI RINGKAS YANG MEMERLUKAN UJIAN MAKMAL (PAKAIAN SERAGAM ANGGOTA KKM)

KEPERLUAN MANDATORY & SUPPORTIVE Mandatory (Wajib) Supportive (Am) • Keperluan wajib untuk dipatuhi sepenuhnya oleh kontraktor/pembekal • Kegagalan mematuhi akan menyebabkan tawaran tender/sebutharga ditolak • Kontraktor/pembekal digalakkan untuk mematuhinya. • Merupakan kelebihan kepada kontraktor 21

CONTOH KEPERLUAN MANDATORY & SUPPORTIVE 22

KEPERLUAN SAMPEL • Status Sampel: ü Alternatif / pelengkap (supplement) ü Wajib • Tujuan Sampel: ü Pengujian ü Pengesahan • Pihak Penguji / Pengesah: ü Science & Technology Research Institute For Defence (STRIDE), Kementerian Pertahanan ü Jabatan Kimia Malaysia ü Biro Farmaseutikal Kebangsaan 23

CONTOH KEPUTUSAN SAMPEL Jabatan Kimia Malaysia STRIDE 24

CONTOH PERNYATAAN PEMATUHAN 25

CONTOH SERVICE LEVEL AGREEMENT BAGI PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN ICT 26

CONTOH SERVICE LEVEL AGREEMENT BAGI PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN ICT 27

KANDUNGAN SPESIFIKASI (BEKALAN) • • • • Tajuk Fungsi Tujuan / Kriteria Perincian Teknikal Kuantiti Lokasi Penghantaran Pembungkusan Penghantaran Pemasangan, Pengujian & Pentauliahan Latihan Jaminan Tempoh tamat Lain-Lain 28

KANDUNGAN SPESIFIKASI (PERKHIDMATAN) • • • • Tajuk Fungsi Tujuan / Kriteria Kuantiti Lokasi Perkhidmatan Jadual Waktu Perkhidmatan Senarai Tugas Perkhidmatan Obligasi Kontraktor Syarat Pelantikan Pekerja / Pengawal Keperluan Peralatan / Bahan Keperluan Penyelenggaraan Latihan Jaminan Lain-Lain 29

INTEGRITY PACT • Semasa menyediakan spesifikasi peralatan, Integrity Pact perlu dilaksanakan untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan mengurangkan dan membasmi gejala rasuah. Integrity Pact merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak tersebut. • Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan. 30

CONTOH PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN

SPESIFIKASI PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN 32

LOKASI POS, BILANGAN & TUGAS Bil. 1. Lokasi/Pos Masa Kawalan POS 1 - Pintu Pagar (Pagar A) Laluan Masuk Utama 24 Jam 1) 7. 00 Pagi-3. 00 Ptg 2) 3. 00 Ptg -11. 00 Mlm 3) 11. 00 Mlm-7. 00 pagi Bil. Pengawal Skop Tugas • 2 2 2 • • Mengawal kenderaan keluar/masuk pintu utama Hospital. Menguruskan perjalanan kenderaan ke Lobi Utama, Klinik Pakar dan tempat letak kereta yang dikhaskan. Sentiasa berada di hadapan pintu pagar utama pada waktu pagi dan petang (peak hours) bagi membuat kawalan trafik. Memastikan keselamatan harta benda kerajaan. Memastikan agen tarik kenderaan tidak beroperasi tanpa kebenaran. Menjalankan tugas dengan tegas dan berbudi bahasa Melaporkan sebarang insiden pelanggaran keselamatan kepada Unit Keselamatan Hospital dengan segera. Arahan semasa ke semasa.

LOKASI POS, BILANGAN & TUGAS Bil. 2. Lokasi/Pos POS 2 Kaunter Unit Hasil(Kawalan Bersenjata) Masa Kawalan Bil. Pengawal 24 Jam(High Risk Area) 1) 7. 00 Pagi-3. 00 Ptg 2) 3. 00 Ptg -11. 00 Mlm 3) 11. 00 Mlm-7. 00 pagi 1 1 1 Skop Tugas • Memastikan keselamatan harta benda milik kerajaan. • Memantau pergerakan individu yang mencurigakan. • Mengadakan kawalan keselamatan di kawasan tempat bertugas. • Menguatkuasakan peraturan HOSPITAL SHAH ALAM. • Menjalankan tugas dengan tegas dan berbudi bahasa. • Melaporkan sebarang insiden pelanggaran keselamatan kepada Unit Keselamatan Hospital dengan segera. • Arahan semasa ke semasa.

SYARAT-SYARAT PELANTIKAN PENGAWAL 1 Warganegara Malaysia 2 Berumur 18 - 55 tahun. Jika berumur 56 hingga 65 tahun hendaklah mendapat pengesahan tahap kesihatan dari Pegawai Perubatan setiap tahun 3 Lulus tapisan keselamatan @ sekurang-kurangnya telah melakukan proses tapisan keselamatan di dalam sistem 4 Lulus ujian air kencing 5 Sihat tubuh badan mental. Menjalani pemeriksaan perubatan atas kos Kontraktor 35

SYARAT-SYARAT PELANTIKAN PENGAWAL 6 Tidak buta warna dan tidak cacat pendengaran 7 Memakai pakaian seragam yang lengkap termasuk kad pengenalan keselamatan (KPPK) yang dikeluarkan oleh KDN 8 Menghadiri Program Latihan Certified Security Guards (CSG) selama 6 hari dalam tempoh 6 bulan dari tarikh mula Perjanjian 9 Boleh membaca dan menulis di dalam Bahasa Melayu dengan baik 10 Berpengalaman, terlatih dalam aspek keselamatan & kebakaran, cekap dan berwibawa 36

CONTOH PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERKHIDMATAN PEMBERSIHAN

SPESIFIKASI PERKHIDMATAN PEMBERSIHAN 38

LOKASI & JADUAL WAKTU PERKHIDMATAN

SYARAT-SYARAT PELANTIKAN PEKERJA 1 Warganegara Malaysia 2 Memakai pakaian seragam yang disediakan oleh Kontraktor 3 Mematuhi dan menghormati peraturan-peraturan semasa Jabatan 4 Memakai pas pekerja yang dikeluarkan oleh Jabatan 5 Pekerja perempuan sahaja dibenarkan bekerja di tandas / blok asrama perempuan 41