Projektek tervezse s menedzselse Projektszerzdsi folyamat lebonyoltsa 1

Projektek tervezése és menedzselése Projektszerződési folyamat lebonyolítása 1

Versenyeztetés: l l l eljárási módszer a lehetséges közreműködők versenyeztetése a tényleges közreműködők kiválasztása Versenyeztetés típusai: l nyilvános versenyeztetés § § § l nyílt szelektív kétszintű zártkörű versenyeztetés 2

Nyilvános versenyeztetés Nyílt versenyeztetés: l l ajánlatbenyújtás nincs előminősítéshez kötve jelentkezők megvásárolják az ajánlati dokumentációt minden ajánlat értékelésre kerül utóminősítésre sor kerülhet Szelektív versenyeztetés: l l l ajánlatadás előminősítéshez kötött csak az adhat ajánlatot aki az előminősítésen átment a beruházó szűkíti a jelentkezők körét 3

Nyilvános versenyeztetés Kétszintű versenyeztetés: l a jelentkező az ajánlatát két lépésben teszi meg l első lépés mindig az előminősítés l típusai: § kétborítékos § kétlépéses § kétlépcsős Kétborítékos versenyeztetés: l jelentkező két borítékot nyújt be l egyikben minősítési anyag, másikban vállalkozói anyag l első lépésben minősítési anyag értékelése l ha megfelelő, akkor második lépésben ajánlat értékelése 4

Nyilvános versenyeztetés Kétlépéses versenyeztetés: – a vállalkozó először benyújtja a műszaki ajánlatot – ha megfelelő, akkor jöhet a kereskedelmi ajánlat – utólag a műszaki ajánlat módosítására nincs lehetőség Kétlépcsős versenyeztetés: – első lépésben egységárak alapján kiválasztják a vállalkozót a tervezés korai szakaszában, nyílt vagy szelektív versenyeztetéssel – a kiválasztott vállalkozó részt vesz a tervezésben – ajánlat véglegesítése után szerződés 5

Zárt versenyeztetés l projekt fontosabb paramétereinek közlése l adott partnerek közvetlen felkérése l az árajánlat alapját képező részletes dokumentáció közös kialakítása l csak a meghívott nyújthat be ajánlatot l közbeszerzési törvény alapján akkor alkalmazható ez a versenyeztetés, ha: l l közbeszerzés tárgya sajátos korlátozott a kivitelezni képes ajánlattevők száma legalább öt minősített ajánlattevő van 6

Előminősítés l l l szelekció azon vállalkozók kiválasztása akik képesek vállalni a rájuk háruló felelősséget és kockázatot lépései: l l l előminősítésre való felhívás előminősítési dokumentumok elkészítése beérkezett előminősítési dokumentációk értékelése előnye: szelekció hátránya: hosszabb megvalósítási idő 7

Előminősítésre történő felhívás l l projekttulajdonos teszi közzé tartalmazza: l l l l beruházóval kapcsolatos lényeges információkat létrehozandó projekt megnevezését, rövid leírását szerződéses munkák terjedelmét tervezett megvalósítási időt versenyeztetés módját minősítés kiemelt kritériumait előminősítési dokumentáció eljuttatásának címét és határidejét 8

Előminősítési dokumentáció l szisztematikusan felépített kérdőív l részletes, célirányult l értékelésére pontrendszer használható l meghatároznak egy minimális pontszámot l pontrendszer és minimumkövetelmény előre rögzített 9

Ajánlat l Ajánlat: l szerződéskötés szándékát kifejező üzleti reakció a közreműködni kívánó szervezet részéről l egy külön projekt, melyet hozzáértő személynek kell kidolgoznia l fontos, hogy legyen: l komplett l előírásoknak megfelelő l versenyképes l vevő igényeit kielégítő 10

Ajánlat l Tenderdokumentáció: ajánlattételek alapját képező dokumentációk összessége l Ajánlati felhívás: l l útmutató a benyújtás módjához meghatározza a projektet és a tevékenységek terjedelmét meghatározza a létrehozandó szerződés feltételrendszerét információt ad az ajánlatok értékelésével kapcsolatban 11

Ajánlati kalkuláció l Tevékenység alapú kalkulációval érhető el: l l l a termelőtevékenységek közvetlen költségei tevékenységenként kerülnek kalkulálásra kiszolgáló tevékenységek és ideiglenes létesítmények üzemeltetési költsége helyszíni irányítás költsége fel- és levonulással kapcsolatos költségek pénzügyi költségek (garancianyitás, biztosítások, adók, illetmények, hitelkamatok) meghibásodási költségkeret bekalkulálása 12

Pénzáramlási terv l l Megmutatja a létesítményi munkák elvégzésével kapcsolatos pénzmozgásokat és azok időbeli alakulását. Pénzáramlási görbét befolyásoló tényezők: l l l szerződésstratégia költségek keletkezése és kifizetések teljesítése közötti időtartam alakulása teljesítés közbeni megszakítások jellege és gyakorisága vitás ügyek rendezésének gyorsasága infláció mértéke és üteme 13

Ajánlatok értékelése l Ajánlattételi határidő l l Ajánlat értékelése l l l ajánlatokat tartalmazó iratokat felbontása (nyilvános, zártkörű, önálló) formai értékelés tartalmi értékelés l pontrendszer l létesítmények életciklusára számított költségek Elfogadólevél, szándéklevél 14

Szerződéses folyamat 1. Szerződés tervezése l l l 2. Szerződéskötés l 3. Résztvevőkkel történő megegyezés Szerződéses adminisztráció l 4. Hány szerződés szükséges? Melyek az elvégzendő munka sajátosságai? Kifizetés körülményei Szerződéskötéstől a szerződés lejártáig tartó időszakban végzett kezelése a szerződéses folyamatnak Szerződéses folyamat ellenőrzése 15

Tárgyalási folyamat l A tárgyalás olyan folyamat, mely során különböző érdekeltségű személyek beszélgetés és kompromisszumok útján megegyezésre jutnak l Tárgyalás négy alapelve: l l magánproblémáink kizárása a tárgyalási folyamatból központi kérdés a közös érdek és nem az ellentét alternatívák kialakításával törekedni a megegyezésre eredményeknek tárgyi kritériumokon kell alapulniuk 16

A szerződés l l l A megállapodás végső dokumentációja Több cikkelyből áll, pl. : garancia, kártérítés Garancia: l l l eladó által nyújtott biztosíték a vevő felé két típusa az egyértelmű (szóban vagy írásban tett ígéret) és a hallgatólagos (minden tranzakció tartalmazza) Kártérítés l l polgári jogi szerződéses 17

A szerződés fajtái Kifizetés módja alapján: 1. Fix árú szerződések a) b) c) 2. rögzített árú kiterjesztett rögzített árú fix ár-ösztönző díjú Költség típusú szerződések a) b) költség plusz rögzített költség plusz ösztönző 18

A szerződés fajtái Szerződések száma alapján: 1. 2. 3. Tradicionális típusú Kulcsrakész típusú Menedzsment típusú 19

Projektek tervezése és menedzselése Költségmenedzsment, finanszírozás 20

Költségmenedzsment Fogalma: Mindazon szükséges módszerek és eszközök, melyek biztosítják, hogy a projekt az előre meghatározott költségterven belül megvalósul. Elemei: 1. 2. 3. 4. Erőforrás tervezés Költségbecslés Költségvetés készítése Költség ellenőrzés 21

Erőforrás tervezése l Projekttevékenységhez szükséges fizikai erőforrások (ember, eszköz, anyag) és mennyiségének meghatározása l Szorosan a költségbecsléssel végzendő l Pontos tervezéshez szükséges: l l l WBS – Hol van tényleges erőforrás használat? Előzetes információk – tapasztalatok Szándéknyilatkozatok – projekt indoklása és célja Erőforrás összeírás – tényleges igény Szervezeti politika – munkaerő és eszközök 22

Erőforrás tervezése l Erőforrások meghatározását segítő technikák: l Szakértői vélemény § megvalósító szervezeten belüli egységek szakértők § szakmai és technológiai szövetség § ipari csoportok § l Alternatívák azonosítása § különböző megközelítési módok 23

Költségbecslés l Költségbecslés alkalmazásával a projekt tevékenységeinek megvalósításához szükséges erőforrások költségei határozhatók meg. l Költségbecslés során figyelembe veendő: l l l WBS erőforrás szükséglet erőforrás egység tevékenység becsült időtartama rendelkezésre álló korábbi információk 24

Költségbecslés módszerei 1. Analóg becslés (fentről lefelé becslés) l Korábbi hasonló projekt költségei határozzuk meg a költségeket. l Rendelkezésre csak korlátozott számú információ áll. l A többi módszerhez kevésbé költséges, de többnyire pontatlan. l Akkor a legmegbízhatóbb, ha: § § alapján Korábbi projekt ténylegesen hasonló és nem csak 1 -2 esetben. Az egyének és a csoport a szükséges ismeretek megszerzésére hozzá létre a becslést. 25

Költségbecslés módszerei 2. Paraméteres modellezés l Jellemző paramétereket matematikai modellbe helyezzük. l Költsége és pontossága változó l Akkor a legmegbízhatóbb, ha: § § § A „történelmi” információk pontosak. Használt paraméterek mennyiségileg meghatározhatók. A modell könnyen megoldható. könnyen 26

Költségbecslés módszerei 3. 4. Lentről-felfelé történő becslés l Munkaegységek költségeit becsüljük, majd összegezzük a becsléseket, és így határozzuk meg a projekt teljes költségét. l Költsége és pontossága függ a munkaegységek méretétől. (Kis méret növeli a költséget, de a pontosságot is!) Számítógépes eszközök 27

Költségvetés elkészítése Fogalom: A költségvetés nem más, mint a költségek elosztása az egyes munkafolyamatokra, abból a célból, hogy a költségek mérhetőek legyenek a projekt megvalósítása során. Elkészítéséhez szükséges: l l l becsült költségek WBS (projekt elemek azonosítása) projekt ütemterve (elemek időtartam, időpontok) 28

Költségellenőrzés Kiterjed: l l l költségek változására hatással lévő tényezőkre költség-határvonal meghatározására aktuális változások kezelésére Magába foglalja: l l költségfelhasználás ellenőrzését tényleges változások pontos megjelenítését helytelen, jogtalan változások megjelenítésének elkerülését hitelezők, tulajdonosok informálását 29

Költségellenőrzéshez szükséges információk l l Költség-határvonal Megvalósítási jelentések l l Változtatások kérése l l l Tényleges és tervezett költségfelhasználás hol találkozott? lehet szóbeli és írott történhet közvetlen vagy közvetett, belső vagy külső kezdeményezésre Költségmenedzsment terv 30

Költségellenőrzési technikák 1. Költségváltozást ellenőrző rendszer l 2. azon munkafolyamatok meghatározása, ahol a tervezett költségek megváltozhatnak Megvalósítás mérése l l l segít megállapítani minden bekövetkező változás terjedelmét hozzáadott érték elemzést is tartalmaz Mely tényezők, milyen mértékű változást eredményeztek? 31

Költségellenőrzési technikák 3. Kiegészítő tervezés l 4. Akkor alkalmazandó, ha néhány projekt a tervnek megfelelően halad és az előre látható változások új, vagy átdolgozott költségbecslést, illetve költségelemzést igényelnek. Számítógépes eszközök l l l projekt menedzsmenttel kapcsolatos szoftverek Pl. : MS Project költségek és költségváltozások nyomonkövetése 32

Költségellenőrzés eredményei 1. Átszámított költségbecslések 2. Költségvetés frissítése 3. Korrekciós intézkedések 4. Befejezés becslése (teljes projekt költség előrejelzése) 5. Ismeretek megőrzése 33

Projektfinanszírozás Fogalma: Egy adott gazdasági egység finanszírozása, melyre a hitelező úgy tekint, hogy elsősorban annak pénzáramlása és jövedelme szolgál a kölcsön visszafizetésének forrásául, vagyontárgyai pedig a kölcsön biztosítékául. Célja: Olyan kölcsön nyújtása a projekt számára, amely a szponzor javát szolgálja és számára semmilyen kötelezettségvállalással sem jár. 34

Projektfinanszírozás szakaszai 1. Tervezési és kivitelezési szakasz l l 2. Kivitelezés megkezdését követően kockázat nő, mert a megvalósításhoz szükséges anyagok és munkaerő biztosítása hotelből történik. Terhek között megjelenik a felvett hitel kamata. Beindítási szakasz l A projekt akkor befejezett, ha hosszabb ideje működik és terméket, vagy szolgáltatást olyan feltételekkel állítja elő, mint ahogy az a tervben szerepelt. 35

Projektfinanszírozás szakaszai 3. Üzemelési szakasz l Termékek vagy szolgáltatások értékesítéséből származó bevétel elegendő a hitelek és kamatok törlesztéséhez, a működési költségek kifizetéséhez és hozamok biztosításához. 36

Projektfinanszírozás összetevői 1. Hitelkockázat 2. Pénzügyi előrejelzések, megvalósíthatósági tanulmány 3. Termékek és szolgáltatások piaca 4. Megfelelő kommunikáció 5. Tapasztalt és megbízható vállalkozó 6. Tapasztalt üzemeltetők, vezetők 7. Megfelelő szerződések 8. Politikai környezet, adók, engedélyek 37

Projektfinanszírozás összetevői 9. Országkockázat 10. Valutakockázat 11. Megfelelő saját tőke 12. Megfelelő biztosítási fedezet 13. Vis major kockázat 14. Költségtúllépési kockázat 15. Késedelmi kockázat 16. Infláció és kamatláb előrejelzése 38

Megfelelő hitelintézet kiválasztása Szempontok: l Méret l Tapasztalat l Támogatás l Dokumentáció l Munkakapcsolat l Korrektség 39

Projektek pénzügyi ellenőrzése Dokumentumok: l l l Mérlegek Eredmény és cash-flow kimutatások Zárójelentések Alkalmazott mutatók: l likviditási mutató adósság / tőke hányados adósságszolgáltatási mutató 40