Project Eventmachien City of things Welkom Schepen Saskia

Project Eventmachien City of things

Welkom! Schepen Saskia Beeckmans, Gemeente Pepingen

Welkom: agenda • 16 u 15 - 16 u 20: Welkom - gemeente Pepingen, schepen Saskia Beeckmans • 16 u 20 - 16 u 40: • Motieven om deel te nemen • meerwaarde voor gemeente: Ward Kerckhof, stad Halle • meerwaarde voor hulpverleningszone: Bruno Van den Broeck, Hulpverleningszone West • Algemeen project Eventmachien : Jo Discart, Toekomstforum Halle-Vilvoorde • 16 u 40 - 17 u: Volgende stappen, opties tot aanbesteding: Saar Verhoogen, projectleider VERA apb • 17 u -17 u 15: Vragenronde • 17 u 15 -. . . : Netwerkdrink

Waarom hebben wij als gemeente deelgenomen aan dit project? Ward Kerckhof, stad Halle

Waarom hebben wij als hulpverleningszone deelgenomen aan dit project? Bruno Van den Broeck, Hulpverleningszone West

Wat is het project “Eventmachien”? Jo Discart, Toekomstforum Halle-Vilvoorde

Aanleiding van het project • Visietraject ‘slimme regio Halle-Vilvoorde’ 2018 • Op gang trekken van denkproces bij lokale besturen • Focus op innovatie in de dienstverlening • VLAIO subsidieoproep: ‘City of Things’ • Gericht op samenwerking van gemeenten • Vertrekkende van noden en mogelijkheden lokale besturen • Bestek dat overgenomen kan worden

Aanleiding van het project • Vaststelling specifieke noden bij de lokale besturen Administratieve vereenvoudiging voor de aanvrager • Slechts 1 aanvraag • Only-once en hergebruik van bestaande gegevens • Gebruiksvriendelijkheid en duidelijkheid over verplichtingen Efficiëntiewinst voor de behandelende besturen • Dossieropvolging en overzicht over verschillende aanvragen bij alle diensten • Vermijden van fouten en dubbel werk door hergebruik van gegevens • Eigenaarschap over gebruikte technologie en gegevens

Projectpartners Eventmachien

Overzicht project: doelstellingen Processen Gevraagde gegevens Geïntegreer de opvolging Bestaande initiatieven Bronnen? Beheersmodel + Bestek Ervaring aanvrager? AS IS TO BE Beheer

Overzicht: wat hebben we gedaan? • Workshops: Processen Ervaring aanvrager? Bestaande initiatieven Gevraagde gegevens • • • 08/01/2019 – AS IS vrije tijd/jeugd (ism Imec) 05/02/2019 – AS IS vrije tijd/jeugd 05/03/2019 – AS IS milieu/veiligheid/mobiliteit 09/04/2019 – TO BE aanvraagformulier 09/04/2019 – 23/05/2019 Verwerking en feedback schermen 04/06/2019 – TO BE back office schermen • 17/01/2019: 2 x customer journey workshop met aanvragers • Demo’s van bedrijven met evenemententool (Pixeo, Geo-IT, Eagle, e 2 e) • Gesprekken met en deelname aan klankbordgroep CJM ivm verenigingenloket

Overzicht: wat hebben we gedaan? Technische requirementanalyse Beheersmodel • Business analyse: ism Sander Franck, Cronos-group • • High-level flow Mock-ups aanvraag + verwerking opmerkingen Mock-ups back-office Requirements analyse • Onderzoek naar mogelijke aanbesteding en samenwerkingsmodel: Imec

Resultaten (1) Vaststelling algemene principes • Voor de aanvrager: één dossier, één portaal • • Alle gegevens over evenement op één plaats Statusinformatie Historische data Gebruiksvriendelijkheid • Voor de dossieropvolging: één dossier, één portaal • Idem • Vlotte uitwisseling - raadpleegbaarheid • Automatische ‘communicatie’ (o. a. notificatites, berichten, …)

Resultaten (2) Vaststelling algemene principes • Hergebruik van gegevens • • Zowel voor aanvrager als voor behandelaar Hergebruik van bronnen Hergebruik algemene input (GDPR - proof) Gegevens van o. a. GIPOD, Uit-databank, … • Open data/eigenaarschap van gegevens • Koppelingen mogelijk met andere toepassingen • data altijd beschikbaar/herbruikbaar

Resultaten (3) Vaststelling algemene principes • Eigen beheer per gemeente • Zelf wijzigingen kunnen aanbrengen in proces via gebruiksvriendelijke procesbuilder • Look and feel van de gemeente • Melding vs. Aanvraag • Keuze om publiek te maken • Informatie raadpleegbaar voor (veiligheids-)diensten • Menselijk contact • Uitzonderingen ifv omstandigheden is mogelijk

Resultaten (4) Beschrijving ‘requirements’ • Algemene beschrijving per thema (o. a. veilige inlog, raadpleegbaarheid, mogelijke koppelingen, rolverdeling, functionaliteiten edm … • Technische beschrijving per item à Documenten sinds vandaag online: www. vera. be/eventmachien en www. toekomstforum. be/slimme-regio-halle-vilvoorde-0

Resultaten (5) Mock-ups van aanvraag en back-office Sinds vandaag online: www. vera. be/eventmachien en www. toekomstforum. be/slimme-regio-halle-vilvoorde-0

Volgende stappen: opties tot aanbesteding Saar Verhoogen, projectleider VERA apb

Volgende stappen: doelstelling City of Things • Doelstelling van alle City of Things projecten = Deelbaar bestek • Doelstelling van project Eventmachien = Bestek + scenario’s beheermodel

Volgende stappen: scenario’s beheermodel • Onderzoek samenwerkingsvormen en aanbestedingen door Koen Borghys – Imec Sinds vandaag online Vorm sturende eenheid • Hoe moet sturende eenheid Eventmachien eruit zien? Rol en taken sturende eenheid • Welke taken moet deze sturende eenheid opnemen? Aanbesteding • Op welke wijze kan er aanbesteed worden?

Volgende stappen: scenario’s beheermodel Vorm sturende eenheid • Informele samenwerking • Nieuwe entiteit • Bestaande entiteit Taken sturende eenheid • Centrale aansturing • Optimaliseren samenwerking en kennisdeling • Begeleiden verdere opschaling • Opzetten en opvolging aanbestedingsprocedure • Opvolging onderhoud en communicatie ten aanzien van leverancier • Het organiseren van een centraal ‘steunpunt’ Aanbesteding • Modelbestek • Aankoopcentrale

Volgende stappen: opties tot aanbesteding Optie 1 • Individuele aanbesteding met behulp van documentatie Optie 2 • Lokale samenwerking via nieuwe entiteit en samenaankoop Optie 3 • Raamovereenkomst door VERA

Volgende stappen: opties tot aanbesteding • Optie 1: individuele aanbesteding • Voordeel • Direct starten • Autonomie • Nadeel • Geen schaalvoordeel (hogere individuele prijs) • Geen kosten- of tijdsbesparing • Weinig efficiënt qua inzet kennis en middelen

Volgende stappen: opties tot aanbesteding • Optie 2: Lokale samenwerking via nieuwe entiteit en samenaankoop • Voordeel • Kosten- en tijdsbesparing • Vermindering administratieve last individuele gemeenten • Behoud generiek karakter • Stabiele band met leverancier • Overdracht juridische aansprakelijkheid • Efficiëntie van kennis en middelen • Inhoudelijke samenwerking ivm evenementen • Nadeel • Verlies beslissingsbevoegdheid en autonomie • Kostprijs opzetten entiteit en administratieve last • Nood aan een trekker onder de deelnemers

Volgende stappen: opties tot aanbesteding • Optie 3: Raamovereenkomst VERA • Voordeel • Zie optie 2 • Geen administratieve last • Zelf geen initiatief nemen • Ruimer dan events • Nadeel • Afhankelijk van VERA voor timing

Volgende stappen: opties tot aanbesteding • Optie 3: Raamovereenkomst VERA • VERA neemt dit op als samenwerkingsproject • Principes zijn leidend voor selectiecriteria • Verbreden van vraag naar ruimere digitale dossierbouwer met basisbibliotheek van digitale transacties van besturen

Volgende stappen: opties tot aanbesteding • Optie 3: Raamovereenkomst VERA • Verbreden van vraag naar ruimere digitale dossierbouwer met basisbibliotheek van digitale transacties van besturen • • Proces eventaanvraag wordt als eerste klaargezet in bibliotheek Andere processen volgen (bv. aanvraag subsidies, erkenning vereniging…) Gelijkaardige processtappen, gelijkaardige koppelingen Gebruik van no-code platform, dat besturen in staat stelt zélf aanpassingen te doen, zonder consultancy van aanbieder Aanvraag Behandeling Beslissing Aflevering product Afronden

Volgende stappen: opties tot aanbesteding • Optie 3: Raamovereenkomst VERA: concreet • Timing: beschikbaar vanaf zomer 2020 • Kandidatuurstelling: half december 2019 • Publicatie: eind januari 2020 • Opening offertes en onderhandelingen: Maart-april 2020 • Definitieve beoordeling + Stand-still + gunning: begin juni 2020 • Opzet basisbibliotheek: juli 2020

Volgende stappen: opties tot aanbesteding • Optie 3: Raamovereenkomst VERA: concreet • VERA zorgt voor: • Basisopleiding en gebruikersoverleg • Ondersteuning bij procesanalyse • Beheer bibliotheek van processen • VERA zal een kader uitwerken voor • Doorontwikkeling volgens prioriteiten van de afnemende besturen via gebruikersoverleg • Individuele ondersteuning van leverancier voor specifieke vragen vanuit 1 bestuur

Volgende stappen: Hoe intekenen? • Elke gemeente in Vlaams-Brabant kan afnemen • Akkoord VVP voor samenwerking, zodat afname zal mogelijk zijn door besturen uit heel Vlaanderen • Geef je interesse door via: www. vera. be/Eventmachien • Zo blijf jij op de hoogte • Zo kunnen wij volume en afnames inschatten • Geen verplichting tot effectieve afname • Vragen? saar. verhoogen@vera. be

Bedankt!