PROSEDUR DAN PROSES PELELANGAN TENDER Proses dan prosedur

PROSEDUR DAN PROSES PELELANGAN (TENDER) Proses dan prosedur pelelangan dapat dijelaskan dengan diagram sebagai berikut: Prakwalifikasi, Pengumuman pelelangan, Penjelasan pekerjaan, Pembukaan tender, Proses evaluasi tender, Penetapan dan pembukaan pemenang.

PRAKWALIFIKASI Untuk mengidentifikasi kemampuan dan ruang lingkup pekerjaan, maka diperlukan prakwalifikasi badan 2/organisasi seperti konsultan perencana, pengawas maupun pemborong. Yang dimaksud dengan kemampuan dapat dijabarkan seperti: modal kerja, jumlah tenaga ahli, jumlah peralatan, pengalaman kerja dan fasilitas kerja. Sedangkan ruang lingkup pekerjaan meliputi bidang 2 keahlian pekerjaan yg dikuasai oleh badan tersebut.

PENGUMUMAN LELANG Cara yang dipakai untuk mengumumkan pelelangan sebuah proyek biasanya memakai iklan di media massa yang ditujukan kepada publik seperti misalnya lewat surat kabar, majalah teknis profesi dsbnya. Bila proyeknya bersifat internasional, maka iklannya dibuat dalam bahasa inggris dan juga lewat bantuan kedutaan asing yang ada.

TENDER TERBUKA • Tender Terbuka adalah tender yang diumumkan kepada publik, dimana pekerjaan proyek tersebut dapat dikerjakan oleh umum. Tentunya oleh badan-badan yang sudah lulus prakwalifikasi. Biasanya tender terbuka dilakukan oleh proyek-proyek pemerintah dan perusahaan swasta yang besar.

lanjut Dalam undangan untuk tender terbuka yang diiklankan, disebutkan antara lain apa hakekat pekerjaannya, siapa pemiliknya, dan siapa pemberi dananya (misalnya dana proyek yang dipinjam dari bank luar negeri). Para peminat dapat mengambil dokumen tender dari proyek yang akan dilelang dan setelah mempelajarinya sampailah pada tahapan yang ketiga yaitu Rapat Penjelasan Pekerjaan.

TENDER TERTUTUP Tender tertutup merupakan kebalikan dari tender terbuka, dimana pekerjaan yang akan dilelangkan hanya dapat dikerjakan oleh beberapa badan yang sudah dikenal dan memiliki kekhususan tersendiri (keahlian khusus yang belum dimiliki badan lain). Pemberitahuannya lewat surat undangan/ secara lisan , lewat telepon dsbnya. Proyek konstruksi dgn cara tender tertutup ini banyak dilakukan oleh pihak swasta dan pemerintah yg membangun proy yg sifatnya rahasia.

RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN (AANWYZING) Pertemuan ini diadakan untuk tatap muka antara peminat pekerjaan/calon kontraktor dengan pihak pemilik. Dalam hal ini pemilik diwakili oleh konsultan perencana. Biasanya untuk proyek 2 pemerintah rapat ini diselenggarakan oleh panitia pelelangan. Pembicaraan berkisar kepada dua bidang yaitu bidang administratif dan bidang teknis proyek.

Bidang Administratif Pada bidang administratif dijelaskan akan persyaratan yang tercantum dalam dokumen tender seandainya terdapat hal yang masih meragukan misalnya tentang syarat 2 pelelangan, bentuk surat penawaran, referensi bank, NPWP dan lain.

Bidang Teknis Pada bidang teknis proyek dijelaskan antara lain modifikasi baru atau ukuran gambar yang tidak cocok dengan yang tertulis dalam spesifikasi teknis pelaksanaan, gambar 2 konstruksi yang sulit dimengerti/dibaca serta kesalahan 2 tulis yang terjadi.

lanjut Hasil dari pertemuan ini dibuatkan Berita Acara Penjelasan (aanwijzing) dan ditanda tangani oleh dua wakil dari calon peserta pekerjaan, tergantung dari peraturan pelelangan setempat. Dokumen Berita Acara ini kemudian menjadi bagian yang mengikat sebagai dokumen tender tambahan (addendum).

lanjut Seandainya pada rapat penjelasan pekerjaan yg pertama ini dirasakan belum menyelesaikan semua masalah pelelangan dengan tuntas, maka dapat diadakan pertemuan yang kedua. Biasanya hal itu dapat terjadi setelah diadakan peninjauan ke lapangan oleh calon peserta. Peninjauan ke lapangan oleh calon kontraktor sebelum mereka membuat penawarannya amat penting artinya. Banyak hal 2 yang tdk dpt dilihat dg jelas di lapangan.

PEMBUKAAN TENDER (BIDOPENING) Pada hari yang telah ditentukan, semua calon peserta membawa penawarannya dan dimasukkan ke dalam kotak pelelangan yang telah disediakan dilakukan sebelum tender dibuka. Pada jam yang telah ditentukan dimana pemasukan surat 2 penawaran dinyatakan ditutup, barumasing 2 amplop penawaran dibuka satu persatu dihadapan yang hadir.

lanjut Rekanan yang ikut dalam penawaran pekerjaan pemborongan ini diharuskan untuk memberikan jaminan tender (Tender/Bid-Bond) kepada pemilik. Pada dasarnya jaminan ini merupakan pernyataan bahwa mereka sungguh 2 dlm melakukan pekerjaan ini dan bilamana mereka mengundurkan diri, maka jaminan tender tsb akan masuk ke kantong Pemilik. Besarnya jaminan berkisar 1 % - 3 % dr biaya total pek fisik proy.

PROSES EVALUASI TENDER Pada proyek 2 yang besar, kadang 2 terdapat data penawaran yang meragukan dan umumnya calon kontraktor dimintai keterangan secara tertulis (clarification letters). Jangka waktu evaluasi bisa memakan waktu beberapa hari atau lebih. Sistem evaluasi bisa bermacam-macam caranya dan umumnya cara yang banyak dipakai yaitu dg cara sistem bobot/sistem skoring.

lanjut Masing masing aspek dari calon kontraktor diberi nilai misalnya : metode kerjanya, peralatan yang dipakai, kwalifikasi personil yang akan dipakai, bonafiditas perusahaan, harga penawarannya, kelengkapan administrasinya dan lain-lain. Calon kontraktor yang paling banyak mengumpulkan angka biasanya yang ditunjuk sebagai calon pemenang.

PENETAPAN DAN PENUNJUKAN PEMENANG Untuk proyek 2 pemerintah, berdasarkan hasil evaluasi diatas, maka Panitia pelelangan menetapkan calon-calon pemenang yang diusulkan kepada instansi yang berwenang, yang kemudian menetapkan pemenangnya. Dari hasil keputusan pemenang tadi, panitia Pelelangan mengumumkan hasilnya. Bila tidak ada sanggahan atau penolakan atau apabila semua sanggahan telah dijawab maka tugas panitia Pelelangan telah selesai.

Proyek Non Pemerintah Calon peserta yang telah diputuskan untuk memenangkan tender ini oleh panitia evaluasi kemudian diberitahu secara tertulis, dan sifat pemberitahuannya dapat terdiri dari dua hal yaitu: - Dengan memakai SPK (Surat Perintah Kerja). - Dengan memakai Surat Pemberitahuan (Letter of Award) yang isinya menjelaskan bahwa calon kontraktor telah menang.