Projektmanagement und Monitoring Projekte systematisch und nachvollziehbar planen
Projektmanagement und Monitoring Projekte systematisch und nachvollziehbar planen, durchführen und überprüfen Dr. Olaf Lobermeier © pro. Val
Was bedeutet „Monitoring“? Unter „Monitoring“ versteht man eine kontinuierliche Überwachung des Projektfortschrittes und des Fortschrittes einzelner Maßnahmen. Bei der Überwachung helfen § der Projektstrukturplan § der Ressourcenplan § Ablaufpläne § ein Projekttagebuch
Planungsfragen und Instrumente zur Bearbeitung Frage Was muss erledigt werden? Instrumente/ Methoden Projektphase Was? Projektziele festlegen Zielsystem Konzeptionspha se Womit? Ressourcenplan Konzeptionsung Projektstrukturp und lan Umsetzungspha se Wann? Terminplanung Welche? Aufgabenzerleg Projektstrukturp Umsetzungsung lan und Durchführungs Balkenplan (Gantt. Diagramm) Konzeptionsund Umsetzungspha se
Der Projektstrukturplan Leitziel Mittlerziel A Mittlerziel B Mittlerziel C Handlungsziel 1 Handlungsziel 2 Handlungsziel 3 Maßnahme 1. 1 Maßnahme 1. 2 Maßnahme 2. 1 Maßnahme 2. 2 Maßnahme 3. 1 Maßnahme 3. 2 Arbeitspaket 1. 1. 1 Arbeitspaket 1. 2. 1 Arbeitspaket 2. 1. 1 Arbeitspaket 2. 2. 1 Arbeitspaket 3. 1. 1 Arbeitspaket 3. 2. 1 Arbeitspaket 1. 1. 2 Arbeitspaket 1. 2. 2 Arbeitspaket 2. 1. 2 Arbeitspaket 2. 2. 2 Arbeitspaket 3. 1. 2 Arbeitspaket 3. 2. 2 Arbeitspaket 2. 1. 3 • Nummer • Titel / Inhalt • Verantwortlicher • Ressourcenbedarf • Zeitaufwand • Erwartetes Ergebnis
Der Projektstrukturplan Ein Arbeitspaket beinhaltet auf der niedrigsten Ebene Schritte, die zu einem Ergebnis (Output) führen Ein Arbeitspaket sollte anhand folgender Merkmale näher beschrieben werden: § Nummer § Titel / Inhalt § Verantwortlicher § Ressourcenbedarf § Zeitaufwand § Erwartetes Ergebnis
Der Ressourcenplan § Relativ häufig werden Sie den Ressourcenbedarf abschätzen müssen. § Schätzen ist die Vorhersage auf der Grundlage vorhandener Informationen § Sammeln Sie hierfür eigene Erfahrungen und beziehen Sie die Erfahrungen anderer Projektleiter mit ein. § Sie sollten die Rahmenbedingungen für die Schätzung festhalten. Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, muss neu geschätzt werden.
Der Ressourcenplan Zeitaufwand pro Einzelmaßnahme Arbeitsstunden pro Einzelmaßnahme / pro Arbeitspaket Maßnahme 1: ----------- Arbeitpaket 1. 1 Arbeitspaket 1. 2 Arbeitspaket 1. 3 Arbeitspakte 1. 4 Arbeitspakte 1. 5 Maßnahme 2: ----------- Arbeitpaket 2. 1 Arbeitspaket 2. 2 Personalkosten Arbeitgeberbrutto des hauptamtlichen Personals (€/Stunde) Sachkosten Summe: Anzahl Stunden hauptamtliche pro Maßnahme x Arbeitsgeberbru tto (€) Geschäftsbedarf anteilig für diese Einzelmaßnahme (€) Anzahl der Einzelmaßn ahmen pro Jahr Anzahl der Teilnehmer pro Jahr Summe Kosten einer Einzelmaßnah me (Summe Personal + Summe Sachkosten) Kosten der Maßnahme pro Jahr insgesamt (Kosten Einzelmaßnah me x Anzahl der Einzelmaßnah men)
Der zeitliche Ablauf eines Projekts 1. Projektvorbereitung ü ü Problemlage klären Projektkontext bewerten Mögliche Kooperationspartner ermitteln Finanzierungsmöglichkeiten klären 2. Projektkonzeption ü Problem beschreiben ü Ursachen analysieren ü Ziele bestimmen ü Zielgruppe bestimmen ü Maßnahmen festlegen ü Evaluationsmaßnahmen festlegen ü Bereitschaft von möglichen Kooperationspartnern klären ü Ressourcenbedarf klären ü Kosten kalkulieren ü Zeitplanung vornehmen ü Projektantrag schreiben
Der zeitliche Ablauf eines Projekts 3. Projektumsetzung und Projektdurchführung ü Kooperationspartner, Beteiligte und Betroffene informieren und einbinden ü Räume anmieten ü Geräte beschaffen ü Personal einstellen ü Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten festlegen ü Projektarbeiten mit Evaluations- und Monitoringmaßnahmen begleiten 4. Öffentlichkeitsarbeit Projektabschluss durchführen ü ü Evaluationsdaten auswerten ü Projekttagebuch auswerten ü Projektbericht schreiben ü Ergebnisse in unterschiedlicher Form präsentieren ü Projektergebnisse für Datenbanken und andere Veröffentlichungen aufbereiten
Der zeitliche Ablauf eines Projekts Ergänzung ü Als wichtige Ergänzung sollten Sie die Personen benennen, die an der jeweiligen Projektphase beteiligt werden müssen ü Ferner sollten Sie die Zeitpunkte festlegen, bis zu denen bestimmte Arbeiten erle-digt sein müssen (Meilensteine)
Der zeitliche Ablauf eines Projekts Gantt-Diagramm zur Ablaufplanung § In ein Gantt-Diagramm sollten auch Meilensteine aufgenommen werden. § Meilensteine definieren Zwischenetappen eines Projekts. § Es sollten ausreichend viele Meilensteine für die Gantt. Project Gantt. Html
Das Projekttagebuch Ø Während der Projektdurchführung: Hilfe für die Kontrolle und Dokumentation des Projektablaufs Ø Beim Projektabschluss: Nachvollzug des Projektablaufs Ø Einträge umfassen in der Regel folgende Informationen: § Datum des Eintrags § Zeitraum, auf den sich der Eintrag bezieht § Name des Eintragenden besondere Ereignisse (Auslöser/Begründung, Inhalt) § - Begebenheit, z. B. : - durchgeführte Tätigkeiten (Art, Umfang, Name des Durchführenden, Abweichungen von der Planung, Ursachen) - Meetings/Sitzungen (Ort, Namen der Anwesenden, Thema bzw. Tages ordnungs punkte und Schlagworte, wichtige Entscheidungen in Stichworten, Hinweis auf eventuelles Protokoll) - Kontakte (Infos über Telefonate, Faxe, Emails etc. : Namen von Sender und Empfänger, Inhalt in Stichworten) - Ansprechpartner - Abwesenheit, Krankheit von Mitarbeitern - Mitarbeiterfluktuation § Konsequenzen für das Projekt
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