Projektarbeit Als Untersttzung zielorientierter Kreis Ortsverbandsarbeit 02 03

Projektarbeit Als Unterstützung zielorientierter Kreis. -/Ortsverbandsarbeit 02. /03. März 2007 Doris Schröder

Was ist ein Projekt ? • • Zeitlich befristet (Anfangs- und Enddatum) Aufgabe ist abgegrenzt und einmalig Die Bearbeitung ist geplant und organisiert Das Team ist interdisziplinär Es ist klar, wer über die Ergebnisse entscheidet Es gibt eine Projektleitung Es gibt eine Projektorganisation (Projektleitung, Projektteam, Auftraggeber, ggfls. Teilprojekte) • Budget? Doris Schröder

Projektformen • Projektform 1 – Projektarbeit innerhalb einer Organisationseinheit: Aus einer Organisationseinheit (z. B. Abt. ) werden Mitarbeiter. Innen einen Teil ihrer Zeit für das Projekt freigestellt • Projektform 2 – Projektarbeit über mehrere Organisationseinheiten: Mitarbeiter. Innen aus verschiedenen Abteilungen werden einen Teil ihrer Zeit für das Projekt freigestellt. Erfordert einen höheren Koordinationsaufwand und eine Steuerung • Projektform 3 – Projektarbeit als befristet eigene Organisationsarbeit: Projektteam vollständig für das Projekt freigestellt. Für große, langjährige Projekte geeignet – Gefahr der Verselbständigung durch kein klares Ende Doris Schröder

Welche Projektform wann? Kriterien Projektform 1 Projektform 2 Projektform 3 Projektumfang Mittel Groß Sehr groß Projektdauer Kurz Mittel Lang Komplexität Mittel Hoch Mitarbeiter. Inneneins atz im Projekt Teilzeit Vollzeit Projektleitungsqualit ät Kenntnisse Erfahrungen mit Projektmanagement, Projektmanagement Mitarbeit in Projekten Erfahrungen mit Leitungsaufgaben und Projektmanagement Doris Schröder

Notwendige Kompetenzen Fachliche Kompetenz (z. B. BRWahl-Kampagne) • • • Z. B. Betr. VG Wahlverfahren zum BR/PR Presseerfahrungen Persönliche Kompetenz • • • Teamfähig sein Sich und andere motivieren können Persönliche Meinung haben und vertreten können Kompromissbereitschaft Konflikte austragen können Kritikfähig sein Methodische Kompetenz • • • Metaplan Straßenaktionen Aufgaben entwickeln Tätigkeiten planen Zeitmanagement Moderationsmethoden Soziale Kompetenz • • • Mit Konflikten in Gruppen umgehen Soziale Rollen in Teams erkennen Positive Arbeitsatmosphäre schaffen Doris Schröder

Fachliche Kompetenz Methodische Kompetenz Zweck Auftrag Anlass Sachebene Prozessebene Ergebnis Beziehungsebene Persönliche Kompetenz Soziale Kompetenz

Problemlösungszyklus (Projektphasen) Soll/Ist Vergleich Ausgangslage klären Lösung Ziele definieren Durchführung Planung (Vorgehensweise festlegen) Doris Schröder

Rollen im Projekt 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Auftraggeber Auftragnehmer Projektleiter Projektteam Projektzuarbeiter Fachexperte Prozessberater Beratungsgruppe Doris Schröder

1. Auftraggeber • Person oder Gremium • Entscheidet über zu erarbeitende Ergebnisse, formuliert Projektauftrag mit Grobzielen • Entscheidet über die Bereitstellung von Ressourcen (finanziell/personell/zeitlich/administrativ [Räume, Computer Fachinformationen]) • Beruft Projektleiter und (in Abstimmung mit diesem) Projektteam • Setzt Prioritäten für die inhaltliche Arbeit des Projektteams • Hält Projektleiter/Projektteam den Rücken frei, hilft Hindernisse aus dem Weg zu räumen • Ist für den Transfer der Ergebnisse in die Organisation verantwortlich • Wirkt bei der Erfolgskontrolle mit Doris Schröder

2. Auftragnehmer • Oft ein und die selbe Person/ein und dasselbe Gremium • Sinnvoll bei Beteiligung vieler verschiedener Bereiche • Auftragnehmer sind die Organisationseinheiten die Projektleiter und Projektmitarbeiter in ein Projekt entsenden (z. B. Verwaltungsstellen der IGM in einer Region die gemeinsam ein Projekt des Vorstandes durchführen) • Sorgen für Umsetzung der Projektergebnisse Doris Schröder

3. Projektleiter • Gestaltung der Freiräume innerhalb des Projektes durch Methoden des Projektmanagements • Koordiniert, plant und steuert • Macht Vorschläge zur Besetzung des Projektteams • Präzisiert Auftrag und Projektziele • Erarbeitet ersten Projektplan • Plant die Startveranstaltung mit dem Projektteam und führt sie durch • Leitet Projektteam und sorgt für gute Zusammenarbeit • Erteilt Arbeitsaufträge an Zuarbeiter bzw. Experten • Aktualisiert die Planung, sorgt für kontinuierliche Dokumentation • Sorgt für Einhaltung von Terminen und Budget • Leitet bei Abweichungen Maßnahmen ein • Informiert Auftraggeber, Auftragnehmer, Beratungsgruppe • Ist für Projektdokumentation und Projektabschluss verantwortlich • Hilft den Transfer der Ergebnisse in die Organisation zu planen Doris Schröder

4. Projektteam • Bearbeitet Projektaufgaben und unterstützt Projektleiter • Ist der Kern des Projektes, alle Fäden laufen hier zusammen • Feinplanung und Erarbeitung der Projektaufgaben • Diskutiert Lösungsvorschläge und Ideen • Zusammenarbeit Personen mit unterschiedlichem Fachwissen • Vorbereitung und Durchführung von Workshops, Befragungen etc. Doris Schröder

Projektzuarbeiter • Klar definierte Aufgabe • Auftragserteilung durch den Projektleiter • Keine kontinuierliche Einbindung ins Projekt • Aber: Einbindung in den Informationsfluss Doris Schröder

6. Fachexperte • Budget für externe Experten einplanen (Aufgabe Projektleiter) • Vermittelt Spezialwissen was im Projektteam nicht vorhanden ist • Erstellt evtl. Gutachten • Macht Lösungsvorschläge • Klare Definition des Auftrags notwendig Doris Schröder

7. Prozessberater • Unterstützt bei der Vorbereitung und Durchführung der Projektsitzungen oder von Workshops • Leitet die inhaltliche Diskussion • Klärt eventuelle Missverständnisse und Konflikte durch Moderation • Keine Experten für inhaltliche Fragen • Benötigen Distanz zum Thema um in Konfliktfällen eine Klärung herbeiführen zu können Doris Schröder

Beratungsgruppe • Kann zur Unterstützung des Projektteams eingesetzt werden, muss aber nicht zwingend installiert werden • Ist mit Vertretern von seiten des Auftraggebers und des Auftragsnehmers besetzt • Berät über offene Fragen oder Schwierigkeiten des Projektes und sucht nach Lösungen • Sorgt für Akzeptanz des Projektes • Soll sich nicht in Inhalte des Projektes einmischen (Gefahr ) Doris Schröder

Projektziele • Politische Ziele – z. B. Umsetzung eines Tarifvertrages • Mitgliederorientierte Ziele – z. B. bezogen auf Bedürfnisse, Wünsche der Mitglieder oder Mitgliedergewinnung • Fachliche Ziele – z. B. Erhöhung der Qualität von Veröffentlichungen • Soziale Ziele – z. B. Einbeziehung leistungsgeminderter Personen in die Gruppenarbeit Doris Schröder

Finden von Zielen • • • Sammeln Ordnen/strukturieren Präzisieren Bewerten Abgrenzen Doris Schröder

Aspekte der Planung • • • Was ist zu tun? Wer soll es tun? Wie soll es getan werden? Bis wann muss es getan sein? In welcher Reihenfolge ist was zu tun? Doris Schröder

Zusammenarbeit im Team Phase 1 Phase 4 12 Verschmelzungsphase 9 Orientierungsphase Phase 3 Testphase Ideenreich Flexibel Offen Leistungsfähig Solidarisch und hilfsbereit • Entwicklung neuer Umgangsformen • Entwicklung neuer Verhaltensweisen • Feedback • Konfrontation der Standpunkte Höflich Unpersönlich Gespannt Vorsichtig Nahkampfphase 3 Unterschwellige Konflikte Konfrontation der Personen Cliquenbildung Mühsames Vorwärtskommen Gefühl der Ausweglosigkeit Phase 2 6 Doris Schröder

Soziale Rollen im Team • • • Macher Hilfssheriff Denker Mahner Sündenbock Ablenker Doris Schröder

Macher Ausprägungen Wie fördert sie das Team Wo hindert sie Was kann der Projektleiter tun • Sheriff • Macho, Obermacho • Guru • Druide • Strahlt zuversicht aus • Beschützer • Oberfeldwebel • Trabt voran • Übernimmt Verantwortung • Übernimmt Aufgaben, die andere nicht übernehmen wollen • Motiviert die Gruppe • Dominiert die Gruppe • Hindert Entfaltung Anderer • Erzeugt schlechtes Gewissen • Präzise Aufgaben stellen • Offizielles Lob vor Publikum • Erfolge würdigen Doris Schröder

Hilfssheriff Ausprägungen Wie fördert sie das Team Wo hindert sie Was kann der Projektleiter tun • Träumer • Softie • Weichei • Unentschieden • Bremser • Beschwichtiger • Bezieht keine Position • Deckt Konflikte zu • mauschelt • Klare Spielregeln vereinbaren • Achtet auf Zeiten, Pausen • Bremst den Macher • Hält das Team nach innen zusammen Doris Schröder

Denker Ausprägungen Wie fördert sie das Team • Tante Frieda • Oberstudienrat • Hat immer Bedenken • Domina Wo hindert sie • Klar strukturiert • Bremst • Durchdringt • Nervt durch Themen in die Detailverliebtheit Tiefe Was kann der Projektleiter tun • Lob für Klarheit und Genauigkeit • Deutlich machen, wann Idee, wann Analyse Doris Schröder

Mahner Ausprägungen Wie fördert sie das Team Wo hindert sie Was kann der Projektleiter tun • Schuldzuweiser • Ungeduldig • Aufbrausend • Revoluzzer • Vorstadtrambo • Chaot • Pessimist • Miesmacher • Keine konstruktiven Beiträge • Verbreitet Pessimismus • Konstruktive Beiträge einfordern • Zeigt Schwachstellen auf • Bleibt am Ball Doris Schröder

Sündenbock Ausprägungen Wie fördert sie das Team Wo hindert sie Was kann der Projektleiter tun • Muss aufs Klo • Der Schüchterne • Duckmäuser • Mitläufer • mea culpa • Sträfling • Verhindert das Konflikte ausgetragen werden • Schützen • Konflikte ansprechen • Blitzableiter fürs Team • Nimmt Druck raus Doris Schröder

Ablenker Ausprägungen Wie fördert sie das Team Wo hindert sie • Optimist • Flippig • Albern • Unstet • Launenhaft • Wendehals • spontan • Kostet Zeit • Fest organisieren • Geht vom Thema lassen weg • Sorgt für gute Stimmung • Darf Wahrheiten aussprechen Was kann der Projektleiter tun Doris Schröder

Die vier Ohren einer Botschaft Sachlich Nachricht Selbstoffenbarung Appell Beziehung Doris Schröder