Projektmanagement Der erfolgreiche Einstieg Projektplanung Terminplanung begleitende Folien

Projektmanagement Der erfolgreiche Einstieg Projektplanung – Terminplanung begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens 1 Projektplanung Projekterminplanung © Wytrzens

Übersicht – Projektterminplanung Projektplanung – Terminplanung § Verfahren und 2 Darstellungsvarianten der Projektterminplanung § Informationsquellen und Techniken zur Ermittlung der Dauer von Vorgängen § Berechnung und Bedeutung von Pufferzeiten und kritischem Pfad © Wytrzens

Lehr- und Lernziele – Projektterminplanung Kenntnisse von Methoden Projektplanung – Terminplanung der Terminplanung 3 Verständnis zeitkritischer Projektkonstellationen Tools zur Zeitbedarfsermittlung © Wytrzens

Learning Outcomes – Projektterminplanung mindestens 3 Terminplanungstools Projektplanung – Terminplanung praktisch anwenden können 4 die voraussichtliche Dauer von Vorgängen nach wenigstens 5 verschiedenen Ansätzen ermitteln können im Stande sein, allfällige Mangelhaftigkeit von Terminplänen zu identifizieren © Wytrzens

Projektplanung – Terminplanung Stellung der Projektterminplanung im Prozess der Projektplanung 5 © Wytrzens

Übergang Ablauf-/Terminplanung Projektplanung – Terminplanung Projektterminplanung: Erarbeitung einer realistischen Vorstellung über die benötigte Projektlaufzeit auf Basis der Liste der zu erledigenden Arbeiten (PSP) und auf Grundlage der zweckmäßigen Reihenfolge der Arbeitserledigung (PAP). 6 Frage: Wie viel Zeit beansprucht jede einzelne Tätigkeit und wie lange wird somit das Projekt dauern (Summe aller Tätigkeiten)? Zuweisung von Start- und Endtermine n Welche Laufzeit fällt für das Gesamtvorhaben an? § § Wie viel Zeit ist für die Durchführung der einzelnen Tätigkeiten erforderlich? § Welche Anfangs- und Endtermine haben die einzelnen Arbeitspakete? © Wytrzens

Zweck der Terminplanung § Erforderlich für das rechtzeitige Erledigen von Projektplanung – Terminplanung Aufgaben und somit für die termingerechte Durchführung eines Projektes. 7 § Enthält Termine aller zu erledigenden Arbeiten. Basis: Ablaufplan, erweitert um klare Zeitangaben Vorgehensweise: Möglichst realistische Abschätzung der Zeiterfordernisse für jede Teilaufgabe & Kalkulation der Gesamtprojektdauer © Wytrzens

Informationsquellen über Vorgangsdauern § Analogienbildungen: d. h. man überträgt Erfahrungen, die bei vergleichbaren Tätigkeiten hinsichtlich des Zeitbedarfs gesammelt wurden. § Kennzahlenanalyse: Leistungsmerkmale (z. B. Herstellungszeit pro Projektplanung – Terminplanung Einheit) werden zur Schätzung herangezogen 8 § Richtwertsammlung oder extern vorgegebene Lieferzeiten § Probeläufe einzelner Arbeitsgänge § Schätzungen durch Experten oder Mitarbeiter – Pessimistisch („sich warm anziehen“) – Optimistisch („sich selbst unter Druck setzen“) – Ausweichend („sich nie festlegen“) § Planungsbesprechungen: Zeitbedarfsvorstellungen von Fachleuten WICHTIG sind Zuschläge: Reservebildungen, Zeitreserven für © Wytrzens

Alternative Vorgehensweisen bei der Terminplanung Projektleistungs Arbeitspaketbeschreib - und ung samt Schnittstellenanalyse strukturplanung und Aufgabenplanung Ablaufplanung Projektplanung – Terminplanung Aufgabenplan 9 Aufgabe Zeit Projekt Einzelaufgabe n Arbeitspakete ohne Netzplan mit Terminliste Vorgangssammel liste Vorgang A Vorgänge Vorgang B Vorgang E Vorgang F Vorgang G Vorgang C Vorgang D Vorgang H © Wytrzens

Instrumente der Terminplanung Projektplanung – Terminplanung Methode der Terminplanung 10 Informationsbedarf Terminliste Liste der Aufgaben (Arbeitspakete) Endtermin je Aufgabe, Fixtermine Balkenplan Liste der Aufgaben (Arbeitspakete) Starttermin je Aufgabe Endtermin je Aufgabe bzw. deren Dauer, Fixtermine Vernetzter Balkenplan Netzplan Liste der Aufgaben (Arbeitspakete, Vorgänge) Dauer je Aufgabe Logische Abhängigkeiten zwischen den © Wytrzens Liste der Aufgaben (Arbeitspakete) Dauer je Aufgabe Fixtermine Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben

Terminliste § geeignet für wenig komplexe Projekte § Vorgänge werden in den Listen nach aufsteigenden Projektplanung – Terminplanung Terminen (Abschluss der Tätigkeit) sortiert 11 § es sind dabei keine technologischen Zusammenhänge oder Abhängigkeiten ersichtlich § Spezialfall: Meilensteinliste (umfasst lediglich datierte Ereignisse) Vorgehensweise § Auflisten der Aufgaben/Ereignisse des PAP § Festlegung des jeweiligen Endtermins gemäß der (Schätzung für die) benötigte(n) Dauer © Wytrzens

Beispiel einer Terminliste Arbeitspaket Vorgang Nummer r Projektplanung – Terminplanung 1 12 2 . . . 1. 1 Arbeitspaket-/Vorgang Beschreibung Projektauftragserteilung zur Erstellung eines Schulungskonzeptes Projektstartsitzung Termin 31. März 2015 1. 2 15. April 2015 Erhebung Schulungsbedarf 2. 1 Entwicklung Fragebögen 12. Mai 2015 2. 2 Durchführung Mitarbeiterbefragung 7. Juni 2015 2. 3 Durchführung Führungskräftebefragung 15. Juni 2015 2. 4 Auswertung Befragung 20. Juni geringer Arbeitsaufwand nur für übersichtliche 2015 in der Regel niedrige Projekte 2. 5 Vorlage Endbericht Befragung 22. Juni Kosten nur anwendbar, wenn 2015 © Wytrzens Vorgänge wenig miteinander . .

Balkenplan (Gantt-Chart) § graphische Umsetzung der Terminliste § häufigstes Terminplanungsinstrument wegen guter Projektplanung – Terminplanung Lesbarkeit 13 Vorgehensweise § horizontale Zeitachse § vertikale Listung von Aufgaben und/oder Ereignissen des Projektablaufes (siehe PSP) § horizontale Linie bzw. Balken für jede Aktivität/Vorgang § Länge der Linie oder Balken ist proportional zur benötigte Zeit § Gruppierung orientiert sich nach PSP und ist geordnet nach © Wytrzens frühestem Start

Projektplanung – Terminplanung Beispiel für Balkenplan (Gantt-Chart) 14 gute Lesbarkeit erleichtert Projektkontrolle parallele Abläufe sind leicht erkennbar Verknüpfungen sind nicht erkennbar durch Nichterfassung von Abhängigkeiten für komplexe Projekte nicht geeignet © Wytrzens

Vernetzter Balkenplan Projektplanung – Terminplanung § Gantt-Diagramm inklusive Abhängigkeiten § Kritischer Weg (Pfad) kann sichtbar gemacht werden § wesentliches Kommunikationsinstrument 15 Vorgehensweise Selbe Vorgehensweise wie beim einfachen Balkenplan, aber zusätzlich: § Berücksichtigung der Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben © Wytrzens

Vom PAP zum vernetzten Balkenplan (1) System- Projektplanung – Terminplanung (3) Hardware. Fertigung 16 (4) Test- Prozedur © Wytrzens

Projektplanung – Terminplanung Beispiel – Vernetzter Balkenplan 17 Abhängigkeiten ablesbar ev. geringere Übersichtlichkeit Kritischer Pfad sichtbar aufwendigere Erstellung © Wytrzens

Projektplanung – Terminplanung Beispiel – Vernetzter Balkenplan 18 © Wytrzens

Netzplantechnik I Projektplanung – Terminplanung Ein Netzplan versteht sich als grafische Darstellung von Ablaufstrukturen, die logische und zeitliche Aufeinanderfolge von Vorgängen veranschaulichen [DIN 69900, 2002]. 19 § basiert auf einer Tätigkeitsliste § für jede Tätigkeit – Definition der Vorbedingungen (häufig: Abschluss anderer Tätigkeiten) – voraussichtliche Dauer – direkte Nachfolgetätigkeiten (benötigt einen als geschlossenes Netz ausgebildeten Projektablaufplan; © Wytrzens

Netzplantechnik II § stellt im Prinzip eine Anwendung der Projektplanung – Terminplanung Graphentheorie (Vektorrechnung) dar 20 – verschiedene Arten von Netzplänen o PERT: Program Evaluation and Review Technique o CPM: Critical Path Method o MPM: Metra-Potential-Method – Software für praktischen Einsatz der Netzplantechnik © Wytrzens

Mathematische Terminplanungsmethode – PERT Program Evaluation and Review Technique (PERT) § Ereignisknotennetzplan Projektplanung – Terminplanung § zeigt geplante Zeit für den Abschluss einer Tätigkeit (anhand 21 von Pfeilen, deren Länge proportional zum Zeitbedarf ist (Activity on Arrow) § Zeit wird in an die Gesamtdauer des Projektes angepassten Einheiten skaliert – optimistische Zeit (wenn alles „bestens“, mit „viel Glück“ abläuft) Vorgehensweise – pessimistische Zeit (Annahme, dass alles „schief“ läuft) § Darstellung von Ereignissen durch geschlossene Formen (z. B. Kreise) § Darstellung von Aktivitäten durch Pfeile zwischen den Formen § Darstellung von Abhängigkeiten ohne Arbeitsaufwand durch © Wytrzens gestrichelte Linien

Projektplanung – Terminplanung Prinzipielle Darstellungslogik von PERT-Diagrammen 22 Ereignis Aktivit ät Beginn Ereignis Ende Activity on Arrow © Wytrzens

Projektplanung – Terminplanung Im Zeitmaßstab erstelltes PERT-Diagramm 23 © Wytrzens

Mathematische Terminplanungsmethode – Vorgangskontennetzplantechnik § Knoten (meist als Rechtecke gezeichnet) repräsentieren Vorgänge, charakterisiert durch Vorgangsbezeichnung, Vorgangsnummer und Dauer Projektplanung – Terminplanung § beruht auf Ablaufplan → Vorgänge in Knoten, Abhängigkeiten in 24 Pfeilen § Kritische Pfad: Pufferzeiten = 0, Tätigkeiten mit der geringsten Terminplanungs-flexibilität Vorgehensweise § Berechnung des frühesten Startpunkts jeder Tätigkeit § Berechnung des spätesten Startpunkts, der gerade noch erlaubt das Projekt rechtzeitig fertig zu stellen § Berechnung des frühesten Endes § Berechnung des spätesten Endes, der gerade noch erlaubt, das Projekt rechtzeitig abzuschließen. © Wytrzens

Projektplanung – Terminplanung Prinzipielle Darstellungslogik der Vorgangsknotennetzplantechnik 25 Aktivität Abhängigk eit Aktivität Activity on Node © Wytrzens

Vorgangsknotennetzplantechnik Projektplanung – Terminplanung Aufbau eines Vorgangsnetzknotens 26 Vorgangsnumm er Vorgangsbezeichnung frühester Anfang Dauer frühestes Ende spätester Anfang Puffer spätestes Ende © Wytrzens

Vorgangsknotennetzplantechnik Berechnung der frühesten Start- und frühesten Endzeitpunkte → Vorwärtsrechnung Projektplanung – Terminplanung § erste Tätigkeit → frühester Startzeitpunkt = 0 27 § früheste Startzeit + Dauer der Tätigkeit = früheste Endzeit der Tätigkeit § früheste Endzeit einer Vorgängertätigkeit = früheste Startzeit der Nachfolgetätigkeit § liegen vor einer Aktivität mehrere parallele Aktivitäten, wird als früheste Startzeit für diese Nachfolgeaktivität der höchste Wert © Wytrzens

Vorgangsknotennetzplantechnik Berechnung des spätesten Start- und des spätesten Endzeitpunktes → Rückwärtsrechnung Projektplanung – Terminplanung § spätestes Ende der letzten Tätigkeit = spätester Zeitpunkt, zu 28 dem das Projekt beendet werden soll, gleich dem frühesten Ende der Tätigkeit § spätestes Ende – Dauer der Tätigkeit = späteste Startzeit der Tätigkeit § späteste Startzeit einer Tätigkeit = späteste Endzeit der vorhergehenden Tätigkeit § liegen nach einer Aktivität mehrere parallele Aktivitäten, ist bei der betreffenden Aktivität als spätestes Ende die niedrigste späteste Startzeit © Wytrzens

Puffer(zeit) – Definition Projektplanung – Terminplanung In der Netzplantechnik: Zeitspanne, um die unter bestimmten Bedingungen die Lage eines Ereignisses bzw. Vorganges verändert oder die Dauer eines Vor-ganges verlängert werden kann (ohne die Gesamtprojektdauer zu tangieren). 29 § nicht zu verwechseln mit Zeitpolster oder Zeitreserve (die manche bei der Schätzung von Vorgangsdauern sicherheitshalber einplanen) § verschiedene Pufferzeitarten – gesamte Pufferzeit – freie Pufferzeit © Wytrzens

Gesamtpuffer(zeit) und ihre Berechnung Projektplanung – Terminplanung (GP; engl. total float) 30 Zeitspanne, um die Vorgang gegenüber seiner frühesten Lage verschoben oder die Vorgangsdauer verlängert werden kann, ohne die späteste Lage anderer Vorgänge zu beeinflussen. Berechnungsformel für Vorgang n: GPn = SAZn – FAZn = SEZn – FEZn wenn GP = 0 → kritischer Vorgang © Wytrzens

Freie Puffer(zeit) und ihre Berechnung Projektplanung – Terminplanung (FP; engl. free float) 31 Zeitspanne, um die Vorgang verschoben werden kann, ohne die früheste Lage anderer Vorgänge zu beeinflussen. Berechnungsformel für Vorgang u mit Normalfolge und ohne Zeitabstand zum Nachfolger n+1: FPn = FAZn+1 – FEZn © Wytrzens

Projektplanung – Terminplanung Netzplan – Beispiel 32 Arbeitspak Abhängigkei et Dauer ten 1 2 2 2 4 3 1 5 5 4 6 2 9, 12 7 4 5 8 2 7 9 3 8 10 2 7 11 2 6 12 1 3, 10 Start 1 Arbeitssch Dauritt. Puffe 2 er FA r SA FE SE 3 4 12 10 5 7 8 6 11 Ende 9 © Wytrzens

Berechnung des kritischen Pfades Projektplanung – Terminplanung Literaturrecherche 33 Festlegung des Themas 0 2 2 0 0 2 Ergebnisvergleich 2 12 14 22 5 27 10 8 22 22 0 27 Theoretische Modellannah me Datensammlu ng und Analyse 2 10 12 12 10 22 2 0 12 12 0 22 Schreiben des Texts 27 30 57 27 0 57 kritischer Pfad © Wytrzens

Projektplanung – Terminplanung Übung – Erstellen eines Projektterminplanes 34 Erstellen Sie einen Projektterminplan für das schon bisher von Ihnen bearbeitete Vorhaben. Entscheiden Sie sich für eines der vorgestellten Terminplanwerkzeuge: – Terminliste – Balkenplan – Vernetzter Balkenplan – Netzplan Begründen Sie, warum Sie gerade dieses Instrument ausgewählt haben. Machen Sie wenigstens bei einigen Vorgängen nachvollziehbar, wie Sie zu Ihren Annahmen über deren Dauer kommen. © Wytrzens