Projekte machen selbststndig Projektmanagement ein berblick Projektmanagement meint

Projekte. machen. selbstständig

Projektmanagement – ein Überblick

Projektmanagement meint die Gesamtheit von Aufgaben in Führung, Organisation, Techniken und Mitteln für die Abwicklung eines Projekts Zum Projektmanagement zählen also • Maßnahmen der Aufbau- und Ablauforganisation • Planung, Steuerung und Kontrolle des Projekts • Mitarbeiterführung und Teamarbeit

Was ist ein Projekt? • einmalig • komplexe Problemstellung • beinhaltet Risiken • innovativ, klar strukturiert • prozessorientiert und produktorientiert • zeitlich befristet • mit begrenztem Ressourceneinsatz • weist klar formulierte Ziele auf • besteht aus vernetzten Teilaufgaben und • die Planung erfolgt im Team

Projekte in der Schule Unterrichtsprojekte Projektwochen/ Projekte in AGs Projekte im Rahmen von Schulentwicklung

Projekterfahrungen Optimismus und viel Elan zu Beginn. . . Alltagsgeschäfte kommen dazu. . . viele Vorhaben laufen nebeneinander her. . . zahlreiche Projekte „versanden“. . . Abschluss ? AKTION!

Projekterfahrungen: Ursache Es besteht „die irrige Annahme [. . . ], dass eine großartige Idee sich quasi von alleine durchsetzen werde. “ Quelle: Philipp/Rolff: Schulprogramme und Leitbilder entwickeln, Weinheim 1998, S. 89

Projektmanagement! Mit den heute vorgestellten Methoden und Vorgehensweisen werden Projekte • • offensiver und konsequenter angegangen, klarer und stringenter geplant, systematischer und dadurch letztlich erfolgreicher durchgeführt.

Projektmanagement! Projektmanagement kann eine Schule dabei unterstützen, • Entwicklungsvorhaben so zu planen, dass sie Aussicht auf Realisierung haben. • Projekte so zu strukturieren, dass sie überschaubar sind und bleiben. • die Kooperation der Beteiligten effizient und motivierend zu gestalten.

Projektmanagement und Eisberge Sachebene Aufgaben Themen Vorgaben Antipathie Beziehungsebene Status Sympathie Ängste Emotionen Macht

Team-Entwicklung Performing Forming Norming Storming

Projektphasen Die vier Phasen eines Projekts: Definition Planung Aktion Abschluss Je mehr Zeit in die ersten beiden Phasen der Definition und Planung investiert wird, desto größer ist die Erfolgschance des Projekts!

Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel davon! (Ruth Cohn)

Projektphasen Definitions- und Startphase Planungsphase Umsetzungsphase Abschlussphase Thema, Fragestellung Recherche, Kontaktaufnahme Detailplanung der Aktivitäten Abschlussbericht Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Projektstrukturplan (PSP) Projektsteuerung Präsentation und - nachbesserung Grobrecherchen zum Thema Projektablaufplan (PAP) Zwischenbilanz Projektauftrag: Zielklärung, Zielentwicklung Aktionsplan Grobplanung Inhalte + Organisation Risikoanalyse Bewertung Reflexion

Situationsanalyse Definitions- und Startphase Thema, Fragestellung Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Grobrecherchen zum Thema Projektauftrag: Zielklärung, Zielentwicklung Grobplanung Inhalte + Organisation • Welche Fächer gehören zum Projekt? • Welche Fähigkeiten werden benötigt? • Welche Faktoren beeinflussen das Projekt? Wie wirken sich diese aus? • Welches sind die Voraussetzungen für das Projekt? • Wo werden Probleme erwartet?

Umfeldanalyse (Stakeholderanalyse) Definitions- und Startphase Thema, Fragestellung Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Grobrecherchen zum Thema Projektauftrag: Zielklärung, Zielentwicklung Grobplanung Inhalte + Organisation • Wer kommt mit dem Projekt direkt oder indirekt in Berührung? • Wer wird von der Arbeit am Projekt betroffen? • Wer kann die Projektarbeit fördern, wer behindern? • Wer hat welche Erwartungen an das Projekt?

Zielplanung Definitions- und Startphase Thema, Fragestellung Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Grobrecherchen zum Thema Zielklärung, Zielentwicklung Projektauftrag Grobplanung Inhalte + Organisation Klare Zielbeschreibung unter Berücksichtigung der Randbedingungen (Sach -, Kosten-, Terminziele) Priorisierung von Zielen: • Muss-Ziele: bei Nicht-Erreichen gilt das Projekt als gescheitert • Soll-Ziele: hier können Abstriche gemacht werden • Kann-Ziele: = „Wunsch-Ziele“

Projektauftrag: gemeinsame „Geschäftsgrundlage“ Definitions- und Startphase Thema, Fragestellung Name des Projekts Grobrecherchen zum Thema Projektrahmen, Projektumfeld Beteiligte, Betroffene Beginn, Ende, wichtige Meilensteine, Ressourcen, Materialien, Räumlichkeiten … Zielklärung, Zielentwicklung: Projektauftrag Zielklärung/detaillierte Zielbeschreibung Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Grobplanung Inhalte + Organisation IST/SOLL – Analyse

Projektauftrag: gemeinsame „Geschäftsgrundlage“ Definitions- und Startphase Thema, Fragestellung Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Grobrecherchen zum Thema Zielklärung, Zielentwicklung: Projektauftrag Grobplanung Inhalte + Organisation

Projektstrukturplan (PSP) Planungsphase Recherche, Kontaktaufnahme Projektstrukturplan (PSP) Fragestellungen: Was ist zu tun? Wie ist das Projekt inhaltlich zu gliedern? Ziele: Ermittlung der Arbeitsinhalte Aufteilung des Projekts in Arbeitspakete (AP) Projektablaufplan (PAP) Aktionsplan Risikoanalyse Projektthema Teilaufgabe 1 Teilaufgabe 2 Teilaufgabe 3 AP AP

Projektablaufplan (PAP) Planungsphase Recherche, Kontaktaufnahme Projektstrukturplan (PSP) Projektablaufplan (PAP) Aktionsplan Risikoanalyse • Darstellung des Zeitablaufs der Arbeitspakete (einschl. Nennung der verantwortlichen Personen) • Terminplanung in grafischer Form

Projektablaufplan (PAP) Planungsphase Recherche, Kontaktaufnahme Projektstrukturplan (PSP) Projektablaufplan (PAP) Aktionsplan Risikoanalyse

Projektorganisation: Aktionsplan Festlegung und personelle Zuordnung klar voneinander abgegrenzter Verantwortungsbereiche und Kompetenzen Wer macht was? Zuständigkeiten klären! Wer darf was? Kompetenzen, Leitungsaufgaben klären! Aktionsplan WER? WAS? Mit WEM? WANN?

Aktionsplan: Wien Planungsphase Recherche, Kontaktaufnahme Projektstrukturplan (PSP) Projektablaufplan (PAP) Aktionsplan Risikoanalyse

Projektphasen Definitions- und Startphase Planungsphase Umsetzungsphase Abschlussphase Thema, Fragestellung Recherche, Kontaktaufnahme Detailplanung der Aktivitäten Abschlussbericht Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Projektstrukturplan (PSP) Projektsteuerung Präsentation und - nachbesserung Grobrecherchen zum Thema Projektablaufplan (PAP) Zwischenbilanz Projektauftrag: Zielklärung, Zielentwicklung Aktionsplan Grobplanung Inhalte + Organisation Risikoanalyse Bewertung Reflexion Projektdokumentation

Projektdokumentation • Die Projektdokumentation (Projektordner) liefert immer den aktuellen Stand des Projekts bis hin zur Dokumentation des Projektergebnisses. • Sie umfasst auch eine Übersicht über Veränderungen (z. B. Zeitplan, Methoden, Teamsprecher usw. ) , die im Verlauf des Projekts vorgenommen wurden.

Und trotz aller Planungstheorie gilt: „Die wichtigsten Körperteile des Managers sind Herz, Bauch, Seele und Nase. • • Sie braucht er, um mit dem Herzen zu führen, dem Gefühl im Bauch zu vertrauen, die Organisation zu beseelen, zu riechen, dass etwas stinkt. “ Quelle: Tom De. Marco: Der Termin, Kap. 6, S. 51

Projekte. machen. selbstständig © Seminar Esslingen Prof. Helmuth Kern, Gerda Richter, Christina Lippert, Monika Metzger, Ute Wickert