Projektmanagement Prof Dr Jrgen Polke Fachhochschule Vorarlberg 1

Projektmanagement ©Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 1

Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Projektmanagement umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 2

Projektkriterien • komplexe, neuartige, einmalige Aufgabenstellung • klare Ziele • zeitlich begrenzt (Beginn und Ende) • begrenzte Ressourcen • Teamarbeit Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 3

Typische Projektarten • F&E-Projekte • Produktentwicklungsprojekte • IT-Projekte • Organisationsprojekte • Leitbildprojekte, konzeptive Projekte, politische Projekte • Investitionsprojekte (Bauprojekte etc. ) • Machbarkeitsstudien / Vorprojekte • Großveranstaltungen Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 4

Methoden der Projektplanung und -durchführung Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 5

Typischer Projektablauf Projektstart Projektende Projektmanagement Vorprojektphase Projektauftrag Planungsphase Projektdetailpläne Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg Realisierungsphase(n) Projektziele erreicht Abschluss- Nachprojektphase Projektteam entlastet 6

Kernfragen im Projektmanagement Wie viel? Aufwandsschätzung, Kostenplan Wann? Meilensteinplan, Terminplan Wer? Projektorganisation, Personaleinsatzplan Wie? Aufgabenplanung, Projektstrukturplan Was? Situationsanalyse, Zielsetzung Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 7

Kritischer Erfolgsfaktor „Der spätere Erfolg eines Projekts wird wesentlich bereits am Beginn bestimmt. “ Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 8

Situationsanalyse • Brainstorming Diskussion im Team – Welche(n) Auslöser gibt es für das Projekt? – Wodurch ist die Ausgangssituation gekennzeichnet? – Welche Schwachstellen und Probleme bestehen derzeit? – In welchen Bereichen bestehen Entwicklungsmöglichkeiten? – Gibt es positive Aspekte der aktuellen Situation, auf denen man aufbauen kann? – Wo besteht Optimierungsbedarf? • Ursache-Wirkungs-Analyse – Welche Probleme (Wirkungen) kennzeichnen die aktuelle Situation? – Wo liegen mögliche Ursachen hierfür? Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 9

Kontextanalyse / Umfeldanalyse • zeitlich Was ist vor dem Projekt passiert? Was passiert nachher? • sachlich Welche sachlichen Faktoren beeinflussen das Projekt? • sozial Welche Personen / Personengruppen beeinflussen das Projekt? Welche Anspruchsgruppen hat das Projekt? Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 10

Zeitliches Projektumfeld Projektstart Was ist vor Beginn des Projekts passiert, was das Projekt in irgend einer Form beeinflussen könnte? Projekt Was wird nach Beendigung des Projekts passieren? Folgeprojekte? Folgekosten? etc. Projektende Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 11

Sachliches Projektumfeld Übergeordnete Ziele und Strategien Finanzieller Rahmen Andere Projekt Gutachten XY Rechtliche Rahmenbedingungen Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg Veranstaltung XY 12

Soziales Projektumfeld Zielgruppe/Kunden des Projekts Auftraggeber Politiker Projektleiter, Projektmitarbeiter etc. Anrainer Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg Externe Spezialisten/ Dienstleister 13

Erfolgsfaktor Projektzielsetzung „Kein Projekt ohne klare Ziele und Ergebnisse. “ Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 14

Zieldefinition Projektziel ist es, bis Oktober 2014 ein Haus zu bauen. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 15

Dreieck der Projektziele Qualität Welche konkreten Ergebnisse sollen erreicht werden? Welche Qualität sollen diese Ergebnisse aufweisen? Projektumfang und –inhalte? Spannungsfeld Kosten Zeit Wie hoch ist das Projektbudget? Welche Personalressourcen stehen zur Verfügung? Wann müssen die Ergebnisse spätestens vorliegen? Welche Meilensteine sind einzuhalten? Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 16

Projektziele sollten möglichst… • verständlich, • messbar, • kontrollierbar, • zeitgebunden und • erreichbar sein. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 17

Risikoanalyse 2 3 Risiken identifizieren Risiken bewerten Gegenmaßnahmen - Erfahrungswerte Gruppendiskussion Brainstorming Kontextanalyse … Wahrscheinlichkeit 1 B A C B - Risiko vermindern Risiko vermeiden Risiko versichern Auftraggeber informieren -… Auswirkungen Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 18

Risikoarten • Akzeptanzrisiken Lösung wird von Betroffenen abgelehnt • Qualitätsrisiken Ergebnis entspricht nicht der geforderten Qualität • Auslastungsrisiken Personalressourcen sind nicht in ausreichendem Maße verfügbar (z. B. zeitliche Überlastung, Krankheit, vorrangige Linienarbeit) • Kostenrisiken Projektbudget reicht nicht aus • Terminrisiken Terminvorgaben können nicht gehalten werden Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 19

Projektorganisation Projektauftraggeber n o ekt j Pro o ati s i n Lenkungsausschuss rga Projektleiter Projektteammitglied Projektteammitglied Externe Beteiligte Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 20

Aufwandsschätzung Projektbudget ( Aufwandsschätzung) Interne Projektkosten Externe Projektkosten Personalaufwand, sonst. interne Aufwände Beratungskosten Materialkosten Reisekosten Druckkosten etc. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 21

Projektauftrag • Projektname, Projektnummer oder Aktenzahl • Projektbeginn und -ende • Projektziele, Nicht-Projektziele • Beschreibung des Ist-Standes • Mitglieder eines allfälligen Lenkungsausschusses • Projektleiter und Projektteam • Hauptaufgaben, Projektphasen • geplante interne Projektkosten (z. B. Personalaufwand) • geplante externe Projektkosten (z. B. Beratungskosten, Materialkosten) • sonstige Ressourcen • Unterschrift des Auftraggebers und des Projektleiters Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 22

Projektstrukturplan (PSP) • zentrales Planungsinstrument im Projektmanagement • beantwortet Frage nach dem „WIE“ im Projekt • Strukturierung in mehrere Ebenen – Projekttitel – Teilaufgaben (TA) – Arbeitspakete (AP) Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 23

Projektstrukturplan Projekttitel 1. Ebene 2. Ebene 1 PM 2 TA 3 TA 4 TA 5 TA 3. Ebene 1. 1 AP 2. 1 AP 3. 1 AP 4. 1 AP 5. 1 AP 1. 2 AP 2. 2 AP 3. 2 AP 4. 2 AP 5. 2 AP 1. 3 AP 2. 3 AP 3. 3 AP MS 3 5. 3 AP 1. 4 AP 2. 4 AP 3. 4 AP 4. 4 AP 5. 4 AP … … … MS 1 MS 2 MS 4 MS 5 PM = Projektmanagement TA = Teilaufgabe AP = Arbeitspaket MS = Meilenstein Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 24

PSP-Richtwerte • 5 -10 logische Teilaufgaben • 5 -10 Arbeitspakete pro Teilaufgabe • Arbeitspakete: – – 1 Verantwortlicher Mitarbeit: < 8 Personen Arbeitsaufwand: < 1 Monat (ca. 160 h) Bearbeitungsdauer: < 3 Monate • 5 -7 Meilensteine Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 25

Termin- und Meilensteinplan • Festlegung von Meilensteinen und deren geplante Eintrittsdaten: „Wann müssen die diversen Meilensteine abgeschlossen sein? “ • Ermittlung von logischen Verknüpfungen zwischen den Arbeitspaketen: „Welche AP müssen abgeschlossen sein, bevor das AP beginnen kann? “ • Bearbeitungsdauer je Arbeitspaket (in Tage oder Wochen): „Wie lange wird die Erledigung des AP dauern? “ – – • Auslastungsgrad der beteiligten Personen berücksichtigen nicht zu optimistisch planen (Puffer einplanen Urlaubs- und Abwesenheitszeiten berücksichtigen gegebenenfalls: Reduktion der Bearbeitungsdauer durch Zuteilung weiterer Personalressourcen zu einem AP Feinabstimmung und Überarbeitung: „Ist der Terminplan realistisch? Müssen sonstige Fixtermine berücksichtigt werden? “ Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 26

Balkenplan Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 27

Kosten- und Ressourcenplan • Überarbeitung der Aufwandsschätzung des Projektauftrags: „Ergeben sich aus dem detaillierten PSP weitere Aufwände, die bisher nicht geplant waren? “ • interne Personalkosten: Stundenaufwand mit jeweiligen Stundensätzen multiplizieren • externe Projektkosten je Arbeitspaket bzw. in Summe – – – – Beratungskosten externe Dienstleistungen Veranstaltungskosten Materialkosten Reisekosten Druckkosten Sonstige Kosten Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 28

Erfolgsfaktor Kommunikationsplan „Die Projektkommunikation (auch Projektmarketing) bestimmt in hohem Maße über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts. “ Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 29

Ein Kommunikationsplan regelt… • wer (Anspruchsgruppen), • wann (Zeitpunkt, Rhythmus) • welche Informationen (Inhalt), • in welcher Form (Medium) erhalten soll. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 30

Instrumente Projektcontrolling • Projektstrukturplan mit Verantwortlichkeiten • Balkenplan mit Verantwortlichkeiten • Aufgabenlisten / To-Do-Listen • Sitzungsprotokolle mit Aufgaben • Rollenbeschreibung • Funktionendiagramm Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 31

Controlling-Maßnahmen • Leistungsfortschritt zu gering – höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche Projektmitarbeiter. Innen – Wechsel Teammitglieder – Intensivierung Leistungsfortschrittsmessung • Terminüberschreitung / Zeitdruck – – • höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche Projektmitarbeiter. Innen Zukauf weiterer Ressourcen paralleles Arbeiten (soweit möglich) nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren Kostenüberschreitung – – – Intensivierung Kostenkontrolle frühzeitige Kommunikation an den Auftraggeber Beantragung Budgeterhöhung Qualität auf das unbedingt Nötige beschränken nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 32

Kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleich • Aufgaben, Leistungsfortschritt • Termine, Meilensteine • Kosten, Arbeitsaufwand • Stimmung, Akzeptanz (innen und außen) Leistungen, Qualität Termine Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg Ressourcen, Kosten 33

Ermittlung Soll-Kosten Plankosten * Leistungsfortschritt = Sollkosten zum Stichtag Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 34

Teammanagement – Menschen im Projekt Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 35

Eisbergmodell Projektmanagement, Sachproblem, EDV-Tools… SICHTBARE Strukturen und Verhalten Psychosoziale Ebene Vertrauen, Gefühle, Teamverständnis, Kommunikation, Offenheit, Unterstützung, Konflikte, Antipathie, Sympathie, Akzeptanz, Teamklima, Unzufriedenheit, etc. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 36

Anforderungen Projektleiter. In Sozialkompetenz Führungskompetenz Methodenkompetenz Fachkompetenz Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 37

Aufgaben Projektleiter. In • leiten, führen • planen • steuern, kontrollieren • entscheiden • koordinieren • dokumentieren • informieren, kommunizieren • motivieren Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 38

Destruktive Projektrollen Angreifer Blocker Herrscher Destruktive Projektrollen Teufels. Advokat Zurückhaltender Aufmerksamkeits Suchender Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg Themenspringer 41

Konstruktive Projektrollen Initiator Konsensbeschaffer Informationsbeschaffer Konstruktive Projektrollen Informationsspender Harmonisierer Aufklärer Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg Ermutiger 42

Teamarbeit Teams bestehen aus Menschen, die… • unterschiedliche Vorkenntnisse besitzen, • unterschiedliche Fachsprachen sprechen, • von ihrer betrieblichen Stellung her unterschiedliche Positionen einnehmen, • unterschiedliche Prioritäten setzen, • unterschiedliche Interessen verfolgen. Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 43

Teamarbeit erfolgreich gestalten • Mitverantwortung fördern und fordern • Spielregeln der Zusammenarbeit definieren • Konflikte offen ansprechen • Klärung der Zuständigkeiten / Verantwortlichkeiten • Kommunikation anregen • Risiken vorhersehen und frühzeitig lösen Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg 44