Projekt Zukunft Finanzwesen Informationsveranstaltung am 19 03 2019

Projekt Zukunft Finanzwesen Informationsveranstaltung am 19. 03. 2019 Stuttgart

I. Warum das Projekt? • Empfehlung der Synode aus 2013 • Ziel: Umstellung des kirchlichen Finanzwesens von der erweiterten Kameralistik auf die Doppik • Bedingt durch Änderungen in der Technologie derzeit im Einsatz befindlichen Finanzsoftware war als Zwischenziel zunächst die Umstellung auf eine neue Softwareoberfläche erforderlich Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 2

II. Gründe für die Umstellung • Orientierung an einem Rechnungswesen. Standard • Vereinheitlichung und Standardisierung des Rechnungswesens für alle Bereiche der Landeskirche Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 3

II. Gründe für die Umstellung • Generationsübergreifende Gerechtigkeit • Leichtere Einarbeitung von Nachwuchskräften und verbesserte Mitarbeitergewinnung Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 4

II. Gründe für die Umstellung • Verbesserte Darstellung der Mittelverwendung • Transparenz in der Darstellung Ziel: nachhaltige, zukunftsorientierte und Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 5

III. Der Weg zum Ziel Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 6

Meilenstein 8 Meilenstein 9 Schulungskonzept und -unterlagen für Piloten sind erstellt Buchungsleitfäden und -richtlinien für Piloten sind erstellt 31. 12. 2019 31. 12. 2020 Rollout und inhaltliche Schulungen sind abgeschlossen, Schulungsunterlagen, Buchungsleitfäden und – richtlinien sind finalisiert Meilenstein 7 Umstellung NAV 2016 Umstellung doppisches Finanzmanagement Umstellung doppische Software 30. 06. 2024 Meilenstein 5 neue HHO ist verabschiedet 24. 11. 2016 Meilenstein 6 Lastenheft erstellt Start 1. Rollout. Welle Start 2. Rollout. Welle Start 3. Rollout. Welle 01. 2022 01. 2023 01. 2024 30. 04. 2017 2014 2015 2016 2017 2018 Meilenstein 3 Meilenstein 1 Beginn der Umstellung Serverinfrastruktur für NAV 2016 ist eingerichtet 19. 06. 2017 2019 Start 1. Pilot Start 2. Pilot Start 3. Pilot 01. 2020 01. 2021 01. 2022 2020 2021 2022 2023 Meilenstein 4 Meilenstein 12 Meilenstein 14 Schulung und Rollout NAV 2016 abgeschlossen Ende Erste Pilotphase Rollout und Schulungen sind abgeschlossen 30. 06. 2021 30. 06. 2024 20. 10. 2018 31. 12. 2014 Meilenstein 13 Pilotierungsphasen sind beendet Meilenstein 10 Meilenstein 11 Abnahme der Software Navision-K 2016 Softwareanbieter ist beauftragt Programmentwicklung und –test beginnt Detailplanung und Anforderungen sind definiert 30. 06. 2016 31. 07. 2018 Meilenstein 2 2024 31. 12. 2019 30. 06. 2023

III. Der Weg zum Ziel • Gerade in intensiven Vorbereitungen die ersten Piloten! Echtstart: 01. 2020 • Evang. Gesamtkirchengemeinde Ludwigsburg (NAV-Anwender) • Evang. Kirchengemeinde Eberdingen (NAV-Anwender) • Evang. Kirchengemeinde Schwieberdingen und Evang. Kirchengemeinde Großbottwar (Cu. Zea-Anwender) Aus den Erfahrungswerten kann und soll profitiert werden! Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 8

III. Der Weg zum Ziel • 3 Rolloutwellen mit je ca. 200 Anwendern in NAV 2016 und je ca. 300 Anwendern in Cu. Zea • Zusätzlich müssen die Gremien miteinbezogen werden weitere ca. 500 Personen pro Rolloutwelle • Gesamtanzahl Anwender in den drei Rolloutwellen: Cu. Zea Navision-K Gremien Ca. 600 Ca. 900 Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart Ca. 1500 24. 05. 2021 Seite 9

III. Der Weg zum Ziel Start 1. Rollout-Welle Start 2. Rollout-Welle Start 3. Rollout-Welle 01. 2022 01. 2023 01. 2024 • Schulungen jeweils im Jahr davor bzw. nach Echtstart (z. B. Jahresabschluss) also für die ersten ab 2021 • Derzeit in Planung wer und wann in Abstimmung mit Ihnen! Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 10

IV. Informationen zur Software • Selektion möglicher Softwareanbieter • Nach Fertigstellung des Lastenheftes 2017: Eröffnung des Bieterverfahrens mit ausgewählten Softwareanbietern • Sichtung und Bewertung der Angebotsunterlagen in Auswertungsklausuren mit Vertretern der vom Umstellungsprozess betroffenen Personen Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 11

IV. Informationen zur Software • Nach Auswertung der Angebotsunterlagen und den Bieterpräsentationen Auswahl des Softwareanbieters, der die Anforderungen am besten erfüllen kann • Axians Infoma Gmb. H aus Ulm www. axians-infoma. de • Start in die Feinkonzeptionsphase ab Mitte 2018 Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 12

IV. Informationen zur Software • Abschluss der ersten Feinkonzeptionsphase im ersten Quartal 2019 • Start der Programmierarbeiten • Weitere Feinkonzeptionsphasen für OKR und Pilot Einrichtungen • Erster Einblick in die Software ‚newsystem‘ Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 13

V. Von Cu. Zea zum e. Portal • Mit der Umstellung des Finanzwesens wurde auch die Fortführung von Cu. Zea diskutiert • Ausarbeitung verschiedener Alternativen • Prüfgruppe mit Projektmitarbeitern, OKR, RPA, Kirchenpflegern, Cu. Zea Anwendern, KVST-Leitende sowie verschiedenen Software-Anbietern Ergebnis: Cu. Zea wird durch eine neue Software, das e. Portal, Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 14

V. Das e. Portal • Integration des e. Portals in newsystem, damit keine Notwendigkeit Daten ins Hauptsystem einzulesen • vom Softwareanbieter Axians Infoma Gmb. H individuell programmierbar • einfache, anwenderfreundliche Oberfläche • Systemlogik (Doppik) wird vermittelt • Berücksichtigung kirchlicher Besonderheiten • große Anwenderschaft - über ELKW hinaus Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 15

V. Aufbau des e. Portals • Erste skizzenhafte Darstellung • Bedienung an Hauptsystem newsystem angelehnt e. Portal Auskunft e. Portal Spende e. Portal Persone nverzeich nis Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart e. Portal Zeitbuch 24. 05. 2021 Seite 16

IV. Schulungskonzept • Einigung auf eine Schulungsmatrix Führungsebene/ Gremien/ Pfarrer Bewirtsch after/Mitar beiter KVST mit Kasse Kirchenpfleger (hauptberuflich)* Kirchenpfleger (nebenbe ruflich) Anordnen de Führungsebene Key-User/ MAV/ RPA x x x Strukturen und Stammdaten x x x Planung x x Bewirtschaftung x x Kasse x Modul/ Zielgruppe Grundlagen x x x e. Portal x Bilanzielle Prozesse & Jahresabschluss x x KLR Berichtswesen (erw. ) x x * Das Modul Kasse wird bei Bedarf auch für hauptberufliche Kirchenpfleger angeboten Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 x x Seite 17

VI. Schulungskonzept • Die Inhalte der Schulungsmodule wurden von und mit der AG erarbeitet und werden in diesem Jahr weiter verfeinert (Trainerleitfäden, Präsentationen, …) Qualitätssicherung immer durch die AG • Technische Teile in Abstimmung mit dem Axians Infoma • Erster „Einsatz“ der Unterlagen an den Piloten im Jahr 2019 und sukzessive Fortschreibung und Verbesserung Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 18

VI. Schulungskonzept Schulungsunterlagen • Insgesamt soll es ein Handbuch "Kirchliche Doppik" geben, das folgendes enthält: 1) Leitfaden für Buchführung und Bilanzierung 2) Technische Schulungsunterlagen 3) geplant: Handout "Wichtigste Neuerungen", als Ergänzung zum Leitfaden und als erste Arbeitshilfe nach dem Echtstart Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 19

VI. Schulungskonzept Schulungen 1) Inhaltliche Schulung 2) Technische Schulung mit kurzer Auffrischung Inhalt Anmerkung: je nach Modul werden die Schulungen im Mix Inhalt und Technik (Bsp. : Kasse, Bewirtschaftung, e. Portal) und getrennt durchgeführt (Bsp. : Bilanzielle Prozesse und Jahresabschluss) Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 20

VI. Schulungskonzept Schulungen • Hauptsächlich „Face-to-Face“, dezentral • Für einzelne Module (z. B. KLR oder Berichtswesen) wird die Möglichkeit des Angebots von Webinaren geprüft • Begleitend: Videos für einzelne signifikante Arbeitsschritte (z. B. Mehrwertsteuerabrechnung, erste Buchung nach dem Echtstart, …) • Begleitend: Lernvideos, die neue kirchliche Doppik erklären Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 21

VI. Schulungskonzept • Beispielaufstellung Schulungen nur skizzenhaft! Zeitpunkt Modul (vor Umstellung) 1 Quartal 2 Quartal 3 Quartal 4 Quartal Grundlagenschulung Stammdaten und Strukturen Planung 1 Quartal Startjahr Bewirtschaftung und Kasse Berichtswesen 2 Quartal Startjahr KLR 2 Quartal Startjahr Bilanzielle Prozesse 2 Quartal Folgejahr Jahresabschluss 24. 05. 2021 Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart Seite 22

VII. Unterstützung vor Ort • Echtstartunterstützung • Key-User und Multiplikatoren • Hotline – sowohl inhaltlich als auch technisch • Videos, die stetig zur Verfügung stehen Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 23

VIII. Weitere Informationen • Neue Homepage: www. zukunftfinanzwesen. de • Auch neu: Newsletter-Anmeldung • Bei Fragen rund um das Projekt können Sie sich jederzeit per E-Mail an zukunftfinanzwesen@elk-wue. de wenden, sowie uns telefonisch unter 0711/2149 -674 erreichen Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart 24. 05. 2021 Seite 24

Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! …und nun möchten wir gerne Ihre Fragen beantworten…