Projectmanagement Hoofdstuk 8 Projectuitvoering Organisatie en teambuilding Thomas

Projectmanagement Hoofdstuk 8 Projectuitvoering Organisatie en teambuilding © Thomas W. de Boer 2005

Structuur in organisatie • Stuurgroep – Organisatorische paraplu voor het project – Lange termijn – Grote lijn van het project • Projectgroep – De ziel van het project – Rondom de projectmanager – Regelt de uitvoerende werkzaamheden • … en doet die vaak zelf • Werkgroepen – Specialistische opdracht – Deelproject(je) • Een groep noem ik ook ‘team’ © Thomas W. de Boer 2005

Stuurgroep • Bestaat uit – Opdrachtgever – Projectmanager – Vertegenwoordigers van belangengroepen – Leveranciers – Externe deskundigen • Verantwoordelijk voor het eindresultaat © Thomas W. de Boer 2005

Projectgroep • Regelt de uitvoering van het project • Komt regelmatig bijeen • Bespreekt alles wat van belang is voor de uitvoering • Bestaat uit iedereen die bij de uitvoering is betrokken – Maar als dat teveel wordt, moet je werken met vertegenwoordigers • Legt verantwoording af aan de stuurgroep © Thomas W. de Boer 2005

Samenstelling projectgroep I • Afdelingsteam – Bestaat uit mensen van dezelfde afdeling – Vaak gelijke belangen, soortgelijke know-how – Vormen al snel een team • Matrixteam – Bestaat uit mensen van verschillende afdelingen – Verschillende know-how, verschillende belangen – Soms grote verschillen in betrokkenheid – Wordt niet zo snel een team © Thomas W. de Boer 2005

Samenstelling projectgroep II • Semi-autonome team – Deelnemers zijn gedetacheerd/vrijgemaakt voor het project – Deelname is vaak vrije keuze – Daarom positieve instelling van de deelnemers – Gelijke belangen (het project moet slagen!) – Teamvorming komt gemakkelijk van de grond © Thomas W. de Boer 2005

Werkgroep • Voert specialistische deeltaken uit • Bestaat vaak uit specialisten • Legt verantwoording af aan de projectgroep • Bestaat vaak korter dan de projectgroep © Thomas W. de Boer 2005

Teamwork • Een team is een groep personen … – … die samenwerkt – … die het eens is over • • … … doel methode aanpak werkwijze – … die complementaire kundigheden ontwikkelt of aantrekt – … die zich gezamenlijk verantwoordelijk voelt • Definitie van en voorwaarden voor een goed team © Thomas W. de Boer 2005

Teamwork • Een goed team … –… –… –… wisselt kennis uit wil onderling leren van elkaar werkt goed samen gaan goed om met verandering creëert een sterk ‘wij-gevoel’ stimuleert de deelnemers • Een goed team presteert beter dan iedere andere combinatie van mensen © Thomas W. de Boer 2005

Voorwaarden teamvorming • Een duidelijk doel • Goed omschreven eindproduct • Geaccepteerde methode, aanpak, werkwijze • Deelnemers hebben verschillende elkaar aanvullende kundigheden • Ruimte en tijd om een team te vormen © Thomas W. de Boer 2005

Teamvorming • Houd het team zo klein mogelijk • Verdeling van deskundigheden – Evenwicht: ongelijke deskundigheid leidt tot onevenwichtigheid in het team – Voldoende deskundigheid • Verdeling van verantwoordelijkheden – Evenwicht: ongelijke verdeling leidt tot onevenwichtigheid © Thomas W. de Boer 2005

Team Performance Curve © Thomas W. de Boer 2005

Team: samenwerkingsvormen • De groep – Geen team en wordt het ook niet • Het pseudoteam – Geen team, kan het wel worden • Het potentiële team – Deelnemers zien het belang in van teamvorming • Het echte team – Voldoet aan de voorwaarden • Het uitstekende team – ‘high-performing team’ – Zelfversterkende samenwerking © Thomas W. de Boer 2005

De Groep • Eigenlijk geen team • Samenwerking op ad-hoc basis van deskundigheid • Team-effectiviteit is niet groot • Hoeft soms ook niet, bijvoorbeeld bij technisch probleem • Kan wel goede/grote impact hebben © Thomas W. de Boer 2005

Het pseudoteam • Qua doel kan het teamvorming goed gebruiken • Teammentaliteit ontbreekt • Men werkt wel samen, maar zonder als team te groeien • Kan als geheel goed werken, maar valt gemakkelijk uiteen • Geen gemeenschappelijke verantwoordelijkheid © Thomas W. de Boer 2005

Het potentiële team • Teammentaliteit is nuttig en nodig – … en de deelnemers beseffen dat • Investering van deelnemers – … zonder wordt het geen echt team • Potentiële teamss kunnen goed werk leveren – … maar uitgroeien tot een team vergt extra moeite © Thomas W. de Boer 2005

Het echte team • Werkt samen • Voelt zich gezamenlijk verantwoordelijk voor het eindresultaat • Vormt een coherent geheel • Bezit voldoende deskundigheid – … die evenwichtig is verdeeld • Is effectief en heeft een grote impact © Thomas W. de Boer 2005

Het uitstekende team • Doet meer dan een team • Vangt problemen op • Vult minder goed presterende collega’s aan • Herstelt fouten ‘tijdens de rit’ • Is veel meer dan de som van de deelnemers © Thomas W. de Boer 2005

Ontwikkelingsfasen © Thomas W. de Boer 2005

Team ontwikkelingsfasen • Vormen – Kennismaken, aftasten en plaats vinden • Stormen – Discussie over methoden, aanpak, werkwijze • Normen – Overeenstemming en cohesie • Presteren – De groep werkt als team en produceeert resultaat • Beëindigen – Het project zit er op en het team wordt als team ontbonden © Thomas W. de Boer 2005

Redenen voor onderbreking • Blijven hangen bij vormen en/of stormen – De groep ontwikkelt zich niet – Veel discussie over procedures • Nieuwe deelnemers – Nieuwe leden vergen weer vormen/stormen/normen – Nieuwe leden brengen nieuwe ideeën • Conflict over fundamenteel punt – Had eigenlijk al opgelost moeten zijn © Thomas W. de Boer 2005

Stimuleren van teams • Positieve zaken stimuleren – Gezamenlijke prestatie – Benadruk het belang van prestaties – Team gaat boven individu – Discipline • Negatieve zaken voorkomen – Gebrek aan overtuiging – De lone wolf en de nerd – Slechte arbeidsethos © Thomas W. de Boer 2005

Teams werken beter! • • • Diversiteit stiumuleert Tijdelijkheid stimuleert overzichtelijkheid Nieuwe gezichten Regelmatig overleg en intensief contact Ideeën uitwisselen Uitdagingen aannemen • PAS OP! Als je dit overdrijft, werkt het averechts © Thomas W. de Boer 2005

Problemen voor teamvorming • Een team met een eigen leven • Het team verspilt tijd – … aan onbelangrijke zaken • Het dominante individu – … de ‘lone wolf’ wordt koning • Te sterke binding – … loyaliteit en groepsdenken © Thomas W. de Boer 2005

Als teamvorming mislukt … • Bij grote spreiding – … geografisch – … of in de tijd – … of bij veel deelnemers • In dat geval moet je zaken die in een team ‘vanzelf’ gaan, expliciet regelen – Coördinatie – Communicatie – Procedures – Subgroepen © Thomas W. de Boer 2005

Praktijk! • Maak de opdrachten bij hoofdstuk 8 – Welke producten ga je produceren? – Kun je bij ieder product een team formeren? – Hoe kun je bij de verschillende groepen teamvorming bevorderen? © Thomas W. de Boer 2005