Projektmenedzsment Projektelemzs tervezs A projekt ksztsnek logikai lpsei

Projektmenedzsment Projektelemzés, - tervezés

A projekt készítésének logikai lépései 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. A projekt hátterének és általános céljának vázlatos ismertetése A projekt megvitatása és indoklása a szervezeten belül és mindazokkal, akiknek a projekthez érdeke fűződik A projekthez kapcsolódó politikákat tartalmazó legfontosabb dokumentumok meghatározása (nemzeti / EU rendeletek és programok) A projekt konkrét céljainak és eredményeinek meghatározása A projekt kimenetének, bemenetének és előfeltevéseinek meghatározása Előzetes projektismertetés készítése A projekt költségeinek és forrásainak előzetes becslése Kapcsolatfelvétel a potenciális támogatókkal

A PCM modellje

A projekttervezési módszerek • SWOT elemzés – Az ötletek közötti választást, a célok meghatározását segíti • Problémafa – Célfa elemzés • Érintettek elemzése (Stakeholder analízis) – – – Személyek és személyek csoportjai amelyeket ÉRINT akiknek ÉRDEKÉT SZOLGÁLJA a megvalósuló projekt Kulcstényező a kommunikáció! – – – A projektjavaslat világos, logikus és strukturált lesz Az érintettek bevonása a készítés folyamatába Alternatívák elemzését teszi lehetővé Az ötletet és a megvalósítás eszközeit illeszti A kockázatok elemzését lehetővé teszi • Logikai keretmátrix (Logframe) módszer

SWOT elemzés • A SWOT négy kategóriája: – Erősségek (Strengths) - Belső tényezők, + • Pozitív tényezők, amelyek jól működnek, és befolyásolhatók. – Gyengeségek (Weaknesses) - Belső tényezők, • Negatív tényezők, amelyek nem jól működnek, de befolyásolhatók a helyzet javítása érdekében. – Lehetőségek (Opportunities) - Külső tényezők, + • Olyan kedvező adottságok, amelyek nem befolyásolhatók, de rájuk építve kihasználhatók az erősségek. – Veszélyek (Threats) - Külső tényezők, • Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyek nem befolyásolhatók és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot jelenthetnek.

A SWOT logikája Helyzetvizsgálat Erősségek (Strengths) Lehetőségek (Opportunities) Gyengeségek (Weaknesses) Veszélyek (Threats) Prognózisok a külső feltételekről (gazdasági, technológiai, társadalmi, politikai, kulturális stb. Projekt cél

SWOT ERŐSSÉGEK LEHETŐSÉGEK GYENGESÉGEK VESZÉLYEK

1. példa ERŐSSÉGEK Gyártási tapasztalat Új, mindenféle normának megfelelő saját üzemépület Kiépült infrastruktúra Hulladékhasznosítás Tartós beszállítói kapcsolat GYENGESÉGEK Kapacitás a maximumnál Elavult géppark Szűkös dolgozói létszám Alacsony szintű közvetlen piaci kapcsolat Egységes vezetés Kedvező konjunktúra Bővülő keresleti tendencia Átlag feletti munkanélküliség M 5 autópálya melletiség LEHETŐSÉGEK Lakóövezeti környezet Több hasonló típusú vállalkozás a környéken Magas munkanélküliség VESZÉLYEK

Logikai keretmátrix. Logical Framework Approach • Két szakaszból áll: – Problémaelemzés • a problémák megfogalmazása, ok-okozati összefüggések meghatározása, problémafa készítése – Célkitűzés- elemzés • célkitűzések meghatározása a beazonosított problémák alapján; eszköz-eredmény összefüggések meghatározása; célkitűzéscsoportok azonosítása és a projektstratégia meghatározása

Problémaelemzés • Azonosítás – SWOT-ból – VAGY Ötletroham • Ok-okozati összefüggések feltárása – Probléma-hierarchia – Kiinduló probléma? – „Ok-okozat” algoritmus – Kapcsolatok felrajzolása • Végeredmény: Probléma-fa

Célelemzés • „Transzformált” problémafa = célfa – Ok-okozatból - eszköz-cél lesz • A logika igazolása • A fa átalakítása a logikai keretmátrixba: – szintek számának csökkentése, – kapcsolódó célok csoportosítása, – erőforrás-elemzés.

Érintettek elemzése (Stakeholder analízis) A projekt által érintettek azonosítása és elemzése (stakeholder analízis) előnyt élvezők >> hátrányt szenvedők partnerségi kör kompenzáció projekt megvalósítás

Érintett (stakeholder) Azon szervezetek, személyek – akik közvetve befolyásolhatják a projekt megvalósítását, – akik közvetlenül érdekeltek a célok elérésében, – akik döntöttek a beavatkozásról és finanszírozzák azt, – akik részt vesznek a projektben, – a közszférában dolgozó érintett végrehajtók, – a projekt végső kedvezményezettjei – a célcsoport (pl. az érintett lakosság, stb. )

Az érintettek kezelése

Érintettek elemzésének lépései 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Az érintettek azonosítása Információgyűjtés az érintettekről Az érintettek céljainak azonosítása Az érintettek erős és gyenge pontjainak elemzése Az érintettek stratégiájának meghatározása Az érintettek viselkedésének elemzése Az érintettek rangsorolása Cselekvési terv kidolgozása

Logikai keretmátrix • A módszer előzménye a problémafa-célfa analízis • A módszer két elemből áll: – a projekt átgondolása: a probléma okaira való koncentrálást szolgálja az elemzési fázis, – az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa, ahol a projektötletből részletes projektterv lesz, elkészül a logikai keret-mátrix felépítése (logframe matrix)

• • • Az LKM felépítésében négy oszlopot és négy sort tartalmazó mátrix. Az első oszlop a projekt (beavatkozásainak) magyarázó leírása mind a négy hierarchia szinten. A kitöltés sorrendje (fentről-lefelé haladva) a következő: 1. Az átfogó célok a projekt hosszú távú hatásait mutatják be az érintettekre vonatkozóan. Ezeket a célokat a projekt önmagában gyakran nem tudja elérni, elérésükhöz szükség van további projektek megvalósítására is. 2. A projekt cél az a konkrét cél, amit a projekt megvalósításával közvetlenül el kívánunk érni. 3. Az eredmények a projekt keretében végrehajtott tevékenységek „termékei”, a projekt megvalósítása után rövid távon létrejönnek. (Az eredményeket be kell sorszámozni. ) 4. A tevékenységek azok a lépések, amelyeket az eredmények elérése érdekében meg kell tenni. (A tevékenységeknek kapcsolódni kell az eredmények sorszámához: pl. 1. 1. , 1. 2. stb).

• A negyedik oszlopban a feltételek / kockázatok értékelése szerepel. • Egy projekt sikere nemcsak a projekt beavatkozásain múlik, hanem külső tényezőkön, illetve olyan konkrét feltételezéseken is, amelyek kívül esnek a projekt hatáskörén. • A külső tényezők célszerűen ötletbörze révén határozhatóak. A projekt beavatkozásokon túl a sikerhez szükséges külső tényezők az alattuk lévő sorban találhatóak, így a feltételezések és kockázatok oszlop egy szinttel lentebb kezdődik, mint a másik három oszlop.

A feltételek feltárásában alulról felfelé haladunk, mégpedig olyan logika mentén, hogy minden szinten azt keressük, hogy az adott szinten elért eredmények, hatások mellett a következő szint céljának teljesüléséhez mire van még szükség. 1. Ha az előfeltételek teljesülnek, akkor elkezdődhet a tevékenységek megvalósítása. 2. Ha a tevékenységek megvalósultak és az ezen a szinten lévő feltételezések igaznak bizonyulnak, akkor létrejönnek az eredmények. 3. Ha ezek az eredmények és ezen szint feltételei teljesültek, akkor elérjük a projekt célt. 4. Ha a projekt cél megvalósult és a szinthez tartozó feltétezések teljesülnek, akkor a projekt hozzájárul az általános célok eléréséhez.

A feltételezések szerkezete Átfogó cél Projekt cél Eredmények Tevékenységek + + + FELTÉTELEZÉSEK ELŐFELTÉTELEK

A feltételezések logikája A pr. szempontjából fontos a feltételezés? IGEN Teljesülni fog? NEM Majdnem biztosan IGEN Ne vegyük be a LKM-ba! Valószínűleg IGEN Vegyük be a LKM-ba! Valószínűleg NEM Át tudjuk-e tervezni a pr-et úgy, hogy ez ne legyen feltétel? IGEN Tervezzük át a pr-et, adjunk hozzá további tevékenységeket szükség szerint! NEM Gyilkos tényező, a pr. valószínűleg megvalósíthatatlan

• A második oszlopba objektíven ellenőrizhető mutatók (indikátorok) kerülnek, amelyek megmutatják, hogy a mátrix egyes szintjein elhelyezkedő eredmények és célok hogyan mérhetők. • Az indikátorok olyan objektíven mérhető jelzőszámok és specifikációk, melyek az eredmények mennyiségi (db, fő, m, m 2, m 3, tonna, Ft, %. . . ), minőségi (kategória, szint, célcsoportra, funkcióra, kompetenciára, helyre, témára utaló jelző), vagy időbeni (állandó, időszakos, . . . évi) meghatározását adják. • A legalsó sorban kerülnek feltüntetésre az eszközök, erőforrások. Az erőforrások közé a tervezett tevékenységek elvégzéséhez és a projekt irányításához szükséges emberi, anyagi és pénzügyi erőforrások tartoznak.

• A harmadik oszlopba az ellenőrzési eszközök kerülnek. • Itt írjuk le, hogy az objektívan mérhető indikátorokhoz szükséges adatok, információk honnan szerezhetők be, hol találhatók. • Az ellenőrzési eszközök révén a mutatókat illetve mérőszámokat rögzítik, és a projekt-menedzsment illetve az értékelést végrehajtó személyek rendelkezésére bocsátják. • Meg kell határozni egyrészt a formát, másrészt azt, hogy kinek kell információkat biztosítania, harmadrészt pedig azt, hogy milyen rendszerességgel kell biztosítani azokat.

A beavatkozási logika Kis- és középvállalkozások műszaki-technológiai fejlesztése Kedvező piaci részesedés Objektíven Igazolható Indikátorok Az ellenőrzés információforrása Feltételezések Korszerű technológiát alkalmazók száma 2 %kal nő a régióban Területi KKV statisztikai adatok A vállalkozás piaci részesedése 5%-kal növekszik Gazdaságstatisztikai adatok Viszonylag stabil makrogazdasági és jogi piac-szabályozási környezet Változatlan Környezetvédelmi, Eü-i és munkavédelmi előírások Sikeres közbeszerzési eljárás, Modern technológiát képviselő gyártósor 1500 db/nap kifogástalan termék kibocsátás Jól képzett 15 munkás 15 fő szakvégzettséggel Korszerűraktár 1500 m 2 raktár Fizikai lemérés Szakmunkás bizonyítvány Használatbavételi engedély Szerelőcsarnok átalakítás, gépsor beszerzés és üzembe -helyezés 4 db gépbeszerzés Saját forrás 15% 15000óra Segédmunka Bankhitel 35% Raktárépítés 110 óra projektmenedzser munka 6000 m 3 betonozás. . stb Kiszolgáló infrastruktúra kész Pályázati forrás 50% Műszaki kiviteli terv Építési engedély