Projektmanagement Der erfolgreiche Einstieg Projektplanung Leistungsplanung begleitende Folien

Projektmanagement Der erfolgreiche Einstieg Projektplanung – Leistungsplanung begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens 1 Projektplanung Projektleistungsplanung © Wytrzens

Übersicht – Projektleistungsplanung § Wesen und Elemente von Projektplanung – Leistungsplanung Projektstrukturplänen 2 § Gliederungsprinzipien zur Strukturplanerstellung § Zwecke von Strukturplänen © Wytrzens

Lehr- und Lernziele – Projektleistungsplanung Projektplanung – Leistungsplanung Anwendung von Methoden zu 3 Erfassung der anfallenden Projektarbeiten Einblick in die Hierarchisierung von Tätigkeiten Kenntnis unterschiedlicher Darstellungs varianten der Projektstrukturpläne © Wytrzens

Learning Outcomes – Projektleistungsplanung Arbeiten sinnvoll zu Paketen zu bündeln Projektplanung – Leistungsplanung vermögen 4 zu konkreten Vorhaben selbständig auf mindestens 3 Arten Projektstrukturpläne erstellen können Qualität von Projektstrukturplänen beurteilen und 75% allfälliger Fehler entdecken können © Wytrzens

Projektplanung – Leistungsplanung Stellung der Leistungsplanung im Prozess der Projektplanung 5 © Wytrzens

Absichten der Projektstrukturplanung § Überblick über sämtliche zu erledigende Arbeiten Projektplanung – Leistungsplanung § Strukturierung der Arbeiten 6 § Leitfaden für das weitere Vorgehen § zentrales Instrument der Projektplanung: Projektstrukturplan (PSP) / Work breakdown structure (WBS) zeigt was alles im Projekt zu tun ist © Wytrzens

Bezeichnungen für verschiedene Elemente eines Projektstrukturplanes 1 Projektplanung – Leistungsplanung 2 7 3 Programm Projekt Aufgabe/ Bereich Teilaufgabe/ Teilbereich 4 5 6 Arbeitspaket in der Regel im Projektstrukturplan nicht dargestellt Einzelarbeit/ Tätigkeit/Vorgang © Wytrzens

Grundidee der Projektstrukturplanung Projektplanung – Leistungsplanung § Herunterbrechen des gesamten 8 Vorhabens in handhabbare Einzelteile § Zerlegung des Projektes in Bündel von realisierbaren Tätigkeiten/Vorgängen § rein inhaltliche Gliederung – keine Abbildung der Projektorganisation! – keine Erfassung der Abhängigkeiten! © Wytrzens

Projektstrukturplan (PSP) Grafische Darstellung aller Projekttätigkeiten Projektplanung – Leistungsplanung § Hierarchische Ordnung der Aktivitäten 9 § Ausweisung von Haupt , Teilaufgaben und Arbeitspaketen (Work breakdown structure) § Arbeitspakete (AP): kleinste Einheit im PSP (hierarchisch niedrigste Position), nicht weiter aufgegliedert; klar abgegrenztes Tätigkeitsbündel § keine Abhängigkeitsverbindungen! § Ziele des PSP: – eigenständige Arbeitseinheiten im Projekt eingrenzen – Basis für weitere detaillierte Projektplanungen schaffen © Wytrzens

Projektplanung – Leistungsplanung Prinzipien zur Erstellung eines PSPs 10 phasenorientiert objektorientiert funktionsorientiert Prinzip der Temporalisierung (Zeitabschnitte) Prinzip der Fragmentierung (Bestandteile) Prinzip der Fraktalisierung (Selbstähnlichkeit von Aufgaben) • Oberste Ebene repräsentiert ein Stadium (z. B. Initiierung, Analyse, Bewertung, Entwurf) • Untergliederungsebenen • Oberste Ebene repräsentiert den Hauptgegenstand des Projektes • Untergliederungsebenen entsprechen Bestandteilen • Oberste Ebene repräsentiert die Hauptfunktionen • Untergliederungsebenen ent sprechen Rollen bzw. Skills entsprechen Subphasen (z. B. Bewertungsabschnitt 1, Bewertungsabschnitt 2 etc. ) PROJEKTSTRUKTURPLAN © Wytrzens

Erstellungsprinzipien von PSPs Projektplanung – Leistungsplanung § Objekt- oder Erzeugnisgliederung: Dabei zerlegt 11 man den Projektgegenstand in seine einzelnen Komponenten (Nachteil: wichtige Aufgaben könnten übersehen werden, weil sie nicht mit der Erstellung einer Einzelkomponente unmittelbar zusammenhängen). § Phasenorientierte Gliederung: orientiert sich an den unterschiedlichen typischerweise auftretenden Stadien der Projektbearbeitung (spiegelt den zeitlichen Verlauf von Aufgabenbereichen wieder). § Funktionsorientierte Gliederung: Strukturierung rein nach © Wytrzens betrieblichen Funktionsbereichen (rein verrichtungsorientierter

Formale Darstellungsvarianten von PSPs Projektplanung – Leistungsplanung § Diagrammform 12 § Baumform § Listenform © Wytrzens

Objektorientierter PSP (in Diagrammform) Projektplanung – Leistungsplanung Haupt gegen stand 13 Firmenfestschrift Konzept Inhaltliche Schwer punkt festlegung Format vorlagen festlegung Cover Titel formu lierung Umschlag grafik Einband material Schutz umschlag Prägung Layout Texte Bilder Kern Format festlegung Manus kripte Bild dateien Papier auswahl Schrift auswahl Info sammlun g Material sammlun g Zitat sammlun g Interview s Impressu m Klappen text Repros/ Klischees Druck auftrag Geschäft s grafiken Organi gramme Buch bindung Farben auswahl Druck vorlage Versand taschen Projekt manageme nt Adressen für Be zieher Graphik des Post gebindes Pläne Fort schritts berichte Abrech nung Bild und Grafiktitel/ Beschrif tungen © Wytrzens

Phasenorientierter PSP (in Baumform) Stadium Projektplanung – Leistungsplanung Konzeptions phase 14 Entwicklu ng Firmenfestschrift Produktion Abschluss phase Projekt managemen t Inhaltliche Schwerpunktfestlegung Konzeptentwicklung Inhaltsskizze Formatfestlegun g esignüberlegungen (Umschlag, Einband, Prägung D etc. ) Informations bzw. Textsammlung Bildmaterialsammlung Manuskripterstellung Abfassen der Rahmentexte (Titel, Impressum, Zitate, Klappentext etc. ) Layouten, Formatieren Bestimmte Auflagenhöhe Erstellung Druckvorlage Papierauswahl Druckauftrag Herstellung Einband und Schutzumschlag Prägung Buchrücken Zusammenstellung Adressenliste Abwicklung Versand Rücknahme Endabrechnung Projektstart Projektplanung Projektdurchführung Projektcontrolling Projektfinalisierung © Wytrzens

Funktionsorientierter PSP (in Listenform) Projektplanung – Leistungsplanung Hauptfunktion 15 © Wytrzens

Projektplanung – Leistungsplanung Leitfaden zur Erstellung eines PSPs 16 1 Ergebnisziel An die Spitze des Plans kommt die zentrale Frage des Pro jekts, die das ge samte Team betrifft, also das Ergebnisziel. 2 Teilaufgaben Darunter werden hierarchisch die Teilaufgaben angeordnet, die eventuell wiederum in Unter auf gaben zerlegt werden usw. 3 Arbeitspakete Dann kommen Aufgaben, die sich nicht mehr sinnvoll zer teilen lassen, weil sie sachlich zu sam men ge hö ren und von der gleichen Person verantwortet werden. Diese Klasse von Aufgaben nennt man Arbeitspakete. AP AP 4 Planung Von der Anordnung der Aufgaben und Arbeitspakete fertigt man zunächst einen Entwurf des Planes an. 5 Prüfung Anschließend werden alle Elemente hinsichtlich Lücken, Überschneidungen und Kompatibilität geprüft. 6 Festlegung PSP Nach allfälligen Ergänzungen, Bereinigungen und Abstimmungen ist der Plan festzulegen. © Wytrzens

Regeln für die PSP-Erstellung § ein Verantwortlicher pro Arbeitspaket (AP) Projektplanung – Leistungsplanung § AP einer Projektphase zuordnen 17 § nach außen zu vergebende Aufgaben als eigenes AP § jedes Element durch klare Formulierung eindeutig abgrenzbar machen § AP Bezeichnungen mit Substantiv und Verb § AP mit Nummerierung versehen § AP nicht zu groß dimensionieren, damit allfälliger Terminverzug rechtzeitig bemerkt werden kann § AP nicht zu klein dimensionieren → Überschaubarkeit © Wytrzens

Zwecke des PSPs § Voraussetzung für die Schätzung der Projektkosten und deren Kontrolle Projektplanung – Leistungsplanung § Bezugsgrundlage für die Dokumentation und 18 Projektberichte § Grundlage für die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten (AP sind Basis für die Delegation von Aufgaben und der dafür notwendigen Vereinbarungen. ) § Ausgangsbasis für Ablauf und Terminplanung § Grundlage für Risikoanalysen § Grundlage für die Kommunikation im Projekt § Mittel für Strukturierung von Projektstatussitzungen © Wytrzens

Übung – Projektstrukturplanung Projektplanung – Leistungsplanung Erstellen Sie einen Projektstrukturplan für jenes Vorhaben, für das Sie schon einen Projektauftrag ausgearbeitet haben. 19 Nutzen Sie bunte Moderationskarten (oder Post Its); weisen Sie jeder Hierarchieebene eigene Farbe zu und gruppieren Sie die beschrifteten Karten auf einer Tafel/Pinnwand. Zeitrahmen: 40 Minuten © Wytrzens