Projektmanagement und Monitoring Projekte systematisch und nachvollziehbar planen
Projektmanagement und Monitoring Projekte systematisch und nachvollziehbar planen, durchführen und überprüfen Dr. Olaf Lobermeier © pro. Val
Was bedeutet „Monitoring“? Unter „Monitoring“ versteht man eine kontinuierliche Überwachung des Projektfortschrittes und des Fortschrittes einzelner Maßnahmen. Bei der Überwachung helfen § der Projektstrukturplan § der Ressourcenplan § Ablaufpläne § ein Projekttagebuch
Planungsfragen und Instrumente zur Bearbeitung Frage Was muss erledigt werden? Instrumente/ Methoden Projektphase Was? Projektziele festlegen Zielsystem Konzeptionsphas e Womit? Ressourcenplan ung Ressourcenplan Konzeptions und Projektstrukturpla Umsetzungsphas n e Wann? Terminplanung Balkenplan (Gantt Diagramm) Welche? Aufgabenzerlegu Projektstrukturpla Umsetzungs und ng n Durchführungsph ase Wer? Aufgabenzuteilun Projektstrukturpla Umsetzungs und g n Durchführungsph Konzeptions und Umsetzungsphas e
Der Projektstrukturplan Leitziel Mittlerziel A Mittlerziel B Mittlerziel C Handlungsziel 1 Handlungsziel 2 Handlungsziel 3 Maßnahme 1. 1 Maßnahme 1. 2 Maßnahme 2. 1 Maßnahme 2. 2 Maßnahme 3. 1 Maßnahme 3. 2 Arbeits paket 1. 1. 1 Arbeits paket 1. 2. 1 Arbeits paket 2. 1. 1 Arbeits paket 2. 2. 1 Arbeits paket 3. 1. 1 Arbeits paket 3. 2. 1 Arbeits paket 1. 1. 2 Arbeits paket 1. 2. 2 Arbeits paket 2. 1. 2 Arbeits paket 2. 2. 2 Arbeits paket 3. 1. 2 Arbeits paket 3. 2. 2 Arbeits paket 2. 1. 3 • Nummer • Titel / Inhalt • Verant wortlicher • Ressourcen bedarf • Zeitaufwand • Erwartetes Ergebnis
Der Projektstrukturplan Ein Arbeitspaket beinhaltet auf der niedrigsten Ebene Schritte, die zu einem Ergebnis (Output) führen Ein Arbeitspaket sollte anhand folgender Merkmale näher beschrieben werden: § Nummer § Titel / Inhalt § Verantwortlicher § Ressourcenbedarf § Zeitaufwand § Erwartetes Ergebnis
Der Ressourcenplan § Relativ häufig werden Sie den Ressourcenbedarf abschätzen müssen. § Schätzen ist die Vorhersage auf der Grundlage vorhandener Informationen § Sammeln Sie hierfür eigene Erfahrungen und beziehen Sie die Erfahrungen anderer Projektleiter mit ein. § Sie sollten die Rahmenbedingungen für die Schätzung festhalten. Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, muss neu geschätzt werden.
Der Ressourcenplan Zeitaufwand pro Einzelmaßnahme Arbeitsstunden pro Einzelmaßnahme / pro Arbeitspaket Maßnahme 1: Arbeitpaket 1. 1 Arbeitspaket 1. 2 Arbeitspaket 1. 3 Arbeitspakte 1. 4 Arbeitspakte 1. 5 Maßnahme 2: Arbeitpaket 2. 1 Arbeitspaket 2. 2 Personalkosten Arbeitgeberbrutto des hauptamtlichen Personals (€/Stunde) Sachkosten Summe: Anzahl Stunden hauptamtliche pro Maßnahme x Arbeitsgeberbru tto (€) Geschäftsbedarf anteilig für diese Einzelmaßnahme (€) Anzahl der Einzelmaßn ahmen pro Jahr Anzahl der Teilnehmer pro Jahr Summe Kosten einer Einzelmaßnah me (Summe Personal + Summe Sachkosten) Kosten der Maßnahme pro Jahr insgesamt (Kosten Einzelmaßnah me x Anzahl der Einzelmaßnah men)
Der zeitliche Ablauf eines Projekts 1. Projektvorbereitung ü ü Problemlage klären Projektkontext bewerten Mögliche Kooperationspartner ermitteln Finanzierungsmöglichkeiten klären 2. Projektkonzeption ü Problem beschreiben ü Ursachen analysieren ü Ziele bestimmen ü Zielgruppe bestimmen ü Maßnahmen festlegen ü Evaluationsmaßnahmen festlegen ü Bereitschaft von möglichen Kooperationspartnern klären ü Ressourcenbedarf klären ü Kosten kalkulieren ü Zeitplanung vornehmen ü Projektantrag schreiben
Der zeitliche Ablauf eines Projekts 3. Projektumsetzung und Projektdurchführung ü Kooperationspartner, Beteiligte und Betroffene informieren und einbinden ü Räume anmieten ü Geräte beschaffen ü Personal einstellen ü Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten festlegen ü Projektarbeiten mit Evaluations und Monitoringmaßnahmen begleiten 4. Öffentlichkeitsarbeit Projektabschluss durchführen ü ü Evaluationsdaten auswerten ü Projekttagebuch auswerten ü Projektbericht schreiben ü Ergebnisse in unterschiedlicher Form präsentieren ü Projektergebnisse für Datenbanken und andere Veröffentlichungen aufbereiten
Der zeitliche Ablauf eines Projekts Ergänzung ü Als wichtige Ergänzung sollten Sie die Personen benennen, die an der jeweiligen Projektphase beteiligt werden müssen ü Ferner sollten Sie die Zeitpunkte festlegen, bis zu denen bestimmte Arbeiten erle digt sein müssen (Meilensteine)
Der zeitliche Ablauf eines Projekts Gantt-Diagramm zur Ablaufplanung § In ein Gantt Diagramm sollten auch Meilensteine aufgenommen werden. § Meilensteine definieren Zwischenetappen eines Projekts. § Es sollten ausreichend viele Meilensteine für die Gantt. Project Gantt. Html
Das Projekttagebuch Ø Während der Projektdurchführung: Hilfe für die Kontrolle und Dokumentation des Projektablaufs Ø Beim Projektabschluss: Nachvollzug des Projektablaufs Ø Einträge umfassen in der Regel folgende Informationen: § Datum des Eintrags § Zeitraum, auf den sich der Eintrag bezieht § Name des Eintragenden besondere Ereignisse § Begebenheit, z. B. : (Auslöser/Begründung, Inhalt) durchgeführte Tätigkeiten (Art, Umfang, Name des Durchführenden, Abweichungen von der Planung, Ursachen) Meetings/Sitzungen (Ort, Namen der Anwesenden, Thema bzw. Tages ordnungs punkte und Schlagworte, wichtige Entscheidungen in Stichworten, Hinweis auf eventuelles Protokoll) Kontakte (Infos über Telefonate, Faxe, Emails etc. : Namen von Sender und Empfänger, Inhalt in Stichworten) Ansprechpartner Abwesenheit, Krankheit von Mitarbeitern Mitarbeiterfluktuation § Konsequenzen für das Projekt
Haben Sie hierzu Fragen?
- Slides: 13