Projektledelse Odense Bibliotekerne 3 Marts 2016 AnneMette Krifa

Projektledelse Odense Bibliotekerne 3. Marts 2016 Anne-Mette Krifa Lektor Institut for Ledelse og Forvaltning

Institut for ledelse og forvaltning Anne-Mette Krifa Agenda 1. 2. 3. 4. 5. Kort præsentation Hvorfor projektorganisering Målformulering / målhierarki Projektplan og milepæle Interessentanalyse

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Hvad er mit budskab/mission? Sætte jer i stand til bedre at kunne overskue emnet. Introducere jer til nye værktøjer og mod til at gå ind i nye opgaver gennem projektarbejdet

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Jeres erfaringer?

Insitut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Noter ”Man kan ikke lære at gennemføre projekter ved at læse bøger. Kun ved at gennemføre projekterne selv og ved at gøre sig sine egne erfaringer. Hvad virker for mig? Hvad virker ikke for mig ? ”(Kousholt) ”Der er ikke nogen anden vej. Man kan lade sig inspirer ved at læse om projekter. Ved at snakke med andre om projekter. Ved at forberede sig selv gennem at skrive om projekter. Man kan også lære teknikker og søge inspiration i kurser, seminarer og foredrag. Der er alt sammen udmærket – men du skal også gøre dig dine egne erfaringer! ”(Karvø, M og Pedersen, Lars Bo – ”Projektledelse i tværfaglige teams. )

Insitut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Projektorganisering er en fordel, når 1. Opgaven er af engangskarakter – noget nyt , ingen fortilfælde 2. Udvikling og ændring af nuværende situation 3. Opgaver der kræver en tværfaglig eller tværorganisatorisk indsats 4. Opgaver der er komplicerede og har et betydeligt omfang 5. Opgaver der er betydningsfulde for organisationen

Insitut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Kendetegn ved projektorganisering 1. 2. 3. 4. 5. Høj opgaveusikkerhed – det er ikke prøvet før Opgave- og måldefinering (kommissorium ) Midlertidig organisering – ad – hoc Udfordringer ifht ledelsesretten Fokus på opgaven i stedet for specialiseringen

Insitut for Ledelse og Forvaltning Anne-Mette Krifa Opsamling - projektmodeller Klassiske - vandfaldsmodel Agile -tilbageløbsmodel § Fra helhed til dele § Produkt fremfor proces § Planerer og planlægger for at undgå / minimere risici § God ved høj opgavekompleksitet § Klare kravspecifikationer § Fra dele til helhed § Dynamisk forhold mellem proces og produkt § Vægt på gensidig afstemthed mellem org. og kunden § Involverer § Situationsafhængig projektorganisering

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Rammerne Afstemme forventninger / Aftale/ kommissorium Projektejer ressourcer /mandat Projektgruppen Leverancer hvad? Tid Projekttrekanten Diskussion; Hvornår og hvordan kan denne/dette bruges?

Insitut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Målhierarki H v o r f o r Formål Delformål Leverancer Delleverancer ? H n v o r d a

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Case - eksempel Formål; Berettigelse Leverance; hvad skal der konkret leveres Mål; nyttevirkning og succeskriterier

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Case Beskrivelse: Fremtidens bibliotek Opgaven: Opstil målhierarki (delformål), projektleverancer og mål og succeskriterier

Insitut for Ledelse og Forvaltning Anne-Mette Krifa Succes kriterier – SMART målformuleringer § Specifikke § Målbare § Accepterede § Realistiske § Tidsfastsatte

Insitut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Pause

Insitut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Projektplan og milepæle

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Step A - Aktivitetsplanlægningen tager udgangspunkt i milepælene. Aktiviteterne defineres ved at vurdere, hvad der skal gennemføres for at opfylde den pågældende milepæl. Eks Milepælen hedder: ”Seminar for 15 ledere er gennemført den 1. okt. ” Leverancen er ; Lederseminar afholdt Opgaven er så; Hvilke aktiviteter skal gennemføres for, at dette er sket? Aktiviteterne ligger tidsmæssigt før milepælen og skal alle være gennemført, for at milepælen er nået. Man skal ud fra aktivitetsbeskrivelsen kunne se: • Hvad er slutleverancen, dvs. milepælen? • Hvilke ressourcer/personer er nødvendige? • Hvor megen tid kræver aktiviteterne? • Er aktiviteten afhængig af andre aktiviteter?

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa STEP A - Indsatsområder - arbejdspakker (WP) - aktivitetsplanen Aktiviteter samles i Indsatsområder (arbejdspakker) Indsatsområder => Leverancer = en række aktiviteter som fører til leverancerne WBS (work breakdown struktur) Kriterier for ”opdeling” / systematik - Fysiske delsystemer Problemstillinger Geografisk inddeling Systeminddeling Organisatorisk inddeling Processerne

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Faser Milepæle

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa C – Afhængigheder Nogle milepæle kan være input til andre Synliggøre dette i planen For eksempel; • Kravspecifikationen på plads før leverandør aftale bliver indgået

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa D – Faseopdelinger Analyse Design Gennemførelse Evaluering

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa E – Beslutningsmøder / gates Kriterier; hvilke Tidspunkt; hvornår i processen Deltagere; hvem Udfald; go–stop–vent-ommer

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Interessenter

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Case – fortælling om vigtigheden af interessenter Her ser i et stykke fynsk motorvej. .

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Interessenter -1 1. Hvem er de?

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Interessenter -2 Aktiv medvirken/ Stor indflydelse Lille indflydelse/ aktiv medvirken Gidsler Ressourceperson Ekstern Grå eminencer 2. Hvem er vigtig? Lille indflydelse/ Ikke aktiv medvirken Stor indflydelse/ Ikke aktiv medvirken

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Interessenter -3 3. Hvad ønsker de? Det dobbelte bogholderi – Prisen forandring NU MÅL -/+ Hvad fungerer dårligt målgruppen Ulemper for fremtidens ifht bekymringer Brændende platform What’s in it for me? = Visionen

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Interessenter -4 4. Hvad gør vi? Gidsler Ressourceperson • Skal informeres • Stormøder • Undervisning • Indhente information • Skal involveres • Interviews • Møder • Workshops • I arbejdsgrupper Ekstern Grå eminencer • Skal orienteres • Nyhedsbreve • Skabe godt image • Ikke nødvendigvis • Skal informeres og bør via skemaer el fokusgrp indflydelse høres • Interviews • Møder • I referencegruppe/ evt styregruppe

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Åbenhed, involvering og medborgerskab Hvem er Jeres interessenter?

Projekthåndteringens elementer 1. 2. 3. 4. 5. 6. Målformulering / målhierarki Aktører og projektorganisering Projektplan Risikoanalyse Interessentanalyse Kommunikationsplan

Tak for i dag www. phmetropol. dk

Insitut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa Styring af kommunikation Internt i projektet Eksternt

Institut for Ledelse og Forvaltning Lektor Anne-Mette Krifa 1. Målrette kommunikation 1. Målgruppen; Hvem er de? Interessenter – hvad er vigtige temaer for dem hvilken aha oplevelse eller pointe vil vi gerne have igennem 2. Medie; afhænger af målet 3. Effekt; hvad skal interessenterne gøre anderledes ny viden, ændret holdning eller ændret adfærd 4. Timing; markeret som milepæle og faseovergange 5. Ansvar; hvem