Projektmanagement in Outlook Projekte in den Griff bekommen

Seite 2 Projektmanagement in Outlook Zur Person Jörg Stöpel, Dipl. Volkswirt § Key Account Manager In. Loox Gmb. H § 1999 in München gegründet § Spezialist in Outlook-integrierter Projektmanagement. Software § über 50. 000 Anwender weltweit © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 2

Seite 3 Projektmanagement in Outlook Inhalt © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H • Projektmanagement in Outlook • Ein Projekt im Detail • Informationen ordnen und strukturieren • Aufgabenmanagement • Projekt-Zeiterfassung und Dokumentation • Budgets und Auswertungen 3

Seite 4 Projektmanagement in Outlook Projektmanagement-Software für Outlook In. Loox für Outlook ist… • • • … direkt in Microsoft Outlook integriert. … bewährt und flexibel. … die Lösung für professionelles Projektmanagement. einfach zu bedienen + tausendfach bewährt = eine Lösung, die funktioniert In. Loox für Outlookbeinhaltet… Projektplanung Aufgabenmanagement Budgets Zeiterfassung Dokumentenmanagement © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 4

Seite 5 Projektmanagement in Outlook In. Loox erweitert Microsoft Outlook In. Loox ist in Microsoft Outlook stets mit einem Klick erreichbar. Stellen Sie direkt in Outlook grafische Projekt-Dashboardsaus verschiedenen Diagrammoptionen und Datenquellen zusammen. Die Projektlisteenthält eine Übersicht über alle Projekte in In. Loox. Projekte lassen sich nach benutzerdefinierten Regeln hervorheben. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 5

Seite 6 Projektmanagement in Outlook Ein Projekt im Detail In. Loox für Outlook sorgt für eine klare Strukturierung. Ihrer Projekte. Die Verantwortlichkeitenim Projekt sind auf einen Blick zu erfassen. In. Loox greift dabei auf Outlook-Kontaktezurück. In. Loox für Outlook ist mit benutzer -definierten Feldern flexibel erweiterbar. Formatierbare Projektkommentareunterstützen die komfortable Kommunikation im Projektteam. Mitarbeiter können Projektanträge stellen und diese von ihren Vorgesetzten freigeben lassen. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 6

Seite 7 Projektmanagement in Outlook Informationen vorab ordnen Listen Erstellen Sie Checklisten für Ihre Projekte in einer konfigurierbaren Listen- oder Karteikarten-Ansicht. Konfigurieren. Sie Listen ganz nach Bedarf. Zusätzlich können Sie Listen mit Projektelementenwie Aufgaben und Dokumenten verknüpfen. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 7

Seite 8 Projektmanagement in Outlook Ideen sammeln, strukturieren und aufbereiten Mindmaps Sammeln und organisieren Sie Ideen und Informationen zu Ihren Projekten direkt in In. Loox für Outlook. Nutzen Sie Symbole, um Ideen prägnant zu vermitteln und machen Sie die passenden Projektdokumentedirekt in der Mindmap verfügbar. Definieren Sie einen Fortschrittfür einen Knoten und teilen Sie Ressourcen zu. Übernehmen Sie Mindmaps nahtlos in die Zeitplanung und wandeln Sie Mindmap-Knoten in Aufgaben um. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 8

Seite 9 Projektmanagement in Outlook Aufgaben im Team bearbeiten Aufgaben Erstellen, verteilen und organisieren Sie Aufgaben auf einer virtuellen Kanban-Tafel– unabhängig von einer Projektzeitplanung. Hinterlassen Sie einen Kommentar zur Aufgabe und benachrichtigen Sie auf Wunsch Teammitglieder automatisch über Änderungen. Aufgaben lassen sich per Drag & Drop einem Vorgang im Projektzeitplan zuordnen. Der Projektfortschrittwird automatisch aktualisiert , sobald die Aufgabe abgeschlossen ist. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 9

Seite 10 Projektmanagement in Outlook Überblick zur Ressourcenauslastung Ressourcenübersicht Behalten Sie mit In. Loox für Outlook Ihre Kapazitäten im Blick. Sehen Sie die Auslastung von Mitarbeitern und Sachmittelnein. In. Loox für Outlook berücksichtigt auf Wunsch Informationen aus dem Exchange Kalender(z. B. Besprechungstermine oder Abwesenheiten). Betrachten Sie zusätzlich die Auslastung auf Abteilungsund Teamebene. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 10

Seite 11 Projektmanagement in Outlook Vorgänge und Meilensteine stets im Blick Projektzeitplanung Bilden Sie einfache, aber auch komplexe Projekte komfortabel in In. Loox für Outlook ab. Kritischer Pfad Terminkritische Planungselemente werden rot markiert. Synchronisieren Planungselemente können mit Outlook-Aufgabenliste und – Kalender synchronisiert werden. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 11

Seite 12 Projektmanagement in Outlook Projekte professionell planen Effiziente Zeitplanung Stellen Sie Einschränkungen, logische Abhängigkeiten und Arbeitszeitkalender ganz einfach in In. Loox für Outlook dar. Projektgruppen Verknüpfen Sie Projektpläne von einander abhängiger Projekte – so erhalten Sie eine konsistente Gesamtplanung. Kalenderansicht Der Globale Kalender zeigt Ihnen Sammelvorgänge, Vorgänge & Meilensteine aus Ihren Projekten in einer Kalenderansicht an. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 12

Seite 13 Projektmanagement in Outlook Rückmeldungen zum Projektfortschritt In. Loox für Outlook informiert Projektressourcen über neue und anstehende Aufgaben. Outlook-Kalender und Projektplan sind stets auf dem neuesten Stand. Offene Aufgaben sind direkt in Microsoft Outlook integriert. Ein Klick zeigt Details zu einer Aufgabe an. Wenn eine Ressource eine Aufgabe abgeschlossen hat, kann sie dies direkt in den Projektplan kommunizieren. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 13

Seite 14 Projektmanagement in Outlook Projektzeiterfassung Arbeits- und Zeitdokumentation In. Loox für Outlook erleichtert eine lückenlose Dokumentation Ihrer Zeitaufwendungen. Eckdaten werden auf Wunsch direkt aus Outlook übernommen. Zeiterfassung mit Stoppuhr Erfassen Sie Arbeitszeit mit der integrierten Stoppuhr minutengenau. Anschließend kann die Zeit direkt auf das gewünschte Projekt gebucht werden. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 14

Seite 15 Projektmanagement in Outlook Dokumente intelligent ablegen und ordnen Konsistente Struktur Organisieren Sie Ihre Projektdokumente in gewohnten Strukturen. In. Loox für Outloo unterstützt: • Lokale Laufwerke • Netzlaufwerke • Internet-Verknüpfungen • Microsoft Share. Point Sites Dokumentenvorschau Werfen Sie einen schnellen Blick auf Ihre Projektdokumente. Direktversand Versenden Sie Projektdokumente direkt aus In. Loox als E-Mail. Favoriten Definieren Sie Favoriten für noch mehr Übersicht. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 15

Seite 16 Projektmanagement in Outlook Zuordnen von E-Mails mit einem Klick E-Mails inkl. Anhänge lassen sich direkt einem Projekt zuordnen In. Loox für Outlook bietet dafür eine eigene Funktion – ständig aus jedem Bereich von Outlook heraus erreichbar. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 16

Seite 17 Projektmanagement in Outlook Projekte auf einfache Weise budgetieren Der finanzielle Rahmen eines Projektes lässt sich in In. Loox für Outlook durch geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen schnell und einfach definieren. In das Projektbudget gehen Positionen aus der Planung, Zeiterfassung sowie Fremdkostenein. Auch eine fortlaufende Abrechnung von Projekten ist möglich. In. Loox für Outlook lädt automatisch Preise, Beschreibung, Anzahl und Einheiten aus einem unternehmensweiten Budget. Positionsverzeichnis. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 17

Seite 18 Projektmanagement in Outlook Budgetübersicht Geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen visuell vergleichen Budgetüberschreitungen werden farblich hervorgehoben – so dient In. Loox für Outlook auch als Frühwarnsystem im Unternehmen. Wählen Sie zwischen verschiedenen Kostenarten. Verfolgen Sie die Kostenentwicklung auf Projektebene– mit automatischen Kostenganglinien. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 18

Seite 19 Projektmanagement in Outlook Projektarbeit chronologisch verfolgen Verlaufsansicht Sehen Sie chronologisch und projektübergreifendwichtige Änderungen, die an Ihren Projekten gemacht wurden. Navigieren. Sie direkt zum ausgewählten Projekt oder Projektelement. In. Loox für Outlook zeigt Ihnen auf Wunsch nur Ihre eigenen Projekteoder nur die Änderungen zu einem bestimmten Datum. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 19

Seite 20 Projektmanagement in Outlook Aussagekräftige Berichte erstellen Datenübergabe und Auswertung in verschiedenen Formaten auf Knopfdruck Unterstütze Formate sind Microsoft Word, Excel, RTF, PDF, HTML, u. v. m. Berichtsvorlagen sind vollständig mit dem In. Loox Berichtsdesigner anpassbar (gehört zum Standardlieferumfang). © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 20

Seite 21 Projektmanagement in Outlook Kombination mit In. Loox 9 Web App Nutzen Sie In. Loox für Outlook im Zusammenspiel mit In. Loox Web App Durch die gemeinsame Projektdatenbank sind Ihre Projektdaten jederzeit synchron. Mit In. Loox Web App integrieren Sie mühelos, in Ihre Projektlandschaft externe Projektpartner, mobile Teammitglieder und Alle, die nicht mit Outlookarbeiten. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 21

Seite 22 Projektmanagement in Outlook In Ihrem Netzwerk oder als Service In. Loox für Outlook in Ihrem Netzwerk In. Loox für Outlook als Service Empfohlen für ü mittlere Unternehmen ü einzelne Abteilungen ohne IT-Unterstützung ü große Unternehmen ü Alle, die Software selbst hosten möchten © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H ü Freiberufler ü kleine Unternehmen 22

Seite 23 Projektmanagement in Outlook Eckdaten und Referenzen • Seit 2003 als Standardprodukt am Markt • Mehr als 50. 000 Anwender weltweit • Oberfläche in fünf Sprachen • Kunden in 50 Ländern, auf fünf Kontinenten Weitere Referenzen und Fallstudien finden Sie unter folgendem Link: http: //www. inloox. de © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 23

Seite 24 Projektmanagement in Outlook Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! In. Loox PM ist eine Software der: In. Loox Gmb. H | Kantstraße 2 | D-80807 München Telefon: +49 (0)89 358 99 88 - 0 | Fax: +49 (0)89 358 99 88 - 99 E-Mail: info@inloox. com | www. inloox. de Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Testen Sie In. Loox 30 Tage kostenlos und unverbindlich: https: //www. inloox. de/testen/ © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H 24