PROJECTMATIG WERKEN Inleiding Aanleiding Behoefte aan sturing en

PROJECTMATIG WERKEN ©

Inleiding © Aanleiding: Behoefte aan sturing en stroomlijn d. m. v. standaard procedures, systemen en hulpmiddelen. Hoe: 1. Type werkzaamheden 2. Principe projectmatig werken 3. Implementatie – BMC (Cultuur) 4. Investeren in eigen medewerkers

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Regulier werk versus Projecten Routine Projectma tig • Bakje in/uit • Bepaalde tijd / budget • Zeker • Duidelijk • Bekende • Procedures • Teamwork • Ingekaderd • Eenmalig • Doel- of resultaat gericht © Procesma tig • Ad hoc • Onzeker • Vaag • Nieuw • Gaandeweg wordt resultaat bekend Toenemende voorspelbaarheid van resultaat en weg

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Vertaling in de Gemeente Weert Onderscheid in: o. Integraal Werken Reguliere taken, wel relaties met andere afdelingen, maar geen aparte projectstructuur o. Projectmatig Werken Alleen voor complexe Projecten, wordt aparte projectstructuur opgezet Complex: - Meervoudig / samengesteld - Afweging belangen / risico’s - Dynamisch ©

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers BMC Kenmerken n Integraal werken / adviseren door netwerken n 95% van de taken wordt in de lijn afgedaan n Taakvolwassen en taakverantwoordelijk n Aangewezen “trekker” (interdisciplinair) voor samengestelde handelingen n Principes van Projectmatig Werken toepassen ©

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Projectmatig werken Kenmerken n Probleem, doel en taakstelling helder formuleren n Gericht en planmatig werken naar resultaat p. Activiteiten en middelen p. Fasering p. Besluiten n Sturing op voortgang n Rapportage op inhoud en proces (GOKIT) ©

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Projectorganisatie Kenmerken n Buiten de lijn : PT = een tijdelijke afdeling n Relatie opdrachtgever - opdrachtnemer n Opdracht: taak, bevoegdheid en verantwoordelijkheid vooraf helder formuleren n Desgewenst Stuurgroep en Klankbordgroep Voorwaarden n Alleen voor complexe / samengestelde handelingen waarbij veel partijen en/of belangen zijn betrokken n Deelprojecten (z. s. m. ) in de lijn zetten = integraal werken ©

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers In de praktijk ©

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Aansturing projecten o Formele bevoegdheden n Gemeenteraad (Visie en beleid op hoofdlijnen) n Burgemeester en Wethouders (bedrijfsvoering) n Mandaat en sub-mandaat p directeur, afdelingshoofd en/of medewerker o Aansturing n Opdrachtgever = directeur / afdelingshoofd n Opdrachtnemer = Projectleider n Bestuurlijk overleg c. q. Stuurgroep = altijd B&W (aangevuld met derden bij contractuele relatie) ©

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Matrix organisatie Integraal Werken Concer n Sector © Projectmatig Werken Opdrachtgever: : MT / MT-lid Opdrachtgever. : MT / MT-lid Taakverantw. : Medewerker Taakverantw. : Projectleider Medeverantw. : Afd. hfd / dir. (voorz. ) Eindverantw. : Gem. secretaris Medeverantw. : MT Bestuurlijk verantw. : Port. houder Eindverantw. : Gem. secretaris Bestuurlijk verantw. : Projectcollegelid Opdrachtgever: : Afdelingshoofd Opdrachtgever : Afd. hfd / dir Taakverantw. : Medewerker Taakverantw. : Projectleider Medeverantw. : Afdelingshoofd Medeverantw. : Afd. hfd / Opdrachtg Eindverantw. : Directeur Eindverantw. : Dir. / Opdrachtgever Bestuurlijk verantw. : Projectcoll Port. houder

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Projectleider o Taak en rol n Verantwoordelijk voor resultaat: inhoud en proces p. GOKIT voor bedrijfsvoering en communicatie n Leidt het Projecttam n Rapporteert aan de opdrachtgever n Adviesfunctie naar afdelingshoofd en directeur (geldt voor alle PT-leden) n Door processturing werkdruk laag houden p. Inhoud wordt geleverd door de lijnorganisatie ©

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Projectteam o Rol en taak n Is de motor van het project n Verantwoordelijk voor de integrale plankwaliteit n Bevat deskundigheid en capaciteit om alert en precies te reageren op wensen van de opdrachtgever o Teamleden n Hebben mandaat van de lijnorganisatie en houden verbinding tussen project en afdeling n Krijgen (per fase) opdrachten van de projectleider o Voorwaarde © n Er worden geen belangrijke beslissingen genomen zonder advies van het projectteam

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers De “Project” omgeving Intern krachtenveld De opdracht Projectleid er/Medewe rker Taken Verantwoord elijkheden © Bevoegdhed en Extern krachtenveld

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Het principe van “Projectmatig Werken” © Doel: het kunnen beheersen van risico’s in projecten Hoe? Faseren Beheersen Beslissen (Projectfasering) (GOKIT CSR)

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers 100 % Beheersbaarheid 75 % 50 % 25 % Keuzevrijheid 0% Tijd Fase 1 Fase 2 Fase 3 © Fase 4 Resultaat Fase 5

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers PMW = SMART S pecifiek M eetbaar A cceptabel R ealistisch T ijdgebonden ©

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Faseren 1 2 3 4 5 6 Initiati ef Fase Ontwe rp Fase Voorb ereidin gs Hoe fase maken Realisatie Fase Beheer s Fase Idee Program ma fase Wat Doen Projec t Resultaat Oplossin g Instan d houde Onder n -houd © Alternatieve projecten vallen af Hoe Alternatieve eisen vallen af Uitwer -king Alternatie ve oplossing en Materia liserin g Alternatieve e gebruiks- en Realisatie- onderhoudsmogelijkhe heden

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Beheersen: GOKIT CSR Kwaliteit Informatie en Communicatie Organisatie Geld Tijd Contracten Risico’s Scope ©

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Beslissen FASEREN: Initiati ef Fase Progra m. Fase Ontwer p Fase Voorber eid. Fase BESLISSEN: • Projectresultaat • Projectweg • Beheersaspecten BEHEERSEN Geld Organisatie Kwaliteit Informatie Tijd © Realis atie Fase Beheer s Fase

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Implementatie PMW n Cultuurverandering / Cultuurcode n Strakke en intensieve aansturing n Maximale benutting van interne capaciteit n Minimale vermenging van het werk voor projecten en overige werkzaamheden n Punt van aandacht: betrokkenheid van bestuur, managementteam en lijn ©

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Cultuurcode 1 t/m 5 1. 2. 3. 4. 5. © Ik communiceer open, eerlijk en met respect voor en met vertrouwen in de ander Ik houd mij aan afspraken en spreek anderen er op aan wanneer zij hun afspraken niet nakomen Ik signaleer kansen en handel ernaar Ik begin (liever) vanuit mijzelf dan dat ik passief afwacht Ik wordt niet gehinderd door negatieve ervaringen

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Cultuurcode 6 t/m 10 6. 7. 8. 9. 10. © Ik beschouw collega’s en burgers als gewaardeerde klanten en behandel hen zoals ik zelf behandeld wil worden Ik draag bij aan het gezamenlijk resultaat van de gemeente Weert, ook al strookt het niet altijd met mijn persoonlijke inzichten Bovenstaande waardeer ik ook bij mijn collega’s Bovenstaande zorgt er voor dat ik met enthousiasme, plezier en gepaste trots bij de gemeente werk Ik ken mijn verantwoordelijkheden en durf beslissingen te nemen op basis van afgewogen risico’s

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Cultuurverandering o Taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd in functiebeschrijvingen o Project- en dus resultaat-verantwoordelijk n inhoud n proces (GOKIT) o Budgetverantwoordelijkheid n Projectbegroting / afrekening n Opdracht / fiatteren binnen goedgekeurde (project)begroting ©

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Ontwikkeling medewerkers o Ontwikkelen visie o Beschrijven gewenste competenties o Ontwikkelen Competenties: n Kennis n Vaardigheden n Gedrag o Functioneren n Coachen, volgen en beoordelen ©

Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Concern training n PMW (april 2002) n Dualisme en mandatering(mei 2002) n Budgethouders (juni 2002) ©