Projekt Benchmarking knihoven men a srovnvn vkonu knihoven

Projekt Benchmarking knihoven - měření a srovnávání výkonu knihoven 3. dubna 2007 Pardubice Regionální funkce 2007 Národní knihovna ČR vit. richter@nkp. cz Tel. 603 223 627

Jak se stát nejlepší knihovnou? 3. dubna 2007 Pardubice Regionální funkce 2007 Národní knihovna ČR vit. richter@nkp. cz Tel. 603 223 627

Hlavní témata q. Proč měřit kvalitu a výkon v knihovnách? q. Co je to benchmarking? q. Současný stav projektu „Benchmarking knihoven“ ØKategorizace knihoven ØIndikátory pro srovnávání ØDatabáze Benchmarking knihoven q. Jak vstoupit do projektu?

O budoucnosti knihoven rozhodnou jejich uživatelé q Rozvoj internetu a digitalizace vznik konkurence, konec tradičního monopolu knihoven Co knihovny musí? q Poskytovat kvalitní služby q Získat kladné hodnocení od svých uživatelů q Prokázat, že knihovna je užitečnou a využívanou institucí q Prokázat svou ekonomickou efektivnost q Konkrétní knihovně chybí konkurence v místě chybí možnost vzájemného srovnávání, je obtížné zjistit, zda knihovna pracuje efektivně

Co je BENCHMARKING? q Benchmarking = Ø Ø Standard Značka zeměměřiče pro měření výšky Komparativní bod Porovnávací ukazatel q Srovnávání vlastní výkonnosti s nejlepší praxí q Je to neustále pokračující činnost, která se snaží nalézt nejlepší praktické postupy uvnitř knihovny a jejím smyslem je dosáhnout lepších výkonů ve vlastní knihovně q Běžně používáme při srovnávání výkonů regionálních funkcí

Co je BENCHMARKING? CO MY DĚLÁME? JAK TO MY DĚLÁME? JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME? CO DĚLAJÍ JINÍ? JAK TO DĚLAJÍ JINÍ? JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ? SROVNEJ TE A UČTE SE PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

Postup benchmarkingu Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

Přínosy benchmarkingu q Definuje nejlepší výkony q Pružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a slabé stránky q Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává q Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech q Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových dynamických kontaktů q V ČR používá: veřejná správa, sociální služby, ČD, Czech. Invest: Český benchmarkingový

Srovnání knihoven – odchylky do průměrných hodnot

Omezení benchmarkingu q Každá knihovna pracuje v jiném kontextu q Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost q Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch q Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery q Sdílení strategických informací – může přinést problémy q Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako

Projekt „Benchmarking knihoven“

Cíle projektu 1. Vytvořit a testovat benchmarkingový systém pro hodnocení činnosti veřejných knihoven. 2. Pomoci veřejným knihovnám různých velikostních kategorií analyzovat metodou benchmarkingu vlastní výkony a porovnat je s jinými knihovnami a nalézt nejlepší způsoby

Co je hotovo? q. Kategorizace knihoven q. Výběr indikátorů pro vzájemné porovnávání q. Zpracování definic indikátorů q. Vytvoření databáze pro analýzu dat q. Příprava metodiky srovnávání výkonů knihoven

Kategorizace knihoven Počet obyvatel obce 1 – 500 Komu je benchmarking určen? 501 - 1 000 1 001 - 3 000 3 001 - 5 000 5 001 - 10 000 10 001 - 20 000 20 001 - 40 000 Více než 40 001 Krajská knihovna s městskou funkcí q Benchmarking je otevřen všem veřejným knihovnám q Největší přínos může mít ve větších knihovnách q Podmínka: schopnost poskytnout kompletní data pro srovnávání (zejména ekonomická)

3 bloky výkonových parametrů= 29 indikátorů q. Podmínky pro činnost knihovny Ø 12 indikátorů q. Uživatelé, služby Ø 9 indikátorů q. Financování, výdaje, efektivita Ø 8 indikátorů

Podmínky pro činnost knihovny 1. 2. 3. 4. 5. Podíl financování knihovny na rozpočtu obce Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel % obnovy knižního fondu Objem přírůstků na 1000 obyvatel Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel 6. Počet internetových stanic na 1000 obyvatel 7. Plocha knihovny pro uživatele v m 2 na 1000 obyvatel 8. Počet studijních míst na 1000 obyvatel 9. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel 10. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů 11. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků

Uživatelé, služby 1. Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace 2. Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované populace mládeže do 14 let 3. Počet návštěv na jednoho obyvatele 4. % návštěvníků internetu z celkového počtu návštěvníků 5. Počet výpůjček na registrovaného čtenáře 6. Obrat knihovního fondu 7. Kulturní akce na 1000 obyvatel 8. Vzdělávací akce (semináře, kurzy…) na 1000 obyvatel 9. Internetové služby: webová stránka,

Financování, výdaje, efektivita 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) v přepočtu na jednoho obyvatele Náklady na nákup licencí na el. inf. zdroje v přepočtu na jednoho obyvatele Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) na výpůjčku % čistých provozních nákladů (bez osobních nákladů a nákladů na knihovní fond) z celkových provozních nákladů % nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů % osobních nákladů z celkových provozních nákladů

Plánované indikátory q Počet virtuálních návštěv na obyvatele q Průměrný čas zpracování dokumentu q Počet hodin dalšího vzdělávání na 1 odborného pracovníka Doporučujeme q Průzkum spokojenosti uživatelů Ø Univerzální dotazník pro zjišťování indexu spokojenosti Ø Test – NK ČR Ø V základní struktuře otázek umožní vzájemné srovnání mezi knihovnami

Devět bloků otázek 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Základní informace o respondentovi: pohlaví, věk, vzdělání, obor studia, frekvence návštěv prostor a webových stránek Hodnocení rozsahu provozní doby a kvality služeb studoven a dalších provozů sloužících uživatelům Hodnocení knihovnických a informačních služeb: výpůjční, kopírovací, rešeršní, MVS Hodnocení obsahu knihovních fondů a elektronických informačních zdrojů Hodnocení internetových stránek a prostředí databází Hodnocení tištěných informačních materiálů a podpory informační gramotnosti uživatelů Hodnocení prostředí pro studium, technického vybavení a sociálního zázemí Hodnocení pracovníků knihovny z hlediska důvěry, korektnosti, pohotovosti při řešení problémů a odborné kvalifikace Hodnocení přínosu služeb knihovny pro uživatele

Databáze „Benchmarking knihoven“

Databáze „Benchmarking knihoven“ q Zpracovatel a provozovatel: NIPOS q Zadavatel: NK ČR q Obsahuje data 40 knihoven – účastníků projektu q Umožňuje: Ø Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat Ø Zjištění minimálních, průměrných a maximálních hodnot indikátorů pro jednotlivé kategorie knihoven Ø Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven q Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu

V čem vám pomůže projektu? Co musíte udělat sami? Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

Červen 2007 q Ukončení testovací fáze q Kompletní zpracování metodiky q Možnost vstupu dalších knihoven q Prezentace projektu q Semináře pro knihovny, které se chtějí zúčastnit projektu CÍL: získat co největší množství knihoven pro spolupráci

Údaje nezbytné pro benchmarking q Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT Ø Údaje o službách a fondech 15 Ø Ekonomické údaje 12 q Údaje neuváděné ve výkazu KULT - 3 q Dotazník k elektronickým službám Odpočet výkonů regionální ch funkcí q Komentář k údajům – specifika lokality – např. počet škol, spádovost oblasti, způsob výpočtu indikátoru apod. Ø Bude řešeno formou stručného dotazníku

Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT – fondy a služby 1 Obsluhovaná populace xxxx 2 Knihovní jednotky celkem k 31. 12. sledovaného roku 0102 3 Počet exemplářů docházejících periodik 0116 4 Přírůstky knihovních jednotek ve svazcích 0118 5 Registrovaní čtenáři k 31. 12. 0201 6 Čtenáři do 15 let 0202 7 Návštěvníci v knihovně celkem 0203 8 Výpůjčky celkem 0301 9 Vzdělávací a výchovné kolektivní akce 0421 10 Počet studijních míst k 31. 12. 0426 11 Počet počítačů napojených na Internet 0428 12 Počet čtenářů využívajících Internet v knihovně 0429 13 Plocha knihovny pro uživatele v m 2 0431 14 Počet hodin pro veřejnost týdně 0432 15 Počet zaměstnanců (přepočtený stav) 0501

Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT – ekonomické údaje 16 Výnosy (příjmy) vlastní za organizaci v Kč 0509 17 z toho výnosy (příjmy) vlastní z hlavní činnosti 0510 Příspěvky a dotace na provoz ze státního rozpočtu v Kč - 18 z toho jednorázové dotace 0512 Příspěvky a dotace na provoz z rozpočtu kraje v Kč - z toho 19 jednorázové dotace 0514 Příspěvky a dotace na provoz z rozpočtu obce v Kč - z toho 20 jednorázové dotace 0516 21 Granty a příspěvky na provoz od ostatních subjektů v Kč 0517 22 Dary, sponzoring v Kč 0518 23 Výnosy (příjmy) celkem v Kč 0519 24 Investiční zdroje celkem v Kč 0525 25 Náklady provozní celkem v Kč 0527 26 z řádku 0527 – osobní náklady 0528 27 Náklady na pořízení knihovního fondu v Kč 0601

Údaje neuváděné ve výkazu KULT Náklady na pořízení licencí na el. informační zdroje pro vlastní 28 knihovnu Počet dětí do 15 let v obci/městě - stav k 31. 12. vykazovaného 29 roku - zjistit na obecním úřadu Celkové výdaje města/obce v roce 2006 - zahrnuje provozní (běžné) výdaje, investiční (kapitálové), příp. splátky úvěrů a půjček. Údaj lze získat ze závěrečného účtu obce/města za 30 příslušný rok, vždy se jedná o skutečnost k 31. 12.

Jaké internetové služby poskytujete uživatelům? Dotazník 33 Má knihovna webovou stránku? 34 Je webová stránka přístupná přes WAP? 35 Máte na webové stránce přístup do svého online katalogu? 36 Nabízíte uživatelům na webu vlastní specializované databáze? 37 Nabízíte uživatelům licencované el. informační zdroje? 38 Kolik přes přístup pouze v knihovně? Uveďte počet: 39 Kolik přes přístup mimo knihovnu? Uveďte počet: 40 Nabízíte virtuální informační službu - Ptejte se knihovny? 41 Umožňujete komunikaci s uživateli emailem? 42 Umožňujete komunikaci s uživateli pomocí SMS? Webová stránka Databáze, elektronické informační zdroje 43 Informace, komunikace s Zasíláte uživatelům emailem aktuality o službách a aktivitách knihovny? uživatelem 44 Umožňujete nahlížení do uživatelského konta? 45 Umožňujete uživatelům objednávání přes webové rozhraní? 46 Umožňujete uživatelům prolongace přes webové rozhraní? 47 Umožňujete uživatelům rezervace přes webové rozhraní? Služby pro vzdálené uživatele

Co dělat, máte-li zájem o účast v projektu? q. Mít zájem a odvahu ke vzájemnému srovnávání q. Přihlásit se jako účastník projektu q. Poskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další údaje o své činnosti q. Poskytnout souhlas pro práci s daty q. Spolupracovat s účastníky projektu při vzájemném poznávání q. Být připraven poskytnout účastníkům

Proč měřit výkon: q Když se neměří výsledky, potom není možné rozeznat úspěch od neúspěchu q Když nelze rozeznat úspěch, potom není možné za něj odměnit q Když se neodměňuje úspěch, potom se pravděpodobně odměňuje neúspěch q Když se nerozpozná úspěch, potom se z něj není možné poučit q Když se nerozpozná neúspěch, potom není možné ho napravit q Když není možné seznámit veřejnost s výsledky,

Pokud máte zájem o vstup do projektu: Ozvěte se!

Projekt Benchmarking knihoven - měření a srovnávání výkonu knihoven 2. dubna 2007 Pardubice Regionální funkce 2007 Národní knihovna ČR vit. richter@nkp. cz Tel. 603 223 627