Projectmanagement Hoofdstuk 4 Globale structuur van een project

Projectmanagement Hoofdstuk 4 Globale structuur van een project © Thomas W. de Boer 2005

Fasen in een project • Initiële fase – Opzet en eerste uitwerking – Projectvoorstel • Detailplanning – Analyse van het probleem en de omgeving – Definitieve details van het eindproduct – Ontwerp en detailplan • Uitvoering – Besturen – delegeren - bewaken • Eindtest en oplevering © Thomas W. de Boer 2005

Initiële fase: zes vragen • Waarom – Wat is het doel van het project? • Wat – Welk eindproduct ga je maken? • Hoe – Op welke manier ga je het doen? • Wie – Welke mensen gaan meedoen? • Welke middelen – Welk materiaal, welk materieel? • Wanneer – Tijdpad van het project © Thomas W. de Boer 2005

Waarom? – Het doel • Doel is: het oplossen van het probleem • Geef zo precies mogelijk aan: – Het eigenlijke probleem – De probleemhebbers – De mogelijke oplossing(en) – De randvoorwaarden en andere restricties © Thomas W. de Boer 2005

Wat? Het eindproduct • Het eindproduct lost het probleem op • Specificeer zoveel mogelijk details – Hoe gaat het eindproduct er uitzien? • Het gebruik van het eindproduct – Hoe moet de gebruiker er mee omgaan? – Hoe los je er het probleem mee op? • Instemming van de deelnemers © Thomas W. de Boer 2005

Hoe? De uitvoering • Schets van de deelprojecten – Een eerste indeling • Globale planning van de inzet – Mensen – Materieel – Materiaal • Globale indicatie van kwaliteitsbewaking en risico’s © Thomas W. de Boer 2005

Wie? De mensen • Welke functies zijn belangrijk? – Alle functies moeten worden bekleed – … maar sommige functies zijn kritischer dan andere • Welke rollen zijn kritisch? – Afhankelijk van de aard van het project • Wie gaat welke functie vervullen? – Wie krijgt de opdracht? – Wie draagt de verantwoordelijkheid? © Thomas W. de Boer 2005

Welke middelen? • Onderscheid materiaal en materieel • Materiaal en materieel zijn soms uitwisselbaar – Dan moet je een optimum vinden • Mensen en middelen zijn altijd uitwisselbaar – Nauwkeuriger werken bespaart materiaal, maar kost meer arbeidstijd • Wat word je optimum? © Thomas W. de Boer 2005

Wanneer? Tijdsindicatie • Indiceer het project in de tijd – Wanneer heb je wie nodig voor wat? • Check de beschikbaarheid – Zijn de middelen op tijd aanwezig? • Controleer het beslag op mensen en middelen • Maak een globaal tijdpad – Begindatum, mijlpalen en einddatum © Thomas W. de Boer 2005

Kosten • Schat de prijs van de inzet – Lonen – Huur van materieel – Kosten van materiaal • Bepaal de kosten van de onderdelen – Per deelproject en/of deelproduct • Schets het totale kostenplaatje – Wat kost je project in totaal? © Thomas W. de Boer 2005

Het definitieve projectvoorstel • Afsluiting van de initiële fase • Eventueel aanpassingen in overleg • Projectvoorstel is een offerte • Projectvoorstel is een mijlpaal! – Go/nogo punt voor het project • Bij acceptatie van het voorstel wordt het een opdracht en een contract © Thomas W. de Boer 2005

Fase 2: Detailplanning • Verdere uitwerking van alle details – Probleemoplossing • Ga je er mee door? • En wat doe je dan? – Eindproduct – Inzet – Tijdsplanning © Thomas W. de Boer 2005

Misschien toch geen project • Soms blijkt bij de detailplanning het project niet zinvol – Er is een directe oplossing voorhanden – Het probleem is onoplosbaar – Oplossingen zijn taboe • Het is niet legaal • Mensen willen het niet – Oplossing is duurder dan het probleem © Thomas W. de Boer 2005

Definitieve detailplanning • In kaart brengen van de omgeving • Bepalen randvoorwaarden • Omgeving en grenzen van het project • Voorschriften en beperkingen – Juridisch – Sociaal – Milieu © Thomas W. de Boer 2005

Kiezen van een oplossing • Kiezen van ‘de beste’ oplossing – Afhankelijk van belanghebbenden – Keuze mede bepalen met de ‘zes denkende hoofddeksels’ (De Bono) • Vaststellen details eindproduct • Overweeg de haalbaarheid van het definitieve eindproduct © Thomas W. de Boer 2005

Ontwerp en detailplan • Werk de details van het ontwerp uit – Details bij de deelproducten • Top down – soms bottom up • Specificeer bij ieder deelproduct de inzet … • … en de tijd die je nodig hebt – Werktijd in mens-uren – Doorlooptijd in kalendertijd • Dat completeert het projectplan © Thomas W. de Boer 2005

Uitvoering – drie aspecten • Besturing – Leiding geven – Verantwoording dragen voor het halen van de mijlpalen • Delegeren – Opdragen en overdragen – Let op de verantwoordelijkheid • Bewaking – Tijd – kosten – kwaliteit – risico © Thomas W. de Boer 2005

Eindtest en oplevering • Eindtest: test in de praktijkomgeving • Onderdelen – Functioneel: doet het product wat het moet doen? – Performance: doet het product het binnen de randvoorwaarden? – Interfacing: sluit het product aan bij de gebruiker? – Omgeving: sluit het product aan bij de omgeving? © Thomas W. de Boer 2005

Evaluatie en nazorg • Evaluatie na de implementatie – Leer van je ervaringen! – Wees zo specifiek mogelijk in de evaluatie • Nazorg – Verhelp kinderziekten – Realiseer kleine aanpassingen • Onderhoud – Afhankelijk van afspraken • SLA: Service Level Agreement © Thomas W. de Boer 2005

Overlap in projectfasen © Thomas W. de Boer 2005

Praktijk! • Maak de opdrachten bij hoofdstuk 4 – Werk je globale plan uit – Specificeer de inzet: mensen, materiaal en materieel – Specificeer de tijd: werktijd en doorlooptijd – Maak een tijdlijn voor planning – Specificeer deelproducten – Situeer je plan op de kalender © Thomas W. de Boer 2005