Proses Bisnis dan Pengendalian Internal Siklus Pengeluaran 1

Pengantar § Siklus pengeluaran adalah sekumpulan aktivitas bisnis yang berulang yang berhubungan dengan operasi pengolahan informasi terkait pembelian dan pembayaran barang dan jasa. § Tujuan dari siklus pengeluaran adalah: § Meminimalkan biaya total untuk memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Tujuan Siklus Pengeluaran Tujuan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk organisasi dapat diuraikan menjadi beberapa tujuan: § membeli dari vendor terpercaya § membeli barang berkualitas tinggi § mendapatkan harga terbaik § membeli hanya item yang telah diotorisasi dengan benar § memiliki sumber daya yang tersedia saat dibutuhkan § hanya menerima barang yang dipesan § memastikan barang tidak hilang, dicuri atau rusak § membayar barang secara tepat waktu

Proses Bisnis Siklus Pendapatan § Aktivitas dari proses bisnis siklus pengeluaran terdiri dari: 1. Purchase requisition 2. purchasing 3. Receiving/inspection 4. Account payable 5. Cash disbursement

Subsistem pada Siklus Pegeluaran § Siklus pengeluaran terdiri dari 2 subsistem, yaitu: 1. Subsistem pengolahan pesanan pembelian 2. Subsistem pengeluaran kas

Subsistem Pengolahan Pesanan Pembelian § Proses-proses/aktivitas yang terdapat pada sub sistem ini meliputi: 1. Monitor record-record persediaan 2. Siapkan purchase order 3. Terima barang 4. Catat hutang dagang 5. Update record-record persediaan 6. Posting ke GL

Manual Purchasing System

Subsistem Penerimaan Kas § Proses-proses yang terdapat pada sub sistem ini meliputi: 1. Identifikasi hutang yang jatuh tempo 2. Siapkan pengeluaran kas 3. Update AP 4. Posting ke GL

Manual Cash Disbursement System

Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Fungsi lain dari SIA yang dirancang dengan baik adalah memberikan kontrol yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan berikut ini terpenuhi: § Transaksi diotorisasi dengan benar. § Transaksi yang tercatat valid. § Hanya transaksi yang resmi dan valid yang dicatat. § Transaksi dicatat secara akurat. § Aset (uang tunai, inventaris, dan data) dilindungi dari kehilangan atau pencurian. § Kegiatan bisnis dilakukan secara efisien dan efektif.

Ancaman – Pemesanan Barang

Ancaman – Penerimaan Barang dan Pembayaran

Control pada Siklus Pengeluaran 1

Computer-Based Accounting Systems (CBAS) Teknologi CBAS dapat dipandang sebagai sebuah kontinum dengan dua ekstrem: otomatisasi - gunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas rekayasa ulang - gunakan teknologi untuk merestrukturisasi proses bisnis dan organisasi perusahaan.

Tingkat Pengurutan Otomatis dan Rekayasa Ulang Komputer menghasilkan PR Pembelian secara manual menghasilkan PO Komputer menghasilkan PO (tidak perlu PR) PO tidak dikirim sampai ditinjau secara manual PO yang dihasilkan komputer secara otomatis dikirim tanpa tinjauan manual Electronic Data Interchange (EDI) Komunikasi komputer-ke-komputer tanpa PO

Pembelian Berbasis Komputer Departemen Pengolahan Data. melakukan tugas akuntansi rutin. Pembelian - program komputer mengidentifikasi kebutuhan inventaris Metode berikut digunakan untuk mengotorisasi dan memesan persediaan: sistem mempersiapkan PO dan mengirimkannya ke Pembelian untuk ditinjau, ditandatangani, dan didistribusikan sistem mendistribusikan PO langsung ke vendor dan pengguna internal, melewati Pembelian sistem menggunakan pertukaran data elektronik (EDI) dan secara elektronik menempatkan pesanan tanpa PO

Pembelian Berbasis Komputer Tugas lain yang dilakukan secara otomatis oleh komputer: memperbarui file anak persediaan dari laporan penerimaan menghitung total batch untuk pembaruan buku besar umum menutup catatan terkait dalam file PO terbuka ke file PO tertutup memvalidasi catatan voucher terhadap file vendor yang valid

Pengeluaran Kas Berbasis Komputer Tugas dilakukan secara otomatis oleh komputer: sistem memindai voucher yang saat ini jatuh tempo mencetak cek untuk voucher ini mencatat cek di check register total batch disiapkan untuk prosedur pemutakhiran buku besar

Flowchart untuk Sistem Pembelian Batch

Flowchart untuk Sistem Pembelian Batch (Cont. )

Keuntungan Input & Pemrosesan Data Real-Time Dibandingkan Pemrosesan Batch Mempersingkat jeda waktu dalam pencatatan; karenanya, rekaman lebih terkini Menghilangkan banyak prosedur manual rutin, seperti menyalin informasi ke dokumen kertas Menghilangkan banyak penyimpanan dan pengocokan dokumen kertas Mengurangi prosedur koreksi entri data

Sistem Pembelian / Pembayaran Tunai yang Direkayasa Ulang Figure 5 -17 22

Dokumen pada Siklus Pengeluaran 1

SESI 2 KUIS: Sebutkan dokumen yang mentrigger terjadinya siklus pendapatan, buatlah layout dokumen tersebut dan isi data dokumen tersebut. Sebutkan pula 1 contoh dokumen output dari siklus pendapatan, buatlah layout dokumen tersebut dan isi data dokumen tersebut.