PROPUESTA 2018 Gua rpida para eventos de Pan

PROPUESTA 2018 Guía rápida para eventos de Pan Am Hockey 2019 -2022

Bienvenidos! UNAS PALABRAS DEL PRESIDENTE "La Federación Panamericana de Hockey (PAHF) ha completado con éxito el primer ciclo de 4 años del nuevo programa de eventos. Nuestro objetivo en 2018 -2022 es formar acuerdos de colaboración a largo plazo con sponsors fuertes ”. Alberto “Coco” Budeisky Presidente PAHF

Introducción La Guía rápida para eventos de la Pan Am Hockey 2019 -2022 se creó para proporcionar un manual para aquellas Asociaciones Nacionales (AN) que deseen albergar un torneo PAHF. Tiene como objetivo aumentar el perfil de hockey en el continente panamericano, establecido en el Mo. U de la FIH. La PAHF y las AN lo lograrán por intermedio de tres iniciativas principales: realizar un evento ENFOCADO EN EL FAN con la PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DERECHOS DE TV para así atraer NUEVOS SPONSORS Esta guía es aplicable a los eventos emblemáticos de la PAHF, que incluyen, entre otros, las Copas Panamericanas, los Torneos Panamericanos Sub-21, los Campeonatos Panamericanos Indoor, etc. Puede acceder ahora al Cuadro de Responsabilidades y, una vez seleccionados los anfitriones de las AN, la PAHF enviará un BID, que incluye: 1 - El Manual del evento es un documento más detallado con orientación, para ayudar al Comité Organizador Local a planificar y realizar el evento, incluidos los requisitos técnicos, las directrices de competencia, las instrucciones sobre servicios e instalaciones de eventos y una clara división de funciones entre la PAHF y el anfitrión.

Resumen de Eventos Copa Panamericana Nivel más alto de competencia: clasificatorios para las Copas Mundiales FIH Copa Panamericana SUB 21 Para jugadores experimentados Sub-21 que progresan al más alto nivel: Clasificatorios para las Copas Mundiales Júnior FIH. Copa Indoor Panamericana Clasificatorios para las Copas Mundiales Indoor FIH, el nivel más alto de Competencia para Hockey Indoor. Pan Am Challenge Campeonato Panamericano Clasificadores Juvenil para los Juegos Olímpicos de la Juventud. Importante oportunidad para que los jugadores y equipos SUB 18 comiencen a competir en un nivel de alto rendimiento. Clasificatorio para la Copa Panamericana PAHF y, por consiguiente, para la Copa Mundial FIH. Es una oportunidad para que las naciones compitan, eleven su nivel de juego y obtengan puntos en el Ranking Mundial.

PREPARATIVOS PRE EVENTO

LINEA DE TIEMPO | PREPARATIVOS PRE - EVENTO 2/4 AÑOS HOST – CIUDAD DECIDIDA ACUERDO FIRMADO COMIENZO DE PLANIFICACION 3 meses Confirmación Final • Reporte • Cierre de mascota + merchandising • Cierre todo el diseño de impresión • Cierre del diseño del lugar 1, 5 AÑOS REUNIONES TECNICAS ØINSPECCIONES • ESTRUCTURA LOC • Proyecto de marca + libro de diseño • puntos clave del deporte • Hospedaje / Comidas / Transporte • Borrador de estrategia de promoción + espectador 1 mes PREPARATIVOS FINALES • Verificación final del material impreso • Lista de verificación • Fixture 1 AÑO NEGOCIACION FINAL ØINSPECCION • Hotels • Proyecto de marca + libro de diseño - FINAL • FINAL de estrategia de promoción + espectador • DOCUMENTACION DEL TORNEO • Programa de eventos + calendario de competencia • Estrategia de tarifa • Confirmación de la emisora 20 dias REGISTRO ONLINE • Cierre - Registro en línea www. bidwinner. com 6 MESES VALIDACION FINAL • Apertura - registro en línea • Fixture de competencia • Medios + Marketing • Sponsors • Confirmación de Logistica • Alojamiento + Catering • Broadcasting • Todas las solicitudes de tarifas • Mascotas y Merchandising 5 dias FASE PREVIA • Cronograma diario • Comienzo del fixture • Cierre registro online – Media www. mediaregistration. co m

Comite Organizador Local (LOC) Torneo El LOC debe utilizar los Debe garantizar todos los / conocimientos, habilidades y Hosped para servicios + comodidad Compet ajedesde y VIP los invitados VIP la experiencia de los locales. La encia llegada hasta la partida. Catering estructura debe configurarse para TV/Broa Ceremo que sea EFECTIVA y EFICAZ. Asegura la yplanificación de TV Coordinación antes durante el Torneo, Trabaja con Protocolo para nia Posiciones Recomendadas: dcast Logística hacia. Claves / desde el Asegura que se sigan los procedimientos en todas las actividades del torneo: Redacción del fixture de asegurar que las ceremonias, conferencias de lugar, + salida para los partidos acuerdo con PAHF Eduacaci habitaciones, el programa de prensa, premiación. participantes del evento. Lista / FIH, Enlace con los Transpo Trabaja estrechamente con el alimentos y el personal estén on + de vehículos + vuelos de Oficiales dellistos Evento, rte Coachin Coordinador PAHF para y cumplan con los todos los participantes + Gestión de standards Ball Boys asegurar el funcionamiento g informar arreglos. Trabaja activamente con el correcto de los partidos, Director Deportivo PAHF para mgmt. de entrenadores + Superfici garantizar el funcionamiento supervisa actividades Deporte Gestión de los preparativos Coordinación de los atletas + e correcto del desde la las educativas. el torneo con la Durante losevento, eventos, para todos los medios que sincronización Responsable dejuego. todas las acreditaciones hasta el asistan al torneo, Provisión de. TV. PAHF cuenta con Cuida las necesidades Coordinación de servicios Gestión medidas de líderesde deseguridad. equipo. Debe las instalaciones necesarias. degeneral los árbitros responsables por area Gestión de lalocales + médicos estar en contacto directo con Segurid Gestión de las operaciones y entrega del Coordinación de pruebas Lugar toda la seguridad, policia local planificación Gestión de la sede de la ad internacionales. de trabajo. durante el Evento, suministro de informes antidopaje o privada, para regular el competencia antes, durante y de progreso según sea acceso y la seguridad. después del evento (por ejemplo, Arbitros LOC debe proporcionar necesario, persona de contacto Media lanzamiento de la competencia, Medicos principal con la PAHF. un traductor equipamiento técnico, instalaciones de la sede, como oficinas, experimentado, en caso vestuarios, etc. ) de que los LOC Geren te/ Direct or

Estructura PAHF + Comite de Evaluación Oficina Presidencial Contrato, Protocolo + VIP, Viajes, Transporte, Alojamiento, Actividades principales + Problemas principales COORDINACION Invitados, Admin, Transporte, Alojamiento, Lugar, Actividades Competen cia Gestion de Competencia Reglamento Educació n+ Coaching Entrenamient o Medicos Fixture Atletas Competencia Programa para visualización Anti-Doping Para cada torneo se proporcionara una LISTA DE CONTACTOS CLAVE para la comunicación Media Equipo de IT Gestion TV Prensa Registración Lugar Conferencias Acreditacion Media Competencia FOP Instalacion Puesta de Camaras Operaciones Tiempo + Marcador Fotografos Sistema TMS Social Medial E-newsletter Streaming en vico Presentacion del Deporte Superficie Presentacion del Deporte Graficos para TV Satelite Transmision en vivo Jugadas del Partido Comentarista TV

Clientes Claves + Stakeholders Delegaciones Atletas, entrenadores, jefes de equipo, cuerpo medico PAHF Miembros PAHF, arbitros, staff ATLETAS VIPs Sponsors Coaches & Team Officials Midia – TV Fotografos Entrenadores y Oficiales de Equipo Media Comentarista de televisión, prensa escrita + fotógrafos VIP + VVIPs Ejecutivos PAHF, invitados, patrocinadores, presidentes de las AN Trabajadores Staff local , staff medico, voluntarios Oficiales Tecnicos del LOC, Trabajadores y Voluntarios Publico Delegados de PAHF, Staff y Arbitros Debe haber una comprensión clara de las necesidades + deseos de cada grupo y estas necesidades SE DEBEN CUMPLIR de manera PROACTIVA.

Preparativos – Pre Torneo Lugar de Deporte Competenci a Logistica / Servicios ARRIVOS SALIDAS PROGRAMA DEL TORNEO FIXTURE DEL TORNEO SEGURIDAD TRANSPORTE LUGAR DE COMPETENCIA INSPECCIONES Marketing DISEÑO DE MARCA AREAS PARA ATLETAS ESTRATEGIA DE PROMOCION ESPECTADORES ALOJAMIENTO + CATERING ACREDITACION COCTAIL DE BIENVENIDA CAMPO DE JUEGO CONFERENCIA DE PRENSA

Deportes | PROGRAMA DE EVENTOS + CALENDARIO DE COMPETENCIA El programa de Deportes debe incluir el calendario de competencia y todas las demás actividades planificadas durante el evento. El director deportivo de la PAHF es el responsable del calendario de partidos. Elementos clave 1. Conferencias mensuales entre PAHF y Organizador Local utilizando la lista de verificación. 2. CC PAHF prepara el borrador del fixture de los partidos para verificación de FIH y del anfitrión. 3. Reuniones previas al torneo - día antes de la competencia con PAHF y DT: El Organizador proporciona todos los equipos e instalaciones para reuniones. 4. Disponibilidad del campo de juego para entrenamiento oficial de los equipos dos (2) días antes del inicio y durante el torneo; si hay iluminación artificial, cada equipo con 1 hora de entrenamiento. 5. El Anfitrión DEBE garantizar que el campo de juego este disponible exclusivamente durante el período del torneo. 6. El Anfitrión NA debe contactarse con los Oficiales del Torneo Designados para arreglos logísticos 7. El protocolo previo al partido incluye himnos nacionales y la exhibición de las banderas de los equipos en competencia.

Lugar de competencia | SEGURIDAD, APARIENCIA, ÁREA DE ATLETAS + CAMPO DE JUEGO Elementos clave 1. El campo de juego del torneo debe estar certificado. 2. Cuatro (4) vestuarios con cerradura para equipos participantes muy cerca del campo de juego. 3. Oficinas privadas con cerradura para Delegados Técnicos y Árbitros durante la duración del torneo. 4. Vestuario independiente con cerradura y duchas para árbitros. 5. Matriz de Acreditación asignada a las zonas correspondientes a sus necesidades y responsabilidades para los Equipos Participantes, Funcionarios del Evento, Medios, Emisiones, VIP, Personal y proveedores. 6. El organizador es responsable de la seguridad de las personas que asistirán al evento. 7. La PAHF debe proporcionar pautas específicas para la Revolución de Hockey FIH para crear un Evento. Se requiere que el Anfitrión organice e implemente la presentación deportiva de acuerdo con las pautas PAHF.

Hospitalidad | LOGISTICA, SERVICIOS, VISITAS + OTRAS ACTIVIDADES Elementos Clave 1. Alojamiento - un par de hoteles "oficiales" deben ser nominados como el hotel oficial para todos los equipos y oficiales del evento y, idealmente, deben ser de bajo costo a un costo razonable pero con estándares aceptables para los equipos, muy cerca del lugar de celebración y están sujetos a aprobación por PAHF. Durante la asignación de los cuartos, se deben realizar los mejores esfuerzos para garantizar que el hotel bloquee las habitaciones del staff que no están cerca de los equipos participantes que utilizan la misma instalación. Un hotel debe proporcionar desayuno, acceso a Internet e instalaciones para salas de reuniones. 2. Catering - los puntos de venta de alimentos y bebidas de los usuarios en el lugar de la competencia debe ofrecer una variedad de comidas y bebidas frías y calientes, no solo bocadillos o "comida rápida", accesibles para todos los participantes del evento.

Tecnología Elementos Clave 1. Equipo y transporte 2. Tarjetas de Acreditación + listas 3. Configuración de acreditación 4. Tabla técnica 5. Red local 6. Red de Internet 7. Requerimientos de energía 8. Configuración del marcador 9. Audio 10. Monitores 11. Sistema de información 12. Cableado de video 13. Estudio de transmisión 14. Sistema TMS

VIP + Protocolo Elementos Clave 1. Apertura, entrega + Ceremonias de clausura 2. Cóctel de Bienvenida y Cenas Oficiales 3. Mesa de Bienvenida en el lugar de competencia 4. Servicios VIP: seguridad y enlace 5. Servicio a la Tribuna de la PAHF 6. Lounges Presidenciales, VIP + VVIP 7. Lounges de Staff + Arbitros

Control Medico + Dopaje Elementos Clave 1. Servicios médicos y de emergencia para todos los participantes. 2. En el lugar, el organizador será responsable de proporcionar instalaciones y servicios médicos durante la duración del torneo desde la llegada de los primeros equipos / oficiales del evento hasta su partida. 3. El organizador debe garantizar un suministro adecuado de hielo para lesiones y botellas de agua durante la competencia y dos (2) días antes del inicio del evento durante el período de entrenamiento oficial. 4. Sala de primeros auxilios con equipo de tratamiento básico 5. El campo de juego durante todos los partidos debe incluir un médico y equipo médico suficiente: médico y ambulancia 1 hora antes del primer partido y una hora después del último partido diario. 6. El equipo y el personal del campo de juego deben estar presentes para que el torneo proceda diariamente. 7. Si se requieren pruebas antidopaje, el organizador debe ponerse en contacto con la Organización Nacional Antidopaje pertinente. El organizador cubre todos los costos relacionados.

Media “Media” incluye los medios profesionales que cubren la competencia en varios medios (impresos, radio, televisión, internet, fotógrafos, etc. ) y los oficiales de comunicaciones designados por la PAHF para cubrir la competencia en el sitio web PAHF y los canales de redes sociales. Elementos Clave 1. El acceso a Internet debe ser potente, confiable y el acceso dedicado a Internet es una herramienta crucial para el trabajo de los medios y los oficiales de comunicaciones. 2. El Media Workroom debe ofrecer espacio de trabajo para que todos los medios (incluidos los fotógrafos) trabajen cómodamente. 3. La Tribuna de Media debe ser una sección reservada en los stands para que los medios sigan los juegos. Debería ofrecer asientos cubiertos. 4. La zona mixta debe ser un área claramente identificada y restringida ubicada justo afuera del FOP, entre el campo de juego y los vestuarios, de modo que los equipos estén obligados a atravesarla después de un juego. Debe ser fácilmente accesible desde la Tribuna de Media. 5. Las áreas de fotógrafos están restringidas a las esquinas del campo. Es útil proporcionar un acceso fácil a estas cuatro esquinas para evitar que tengan que caminar alrededor del terreno de juego, o en frente del área técnica, hacia una esquina específica. 6. Acreditación de Media que les proporciona acceso a todas las instalaciones de medios

Guia de TV, si es el caso. Elementos Clave 1. Presentadores anfitriones 2. Plan de Cámara para juegos preliminares y para finales 3. Plan de cámara para ceremonia de premiación 4. Presentadores anfitriones – Transmisión y Grabaciones 5. Presentadores anfitriones: EVS, entrevistas y otros 6. Requisitos de LOC - TBI 7. Requisitos de TV: transmisión en vivo, noticias satelitales + entrevistas, producción de señal + OB Van, orden de ejecución, Gráficos de TV

Otras Actividades Elementos Clave 1. Camps de entrenamiento, cursos y capacitacion 2. Juegos Pre-evento 3. Programa de Observadores 4. Programa de Legado (e. g. transferencia de conocimiento) 5. Webinars 6. Reuniones

¡Pan Am Hockey está esperando recibir su propuesta! MUCHA SUERTE!