Projektmenedzsment Kvetelmny modul elrsa Rszt vesz a projekt

Projektmenedzsment

Követelmény modul előírása • Részt vesz a projekt megtervezésében • A feladatterv kialakításában közreműködik • A projektfeladatok erőforrás és időszükségletének meghatározását elvégzi • Részt vesz a kockázatelemzésben • Részt vesz a követelményelemzésben • A projekt értékelésében közreműködik 2

Vizsgakövetelmény • A vizsga két részből áll egy interaktív és egy írásbeli vizsgából • Az interaktív vizsga időtartama: 45 perc • Témája: projektirányítási rendszerek, projekt-tervezés, kockázatelemzés, erőforrás kezelés. 60 %-át adja az eredménynek, • Az írásbeli vizsga 45 perc, melyben munkajogi, vállalati és vezetés ismeretek találhatók. 40%-a az aránya. 3

Projektmenedzsment interaktív vizsga • helyes megállapítás kiválasztására irányuló rövid feladatok (16 pont) • önálló ismeretalkalmazást felmérő feladatok (20 pont) • projekttervező szoftver használatát felmérő irányított feladatok (64 pont) 4

helyes megállapítás kiválasztására irányuló rövid feladatok • összesen 8 feladat • felöleli a projektmenedzsment ismeretek teljes területét • egyértelmű válaszlehetőségek • egy vagy több helyes válasz is lehetséges • csak a tökéletes válaszra jár pont • javasolt max. megoldási idő: 7 perc 5

Teszt - hangsúlyok • • projekt és azzal kapcsolatos definíciók a vállalat szervezeti felépítése projektszereplők (érdekhordozók) a projekt dokumentációja, kommunikáció kockázatmenedzsment becslési módszerek ütemtervkészítés projekt kiegyensúlyozása 6

Példafeladat 7

Önálló ismeretalkalmazást felmérő feladatok • egy nagy feladat, vagy több kisebb • lehet a feladatlapon kidolgozandó – lehet külön fájlban (pl. : Word dokumentum) megoldandó – a formázás nem része a feladatnak – részpontszám a megoldási instrukció alapján adható – javasolt max. megoldási idő: 9 perc 8

Önálló ismeretalkalmazást felmérő feladatokhoz instukciók • • • tervezési alapelvek ütemterv alapelemei kockázatkezelés becsléstechnika dokumentáció alapelemei 9

Önálló ismeretalkalmazás dokumentáció alapelemei • • • alapító okirat feladatkijelölő dokumentum helyzetjelentés kockázatelemzés kockázati napló projektjavaslat problémanapló projektzáró jelentés találkozó napirend 10

Projekttervező szoftver használatát felmérő irányított feladatok • irányított feladatmegoldás • a feladatok zöme egymásra épül • ha az előző feladatot, amire az újabb feladat épül nem tudta megoldani, de a ráépülő feladatot igen és a megoldás értelmezhető, adható pont • részpontok adhatók a kiírás szerint, illetve egyértelmű esetben (min. 0, 5 pontig) • javasolt max. megoldási idő: 28 perc 11

Projekttervező szoftver használatát felmérő irányított feladatok • Időtervezés: naptárak használata – – – – – Feladattervezés: feladattípusok „normál” tevékenység látszattevékenység mérföldkövek Kapcsolattípusok Időtervezés: határidők ütemezési irány projekt átfutási ideje 12

Projekttervező szoftver használatát felmérő irányított feladatok – Erőforrás-tervezés: – új erőforrás felvétele (munka vagy anyag) – erőforrás módosítása (elsősorban ktg. adatok megadása) – erőforrás tevékenységhez rendelése – erőforrás-használat kiegyenlítése – Végrehajtás nyomon követése: – Nyomon követési Gannt diagram – végrehajtási adatok felvétele – hátralévő tevékenységek átütemezése 13

Projekttervező szoftver használatát felmérő irányított feladatok – Adatelemzés: – Projekt nyomtatása – egyszerű riportok készítése – projektköltség, átfutási idő, befejezési dátum, csúszások meghatározása 14

Munkajog, vállalati és vezetési ismeretek • • tesztfeladatok (24 pont) indoklásos választófeladatok (24 pont) kifejtő feladatok (16 pont) esettanulmány (pl. : munkaszerződés, felmondás, stb. ) (36 pont) 15

Irodalomjegyzék – Projektmenedzsment e-book Számalk Szakközépiskola Nívó – Eric Verzuh: Projektmenedzsment HVG könyvek 2006 – Szentirmai Róbert: Projektirányítás Microsoft Office Projekt 2007 segítségével J. O. S. 2007 – Szentirmai Róbert: Bevezetés a Microsoft Office Projekt 2003 használatába J. O. S. 2004 16

Projekt fogalma • A projekt meghatározott cél elérésére irányuló határidő, költség, erőforrás és minőség korlátokkal rendelkező tevékenység sorozat. • A projekt célja újszerű feladat elvégzése, amely egyedi terméket hoz létre. Nem ismétlődő, újszerű feladatokból áll. 17

Projekt alkotó elemei minőség idő költség Az idő, a költség és a minőség minden projektben jelen van, legfontosabb mutatói egy projektnek. 18

Idő-költség-minőség egyensúlya Jól működő projekt feltétele a három tényező egyensúlya. Bármelyik tényező változása a másik kettő megváltozását eredményezi. A projekt siker kulcsa e három tényező megvalósulása. 19

Projekt szervezeti formák 20

Funkcionális szervezet • egyértelmű hatáskör és jelentés jellemzi • szervezeten belül a munkamegosztás és hatáskörmegosztás az egyes funkciók alapján történik • egydimenziós és többvonalas szervezeti típus • előnye, hogy a specializáció által nagy termelékenység érhető el • hátránya viszont, hogy növekvő termékválasztéknál nő a koordinációs költség is

Funkcionális szervezet

Projektkoordinálás, átfedési mátrixszervezet Ebben az esetben a projekt tagjainak nem kell a saját munkahelyüket elhagyni, a mindennapi teendőik mellett végezhetik a projektbeli tevékenységeiket is. Ezt a mátrix és a funkcionális szervezeteknél is alkalmazzák, de inkább az utóbbira jellemző, mivel a funkcionális egységeknél kicsi a projektmenedzser hatásköre.

Projektkoordinálás, átfedési mátrix szervezet A felelősség megosztott, a projektvezető felel a projektért, a szervezeti egységek vezetői pedig a munkatársak irányításáért Előnyei: – felelősség megosztás, – biztonságos, – nem kell kiválni a szervezetből a tagoknak Hátrányai: – legalább 2 vezető irányít, – hatásköri konfliktusok alakulhatnak ki, 24

Projektszervezet mátrix szervezet 25

Rendelkezésre bocsátási mátrixszervezet A projekttagokat a szervezeti egységből választják ki, egyértelmű a projekt vezetőjének felelőssége és döntési jogköre, a projekttagok csak a projektvezetőjüktől kaphatnak utasításokat. A résztvevők csak a projektfeladatukon dolgoznak, így a projekt időtartama alatt az eredeti szervezeti formából, munkakörből „kiesnek”, csak a projekttel foglalkoznak.

Tiszta projekt szervezet 27

Integrált projekt szervezet A szervezet a feladatmegosztás módjában különbözik a tiszta projekttől. Itt ugyanis a projektvezető feladatát a “ki, mit, mikor” kérdések megvalósítása jelenti. A vállalat vezetője csak a projekt vezetőjét választja ki, a többi munkatárs és a munkatársak feladatának koordinálása a projektvezető feladata. 28

A projektek csoportosítása Téma vagy tartalom alapján: – Építési projektek – Termékfejlesztési projektek – Kutatási és fejlesztési projektek – IT projektek – Szervezetfejlesztési projektek – Logisztikai projektek – Marketing projektek stb. 29

A projektek csoportosítása Részvétel, illetve kezdeményező szervezet alapján – – Belső projektek Külső projektek Részlegen belüli projektek Részlegek közötti projektek Komplexitás szerint – – Egyszerű projektek Komplex, összetett projektek Programok Mega- vagy giga projektek 30

Projektmenedzsment funkció 1. projekt definiálása: célok kitűzése, keretek meghatározása, figyelembe véve az költség-idő-minőség egyensúlyát, feladatok kiosztása. Kommunikációs utak, ellenőrzési folyamatok meghatározása. Projektszabályzat elkészítése. 2. projekttervezés: becslési és tervezési módszerekkel. Munka-erőforrás-költség tervezés folyik ebben a szakaszban kockázatelemzéssel. 3. projekt irányítása: nyomon követés, kommunikáció, korrekció. 31

Projekt életciklusa 32

PCM alapelvek 33

PCM szakaszai Programozás • A programozás során elemzésekre kerül sor, feladata a társadalmigazdasági mutatók, problémák, korlátok és lehetőségek feltárására, prioritásainak meghatározása. 34

PCM szakaszai Koncepcióalkotás • Az illeszkedés (identifikáció) során kerül sor a projektötletek a koncepcióalkotás során kerül sor a projektötletek meghatározására, beazonosítására ill. a programkeretbe való beillesztésére, valamint a további tanulmányozás céljából történő elemzésére, átvilágítására. 35

PCM szakaszai Tervezés • A tervezési szakaszban részletes megvalósíthatósági tanulmányok, operatív projekttervek készülnek. A projektterv részletes kidolgozása a kedvezményezettek és az egyéb érdekcsoportok bevonásával történik. 36

PCM szakaszai Finanszírozás • A finanszírozási szakasz során a finanszírozó intézmények megvizsgálják a projektjavaslatokat és döntést hoznak arról, hogy finanszírozzák-e a projektet, vagy sem, majd pozitív döntés esetén rögzítik a finanszírozásra és végrehajtásra vonatkozó megállapodásokat. 37

PCM szakaszai Megvalósítás • Ebben a szakaszban a projekt beindítása és megvalósítása történik. Ezen a ponton válik lényegi kérdéssé projektmenedzsment minősége. 38

PCM szakaszai Értékelés • Az értékelési szakaszban a finanszírozó értékeli az eredményeket, és a levont tanulságokat felhasználják a jövőbeni projektek tervezéséhez. 39

Projekt Ciklus menedzsment (PCM) 40

Elemzési szakasz Az elemzés fő célja a résztvevők meghatározása, helyzetelemzés, problémák feltárása, célok, stratégiai irányok kitűzése. Ismerkedjünk meg az elemzési módszerekkel. 41

Elemzési szakasz Műhelymunka: A műhelymunka eredményét táblázatos formába adják meg, amelyben a munkakör-munkafeladat és kapcsolatrendszere is megtalálható. Ötletroham (brainstorming): A brainstorming célja minél több használható elképzelés összegyűjtés. 42

Elemzési szakasz Probléma-elemzés: A probléma-elemzésénél elsőként a problémák körét keressük, majd az okokozat összefüggéseit elemezzük és végül egy probléma-fa szerkezettel ábrázolhatjuk. 43

Elemzési szakasz - Problémafa 44

Elemzési szakasz - Célok meghatározása A problémafa valamely fennálló helyzet negatív aspektusait mutatja meg, míg a célok elemzése a kívánatos jövőbeni helyzet pozitív aspektusait. 45

Elemzési szakasz - SWOT-analízis 46

Elemzési szakasz - Stratégiaelemzés Az elemzési szakasz utolsó fázisa a stratégia-elemzés. A stratégia áttekinti a különböző beavatkozások megvalósíthatóságát, ami a projekt fókuszának elmozdulásával járhat. 47

A projekttervezés módszerei • a projekt ciklus menedzsment (PCM) • és a logikai keretmátrix (LFA). 48

Tervezési szakasz tevékenység fa 49

Tervezési szakasz - Logikai keretmátrix (LFA) A PCM-ben a projekttervezéshez és irányításhoz használt alapeszköz a Logikai Keret Módszertan (Logical Framework Approach - LFA), vagy Logikai Keret Mátrix (LKM). 50

Tervezési szakasz - Logikai keretmátrix (LFA) 51

Tervezési szakasz - Logikai keretmátrix (LFA) A mátrix az első oszloppal kezdődik. • Elsőként a projekt átfogó céljait határozzuk meg. Megfogalmazzuk, hogy a projekt miért fontos szélesebb körben, milyen hatásai vannak. • Ezt követi a projekt közvetlen céljának meghatározása. Célszerű, hogy egy projektnek csak egy közvetlen célja legyen, de 2 -3 célnál nem érdemes többet meghatározni. A projekttervezés legkritikusabb lépése a projektcél világos meghatározásában ill. az arra irányuló megállapodásban rejlik. • Az eredmények a projekt tevékenységének (ráfordításainak, inputjainak) termékei, amelyek a projekt megvalósítása során létrejönnek. • Az oszlop utolsó elemei a tevékenységeket és eszközöket, amelyek szükségesek az eredmények eléréséhez. Érdemes a tevékenységet sorszámmal ellátni, hogy azonosítani tudjuk a következő szinten meghatározandó eredményekkel összefüggésben. 53

Tervezési szakasz - Logikai keretmátrix (LFA) Ezután a negyedik oszlop elemit gyűjtjük össze a feltételezéseket. Majd a második oszlopban az objektíven igazolható mutatószámokat, indikátorokat tüntetjük fel. A harmadik oszlopban találhatók az indikátorok ellenőrzésének információforrásai. 54

Tervezési szakasz - Ganttdiagram 55

Tervezési szakasz - Indikátorok Az indikátorok meghatározása azért szükséges, hogy a projekt céljainak életképessége ellenőrizhető legyen, és a projekt végrehajtása során a monitoring alapjául szolgáljon. 56

Időtervezési szempontok: • Tevékenységek meghatározása, a tevékenységek képezik a projekt alapját – Altevékenységre bontása, mellyel létrejön a munkaszerkezet WBS (Work Breakdown Structure) tevékenység felbontási rendszer, – WBS szerkezet létrejöttekor definiálhatok az egyes tevékenységekhez szükséges idő és erőforrás korlátok, – Mérföldkövek kijelölése: fontos tevékenységek kijelölése, kiemelése ezzel segítve a projekt nyomon követését, a projekt során időtartamát nullával jelöljük, • Logikai kapcsolat felderítése (párhuzamosság, egymást követés), • Időtartam meghatározása, 57

WBS A WBS segítségével határozhatók meg a hatáskörök, a szabályozási folyamatok, képesek leszünk hozzárendelni a folyamatokhoz a szükséges erőforrásokat, költségeket és időtartamot. A WBS struktúra összefoglaló feladatát mérföldkőnek hívják. 58

Mérföldkő tulajdonságai • • segíti a projekt átláthatóságát, ellenőrzési pontok létrehozására ad lehetőséget, döntéshozás jelzésére is alkalmazzák, nincs időtartama, bár néha időtartammal rendelkező tevékenység is lehet mérföldkő, • nem kapcsolódik hozzá munkavégzés. • aktív mérföldkő: külső tényező gyakorol hatást a projekt folyamatára, bekövetkezésének ideje jól tervezhető. • passzív mérföldkő: a végrehajtási folyamat egy-egy jelentősebb állomására hívja fel a figyelmet. Nem társul hozzá cselekvés és erőforrás sem. 59

Időtervezés ábrázolás technikái Hisztogram 60

Hálótervezés • CPM (Critical Path Method: Kritikus út módszere) • PERT (Program Evaluation and Review Technique: Program kiértékelő és beszámoló technika) • MPM (Metra Potencial Method: Metra Potenciál módszere) 61

CPM Jellemzői: • tevékenység típusú eljárás, • határozott időtartam: megvalósulási idő meghatározott, • feladatorientált: egy háló egy feladat, • költségoptimalizálásra alkalmas, • manuálisan is könnyen kezelhető 62

Hálóterv A háló egy speciális gráf, melynek következők a tulajdonságai: • véges (egy kezdet egy vég), • irányított, • aszimmetrikus, • hurokmentes, • a tevékenységek csomópontban is összefuthatnak, illetve csomópontból is indulhatnak, • összefüggő. 63

Hálószervezési eljárás A háló szerkesztése előtt ki kell választani a hálószervezési eljárást: • tevékenységtípusú háló: nyilak jelentik a tevékenységeket, • eseménytípusú háló: események kapnak hangsúlyt, • tevékenység-csomópont felépítésű háló: nyíl csak a kapcsolatot jelenti. 64

A hálótervezés folyamata 1. • • • 2. logikai tervezés (folyamatot elemeire bontjuk és meghatározzuk a logikai kapcsolatot, szintek meghatározása: – agregált, durva hálóterv, – koordinációs, irányító háló, – operatív, finom háló. logikai kapcsolatok meghatározása, – vég-kezdet (FS: Finish-to-Start; BK a magyar szoftverben a jelölése) – kezdet-kezdet (SS: Start-to-Start, KK a magyar szoftverben a jelölése) – kezdet-vég (SF: Start-to-Finish, KB a magyar szoftverben a jelölése) – vég-vég (FF: Finish-to-Finish, BB a magyar szoftverben a jelölése) hálódiagram szerkesztés: – a feladatokat listaszerűen felsoroljuk, a következő oszlopba a logikai kapcsolatokat határozzuk meg, – hálószerkesztés főbb elvei: • elölről hátra (progresszív) tervezés, első eseménytől haladunk a célesemény felé, • hátulról visszafelé haladó tervezés (retrográd): céltól visszafele haladunk • hátra és előrehaladó tervezés: először progresszív főhálót készítünk, majd ellenőrzés retrográd módszerrel. időtervezés és elemzés – idő hozzárendelése a tevékenységekhez, – tevékenységek időtartamának (yij) meghatározása: – Legkorábbi kezdés (jelölése: ti 0, angolul: ES) – Legkorábbi befejezés (tj 0 = ti 0 + yij ; angolul: EF) – Legkésőbbi kezdés (ti 1, angolul: LS) 65 – Legkésőbbi befejezés (tj 1 = ti 1 + yij, angolul: LF)

A hálótervezés folyamata kritikus út meghatározása: legkisebb tartalékidővel rendelkező tevékenységek sorozata. Kritikus tevékenységnek nevezzük azt a tevékenységet, melynek csúszása (teljes tartalékideje) nulla. A kritikus út a leghosszabb út, a projektmenedzsernek ezen az úton lévő folyamatokat végző munkatársakra kell odafigyelnie, motiválnia. Ha a kritikus úton bármelyik folyamatban csúszás lépne fel, akkor azaz egész projekt időbeni eltolódását jelenti. 66

A hálótervezés folyamata 3 féle tartalékidőt különböztetünk meg: – teljes tartalékidő pm, az az időtartam, amelyen belül a munkafolyamat időtartamát növelni lehet anélkül, hogy azáltal változna a kritikus út. Pm = tj 1 -( ti 0 + yij) – szabad tartalékidő psz, megmutatja, hogy a tevékenység idejét mennyire lehet megnyújtani úgy, hogy az érintett és a soron követő tevékenységek legkorábbi kezdése biztosítva legyen. Psz= tj 0 -( ti 0 + yij) – független tartalékidő pf, megelőző tevékenység legkésőbbi befejeződése és a következő tevékenység legkorábbi kezdése közötti idő különbsége nagyobb, mint a tevékenység időtartama. Pf= tj 1 -( ti 1 + yij) 3. kapacitástervezés (időhöz tartozó kapacitások leírása és összegzése) 4. költségtervezés (költségigények felmérése és összegzése) 67

Mintapélda 68

Mintapélda 69

Mintapélda Kritikus út: 0 -1 -2 -3 -4 -5 -7 -8 Tevékenységek: 1 -3 -4 -6 -10 -13 -14 Idő: 34 óra 70

Mintapélda ti 0 események 0 1 2 3 4 5 6 7 8 0 0 x 5 5 1 x 10 10 15 2 x 3 2 4 18 3 x 1 2 19 4 x 1 3 5 20 5 x 10 22 6 x 5 30 7 x 4 34 8 x tj 1 0 5 15 18 19 20 25 30 34 71

Tartalékidő 72

PERT (Program kiértékelő és beszámoló technika) • • • Esemény-beállítottságú eljárás: az esemény bekövetkezésének vizsgálatát végzi, Határozatlan időtartamú: megvalósítási időt egy adott valószínűségi eloszlás függvénnyel ír le, Háromféle időt használ: – Optimista, legkedvezőbb időérték (jele: a) – Pesszimista, maximális időtartam, legkedvezőtlenebb (jele: b) – Legvalószínűbb (jele: m) – A PERT-módszerben ß-eloszlást választva, a következő képletek alapján számolunk: – Becslés várható ideje: tij= (a+4 m+b)/6 – Tevékenység idejének varianciája: v=[(b-a)/6]2 – Majd a betartási valószínűség meghatározása: z= (előre meghatározott idő- számolt)/ szórás végül standardizálni kell_ • 0<P<0, 25 nagy a kockázat, • 0, 25<P <0, 6 normális kockázat , kitűzött határidő tarható, • 0, 6<P<1 minimális kockázat, nagy biztonság 73

MPM (Metra Potencial Method: Metra Potenciál Módszer) Jellemzői: • Átlapolt, késleltetett kapcsolatokat is kezel, viszont a számításoknál mindegyiket kezd (KK) időre át kell számolni, • Négyféle időt különböztet meg: – – Kezdés - Kezdés kapcsolat (KK) Kezdés - Befejezés kapcsolat (KB) Befejezés - Befejezés kapcsolat (BB) Befejezés – Kezd (BK)

Kapcsolati idő számítása

NOA diagram

Projekt stakeholderei A stakeholder az a személy, vagy embercsoport: • aki érdekelt a projektben, • aki befolyásolja a projekt megvalósulását, • akire a projekt kihatással van. Lehetnek: • külsők pl. : vevő, beszállító, alvállalkozó, • részben belsők: menedzserek, különböző funkcionális egységek, • belsők: projekt menedzser, projekt tagok.

Projekt menedzser (PM) • Felelős a teljes projektért, a projektben végzett munkáért, a kitűzött célok eléréséért. Ennek érdekében a projektben irányítja, ellenőrzi, értékeli az egyes teamek munkáját, és rendszeresen tájékoztatja az előrehaladásról, ill. a pillanatnyi állapotról, a döntést igénylő kérdésekről a projektfelügyelőt. • A projektmenedzser az a személy, aki elsősorban a projektfolyamat kézbentartásában, a projekt team vezetésében járatos

A projekt munkacsapat (team) A projektcsapat időbeli felépítse: • alakulás • ütközés • normalizálódás • teljesítés • lezárás

Team Feladatai: • A rábízott tevékenység(ek), feladat(ok) határidőre megadott költségkereteken belül, a rendelkezésre álló erőforrások felhasználásával, az előírt minőségi elvárásoknak megfelelő végrehajtása. • Pontosan meghatározza az ő tevékenységéhez, feladatához szükséges inputokkal szembeni elvárását. • Az adott tevékenység(ek), feladat(ok) végrehajtása során felmerülő változásokról információ adása a követő tevékenység felelősének. • A tevékenység(ek), feladat(ok) végtermékének átadása. • A projekt menedzser felé beszámolás a kommunikációs tervben megfogalmazottak szerint.

Menedzsment • Projektmenedzsernek szoros kapcsolatot kell kiépíteni a menedzsmenttel. • Az elemzés során elkészült tevékenység-felelős, vagy munkakör-munkafolyamat mátrix segítségével, egyértelművé válik, hogy melyik részleg mivel foglalkozik, ki a felelős. • A menedzsment segít személyzet és teljesítménnyel kapcsolatos feladatok megoldásában. • A projektmenedzserrel folyamatosan kommunikálnak, a projektmenedzser beszámolókat készít a menedzsereknek. Részt vesz a projekt definiálásában, megtervezésében, irányításában.

Szponzor, projekt felügyelő • A megrendelő képviselője. Feladata: • tevékenység felelős mátrix elkészítésében való részvétel, • funkcionális menedzsmenttel kapcsolat tartása, • a projekt maradéktalan megvalósításáért a projekt érdekeinek megvédése, • projektmenedzserrel együtt a problémák megoldása.

Megrendelő • dönt a projekt indításáról, • költségvetéséből fedezik a projektet, • akinek a legnagyobb befolyása van a dolgok megvalósítására, pl. : vezérigazgató, ágazati igazgató, vezetői értekezlet, egy részvénytársaság operatív irányító testülete stb.

Becslés • A becslést az idő és költségek előrejelzésére használjuk, a becslés megmutatja mennyi ideig fog tartani a projekt és mennyibe fog kerülni. • A becslés pontosságának három szintje: • becslés hasra ütés alapján: nagy a tévedési százalék, funkciója, hogy eldöntsünk, érdemes-e pontosabb becslést végezni, • durva nagyságrend (rough order of magnitude – ROM): nagy szórással rendelkező becslés, módszere, hogy korábbi megvalósult projektek adataiból indul ki és ahhoz viszonyítva becsli meg az új projekt mérőszámait • részletes becslés: lentről felfelé becslésnek is nevezik, a termék részletes ismeretét feltételezi hozzárendelve az erőforrásokat.

Szakaszos becslés • Egy adott projektszakasz költség- és ütemtervét határozzák meg. Fáziskapukat (döntési pontokat) kell létrehozni, hogy értékelni tudjuk a fejlesztést. A fejlesztési ciklus elején még nagy a bizonytalanság, így lehet pontos becslést készíteni. 2 lépésből áll a szakaszos becslés: • teljes projektre nagyságrendi becsléssel az első szakaszra részletes becsléssel kezdődik, • ha az első szakasz megvalósult, akkor a következő szakasz indulásakor újrakezdődik a ciklus, így minden fáziskapunál engedélyezni kell.

Arányos becslés • A módszert fentről lefelé becslésnek is hívják, a projekt egészére becslést készítünk, majd az egyes részlegekhez (szakaszokhoz) százalékos megoszlásokat rendelünk. • Az arányos becslést a szakaszos becsléssel együtt is szokták használni, így pontosabb számítás kapható. Az arányos becslés alapja a WBS szerkezet.

Parametrikus becslés • A munkavégzés alapegységét szorozza meg egy súlyszámmal, hogy megkapja a teljes projekt egészére. A korábbi projektek eredményeiből indul ki. • Érdemes a szakaszos becsléssel együtt alkalmazni, főleg fáziskapuknál, így nagyobb pontosság érhető el.

Lentről felfelé becslés • Legpontosabb becslési technika. • Feladatonként megbecsülik az időt és költséget, majd a kapott értékeket összeadják vagy kumulálják.

Projekt egyensúly kialakítása • Projekt szintű kiegyensúlyozás – projekt újrabecslése • feladatkijelölések megváltoztatása az ütemterv tartalékidejének kihasználásával • legjobb alkalmazás – Újabb emberi erőforrások hozzárendelése a projekthez – Növeljük a termelékenységet cégen belüli szakértők alkalmazásával – Vállalaton kívüli szakértők bevonása – Teljes projekt vagy projekt jelentős részének kihelyezése: külső vállalatra bízzuk a projektet – Ütemezés tömörítése: költséges lehet – Túlóra: projekten belül dolgozó emberek munkaidejét növeljük meg, • Üzleti szintű kiegyensúlyozás • Vállalati szintű kiegyensúlyozás

Üzleti szintű kiegyensúlyozás • Termék funkciójának csökkentése: termék hatáskörének csökkentése, pl. kevesebb funkciót tud ellátni • Rögzített szakaszos ütemezés: fentről lefelé osztjuk fel arányosan a projektszakaszokat, ehhez rendeljük a befejezési időket • Gyorsított követés: párhuzamosság kialakítása a cél, ezáltal az idő csökkentése • Szakaszos teljesítés: ha a projekt egy adott szakasza már teljesített, de a teljes projekt még nem készült el a határidőre pl. házépítésnél már beköltöznek ha egy adott rész elkészült • Kétszer elvégezni! Gyorsan és helyesen: elsőre gyors, egyszerű megoldás, majd később a megfelelő termék létrehozása • Profitkövetelmények megváltoztatása: csökkenteni a profitot, haszonkulcsát

Vállalati szintű kiegyensúlyozás • • • Kihelyezés Szakaszos termékteljesítés Munka átruházása az ügyfélre Termék hatáskörének csökkentése Termelékenységi eszköz alkalmazása

Projektmenedzsment definíciója A projektmenedzsment az erőforrások szervezésével és azok irányításával foglalkozó szakterület, melynek célja, hogy az erőforrások által végzett munka eredményeként egy adott idő- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai.

Projektmendzsment területei

Projektmendzsment területei • • Integrációmenedzsment: A terület feladata a projekt különböző elemeinek összehangolása. Ennek végrehajtását a projektmenedzsment-standardok segítik. Terjedelemmenedzsment: A projekt terjedelmének menedzsmentje biztosítja, hogy a kitűzött projektcélok (és csak azok) megvalósuljanak. Azonban ennek a területnek nemcsak az eredeti cél szem előtt tartása a feladata, hanem az is, hogy a projekt végrehajtása során felmerülő új vagy megváltozó célokat azonosítsa, beépítse a projektbe, és a szükséges újratervezéseket elvégezze. Ütemezésmenedzsment: A terület feladata az eredeti ütemezés betartása, melynek során kommunikációs eszközként a projekt ütemezését használja (projektterv). Költségmenedzsment: A terület feladata a költségvetés keretein belül történő végrehajtás biztosítása, a költségtúllépés felismerése és az esetlegesen szükséges korrekciós tevékenységek végrehajtása.

Projektmendzsment területei • Minőségmenedzsment: A terület feladata, hogy biztosítsa a projekt eredményeinek az elvárt és specifikált paraméterekkel (minőséggel) történő leszállítását. • Emberierőforrás-menedzsment: Ide tartozik az emberi erőforrások képesség és rendelkezésre állás figyelembevételével történő optimális felhasználása, beleértve az erőforrások képzését és fejlesztését is. • Kommunikációmenedzsment: A terület feladata a projektben résztvevő összes érdekelt személy és szervezet megfelelő mennyiségű, minőségű és rendszerességű tájékoztatása. • Kockázatmenedzsment: Ide tartozik a minőségi és a mennyiségi kockázatelemzés, elkerülési és tartaléktervek kidolgozása. • Beszerzésmenedzsment: A terület feladata a beszállítókkal és a partnerekkel történő együttműködés és integráció szabályozása.

A változásmenedzsment lépései • • Változásmenedzsment tárgyának azonosítása Elérhető eredmények létrehozása Stakeholder értékelés Hivatalos jóváhagyás Változási kérelmek feljegyzése Változások kiértékelése Folyamatos stakeholder értékelés/módosítás Hivatalos elfogadás

Konfiguráció menedzsment A változásmenedzsment megvéd a hirtelen döntésektől és annak rossz következményeitől. Része a konfigurációmenedzsment, amely korlátozza a szabályozó dokumentumok és a projekt részeredményeinek megváltozását. Feladata, hogy a jóváhagyott változtatásokat végrehajtsák a kiírás szerint. Lépései: –Szabályozandó elem/termék azonosítása –Szabályozás szerkezetének kialakítása –Szabályozásért felelős személy kijelölése

A kockázatmenedzsment folyamatai • kockázatok azonosítása • válaszstratégia kialakítása, kockázat definiálása, valószínűség-számítás használata – valószínűség x hatás = várható érték – Pl. 50. 000 Ft berendezés elromlásának valószínűsége: 10 %, a 85. 000 Ft berendezésnek pedig 5 %. Így a várható érték: – (0, 10 x 50. 000 Ft) + (0, 05 x 85. 000 Ft) = 9. 250 Ft • tartalékok képzése • folyamatos kockázatmenedzsment

Nézzünk meg egy másik mintapéldát! (forrás: Szentirmai Donát /TTK/ Microsoft: Új OKJ vizsgafeladatok)

Nagyvállalati projektmenedzsment (EPM) • „A nagyvállalati projektmenedzsment a folyamatok, technológiák, a szervezeti struktúra és az emberek (projekttámogató iroda (PSO), projektmenedzsmentiroda(PMO) tudatos integrálását jelenti. ” (forrás: Eric Verzuh: Projektmenedzsment) • 3 szintet különböztetnek meg az EPM-en belül: • program menedzsment: korlátozott erőforrások elosztása a projektek között, kapcsolatok feltárása, projekttől független feladatok menedzselése • projektportfólió-menedzsment: összekötő kapocs a stratégiai tervezés és a költségvetés között • projektmenedzsment

Projektdokumentáció http: //hvg. hu/hvgkonyvek/projektmenedzsment. aspx

TRANSPRO – cselekvési és ütemterv Ütemezé s Azonosító Tevékenység 1. hónap T 01 Projektindítás T 01. 1 1. Előkészítés T 01. 2 2. Projektalapító dokumentum aláírása Projektmenedzser T 01. 3 3. Ütemterv pontosítása, munkaszakaszok meghatározása, személyi felelősök kijelölése Menedzsmentszervezet T 01. 4 4. Költségterv aktualizálása Menedzsmentszervezet T 02 Eszközbeszerzés 2. hónap Helyszín Felelős Megjegyzés Projektmenedzser 1. Leltárkészítés Osztályvezető 2. Eszközlista összeállítása Osztályvezető … 4. hónap T 03 Informatikai eszközök telepítése Budapes t Műszaki osztály vezetője Mérföldkő

SWOT

Alapító okirat MINTA Projekt azonosító: TRANSPRO A TRANSPRO projekt indításának alapító okirata 1. Projekt célja A projekt célja a Transport vállalat új szerviz és ügyfélszolgálati osztályának kialakítása. Az új osztály fejlesztése révén munkatársainknak biztosítani tudjuk a jobb munkakörülményeket, a hatékonyabb munkavégzés feltételeit. Kimutatásaink alapján a közeljövőben növekvő számú szervizes megrendeléseknek kell eleget tennünk. Ha továbbra is ügyfeleink megelégedésére, a cégünk által garantált színvonalon akarjuk végezni tevékenységünket, szükség van az osztály kibővítésére, technikai berendezéseink korszerűsítésére és új munkatársak felvételére. 2. Tervezett tevékenységek A szerviz és ügyfélszolgálati osztályunk jelenlegi infrastruktúrájának teljes rekonstrukciója a mellékelt „TRANSPRO” cselekvési és ütemterv szerint. 3. A projekt irányítása A projekt irányításával a vállalat vezetője Gruber Ottó projektmenedzsert bízza meg. A projektteam résztvevői a szerviz és ügyfélszolgálati osztály (SZÜO) osztályvezetője és annak helyettese. A kitűzött célok megvalósítása érdekében a munkatársak mindenben együttműködnek a projektmenedzserrel. A projekt koordinálása, az adminisztratív ügyek intézése, a projektdokumentáció vezetése Révész Gabriella megbízott projektkoordinátor feladata.

4. Döntési mechanizmus A projekt lényegét érintő kérdésekben az összes döntést a vállalat felső vezetése hozza meg. A projektmenedzser a felmerülő kérdésekben vezetői állásfoglalást kér. A tevékenységek operatív irányításával kapcsolatos kérdésekben a projektteam egyszerű szótöbbséggel dönt. Aláírásunkkal kinyilvánítjuk, hogy jelen alapító okiratban foglaltakkal – mint szándékunkkal mindenben egyezővel – egyetértünk. 5. Kommunikáció A projekt időtartama alatti tájékoztatási Kommunikációs terv szabályozza. rendszert a TRANSPRO 6. Monitoring A projekttevékenységek eredményeinek ellenőrzését, a munkaszakaszok értékelését (az átadás/átvétel eljárásait) a műszaki osztály vezetője irányítja, betartva a vállalatnál alkalmazott minőségirányítási eljárások szabályzatát. Jelen dokumentumban foglaltak tudomásul vételét a projektben érintett összes munkatárs aláírásával igazolja.

Kommunikációs terv MINTA Projekt azonosító: TRANSPRO érdek-hordozó típus érdekhord ozó személy információ komm. gyakorisága komm. csatorna vála sz szponzor Keller András (cégvezető ) Cselekvési- és ütemterv Változtatás és módosítás havonta írásos beszámoló személyes találkozó heti megrendelő Gruber Ottó (osztályvez ető) Cselekvési- és ütemterv Változtatás és módosítás Megrendelői igények, elvárások havonta írásos jelentés személyes találkozó heti (megrendelő kapcsolattartó) Deák Tamás Révész Anna Cselekvési- és ütemterv Megrendelői igények, elvárások 2 hetente írásos beszámoló személyes találkozó napi projektmenedzsment (projektcsapat) Biller Ákos Hetényi Lázár Sipos Zoltán Agárdi Péter Hovecz Éva Cselekvési- és ütemterv Változtatás és módosítás Projektkoordinációs feladatok Megrendelői igények, elvárások Problémakezelés Időszakos beszámolók, helyzetjelentések hetente menedzsment értekezlet jegyzőkönyve elektronikus levelezés telefon napi funkcionális menedzsment Marton Gábor (osztályvez ető) Boda Eszter (osztályvez ető) Varga Kinga (osztályvez ető) Cselekvési- és ütemterv Változtatás és módosítás Problémakezelés 2 hetente ill. igény szerint írásos jelentés személyes találkozó elektronikus levelezés napi

Tevékenységfelelős mátrix MINTA Projekt azonosító: TRANSPRO Érdekhordozó csoportok (stakeholderek) Funkcionál is menedzsment megrendelő kapcsolattar tó (ügyfél) V J B V J V B J V J B I V B B/J projektmenedzsment (team) szponzo r megrendelő igazgató Eszközigény felmérése, leltárkészítés, selejtezés I J V Bútorok, irodaszerek beszerzése J J V Helyiségek berendezése J B/J IT eszközök beszerzése J J Informatikai hálózat kiépítése I Logisztika megszervezése I Szerviz felszerelése (szükséges eszközök beszerzése) Személyi állomány átköltöztetése Tevékenység J B

Kockázat elemzés MINTA Projekt azonosító: TRANSPRO Kockázat azonosító száma K 01 Felelős személy Marton Gábor Körülmények A szerviz új autódiagnosztikai berendezéseinek kezeléséhez nincs megfelelően képzett munkaerő. Kiváltó esemény Az új szerviz felszerelése. Eszközbeszerzés Következmény/hatás leírása Szakképzett munkaerő biztosításáig a szerviz nem nyitható meg. Próbaüzemet nem lehet elvégezni. Valószínűség Autódiagnosztikai berendezés használhatatlanságának valószínűsége: 10% Az időbeli csúszás (berendezés használata, szerviz megnyitása) valószínűsége 40% Válaszstratégia Kapcsolatfelvétel a gyártóval. Hasonló technológiában jártas meglévő munkaerő képzése, használat betanítása. Szakképzett munkaerő felvétele. A válaszstratégia ismert költsége Képzés: 160. 000 Ft/fő ill. felvétel esetén munkabér A válaszstratégiára tartalékolt összeg 850. 000 Ft Változás a munkalebontási szerkezetben Szükséges képzések megrendelése, a képzés ütemezése, lebonyolítás időtartamának beépítése. Új munkaerő felkutatása, felvétele Kockázat azonosításának dátuma

Kockázati napló MINTA Projekt azonosító: TRANSPRO Kockázatazonosító (egyedi azonosítószám - pl. : K 01) K 01 Prioritás (milyen mértékben veszélyezteti a projektet) 2 Megtalálás dátuma február 12. WBS (ehhez kapcsolódó feladatok száma) 2. 1 Felelős személy Marton Gábor Leírás A szerviz új autódiagnosztikai berendezéseinek kezeléséhez nincs megfelelően képzett munkaerő. Stratégia (megoldás érdekében tett lépések) Megfelelő szaktudással képzése, ill. felvétele. Jelenlegi állapot Döntés előtti várakozás, költségelemzés. rendelkező munkaerő

Feladatkijelölő lap MINTA Projekt azonosító: TRANSPRO Feladat megnevezése: Informatikai hálózat kiépítése. Kijelölt személy: Agárdi Péter A feladat leírása: Az új részleg (Szerviz és Ügyfélszolgálati Osztály) informatikai hálózatának kiépítése, konfigurálása, csatlakoztatása a meglévő vállalati hálózathoz. Hálózati eszközök, internetes szolgáltatások telepítése, felhasználói paraméterek beállítása. Előfeltétel (teljesítési kritériumok): IT eszközök beszerzése Kezdés időpontja: január 12. Befejezés időpontja: február 18. Költségek:

Problémanapló MINTA A projekt azonosítója TRANSPRO Kijelölt felelős Leírás Biller Ákos Szakszerűtlen szállítás miatt több, a szervizben használt mérőműszer meghibásodott. azonosítás, kárfelmérés P-02/2 Biller Ákos Nem lehetséges minden eszköz javítása. Új eszközök beszerzése szükséges. eszközök javítása, eszközbeszerzés előkészítése P-02/2 Biller Ákos Azonosító P-02 P-03 … Azonosítás dátuma feb. 12. Állapot Új eszközök beszerzése, beszerelés

Projektek minőségirányítása

Minőségirányítás • A minőségirányítás a szervezet belső folyamatainak szabályozására vonatkozó technikák, eljárások összessége, amelyek a vevők, megrendelő azonosan magas színvonalú kiszolgálását célozzák. • A folyamatos felülvizsgálat – az úgynevezett minőségbiztosítás – szavatolja, hogy a tanúsítvánnyal rendelkező cég betartja a kidolgozott szabályokat, termékeiben és szolgáltatásaiban a vevők megbízhatnak. A minőségbiztosítás a folyamatok megfigyelése elsősorban a hibák megelőzése érdekében. • Mindenki tisztában van azzal, hogy a hibák véglegesen és tökéletesen sohasem küszöbölhetőek ki, de az ellenőrzés, értékelés és beavatkozás lehetőség a folyamatos javításra. Az ISO rendszer központi elve az úgynevezett PDCA (Plan. Do-Check-Act ciklus, amely szerint a Tervezés-Végrehajtás. Ellenőrzés-Beavatkozás a minőségirányítási rendszer körfolyamata.

Minőségirányítási rendszer A minőségirányítási rendszer a minőség szempontjából lényeges összes folyamatot és eljárást szabályozó rendszer, amely kiterjed arra is, hogy a szervezet hogyan biztosítja a termeléshez, szolgáltatások folytatásához szükséges személyi, tárgyi, pénzügyi erőforrásokat. A rendszer működésének alapja és bizonyítéka egyértelműen meghatározott dokumentációs rendszer.

A minőségirányítási rendszer részei • • • minőségpolitika: a szervezet minőségre vonatkozó, a felső vezetés által hivatalosan kinyilvánított általános elkötelezettsége és irányvonala minőségcélok: célok, tervek, programok, a min. politika „lebontása” hosszú és rövid távú programokra és elvégzendő feladatokra minőségügyi kézikönyv: a vállalat minőségügyi rendszerének alapdokumentuma, amely meghatározza a minőségügyi rendszer működését, a felelős személyek körét, azok feladatát, felelősségét és hatáskörét. minőségügyi eljárás. egy tevékenység vagy folyamat elvégzésének előírt módja, részletes szabályozása, lehet dokumentált, vagy nem dokumentált minőségügyi utasítások: (munkautasítások): a végrehajtás módjának operatív szabályozását meghatározó dokumentumok feljegyzések: dokumentumok, amely rögzíti az elért eredményeket, bizonyítja a tevékenység megtörténtét (igazolások, jegyzőkönyvek)

Projekt minőségbiztosítása • A projekt minőségbiztosítása a vonatkozó minőségi szabványok és követelmények betartását felügyeli, és éppen ezért a projekten belüli összes folyamatra és tevékenységre, a projektek teljes életciklusára ki kell, hogy terjedjen. A minőségbiztosítás elemei: • a hibák megelőzésére vonatkozó intézkedések tervezése, • az esetleges hibák feltárása, a beavatkozás (helyesbítés) tervezése és végigvezetése a, folyamatos ellenőrzés, értékelés, a részeredmények összevetése (a mérföldkövek) a tervekkel, • a tervezett projektvezetése módszerek betartásának figyelemmel kísérése, • a kommunikáció módszereinek ellenőrzése, • a dokumentálási eljárások betartásának ellenőrzése.