Projektov zen vstavby 7 Komunikace v projektu Komunikace

Projektové řízení výstavby 7. Komunikace v projektu

Komunikace je kritickým faktorem úspěchu projektu • Projektová komunikace má zajistit efektivní výměnu a porozumění informacím mezi účastníky stavebního projektu. Obecným principem komunikace v projektu je stav kdy poskytovatel informace je odpovědný za to, že podávaná informace je jasná, jednoznačná a úplná, tak aby ji příjemce informace správně pochopil. Příjemce informace je odpovědný za to, že ujistí poskytovatele, že informaci přijal informaci v plném rozsahu a správně ji pochopil.

Plánování komunikace • Týká se určování komunikačních a informačních potřeb účastníků projektu: • KDO A JAKÉ INFORMACE POTŘEBUJE • KDY JE POTŘEBUJE • V JAKÉ FORMĚ MU BUDOU SDĚLENY

Hlavní procesy projektového managementu Podle PMBOK Projektový management 1. Integrace projektů 1. 1 Návrh plánu projektů 1. 2 Provádění plánu projektů 1. 3 Integrované řízení změn 2. Řízení rozsahu 2. 1 Zahájení 2. 2 Plánování rozsahu 2. 3 Definování rozsahu 2. 4 Ověřování rozsahu 2. 5 Řízení změn rozsahu 3. Řízení času 3. 1 Definování činností 3. 2 Řazení činností 3. 3 Odhad trvání činností 3. 4 Návrh harmonogramu 3. 5 Řízení harmonogramu 4. Řízení nákladů 5. Řízení kvality 6. Řízení lidských zdrojů 4. 1 Plánování zdrojů 4. 2 Odhad nákladů 4. 3 Návrh rozpočtu 4. 4 Kontrola nákladů 5. 1 Plán kvality 5. 2 Zajišťování kvality 5. 3 Kontrola kvality 6. 1 Plán organizace 6. 2 Výběr členů týmu 6. 3 Vytvoření týmu 7. Řízení komunikace 8. Řízení rizik 9. Řízení nákupu 7. 1 Plánování komunikace 7. 2 Distribuce informací 7. 3 Reporting 7. 4 Administrativní ukončení 8. 1 Plán řízení rizik 8. 2 Identifikace rizik 8. 3 Kvalitativní analýza rizik 8. 4 Kvantitativní analýza rizik 8. 5 Plán prevence rizik 8. 6 Monitorování a řízení rizik 9. 1 Plán subdodávek 9. 2 Plán výběrových řízení 9. 3 Poptávkové řízení 9. 4 Výběr subdodavatele 9. 5 Administrace kontraktů 9. 6 Uzavření kontraktů

Podle PMBOK Proces řízení projektové komunikace Obrázek viz: A Guide to the PMBOK • • • Řízení komunikace Plánování komunikace Distribuce informací Reporting - vykazování výkonů Administrativní ukončení - dokumentace

1. Plánování komunikace • • Podklady pro plánování dokumentace: -účel, ke kterému mají sloužit - komu mají být informace poskytnuty - jaké informace mají být poskytnuty - v jakém rozsahu - kdo má informace poskytnout - v jaké formě mají být poskytnuty Podle PMBOK

Podle PMBOK Plánování komunikace • Větší část plánování komunikace se uskutečňuje v počáteční fázi projektu. Výsledky procesu však musí být pravidelně revidovány a aktualizovány. • Plánování komunikace úzce souvisí s organizačním uspořádáním projektu, protože struktura organizace projektu má rozhodující vliv na požadavky na komunikaci uvnitř projektu.

Podle PMBOK 1. Plánování komunikace VSTUPY 1. Požadavky na komunikaci 2. Komunikační technologie 3. Omezení 4. Předpoklady NÁSTROJE A TECHNIKY 1. Rozbor účastníků projektu VÝSTUPY 1. Plán řízení komunikace

Plánování komunikace – Vstupy požadavky na komunikaci obvykle zahrnují: Podle PMBOK - Vazby rozdělení zodpovědnosti mezi organizací projektu a zájmovými skupinami - Obory, organizační jednotky a odbornosti zapojené do projektu - Logistiku počtu a dislokace komunikačních míst - Potřeby externích informací (cestou médií, prezentací…)

Plánování komunikace – Vstupy Podle PMBOK • komunikační technologie jsou metody používané pro přenos informací v projektu. Mají různé formy (schůze, pohovory) a využívají dosažitelných technologií (videokonference). • Omezení - jsou faktory limitující možnosti řídícího týmu projektu (např. ustanovení So. D se subdodavateli) • Předpoklady - jsou faktory, které jsou pro účely plánování považovány za pravdivé. (např. výstup plánu rizik)

Podle PMBOK Plánování komunikace – Nástroje a techniky • Je nutné definovat obsah a frekvenci poskytovaných informací a komunikační cesty jednotlivým účastníkům projektu. Zároveň zajistit získávání zpráv o jejich stanoviscích k projektu. Podmínkou je provést důkladný rozbor účastníků projektu. (vlastník, projektant, banky, dodavatelé, doss, veřejnost. . )

Plánování komunikace – Výstupem je Podle PMBOK Plán řízení komunikace, který stanoví: • - systém sběru a uchovávání informací, a jejich postupné aktualizace • - systém šíření informací, který upřesňuje komu jsou informace určeny a jaké metody pro šíření informací budou používány (hlášení, časové rozvrhy, technická dokumentace…) • - popis informací (formát, obsah, stupeň utajení. . ) • - časové rozvrhy šíření ( kdy a jak často) • - metody zpřístupňování omezených informací • - pravidla aktualizace plánu

Podle PMBOK 1. Šíření informací VSTUPY 1. Výsledky prací 2. Plán řízení komunikace 3. Plán projektu NÁSTROJE A TECHNIKY 1. Komunikační dovednosti 2. Informační a vyhledávací systém 3. Systém šíření informací VÝSTUPY 1. Záznamy projektu

Podle PMBOK Šíření informací - vstupy • Šíření informací v projektu se týká včasné tvorby potřebných informací o stavu projektu a jejich poskytování účastníkům projektu. V principu jde o realizaci plánu řízení komunikace a reakci na nepředpokládané požadavky na informace. (Výsledky prací, plán řízení komunikace, plán projektu)

Podle PMBOK Šíření informací – nástroje a techniky • Komunikační dovednosti • Informační a vyhledávací systém (např. ruční uchovávání, elektronická databáze, softwarová podpora pro řízení projektů, softwary projektové dokumentace atd. ) • Systémy pro šíření informací (schůzky, kontrolní dny, šíření kopií dokumentů, sdílení přístupu k el. databázím, využití telefonu, emailu, videokonference atd. )

Podle PMBOK Šíření informací – výstupy • Záznamy projektu – korespondence, poznámky, zprávy a podpůrné dokumenty

Podle PMBOK 3. Vykazování výkonů VSTUPY 1. Plán projektu 2. Výsledky prací 3. Jiné záznamy NÁSTROJE A TECHNIKY 1. Přezkoumání výkonů 2. Analýza odchylek 4. Analýza trendů 5. Analýza dosažené hodnoty VÝSTUPY 1. Výkaz výkonů 2. Požadavky na změnu

Podle PMBOK 1. Administrativní ukončení VSTUPY 1. Dokumentace měření výkonů 2. Dokumentace produktu projektu 3. Jiné záznamy NÁSTROJE A TECHNIKY 1. Nástroje a techniky z procesu vykazování výkonů VÝSTUPY 1. Archivační dokumentace projektu 2. Formální přijetí 3. Získané zkušenosti

Podmínka nalezení jazyka komunikace • Projektová komunikace musí být srozumitelná všem účastníkům projektu. Prvním předpokladem pro správnou a dobře řízenou komunikaci je nutnost identifikace a sjednocení výrazových termínů a dorozumívací řeči jednotlivých účastníků stavebního projektu, to znamená nalezení společného jazyka komunikace. (Např. dodávky technologických celků, mezinárodní stavební zakázky).

Kategorie a formy komunikace • vnitřní komunikace: Je komunikace uvnitř projektového týmu s možným přesahem do organizační struktury podniku (např. projekt –divize-závod- podnik). • Vnitřní komunikace ve stavebních je založena na formálních čili smluvních cílech projektu, ale i na správném pochopení priorit a neformálních požadavků klienta. • vnější komunikace: Je komunikace mezi projektovým týmem a zainteresovanými stranami. Účinná a efektivní komunikace s externími účastníky projektu (např. veřejnost, dotčené orgány) je nezbytná, pokud si chcete udržet jejich podporu při realizaci projektu. Klíč k dobré komunikaci spočívá ve formulaci jasných a pravdivých zpráv a v dobrém komunikačním plánu.

Forma komunikace -podmínka efektivní výměny informací • • • Formy - písemná a ústní - formální a neformální - dobrovolná nebo na vyžádání - statická nebo dynamická • Podpůrné techniky • -Sender –reciever modely – popisují cykly zpětné vazby a bariéry komunikací, • - Metodiky výběru média, • - Styl psaní – aktivní vs. pasivní, struktura výroků, výběr slov, • - Prezentační techniky – řeč těla, výběr vizuálních pomůcek atd. . • - Řízení technik jednání – příprava agendy • - Řešení konfliktů.

Praxe Příklad - Skanska • A Internal communication • Internal information is communicated as follows: • Between the President of Skanska Central Europe and the Area/Country Manager • Between the Area/Country Manager and local offices and/or Project Managers • Between local offices and construction sites • Between the Project Manager and personnel at the construction site • Between the Department Manager and department personnel • Regular information is spread through: • Meetings with the Management Team of Skanska Central Europe at least twice a year • Meetings in each area/country and department • Project meetings • The intranet • Management review

Praxe Flow Chart Communication of Environmental Network

Praxe Příklad - Skanska • External communication • Central Europe follows the Skanska Group's communication policy, which is available via our intranet. • Media Relations • Guidelines for our media relations are set by the Group’s Communication Unit. The guidelines are given in Handbook in Good Communication, available via our intranet. The Area/Country Manager or Project Manager is responsible for contacts with the media/public. • Market Communication • Central Europe’s Communication Unit follows the general guidelines provided by the Group’s Communication Unit and ensures that the Skanska brand name is used appropriately, communicating the Skanska values and mission. • The overall responsibility for production of marketing brochures, trade fair presentations, advertisements, etc. lies with the Communication Unit.

Praxe Příklad - Skanska • Externally initiated communication • All external input is considered as emanating from an interested party. Each input regarding environmental performance is processed according to a specific procedure. AFlow chart, communication channels, externally initiated. A Externally initiated communications. T Environmental communication with external parties. • Skanska Central Europe considers during the Management Review whether or not it shall have communication with third parties on its significant environmental aspects. The decision is recorded. R Decision of communication on significant environmental aspects. • T Form for complaints, CZLA. eng

Metodický pokyn ŘSD ČR – Technické a kvalitativní podmínky staveb pozemních komunikací Praxe • Komunikace mezi účastníky výstavby (mezi Objednatelem/Správcem stavby a Zhotovitelem ) • Způsob písemné komunikace mezi účastníky výstavby určuje Smlouva ve shodě s požadavky stavebního zákona. • Střední a malé stavby - stavební deník • Ohlašované stavby - záznam o stavbě • Rozsáhlé stavby - vedení samostatných stavebních deníků pro jednotlivé části stavby (stavební objekty) a pro celou Stavbu pak určen přehledný stavební deník. Stavební deníky vedeny za účelem evidovat obecné skutečnosti a skutečnosti důležité pro posouzení prací stavebním úřadem a dalšími příslušnými třetími osobami v rozsahu podle vyhlášky č. 499/2006 Sb. , Přílohy č. 9.

Metodický pokyn ŘSD ČR – Technické a kvalitativní podmínky staveb pozemních komunikací Praxe • V případě, že všechny zúčastněné osoby jsou vlastníky elektronického podpisu, lze stavební deník vést elektronickou formou. • Po dokončení stavby předá zhotovitel stavby originál stavebního deníku nebo jednoduchého záznamu objednavateli/stavebníkovi. • Pro vzájemnou komunikaci mezi Objednatelem a Zhotovitelem jsou pak určeny jednotlivé listiny (dopisy, protokoly, formuláře apod. ), které umožňují přehlednější a racionálnější agendu s možností využití výpočetní techniky.

Metodický pokyn ŘSD ČR – Technické a kvalitativní podmínky staveb pozemních komunikací Praxe • Stavební deník vedený na stavbách PK 1. Zhotovitel musí vést stavební deník ode dne předání Staveniště. 2. Vedení stavebního deníku se skončí dnem, kdy se odstraní stavební vady a nedodělky a bylo vydáno Potvrzení o převzetí díla. 3. Do stavebního deníku se zapisují všechny důležité okolnosti týkající se Stavby, nutné pro posouzení prací stavebním úřadem a ostatními orgány státní správy. (Jedná se zejména o údaje časového postupu prací, záznam a zdůvodnění odchylek od dokumentace ověřené stavebním úřadem a podmínek rozhodnutí ostatních orgánů státní správy, provedení zkoušek, pokyny k zahájení prací, okolnosti při provádění prací apod. )

Metodický pokyn ŘSD ČR – Technické a kvalitativní podmínky staveb pozemních komunikací Praxe 4. Záznamy do stavebního deníku jsou oprávněni provádět zejména Objednatel/Správce stavby, stavbyvedoucí, osoba provádějící kontrolní prohlídku podle stavebního zákona a zákona o pozemních komunikacích, osoba vykonávající Stavební dozor, osoba vykonávající Autorský dozor a další osoby uvedené ve stavebním zákoně. 5. Záznamy musí být čitelné a v českém jazyce. 6. Správce stavby a Objednatel sleduje obsah stavebního deníku a k záznamům v něm uvedeným připojuje svá stanoviska 7. Stavební deník pro každý stavební objekt musí být během pracovní doby trvale přístupný.

Metodický pokyn ŘSD ČR – Technické a kvalitativní podmínky staveb pozemních komunikací Praxe 8. Pokud Smlouva nestanovuje jinak, požaduje se následující forma stavebního deníku: Ø Deník se skládá z úvodních listů, denních záznamů a příloh, Ø úvodní listy obsahují identifikační údaje podle vyhlášky č. 499/2006 Sb. , Příloha č. 9, Ø denní záznamy se píší do knihy s očíslovanými listy jednak pevnými, a dále perforovanými pro dva od-dělitelné průpisy. Deník může být veden i na volných listech s průpisy nebo kopiemi, očíslovanými a datovanými shodně s originálem. Zápisy do stavebního deníku provádí pouze osoby k tomu oprávněné. K zápisu připojí jeho autor vždy svůj podpis a datum u osoby vykonávající vybrané činnosti ve výstavbě otisk svého razítka. Na každé stránce SD musí být uvedena Stavba a číslo stavebního Objektu. Mezi Objednatelem/Správcem stavby a Zhotovitelem se pro každý jednotlivý stavební Objekt vede výhradně jeden SD.

Metodický pokyn ŘSD ČR – Technické a kvalitativní podmínky staveb pozemních komunikací Praxe 9. Ke stavebnímu deníku se připojí jako přílohy všechny důležité listiny, (protokoly, záznamy o odběrech vzorků, záznamy o zkouškách a měřeních, rozhodnutí Objednatele, Správce stavby apod. ) a výkresy doplňující jeho obsah, pokud nejsou součástí jiné dokumentace. 10. Na situace, které vzniknou na Stavbě musí být vždy reagováno písemně. 11. Je-li na Stavbě vykonáván stálý Stavební dozor, je Zhotovitel povinen předložit mu denní záznam nejpozději následující pracovní den. 12. V případě občasného Stavebního dozoru předá Zhotovitel osobně nebo zašle doporučeně průpisy jednou za týden. 13. Jednoduchý záznam musí být veden v rozsahu a časových intervalech tak, aby zachycoval reálný průběh výstavby.