Projektmanagement Sportmanagement Zentrale Fragen Was ist ein Projekt

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Zentrale Fragen Was ist ein Projekt? Warum scheitern so viele Projekte? Projektphasen? Wie wird ein Projekt professionell und erfolgreich durchgeführt? 2

Projekt Aufgaben, die sich aufgrund einer Problemstellung ergeben, klar definiert, lösbar, einmalig zeitlich begrenzt (definiertem Anfang und Ende), von den Mitteln her (Geld, Sachmittel, Personal) begrenzt sind. 3

Ursachen für erfolglose Projekte Fehlendes Gesamtkonzept Keine klare Aufgabenstellung Keine eindeutige Aufgaben- und Kompetenzabgrenzung Kein Phasenkonzept Schlechtes Projektmanagement und –controlling Keine bzw. unzureichende Dokumentation Keine methodische Vorgehensweise Unklare Verteilung von Verantwortung Fehlende Kommunikation zwischen den Beteiligten 4

Am Projekt beteiligte Personen Projektauftraggeber Wünscht die Durchführung und erwartet ein Ergebnis Projektleiter Gesamtverantwortlich für die erfolgreiche Durchführung Lenkt das Projekt Zusammenstellung des Projektteams Kommunikation, Steuerung, Marketing Verantwortlich für die richtige Einteilung von Ressourcen (Zeit, Sachmittel, Personal) Projektmitarbeiter im Projektteam Übernahme der operativen Arbeit Projektcoach Berater des Projektleiters (Lehrer) 5

Projektphasen Projektstartprozess Projektdurchführung Projektmarketing Projektcontrolling Projektabschlussprozess Laufende Dokumentation Beauftragungsprozess Jede Projektphase wird zu einem genau festgelegten Termin und mit einem bestimmten Ergebnis abgeschlossen (=MEILENSTEIN) 6

Beauftragungsprozess Ideenentwicklung (mittels Kreativitätsmethoden wie Brainstorming, Mind-Mapping, …) Durchführbarkeitsanalyse Ist das Projektteam in der Lage das Problem zu lösen (finanzielle, zeitliche, persönliche Ressourcen, Know-How vorhanden? ) Projektwürdigkeitsanalyse Entscheidung der Bearbeitungsform (Projekt, Routinearbeit, …) Projektantrag Bisherige Entscheidungen dem Auftraggeber vorlegen Beschreibt Problemstellung, Ressourcen, Projektmitarbeiter, Ziel, Nutzen, Ist- und Sollzustand 7 Meilenstein Schriftlich formulierter Projektantrag Entscheidung über Durchführung oder Ablehnung

Projektstartprozess Projekt „Kick-Off“ Eigentlicher Projektstart mit der Genehmigung des Projektantrages Projektabgrenzung Projekt- und Leistungsplanung Aufgaben, Termine, Ressourcen, Kosten, Organisation Projekthandbuch Projektauftrag Meilenstein Erteilung des Projektauftrages 8

Projektabgrenzung Zeitlich Festlegen von Projektstart (=Genehmigung des Projektantrags) und Projektende Sachlich Genaue Beschreibung von Zielen und Nicht-Zielen des Projekts Sozial Festlegung von Projektleiter, - auftraggeber, -teammitgliedern 9 Spezifisch – konkret formuliert Messbar – es muss erkennbar sein, dass die Ziele erreicht wurden Attraktiv – es muss sich lohnen, sich für die Ziele zu engagieren Realistisch – Zielerreichung muss möglich sein Terminisiert – Zeitpunkt der Zielerreichung klar festgelegt

Projekt- und Leistungsplanung Projektstrukturplan Terminplanung Meilensteinplan Aufgabenliste und Funktionendiagramm 10

Projektstrukturplan Enthält die Struktur der im Projekt zu bewältigenden Aktivitäten Zerlegt das Projekt in überschaubare „Arbeitspakete“ Dient der aufwands- und termingerechten Abwicklung eines Projektes Dient als Basis für Terminplan Übersicht wer, was, wann zu machen hat 11

Terminplan Termine einzelner Teilaufgaben Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen Teilaufgaben Balkendiagramm 12

Meilensteinplan Zusammenfassung und Kontrolle der wichtigsten Termine und Zwischenergebnisse Meilensteine 13

Aufgabenliste Zusammenfassung und Kontrolle von Aufgaben und Terminen 14

Projekthandbuch Zentrales Instrument der Projektplanung Enthält Dokumentation über Projektstart Projektantrag, Projektauftrag Objekt- und Projektstrukturplan Terminplan, Aufgabenliste, Meilensteinplan Projektabgrenzung Projektcontrolling und –marketing Projektabschluss Laufend überarbeitet und zu Projektende fertiggestellt 15

Projektauftrag Ergebnis der Projektstartprozesses Beschreibt die wesentlichen Eckpunkte des Projekts Von Auftraggeber und Projektleiter unterschrieben Meilenstein des Projektstartprozesses 16

Projektdurchführung Durchführung der eigentlichen Projektarbeit Umsetzung der Analyse- und Planungsarbeit Laufende Kontrolle Meilenstein Fertiges Produkt 17

Projektmarketing Berichte und Präsentationen über laufende Projektarbeit an Projektauftraggeber Projektmitarbeiter Projektumwelt Aufgabe des Projektleiters 18

Projektcontrolling Kontrolle & Steuerung von Projekten Soll-Ist-Vergleich Zielerreichung Termineinhaltung Leistungs-, Termin-, Projektfortschrittscontrolling Um Verzögerungen, Fehler, Risiken und Mängel frühzeitig zu erkennen 19

Laufende Dokumentation Jede Projektphase wird laufend und detailliert dokumentiert Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte des Ergebnisses von Problemen der Tests Erstellung eines Projekthandbuches 20

Abschluss & Übergabe des fertigen Produkts und der Dokumentation an den Auftraggeber Meilenstein Übergabepräsentation 21

Vorteile professionellen Vorgehens Früherkennung von Fehlern Miteinbeziehung der Projektpartner zum richtigen Zeitpunkt Vollständige Dokumentation erleichtert Übergabe und Wechsel von Mitarbeitern Gezielte Projektsteuerung Geringe Fehlerquote Motivation aller Teammitarbeiter Genaue Aufgabenabgrenzung und Zuteilung von Verantwortung Strikte Zielorientierung Klare Planungsstruktur 22

Literatur Berger, Schubert: Projektmanagement mit System, Manz-Verlag 23