PROSES BISNIS STRATEGI PLANING IMPLEMENTASI SISTEM RUMUSAN RENCANA

PROSES BISNIS STRATEGI PLANING & IMPLEMENTASI SISTEM RUMUSAN RENCANA - Visi, Misi - Sasaran PLAN PENJABARAN RENCANA - Detail Rencana - Strategi - Target - Action Step INOVASI PELAKSANAAN - Monitoring - Control - Record DO ACTION EVALUASI CHECK - Tindak lanjut - Improvement MODERNISASI SISTEM INOVASI SISTEM MAINTAINING 1

PROSES PERENCANAAN BUKU PERENCANAAN PROYEK DOKUMEN KONTRAK • JENIS PEKERJAAN • LINGKUP PEKERJAAN • GAMBAR • SPESIFIKASI • WAKTU • CARA PEMBAYARAN • LOKASI & LINGKUNGAN • PERSYARATAN LAIN PEMAHAMAN PERENCANAAN PROSES UTAMA • Metode Kerja • Analisa Biaya • Analisa Waktu • Rencana Pengelolaan Resiko • Cash Flow • Rencana Penagihan PROSES PENDUKUNG • Rencana Organisasi • Rencana Pengadaan • Rencana Mutu • Rencana Safety • Komunikasi • Rencana Inovasi • Rencana Pengendalian BUKU PERENCANAAN PROYEK 2

PROSES BISNIS PELAKSANAAN PROYEK • Manual Perusahaan • Acuan Standar Internal BUKU PERENCANAAN PROYEK TINJAUAN BPP • Dokumen Kontrak • Acuan Standar External REVISI BPP PELAKSANAAN PROYEK GENERAL MEETING PENJABARAN RENCANA PLAN DO • Sasaran Proyek • Detail Rencana Kerja • Gambar Kerja • Metode Kerja • Biaya • Mutu • Waktu • Safety • Bentuk Inovasi PELAKSANAAN ACTION • Detail Lokasi Kerja • Perijinan • Produksi • Monitoring • Inspeksi & Test • Record EVALUASI CHECK • Tindak Lanjut • Improvement EVALUASI PROSES PERBAIKAN PROSES MAINTAINING PROSES INOVASI PROSES 3

GENERAL MEETING • Kepala Proyek : Memberikan penjelasan awal tentang rencana Kinerja Proyek, agar dipahami • Peserta : - Person Key Project -Seluruh team proyek • Tujuan : Persamaan persepsi dalam mencapai sasaran • Hal-hal yang dibahas : (Mengacu BPP) -Sasaran Proyek (Extern, Intern) - Pelaporan (Extern, Intern) - Organisasi Proyek - Sistem Mutu - Job Description petugas proyek - Rencana Safety - Komunikasi / Alur Koordinasi - Feed Back (Diskusi) - Rencana Metode Kerja - Master Schedule - Rencana Subkontraktor • Waktu : Di awal proyek • Record : - Notulen & Observasi -Usulan – usulan baru • Hal-hal yang disepakati dalam General Meeting harus dilakukan untuk tercapainya sasaran proyek • Dalam waktu awal pelaksanaan proyek, secara kontinyu Kapro harus membina, mengarahkan, memonitor proses kinerja proyek agar tercipta konsolidasi yang baik antar team proyek, serta adanya persamaan persepsi dalam upaya pencapaian sasaran • Tinjauan efektifitas organisasi proyek, dari kompetensi individu ; Job Requirement, Iklim organisasi, Gaya Manajerial • Otomatisasi Proses 4

PENJABARAN RENCANA I. SASARAN PROYEK 1. Sasaran External Misal : : (Dari pihak Pemberi Tugas) Arsitektur Bangunan sebagai pencerminan Rumah Adat Pelaksanaan penyelesaian proyek tepat waktu dll. (sesuai keinginan Pemberi Tugas) 2. Sasaran Internal • SKK Proyek / SKI Kepala Proyek • Sasaran Internal (tambahan) Misal : Proyek harus bersih Membuat data base produksi pada item pekerjaan pembesian dll. (ditentukan internal) 3. Deployment Sasaran • Semua fungsi di proyek harus mempunyai SKI sesuai fungsi masing-masing, dan mengacu pada SKK Proyek, untuk mendukung tercapainya sasaran. • SKI Fungsi Engineering • SKI Fungsi Produksi • SKI Fungsi Pengadaan • SKI Fungsi Keuangan dll. • Deployment sasaran harus dibahas dan disepakati bersama di aawal pelaksanaan 4. Monitoring dan evaluasi SKK / SKI • Dilakukan setiap bulan • Dicari penyebab tidak tercapainya • Revisi SKK / SKI • Contoh *) 5

JABARAN KEGIATAN PROSES PELAKSANAAN PROYEK No. URAIAN KAPRO SOE CWSI KEU LOG PERIODE WAKTU KETERANGAN - Penjelasan seluruh proses - Untuk persamaan persepsi dalam pencapaian sasaran CONTOH PROSEDUR / FORM - Form 01 1. General Meeting/MRM Awal Pelaksanaan Mingguan 2. SKK / SKI Awal Pelaksanaan - SKI Kapro di deploy ke team proyek - SKI harus mudah diukur - Deployment di diskusikan di awal pelaksanaan - Form 02 3. Master Schedule Awal Pelaksanaan - Master schedule yang disetujui owner dibuat diawal pelaksanaan - Form 03 4. Schedule Triwulan Setiap 3 bulanan - Dibuat tiap 3 bulan, mengacu ke Master Schedule - Selalu di monitor dan di up date tiap 3 bulan - Form 04 5. Schedule Bulanan Setiap bulan - Dibuat bulanan, mengacu Master Schedule - Dukungan data volume, lokasi dari CWSI - Form 05 6. Schedule Mingguan Setiap minggu - Dibuat mingguan, ada volume, lokasi (as ; STA) - Jumlah kebutuhan tenaga; koordinasi dengan SOE - Form 06 7. Schedule Harian - Dibuat harian, tercantum volume rencana/realisasi 8. Schedule Drawing Awal Pelaksanan Bulanan - Dibuat diawal pelaksanaan, mengacu master schedule diup date tiap bulan 9. Schedule Pengadaan Awal proyek ; Bulanan - Dibuat di awal pelaksanaan - Di up date tiap bulan, logistik mendukung data sisa bahan bulan lalu - Form 09 10. Design & Drawing Awal Pelaksanan Bulanan - Dibuat di awal pelaksanaan, dan bulanan - Dimonitoring kronologis gambar - Form 10 11. Pelaksanaan Produk Selama proses - Pelaksanaan fisik sesuai rencana, gambar, lokasi yang akan dikerjakan, opname pekerjaan dll. - Form 11 Sesuai Jadwal - Proses pengadaan sesuai jadwal kebutuhan bahan, alat, subkont. - Data Vendor, perkenalan VAL, Penawaran, Negosiasi, Analisa Comparasi, SPK, Kontrak, BA Pemeriksaan; DPB; BA Pembayaran, Kwitansi - Form 12 12. Proses Pengadaan - Form 07 - Form 08 6

No URAIAN 13. Inspeksi & Test 14. KAPRO SOE CWSI KEU LOG PERIODE WAKTU KETERANGAN CONTOH PROSEDUR / FORM Harian - Rekap Inspeksi & Test Pekerjaan - CWSI : Inspeksi & Test Pekerjaan (Proses) - Logistik : Inspeksi & Test Incoming - Form 13 Trial & Mix Awal Pelaksanaan Sesuai Jadwal - Dilakukan sebelum pelaksanaan - Mix beton ; trial timbunan; hasil test, dll. - Form 14 15. Analisa Perubahan Bulanan, Mingguan 16. Safety Plan Awal Pelaksanaan Selama Proses 17. Cash Flow dan Penagihan Bulanan, Periodik - Cash flow mengacu rencana induk (master schedule) - Cash flow bulanan, dana mendesak, dll. - Invoice bulanan, untuk monitoring cash of money - Form 17 18. Pembuatan Prosedur / WI Awal Pelaksanaan Sebelum Pelaksanaan - Dibuat di awal pelaksanaan - Sebelum mulai suatu pekerjaan, dibuat dulu prosedur/WI untuk memastikan tercapainya sasaran - Form 18 19. Monitoring Proses Harian, Mingguan Bulanan - Semua proses pelaksanaan (Engineering, Produksi, Keuangan & Logistik) harus selalu dimonitor - Dibuat Executif Summary - Form 19 20. Pengendalian Proses Harian, Mingguan Bulanan - Masing-masing fungsi harus melakukan PDCA pada semua tugas kegiatan - Dibuat Executif Summary - Form 20 21. Evaluasi Harian, Mingguan Bulanan - Evaluasi setiap proses, dicari sbab-sebab kenapa tercapai/tidak tercapai, rencana tindak lanjut - Form 21 22. Tindak Lanjut Harian, Mingguan Bulanan - Setiap fungsi melakukan tindak lanjut yang sudah di sepakati - Form 22 23. Laporan Harian - Laporan harian pelaksanaan - Kesesuaian data antara material yang keluar dan hasil pelaksanaan - Form 23 Bulanan - Laporan bulanan proyek (sales, waktu, L/R, dll) - Kesesuaian data pelaksanaan (volume, lokasi dll) - Kesesuaian data material yang dipakai (adm. gudang) - Kesesuaian data lonstad - Form 24 24. Laporan Bulanan - Analisa perubahan terhadap biaya, mutu, waktu - Perubahan gambar, akibat terhadap aspek komersial Aspek safety, standar kondisi pada setiap pekerjaan - Form 15 - Form 16 7

No URAIAN KAPRO SOE CWSI KEU LOG PERIODE WAKTU KETERANGAN CONTOH PROSEDUR / FORM 25. Pembayaran Mingguan, Bulanan - Perencanaan pembayaran, hutang jatuh tempo, dana mendesak 26. Buku Kas proyek Mingguan, Bulanan - Laporan Buku Kas Proyek - Kesesuaian penerimaan, pengeluaran, data hutang - dll. - Form 26 27. Analisa SDM Bulanan - Evaluasi SDM terhadap SKI masing-masing - Rencana kebutuhan pelatihan - Form 27 28. Amandemen Kontrak Sesuai Kebutuhan - Dibuat jika ada perubahan design (owner) - Claim biaya akibat perubahan - Form 28 29. Administrasi Extern Mingguan, Bulanan - Pelaporan rutin ekstern - Surat menyurat terkait pelaksanaan - Form 29 30. Revisi schedule Tertentu - Dibuat jika diperlukan - Form 30 31. Usulan-usulan Inovasi Selama Pelaksanaan - Semua fungsi agar berupaya memunculkan inovasi-inovasi baru - Form 31 32. Cut off RAP Posisi Progres : 50 % ; 80 % - Cut off RAP dilakukan untuk mereview rencana sisa pembiayaan - Evaluasi dan Prediksi L/R akhir - Form 32 33. Revisi BPP Tertentu, selama pelaksanaan - Dilakukan jika terjadi perubahan mendasar pada BPP ; misal perubahan metode, dll - Form 33 Pelaporan Akhir (Buku Kuing) 1 bln sebelum akhir pelaksanaan - Dibuat secara bertahap pada masa pelaksanaan proyek - Rekapitulasinya dibuat 1 bln sebelum akhir pelaksanaan - Diserahkan pada akhir pelaksanaan - Form 34 34. KET. - Form 25 PENANGGUNG JAWAB PENDUKUNG 8