Projektmanagement Der erfolgreiche Einstieg Projektabschluss begleitende Folien zum
Projektmanagement Der erfolgreiche Einstieg Projektabschluss begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens 1 Projektabschluss © Wytrzens
Übersicht – Projektabschluss § Endabnahme der Projektergebnisse und Restmängelbehebung Projektabschluss § Projektendabrechnung, 2 Rückschau und Feedback § Auflösung der Projektorganisation © Wytrzens
Lehr- und Lernziele – Projektabschluss Einsicht in Notwendigkeit, Inhalte und Verfahren der Projektabschluss Projektnachbearbeitung 3 Rüstzeug für den Erfahrungsund Know-how-Transfer Verständnis für Prozess der Auflösung der Projektorganisation © Wytrzens
Learning Outcomes – Projektabschlussprozess mit Projektendabnahme und Projektabschlussmeeting professionell gestalten können Projektabschluss im Stande sein, wenigstens 3 verschiedene Ansätze 4 zur systematischen Projektnachbetrachtung praktisch anzuwenden wichtige Projektkennzahlen hinsichtlich ihrer Aussagekraft beurteilen und konkrete Werte © Wytrzens
Projektabschluss – Wesen Prozess der Beendigung aller Tätigkeiten, die mit Projekt in Zusammenhang stehen § steht an, sobald die Projektziele erreicht oder Projekt abgebrochen werden muss Projektabschluss § umfasst 5 – Präsentation und formelle Abnahme der Ergebnisse – Restmängelbehebung – retrospektive Analyse des Projektverlaufes und der Projektergebnisse – Erfahrungssicherung („Lessons learned“) – Erstellung des Projektabschlussberichts (inklusive Endabrechnung und Nachkalkulation; Komplettierung der Dokumentation) © Wytrzens
Ziele des Projektabschlusses § geordnete Beendigung der Projektarbeiten § Erfolgsbewertung Projektabschluss § Erfahrungstransfers 6 § emotionaler Schlusspunkt für Projektteammitglieder © Wytrzens
Projektabschluss Rolle des Projektabschlusses 7 © Wytrzens
Projektabschlusspräsentation § separate, wegen ihres hohen Stellenwerts gut vorzubereitende Veranstaltung mit allen Projektbeteiligten § zusammenfassende Darstellung des Projektes – Ausgangslage und Ziele der Projektes – Grobüberblick über durchgeführte Arbeiten – Vorstellung der Resultate Projektabschluss – Diskussion, Schlussfolgerungen 8 § üblicher Bestandteil des Projektabschlussprozesses, mit dem Ziel der Projektabnahme § Zielgruppe: Auftraggeber § Teil des Projektmarketings © Wytrzens
Projektabnahme § Begriff bezeichnet sowohl – Prozess als auch – Meilenstein § Varianten: – projektbegleitend (bei Erreichen von Meilensteinen/ Projektabschluss Vorlage von Zwischenergebnissen) 9 – Einmalige Endabnahme § hat rechtliche Konsequenzen (Fälligkeit von Vergütungsansprüchen; Beginn von Verjährungsfristen; Gefahrenübergang etc. ) © Wytrzens
Projektabnahme § als Meilenstein umfasst die Projektabschluss Projektabnahme: 10 Die Bestätigung des Auftraggebers, dass der Auftragnehmer das vereinbarte Werk erstellt hat, wie es im Vertrag spezifiziert war (= Billigung der Ergebnisse) © Wytrzens
Projektabnahme § als Prozess umfasst die Projektabnahme: – Übergabe der vereinbarten Leistungen (Ergebnisse, Resultate) an den Auftraggeber – Übernahme der Leistungen (= körperliche Projektabschluss Entgegennahme der Ergebnisse) durch den Auftragnehmer 11 – je nach Art und Inhalt des Projektes allfällige Abnahmetests (z. B. bei IT-Projekten) oder Begehungen (etwa bei Bau-projekten), Ergebnisüberprüfungen samt Feststellung allfälliger Mängel sowie Einfordern von Nachbesserungen © Wytrzens
Projektnachbereitung § Die Analyse abgeschlossener Projekte liefert Hinweise für Folgevorhaben Projektabschluss § Die retrospektive Überprüfung ursprünglicher 12 Aufwandsschätzungen führt zu Verbesserungen bisheriger Prognoseverfahren. Aber auch die Dokumentation von Höhen und Tiefen in der Zusammenarbeit kann Lerneffekte bei allen Beteiligten auslösen. Ziel der Nachbereitung 1. Ergründung von Erfolgs-/Misserfolgsfaktoren 2. Systematische Auswertung und Festhalten der gewonnenen Erfahrungen © Wytrzens
Touch-down Meeting § Zusammenkunft aller Projektbeteiligten § Gegenstück zum Kick-off: offizielles Ende der Projektdurchführung § Rückschau auf Leistungen und Arbeitsprozesse der Durchführungsphase Projektabschluss § Würdigung von Projektverlauf und -ergebnissen 13 § Schwierigkeiten während der Projektrealisierung § Gegenseitiges Feedback § Festhalten von Erfahrungen und Lehre für Folgeprojekte © Wytrzens
Ziele von Touch-down Meetings § Projektgeschichte Revue passieren lassen § Anerkennung aussprechen § Lehren aus Fehlern ziehen Projektabschluss § sachlich, konstruktiv Kritik üben 14 § allfällige Schäden am Team reparieren § ungeklärte Konflikte lösen § sich am Erreichten freuen © Wytrzens
Beurteilung des Projektabwicklungsprozesses § fokussiert auf – Organisation – Pläne und ihre Einhaltung – Termin-, Kosten- und Leistungsabweichungen – Arbeitsklima und Führungsverhalten Projektabschluss – Kommunikation 15 § spezielle Abweichungsanalysen – bezogen auf Projektverlauf und Projektergebnisse – ergründend personelle, technische und organisatorische Ursachen – differenzierend nach vermeidbaren und unvermeidlichen © Wytrzens
Leitfragen zur Projektnachbereitung – Abschlusssitzung § Wurden die gesetzten Ziele (Termine, Kosten, Output) erreicht? Wenn nein, aus welchen Gründen nicht? § Ist der Auftraggeber zufrieden? Wenn nein, was gab Anlass zu Unzufriedenheit? § Was lief gut und was schlecht im Projekt? Wie war das Klima im Team? Projektabschluss § Welche Konsequenzen werden aus den gewonnenen 16 Erfahrungen für künftige Projekte zu ziehen sein? § Wie war die Zusammenarbeit mit Auftraggeber und Projektumfeld? § Welche Nach-Arbeiten sind bis wann noch zu erledigen? © Wytrzens
Projektabschluss Tabellenraster zur gemeinschaftlichen Projektnachbetrachtung im Team 17 © Wytrzens
Projektabschluss Analyse von Projektfehlschlägen 18 © Wytrzens
Projektabschluss Spiderchart für Feedback im Rahmen der Projektnachbereitung 19 © Wytrzens
20 © Wytrzens Projektabschluss
Lessons learned § Hauptziel: Erfahrungssicherung § Basis: Datensammlung zur Bildung von Kennzahlen und als Voraussetzung für das Kalibrieren von Aufwandsschätzverfahren § Intention: – Optimierung des Managements künftiger Projekte – Verbesserung von Projektmanagementhilfsmitteln wie Checklisten Projektabschluss und Templates 21 § Motto: Herausarbeiten der Potentiale für künftige Projekte § Devise: prinzipiell verschriftlichen: – zwingt die Dinge auf den Punkt zu bringen – erleichtert die Weitergabe der Schlussfolgerungen © Wytrzens
Projektabschluss Prozess zur Aufarbeitung der Lessons learned 22 © Wytrzens
Projektabschlussbericht Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes Inhalte § ursprüngliche Ziele und Eckwerte der Leistungs-, Kosten- und Terminplanung Projektabschluss § Leistungsdaten und erstellte Ergebnisse 23 § Schilderung und Bewertung von Abläufen und Arbeitsprozessen § Nachkalkulation (Ist-Kostenübersicht) § Beurteilung von Termintreue und Zeitdisziplin (anhand von Zeitaufzeichnungen) § Rückstellungen für Gewährleistungen § Ursachenanalyse von Planabweichungen © Wytrzens
Projektdokumentation § strukturierte Sammlung von zum Projekt gehörigen Schriftstücken § kontinuierlich während des gesamten Projektes zu führen Projektabschluss § Ausmisten „überholter“ Dokumente 24 am Projektende § Archivierung sämtlicher wichtiger Unterlagen (u. a. aus Haftungs- und © Wytrzens
Projektabschlussbedingte Personalprobleme § künstliches in die Länge ziehen des Projektes, weil unklare oder abschreckende Zukunftsperspektiven § Identifikation mit Projektteam reduziert sich (vor allem bei weniger erfolgreichen Projekten) § „Wir-Gefühl“ schwindet, vor allem wenn gegen Projektabschluss Ende Teammitglieder ausscheiden 25 § Ausscheiden von Projektteammitgliedern kurz vor Projektende, um lästigen Abschlussarbeiten (Dokumentation etc. ) zu entgehen § geistige Verabschiedung mit schwindender Motivation der Projektbeteiligten © Wytrzens
Personalrückführung § frühzeitig für klare Perspektiven (neue Betätigungsfelder) nach dem Projektende sorgen § Übergang von Projektorganisation in andere Organisation sorgfältig planen und vorbereiten Projektabschluss § Würdigen der Leistungen der Projektteammitglieder 26 – Beurteilungen – Belohnungen – Empfehlungen § „Loslassen vom Projekt“ erleichtern (durch © Wytrzens
Projektabschlussfeier Wer feste gearbeitet hat, sollte auch Feste Projektabschluss feiern! 27 © Wytrzens
Übung – Projektabschlussreview Projektabschluss Betrachten Sie die Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ als Projekt und evaluieren Sie diese mit Hilfe eines der vorgestellten Werkzeuge. 28 Halten Sie die Ergebnisse Ihrer Nach-bereitung schriftlich (auf Flipchart/Folie) fest. Zeitrahmen: 30 Minuten © Wytrzens
- Slides: 28