Projectmanagement Opzet planning en uitvoering van projecten Projectmanagement

Projectmanagement Opzet, planning en uitvoering van projecten

Projectmanagement Inleiding

Project – een definitie • Een project is … – … een tijdelijke combinatie … – … van • mensen, • dieren, • materiaal en • materieel … – … om met een concreet eindproduct … – … een specifiek doel te bereiken

Project = samenwerking • Samenwerken in een project vergt: – Leiding – Sturing – Planning – Controle – Coördinatie – Evaluatie

Globale fasering • Initiatiefase – Opzet, onderhandelen – Afsluiten met een (globaal) plan • Planning – Detailplanning • Uitvoering – Doen wat je hebt gepland • Evaluatie en nazorg – Bijstellen – Leren van je project

Initiatiefase = onderhandelen • • Met Met opdrachtgever over eindproduct financier over budget en betalingen deelnemers over functies en taken leveranciers over middelen – Materiaal en materieel • Met derden die belang hebben bij het project – Overheid – Overige belanghebbenden – Actievoerders –…

Detailplanning • Verdere uitwerking in details – Onderhandelen • Vastleggen werkzaamheden – Indelen productieonderdelen – Vastleggen mijlpalen – Opstellen contracten – Vastleggen leverdata • Speciale plannen – Kwaliteitsplan, risicoplan • Accordering van het detailplan

Uitvoering • Aan het werk!

Nazorg en evaluatie • Nazorg – Verhelpen kinderziekten – Bijstellen/aanpassen eindproduct – Helpdesk voor gebruikers • Evaluatie – Leren van je fouten – Leren van wat goed ging – Draaiboek voor een volgend project

Visie op projecten

Projectmanagement Hoofdstuk 1 Concepten

Project – een definitie • Een project is … – … een tijdelijke combinatie … – … van • mensen, • dieren, • materiaal en • materieel … – … om met een concreet eindproduct … – … een specifiek doel te bereiken

Een tijdelijke combinatie • Een project is tijdelijk – Het heeft een begindatum – Het heeft een einddatum – Een eeuwigdurend project is geen project • Combinatie – Projectgroep/projectteam – Samenwerking – Verantwoordelijkheid dragen

Mensen en middelen • Mensen in een project – Functies – Rollen – Taken – Verantwoordelijkheden • Middelen – Materiaal: wordt verbruikt in het project – Materieel: wordt gebruikt in het project

Eindproduct en doel • Eindproduct – Concreet en specifiek – Goed te omschrijven – Nooit vaag! – Middel om het doel te bereiken • Doel: oplossen van een probleem – Goed te omschrijven – Specifiek en eenduidig

Aanvullende begrippen • Opdrachtgever, opdracht – Degene die wil dat je het project doet – Wat je moet doen • Sponsor – Of financier: degene die betaalt • Probleemhebber – Doel van het project: het probleem oplossen • Gebruiker – Degene die je eindproduct gaat gebruiken • Klant – Algemene term voor ieder van bovenstaande personen

Globaal model van een project

Soorten aanpak • Routineklus – Goed gestructureerd probleem – Bekende oplossing en werkwijzen – Efficiënt en effectief aan te pakken • Improvisatie – Slecht gestructureerd probleem – Onbekende oplossing – Weinig bekend van werkwijze – Trial-and-error

Projectmatige aanpak • Tussen routineklus en improvisatie • Probleem is deels bekend en deels onbekend • Aanpassingen tijdens de rit • Pas op! Een project is niet altijd geschikt – Niet te kort/ niet te lang – Niet te goedkoop • Je kiest voor een projectmatige aanpak

Projectplan: zes vragen • Waarom – Wat is het doel? • Wat – Welk eindproduct ga je maken? • Hoe – Op welke manier ga je het doen? • Wie – Welke mensen gaan meedoen? • Welke middelen – Welk materiaal, welk materieel? • Wanneer – Tijdpad van het project

Functies van een projectplan • • Middel tot nadenken Offerte voor de klant Contract met de klant Plan van aanpak – Voor projectleider – Voor deelnemers – Voor leveranciers • Basis voor afrekening – Nota’s en rekening – Basis voor evaluatie

Projectplan: communicatie • Probleem in kaart brengen – Overleg met de klant • Weerstand voorkomen – Gebruikers vroegtijdig voorlichten • Weerstand wegnemen – Verminderen door goede argumentatie • Luisteren naar de gebruikers – Aanpassingen op tijd aanbrengen

Voortschrijdend inzicht • Soms groeit een plan mee met het project – Bij grote projecten – Bij veel onzekerheid • Periodiek opschuivende planning – Voor korte termijn: detailplanning – Voor langere termijn: globale planning • Meer samenwerking met opdrachtgever

Praktijk! • Lees de casus ‘Afscheid Prof. Dr. A. van Everdingen’ • Maak de opdrachten bij hoofdstuk 1 • Denk aan argumentatie – Waarom doe je het zo?