Projectmatig werken 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati

Project § Tijdelijke, duidelijk afgebakende set van activiteiten om om een resultaat te halen – – – wat: doel, resultaat wie: team wanneer: tijdsplanning kosten: begroting geslaagd? evaluatie plannen © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 2

Organisatie rond project § Twee soorten bedrijven 1. normale werkzaamheden, project staat apart 2. al het werk bestaat uit projecten (projectorganisatie) § bij 1. kan een project ten koste gaan van normale werk § 2. is erop ingericht, zoals evenementenbureaus © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 3

Initiatieffase § Idee (concept) formuleren § Haalbaarheid onderzoeken § Projectvoorstel – waarom? doel, afbakening – wie? team – kosten (bij benadering) • eventueel al sponsoring/subsidie onderzoeken – tijdsduur – haalbaarheid § Uitkomst initiatieffase: groen licht of niet © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 4

Definitiefase § Projectleider benoemd § Project duidelijk afbakenen (definiëren) – doelstellingen preciseren (SMART) – gewenst resultaat – eisen waar resultaat aan moet voldoen § Alle partijen moeten het hierover eens zijn § Dan kan b. v. met een start-up meeting © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 5

Doelstellingen § Specifiek: precies afgebakend § Meetbaar (te evalueren) § Acceptabel (draagvlak) § Realistisch (haalbaar) § Tijdbepaald (begin en eindpunt, tijdpad) © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 6

Soorten doelstellingen § Bereik – aantal bezoekers – bereik van de promotie, incl. publiciteit § Proces – gevoel bij het evenement § Effect – attitude (bekendheid, imago, gedrag) © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 7

Wijdere effecten § Toeristisch: trekt bezoekers § Commercieel – extra winst evenement zelf, horeca, detailhandel § Infrastructureel: aanleg wegen, gebouwen § Economisch: kan bedrijvigheid aantrekken, werkgelegenheid § Sociaal-cultureel: samen sporten, meer aandacht voor kunst § Psychologisch: gevoel van trots, verbondenheid § Politiek – burgers betrekken bij besluitvorming – beter imago gemeente en gemeentebestuur © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 8

Ontwerpfase § Scope bepalen: welke werkzaamheden zijn hiervoor nodig? § GO-KIT, projectbeheer ontwerpen – Geld: begroting – Organisatie: team, organisatiestructuur – Kwaliteit: risicoanalyse, veiligheidsplan, logistiek – Informatie: communicatieplan (ook intern), archief – Tijd: planning ontwerp, voorbereiding en uitvoering KOFTIG: incl. Faciliteiten © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 9

Voorbereidingsfase § Kick-off § Vergunningen aanvragen § Overleg met gemeente, politie, hulpdiensten, OV § Leveranciers selecteren, contracten afsluiten § Draaiboek samenstellen © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 10

Uitvoeringsfase § Volgens draaiboek § Continu controleren op GO-KIT punten – budgetposten – samenwerking – prestaties – communicatie – tijdpad © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 11

Nazorgfase § ‘Aftersales’, follow-up: effect in stand houden – mensen laten nagenieten – publiciteit – alvast betrekken bij evaluatie, bij volgende editie § Evaluatie: leren van elk project © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 12

Controle en evaluatie § Controle – continu meten of de uitvoering volgens plan verloopt – bijsturen waar nodig (terugkoppeling) § Evaluatie – beoordelen van de informatie de controle oplevert – dus beoordelen in hoeverre de doelstellingen zijn gehaald – leren van ervaring (terugkoppeling) © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 13

Waarom werken met projectfasen? § Zorgvuldig plannen § Missers voorkomen § Alle elementen uitspellen, alle neuzen dezelfde kant op – geen misverstanden § Degelijke planning vaak voorwaarde voor vergunning © 2019 Kees Benschop en Uitgeverij Sarphati, Meppel Evenementen organiseren – Hoofdstuk 2 14