Projet Intranet Un support stratgique organisationnel et managrial

Projet Intranet Un support stratégique organisationnel et managérial au service de la collectivité Mairie de Maurepas Service Informatique

Intranet en question ? ? Ø Ø Ø Ø Ø Intranet c’est quoi ? Intranet pourquoi ? Intranet à quoi ça sert ? Intranet pour qui avec qui ? Intranet comment ? Intranet combien ? Intranet quand ? Intranet les questions à se poser ? Intranet des erreurs à éviter … service informatique 2

Intranet c’est quoi ? Ø (n. m. ) (1996: empreinté à l’anglais des Etats-Unis intranet « réseau interne » ) Réseau informatique interne (dans une entreprise, ou organisme…. ), utilisant les protocoles et les techniques de l’internet, relié ou non au réseau mondial. (définition du dictionnaire le Robert) Plus simplement…… Ø Site web local réservé à l’usage privé de la mairie, qui utilise le même système que l'Internet : Page Web, liens, e-mail, etc. . . , mais ne s'ouvre pas aux connexions publiques. service informatique 3

Intranet c’est quoi ? Øserveur(s) de bases de données (pour le stockage des informations) Øserveur(s) de messagerie (pour l'échange de courriers électronique ou la messagerie instantanée) Øserveur(s) d'authentification (pour l'identification des utilisateurs et le stockage des annuaires) Øserveur(s) de logiciel client de supervision réseau/systèmes Øserveur(s) de vidéoconférence service informatique 4

Intranet Pourquoi? Ø Il permet de mutualiser les sources internes et externes de la collectivité afin de fournir à chaque employé l'ensemble des services dont il a besoin et une information adaptée à ses besoins. Ø L’Intranet est un vecteur de communication fédérateur, tronc commun d'informations accessibles à l'ensemble des entités de la collectivité. Ø Il permet de favoriser d'une part la cohérence en terme d'outils d'information et d'autre part la cohésion en terme de réflexion stratégique et d'organisation Ø Il permet aussi la Construction d'une mémoire collective interne ; les services extérieurs sont des nomades, Intranet les rapproche de la collectivité. Ø Intranet est un outil multi-ressources qui favorise les relations transversales et apporte un message fédérateur. Ø Un lien avec la collectivité même en déplacement ou en formation. service informatique 5

Intranet Pourquoi ? ØOutil de Formation ØC'est une optimisation de la diffusion: l'annuaire de l'entreprise , l'organigramme, le catalogue de produits et revue de presse, forums, … ØGain de production : Øsaisie unique des dossiers Øréduction des surfaces de stockage. . . ØDéveloppement durable: Green IT (la technologie verte) ØRéduction des coûts de papier ØEncre d’impression ØDéplacement etc…. service informatique 6

Intranet à quoi ça sert ? Ø Un Intranet/Extranet dans une collectivité permet de mettre facilement à la disposition des employés (ou des administrés/fournisseurs) des documents divers et variés; Ø Possibilité d'avoir un accès centralisé et cohérent à la mémoire de l'entreprise, on parle ainsi de capitalisation de connaissances; Ø Autres fonctions : Ø Mise à disposition d'informations sur la mairie et ses services Ø Mise à disposition de documents techniques Ø Moteur de recherche de documentations Ø Échange de données entre collaborateurs Ø Annuaire du personnel et des élus Ø Gestion de projets, aide à la décision, agenda, ingénierie assistée par ordinateur Ø Messagerie électronique Ø Forums de discussions, listes de diffusions, messagerie instantanée service informatique 7

Intranet à quoi ça sert ? Visioconférence Portail interne … Possibilité de réaliser une fonction de groupware, c'est-à-dire de permettre un travail coopératif; Ø L’Intranet d'une mairie héberge une partie de son système d'information. Ø Le FTP (File Transfert Protocole) est un outil de mise à jour de l’intranet , il permet de : Ø Partager des fichiers Ø Télécharger des documents (Supports, Documentations…) Ø Mettre à jour des pages web (du contenu) sur l’Intranet ou l’Extranet. Ø Ø service informatique 8

Intranet pour qui, avec qui ? Ø Utilisation: Ø Le personnel mairie et extérieur Ø Les concitoyens Ø Des partenaires: Ø Publics Ø Sociétés privées (fournisseurs) Ø Associations Ø La conception et le fonctionnement: Ø Le comité stratégique (la « maîtrise d’ouvrage » ): niveau décisionnel et stratégique composé : d’élus, de la DG/du comité de direction/ du chef de projet. Ø Le comité de réalisation (la « maîtrise d’œuvre » ): la conception opérationnelle du projet composé du chef de projet , de personne ressource et de partenaire. Ø Le comité des utilisateurs (la « maîtrise d’usage » ) : Ø Utilisateurs des différents secteurs de la collectivité, Ø Correspondant informatique : redynamiser un groupe, en charge des service informatique 9 mises à jour ( intégrer dans le profil de poste - motivation )

Intranet Comment ? Ø Un Intranet est généralement connecté au réseau mondial Internet via une ou plusieurs passerelle(s) et un ou plusieurs pare-feu(s) (firewall) qui l'isolent des zones sensibles sur le plan de la sécurité grâce à une « zone démilitarisée » (DMZ). (Intranet est sécurisé en permanence des attaques extérieures. ) Ø La partie du réseau accessible depuis Internet est nommée Extranet Ø Site extérieur Ø Fournisseurs Ø Personnels nomade Ø L’intranet est physiquement isolé de l’internet, et peut donc fonctionner indépendamment. Ø Les fonctionnalités offertes aux utilisateurs d'un Intranet sont rassemblées via une interface web (qui s'affiche dans un navigateur web) service informatique 10

Zone internet Serveur internet Zone extranet MUR PARE-FEU DMZ Serveur Intranet Zone intranet P o s t e s u t i l i s a t e u r s 11

Intranet combien ? Ø Besoins : Ø Humains : Ø 1 personne à temps complet sur la phase de montage, Ø 1 mi-temps sur la gestion. Ø Matériel : Ø 1 serveur intranet Ø Liaisons VPN entre sites Ø Financier : Ø Provisions de 30 000 € Ø Le temps : Ø 1 an entre la formation du comité de pilotage et la formation du personnel. service informatique 12

Intranet Quand ? Les phases… Ø Repérage de sites extérieurs (en cours) Ø Visite de collectivités (Elancourt, Arc de Seine, Morsang sur Orge etc. . ) Ø Rencontre avec société et partenaire (Asi, Avanteam, Ciril etc…) Ø Prédiagnostic Ø Former une équipe projet Ø Diagnostiquer nos besoins Ø Les différentes étapes du projet : ü ü ü ü conception formulation analyse décision mise en œuvre transition a l’opérationnel rapport et « feed-back » post évaluation service informatique 13

Intranet Quand ? Ø Echéancier Ø Ø Ø Définition des phases (un début et une fin) Etude du projet et rédaction Faisabilité (installation et paramétrage) Evaluation (période de test) Formation administrateur et utilisateur. Ø CCTP Ø Interne ou prestataire Ø Marché Ø Lancement Ø Réceptions des offres et analyse service informatique 14

Intranet les questions à se poser ? Ø Le site intranet passe-t-il par une refonte du site internet ? Ø Quelles fonctionnalités ou ressources doivent être présentes sur l’Intranet? Ø Quels documents, connaissances doivent être mis à disposition ? Ø Qui met à jour les différentes informations, Y a-t-il un contrôle ? Ø Quels sont les différents droits des utilisateurs ? Ø L’information sera-t-elle assez « vivante » pour intéresser les utilisateurs ? service informatique 15

Intranet : les erreurs à éviter Ø Manque d'actualisation des pages du site Ø La non intégration des utilisateurs dés le départ du projet Ø Manque de formation : cette dernière étant tempérée par la simplicité des applications et leur apprentissage. Ø éduquer les utilisateurs et mettre en œuvre un service d'aide Ø Défauts de sensibilisation et d'enthousiasme pour Internet Ø Manque d'avantages significatifs : Ø Éléments anecdotiques de proximité et peu stratégiques (petites annonces, offres du comité d'entreprise, catalogue de vente du personnel Ø L’entre nous Ø La revue de presse Ø Fonctionnalités défaillantes ( manque de fiabilité technique) Ø Chercher l’originalité et ne pas utiliser au maximum les standards du marché: Ø faire simple au départ (éviter l'info-indigestion) et soigner l'aspect ergonomique pour les utilisateurs; Ø Ne pas évaluer les résultats atteints par rapport aux objectifs service informatique 16