Projektov management zen projekt udritelnost a vytovn teorie

Projektový management Řízení projektů, udržitelnost a vyúčtování (teorie + praxe) Ing. Lukáš Tryml G-PROJECT, s. r. o. 20. března 2008 Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 1

Modul: 10 c – PM n Realizace v rámci projektu n n Žadatel n n Místní akční skupina Hlubocko - Lišovsko o. p. s. Operační program n n Vývoj nových modulů dalšího profesního vzdělávání regionálních manažerů Operační program Rozvoj lidských zdrojů E-learning n www. mashl. cz (přístup do kurzu) Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky.

Obsah prezentace n n n Projektový management Vymezení základních pojmů Vývojový cyklus projektu Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 3

Projektový management n souhrn aktivit spočívajících v: n n plánování organizování řízení kontrole Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 4

Projektový management n odlišnosti projektového managementu (od operativního řízení) n n dočasnost po dosažení cíle projekt končí přidělení zdrojů na projekt u operativního řízení jsou nastaveny nové cíle a práce pokračuje Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 5

Výhody projektového managementu n Pondělí Pátek n n n ke všem aktivitám, které jsou součástí projektu, je přiřazena odpovědnost konkrétního člena projektového týmu je jasně identifikovaný časový a nákladový rámec realizace zdroje jsou přiděleny na dobu trvání projektu a poté jsou uvolněny pro jiné projekty nebo spotřebovány jsou vytvořeny podmínky pro sledování skutečného průběhu proti plánu a je možno definovat odchylky oproti plánu Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 6

Nevýhody projektového managementu n n specifické požadavky zákazníka, které se mohou projevit až v průběhu realizace projektu organizační změny ve společnosti, které nastávají v průběhu projektu rizika projektu a obtížně předvídatelné vnější vlivy plánování a oceňování před vlastní realizací Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 7

Projektový management n n základním a nejdůležitějším prvkem projektového managementu je projekt n n n je řízeným procesem, který má svůj začátek a konec a přesná pravidla řízení a regulace je jakýkoliv jedinečný sled aktivit a úkolů má specifický cíl, který má být realizací splněn má definovaný začátek a konec má stanovené zdroje pro jeho realizaci je jedinečný, nikdy se neopakuje Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 8

Vymezení základních pojmů n datum zahájení projektu n n datum zahájení fyzické realizace projektu n n datum, kdy bude podána závěrečná zpráva s žádostí o platbu datum ukončení fyzické realizace projektu n n datum realizace fyzických prací či den, kdy bude uskutečněna první závazná objednávka datum ukončení projektu n n datum zahájení přípravy projektu (např. datum, ke kterému byl zpracován první dokument, např. projektová dokumentace, studie proveditelnosti apod. ) den, kdy jsou uzavřeny všechny aktivity projektu datum finančního ukončení projektu n den, kdy budou všechny finanční prostředky doručeny na účet příjemce Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 9

Vývojový cyklus projektu 1. Příprava a tvorba projektu 2. Realizace projektu 3. Udržitelnost projektu Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 10

1. Příprava a tvorba projektu a) b) c) d) e) f) Příprava obsahu a náplně Vyplnění žádosti o poskytnutí dotace a doložení všech povinných příloh Podání projektu Hodnocení žádosti Rozhodnutí o poskytnutí / neposkytnutí dotace Podpis smlouvy s poskytovatelem dotace Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 11

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu a náplně n n n n popis a zaměření cíle definice problému (potřeby) realizátor projektu lokalizace cílové skupiny horizontální témata partneři n n n n výběrová řízení harmonogram etapy projektu projektový tým (organizační zajištění) rozpočet zdroje financování rizika projektu Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 12

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Cíle projektu n n n slovní popis účelu, jehož má být dosaženo prostřednictvím realizace projektu cíle by měly být n konkrétní n měřitelné n dosažitelné n časově ohraničené cíle n jeden hlavní (globální), ostatní vedlejší (specifické) n hlavní cíl by měl shrnovat nejdůležitější informace, neměl by obsahovat podrobnosti ani technické detaily Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 13

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Příklad cílů projektu n n globální cíl n zvýšit využití potenciálu území posílením infrastrukturní vybavenosti pro cestovní ruch specifické cíle n posílit vzájemnou provázanost atraktivit cestovního ruchu a jejich dostupnost n rozšířit nabídku možností pro trávení volného času a dovolené n posílit konkurenceschopnost nabídky ubytovacích a stravovacích kapacit a doplňkových služeb po celý rok, zejména pak v období zimní sezóny n zvýšit kvalitu a úroveň poskytovaných ubytovacích, stravovacích a doplňkových služeb Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 14

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Příklady definice problému (potřebnosti projektu) n n Projekt řeší problém nedostatečné návštěvnosti Jihočeského kraje v mimosezónním období (zejména jaro a podzim), jež vyplývá z analýzy trhu a poptávky. To je významně způsobeno nedostatečnou nabídkou aktivit cestovního ruchu v tomto období a jejich nízkou propagací. Na tento nedostatek reaguje právě projekt Podpora rybářských tradic v regionu Hlubocko - Lišovsko, jež řeší propagaci významné jihočeské turistické atraktivity - jihočeských rybníků a jejich tradičních jarních a podzimních výlovů. Projekt řeší problém zastarávajícího hotelu, kterému hrozí odliv klientů. Hotel je významnou základnou cestovního ruchu v oblasti. Bez hotelu Zvíkov by byla návštěvnost oblasti Orlické přehrady výrazně nižší. Nutnost realizace projektu je patrná také z analýzy poptávky, z níž vyplývá nedostatečná infrastrukturní vybavenost v turistickém regionu Jižní Čechy. Zejména okres Písek trpí velkým nedostatkem ubytovacích zařízení vyššího standardu. Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 15

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Lokalizace projektu n n místo realizace projektu x sídlo žadatele možné místo realizace projektu je stanoveno podmínkami daného OP (např. u OP Praha Adaptabilita => Praha) Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 16

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu Příklad cílových skupin Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 17

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Horizontální témata n průřezové oblasti, které se prolínají všemi tématickými a regionálními operačními programy n rovné příležitosti n udržitelný rozvoj n (informační společnost u ROP) Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 18

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Partneři n n n kdo bude partnerem, je záležitostí každého subjektu partner by měl být zapojen do všech fází projektu (přípravné, realizační, při udržitelnosti) partnerství by mělo být stvrzeno písemně n smlouva o partnerství – partner se podílí finančně n prohlášení o partnerství, partnerská dohoda Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 19

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Výběrová řízení n n vždy je nutné se držet n zákonem č. 137/2006 Sb. , o veřejných zakázkách n pravidly daného operačního programu obecná pravidla pro výběrová řízení n stanovení výběrové komise n sestavení hodnotících kritérií včetně váhy n oslovení minimálně 3 dodavatelů n hodnocení nabídek n vyrozumění dodavatelů n sepsání objednávky / smlouvy n dodržování zásad transparentnosti, rovného zacházení, zákazu diskriminace Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 20

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Harmonogram n představuje časový rozpis projektu a měl by zachycovat n milníky a důležité termíny n údaje o předpokládané délce trvání jednotlivých úseků práce n případně další informace (např. vazbu na rozpočet) Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 21

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu Ukázka harmonogramu Pozn. : Křížkem jsou označené platby. Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 22

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Etapy projektu n n etapizace = rozdělení projektu do několika etap (samostatných, logických, kontrolovatelných celků) v rámci každé etapy jsou definovány n činnosti n náklady v případě malého projektu není etapizace nutná podmínky etapizace projektu vyplývají z podmínek konkrétního operačního programu Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 23

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Projektový tým n n sestaven dočasně pro daný projekt každý člen týmu má přidělený čas, který bude na projektu trávit pro obsazení jednotlivých rolí projektového týmu bývá rozhodující zejména odbornost manažer projektu n klíčová osoba n koordinace, dohled a zodpovědnost za aktivity projektu Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 24

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu Příklad organizačního zajištění projektu Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 25

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 26

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Rozpočet a financování projektu n n veškeré náklady projektu n mzdové n režijní n dodávky n služby n stavební práce n. . . uznatelné (způsobilé) / neuznatelné (nezpůsobilé) náklady z hlediska daného OP časová způsobilost výdajů je stanovena podmínkami OP změny v rozpočtu n procento možné změny stanoveno OP Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 27

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Zdroje (před)financování n n n vlastní dary sponzorské dary dotace úvěry, půjčky při financování projektu z dotace, je nutné zjistit si zejména n výši dotace, kterou můžu získat n zohlednit pravidlo de minimis (podpora malého rozsahu) Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 28

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu n Rizika n n externí rizika n např. státní regulace, přírodní katastrofy, změna podmínek financování, selhání subdodávek, tržní rizika (nezájem veřejnosti o poskytované služby, silnější konkurence), inflace, daňové změny, legislativní rizika interní rizika n např. manažerské potíže, časové prodlevy, překročení nákladů, potíže s cash flow atd. Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 29

1. Příprava projektu a) Příprava obsahu Příklad matice rizik Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 30

1. Příprava projektu b) Vyplnění žádosti o poskytnutí dotace a doložení všech povinných příloh n n n n n žádost v elektronické podobě (EZOP, ELZA, Benefit, E-Account) - ukázka doklad o právní subjektivitě - ukázka doklady k finančnímu zdraví prokázání vlastnických vztahů vliv projektu na ŽP projektová dokumentace rozpočet územní rozhodnutí studie proveditelnosti - ukázka atd. Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 31

1. Příprava projektu c) Podání projektu n n u příslušného poskytovatele dotace do předem určeného data (ROP) x průběžná výzva (OP Přeshraniční spolupráce) Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 32

1. Příprava projektu d) Hodnocení žádosti n obvykle 2 stupně n n hodnocení formálních náležitostí (úplnost a správnost projektové žádosti a příloh) a hodnocení přijatelnosti (soulad s legislativou, se zaměřením oblastí podpory atd. ) bodové hodnocení dle předem stanovených kritérií Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 33

1. Příprava projektu e) Rozhodnutí o poskytnutí / neposkytnutí dotace n n n úspěšným i neúspěšným žadatelům je zaslán doporučený dopis v dopisu je stanovena lhůta pro předložení zbylých povinných příloh návrh smlouvy je posílán obvykle e-mailem, žadatel se ke smlouvě může vyjádřit (lhůta cca 5 dní, záleží na OP) Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 34

1. Příprava projektu f) Podpis smlouvy s poskytovatelem dotace n obvyklý obsah smlouvy n n n výše přiznané dotace procento spolufinancování z národních zdrojů a zdrojů EU harmonogram a termíny rozpočet monitorovací indikátory Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 35

1. Příprava projektu f) Podpis smlouvy s poskytovatelem dotace Příklad monitorovacích indikátorů ROP NUTS II JZ, oblast 3. 1 Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 36

2. Realizace projektu a) b) c) d) e) Fyzická realizace Administrace projektu Účetnictví projektu Kontrola poskytovatelem dotace Vyúčtování Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 37

2. Realizace projektu a) Fyzická realizace projektu n příjemce dotace je zejména povinen: n n n postupovat tak, jak uvedl v žádosti, tzn. postupovat dle definovaného plánu, změny pouze v odůvodněných případech a se souhlasem poskytovatele (změny nahlásit emailem) zahájit fyzickou realizaci projektu nejpozději do 6 měsíců od podpisu smlouvy plně a prokazatelně splnit účel projektu, na který mu bude poskytnuta dotace, a to po dobu udržitelnosti projektu do 1 roku od ukončení fyzické realizace vytvořit a zachovat nově vytvořená pracovní místa po dobu udržitelnosti projektu (ostatní msta mohou být rušena) naplnit a uchovat monitorovací ukazatele po dobu udržitelnosti projektu prosazovat princip rovných příležitostí a dbát na ochranu ŽP Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 38

2. Realizace projektu b) Administrace projektu n základní oblasti administrace n n n n sledování harmonogramu zajištění potřebných vstupů a podmínek pro vznik pracovněprávních vztahů finanční řízení projektu dle schváleného rozpočtu komunikace příjemce finančních prostředků s poskytovatelem dotace zajištění podkladů pro transparentní vedení účetnictví projektu zajištění publicity projektu monitoring projektu – zpracování monitorovacích zpráv Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 39

2. Realizace projektu b) Administrace projektu n typy monitorovacích zpráv n n n průběžná monitorovací zpráva – cca 1 x za 3 měsíce etapová monitorovací zpráva závěrečná monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu – cca 1 x za rok po dobu udržitelnosti termíny překládání monitorovacích zpráv jsou uvedeny ve smlouvě Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 40

2. Realizace projektu c) Účetnictví projektu n n n oddělená účetní evidence dle zákona č. 563/1991 Sb. , o účetnictví nebo dle zákona č. 586/1992 Sb. , o daních z příjmu v případě, že se k projektu vztahuje jen část faktury, je nutno podíl vyznačit veškeré platby nad 5 000 Kč musí jít přes účet zřízený projekt příjemci podpory jsou povinni uchovávat veškeré doklady na jednom místě po dobu min. 10 ti let povinnost provést audit projektu n n n v případě projektu nad 30 mil. Kč, je příjemce povinen provést účetní audit projektu v případě projektu nad 200 mil. Kč, je příjemce povinen provést komplexní audit projektu výdaje na audit jsou způsobilé Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 41

2. Realizace projektu d) Publicita projektu n n n příjemci dotace jsou povinni dodržovat pravidla povinné publicity – informovat cílové skupiny a širokou veřejnost o tom, že daný projekt je spolufinancován z EU např. pamětní deska, loga na tiskových materiálech, na internetových stránkách, . . . ukázka Pravidel publicity ROP Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 42

2. Realizace projektu d) Kontrola poskytovatelem dotace n druhy kontroly z časového hlediska n EX-ANTE (předběžná) n před schválením projektu n cílem je na místě realizace ověřit věcnou správnost údajů uvedených v žádosti a předejít případným problémům při implementaci projektu n INTERIM (průběžná) n prováděna v průběhu realizace projektu n cílem je zejména: n ověřit postup realizace projektu a případně navrhnout nápravná opatření n ověřit, zda příjemce plní podmínky, které jsou stanoveny ve smlouvě n ověřit, zda příjemce neporušuje pravidla OP n apod. n EX-POST (následná) n po ukončení realizace projektu n cílem je: n zjistit, zda došlo k naplnění stanovených cílů, n zjistit, zda příjemce dodržuje závazky týkající se udržitelnosti projektu n je kontrolováno vedení účetních dokladů a dalších podmínek stanovených ve smlouvě Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 43

2. Realizace projektu d) Kontrola poskytovatelem dotace n druhy kontroly dle charakteru a zaměření n n administrativní n při předložení podkladů žadatelem n při oznámení o změně n v průběžných zprávách a závěrečné zprávě fyzická n kontrola na místě n porovnání skutečného stavu se stavem deklarovaným + také kontrola dokladů n o kontrole je informováno předem cca 2 dny (dle OP) telefonicky či e-mailem Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 44

2. Realizace projektu d) Kontrola poskytovatelem dotace n příjemce dotace je povinen umožnit přístup n n na místo realizace k počítačovým systémům a elektronickým souborům k veškeré dokumentaci týkající se projektu příjemce grantu má právo n n být informován o kontrole předem požadovat po kontrole předložení oprávnění ke kontrole požadovat na kontrole předání zprávy o kontrole požadovat na kontrole potvrzení o případném převzetí dokladů Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 45

2. Realizace projektu e) Vyúčtování n vyúčtování – závěrečná zpráva (případně etapová zpráva), žádost o platbu + doklady o zaplacení (faktury a výpisy z účtu) Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 46

2. Realizace projektu n POZOR! n n Projekt nemá vyhráno po přidělení dotace! Projekt nekončí po kolaudaci či vyúčtování! Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 47

3. Udržitelnost projektu n n n doba udržitelnosti stanovená poskytovatelem dotace příjemce dotace musí postupovat tak, jak uvedl v žádosti, změny pouze v odůvodněných případech a se souhlasem poskytovatele kontrola poskytovatelem dotace Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 48

Shrnutí 1. Příprava a tvorba projektu a) Příprava obsahu a náplně b) Vyplnění žádosti o poskytnutí dotace a doložení všech povinných příloh c) Podání projektu d) Hodnocení žádosti e) Rozhodnutí o poskytnutí / neposkytnutí dotace f) Podpis smlouvy s poskytovatelem dotace 2. Realizace projektu 3. Udržitelnost projektu a) Fyzická realizace b) Administrace projektu c) Účetnictví projektu d) Kontrola poskytovatelem dotace e) Vyúčtování Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 49

Děkuji za pozornost. Ing. Lukáš Tryml tryml@g-project. cz Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a Státním rozpočtem České republiky. 50