PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr Ulrich Kampffmeyer Gmb H
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Sep-20 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 Digitalisierung: Wunsch oder Wirklichkeit? Alle reden drüber – und wer macht´s? Buzzwords oder Digitalisierungstreiber? ECM, EIM, Content Services und Information Management auf dem Prüfstand Dr. Ulrich Kampffmeyer Hamburg, 23. 11. 2017 Vorbereitete Folien für den PROJECT-CONSULT-Teil des SER-Webinars. Nur teilweise benutzt. Version mit Animation. Inhalte können verdeckt sein. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung & SER Group 2017 | Creative Commons CC by-nc-nd PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Postfach 20 25 55 20218 Hamburg www. PROJECT-CONSULT. com © PROJECT CONSULT 2014 1 1
Themen ECM, EIM, Content Services und Information Management auf dem Prüfstand: Buzzwords oder Digitalisierungstreiber? Status Quo: wo stehen deutsche Unternehmen bei elektronischen Geschäftsprozessen? Strategien, Einstiegsszenarien & Lösungen: wie am Besten digitale Geschäftsprozesse einführen? Compliance: wie mit ECM gesetzliche Anforderungen erfüllen? Zukunft: künstliche Intelligenz als Treiber? Digitalisierung: doch nur ein Schlagwort? 2
ECM, EIM, Content Services & Information Management auf dem Prüfstand: Buzzwords oder Digitalisierungstreiber?
ECM Komponenten Modell ECM MANAGE Document Management Email Management DM Collaboration Collab Database Access Management STORE CAPTURE Input Management WF/ BPM Workflow Business Process Management Case Management Web Content Management Social Presentation Web 2. 0 WCM DELIVER Access Information Lifecycle Management RM PRESERVE Records Management Output Management Archiving PROJECT CONSULT 2003
ECM ist tot! 5
Was stattdessen? AIIM: IIM Intelligent Information Management Bitkom|ECM: Digital Workplace VOI: EIM Enterprise Information Management Nucleus: ECM Enterprise Content Management Gartner: Content Services (CSP, CSA, … ) Forrester: Content Services (TCS, BCS) PROJECT CONSULT: Information Management SER Group: i. ECM integrated Enterprise Content Management KMU Anwender: DMS Dokumentenmanagementsystem usw. , usw. 6
Buzzword Bingo t TCSIo. T n e m e g a D n a i m g n e i t talisierung en Dokum. EC M IM Virtual Reality I ´ … C g n S u r e i C s i l a Blockchain Enterprise Virtu BCS Information Management erakrc 4 h. 0 So. Enterprise Big. Data „Unsere W t n Werden. Hadoop The. Nm e e n g e w a “ n W a o r M k ü n b e erlagte. Irnt formatio Küns. Etlrisci. Eh. CM u n n e g d i l l v t e t m e n r u I d s r d ä u i z e n n g x e o n g y g u l i r z l t l und wvx C MS Inte ALuötomatisie D s u n g 3 D Druck e Enterpri Ominng. Information e f ü i h C r h t a n s e n e i n l s , e C EIM o n M d t o a e b n i l n n 0. 4 s t s e ie r t h c s M i e t Indu n Management anaal geem o wir m b o e R v i t a r e o n b t a e l c l a l p o k r C o W l a t D i M g i S D e c P a Servicingrkpl CS 7
ECM Warum nur noch von Informationsmanagement sprechen?
Die klassische Wissenspyramide ECM Weisheit Wissen Information Daten Zeichen Binär-Daten
Information: der gemeinsame Nenner ECM Weisheit Dokument Digital Asset Content Wissen Information Daten Zeichen Binär-Daten Record Aufzeichnung E-Mail
Es ging immer nur um Information Management! Informationsaustausch Informationsnutzung Informationsbereitstellung Informationsschutz Informationsverwaltung Informationsbeherrschung Informationsverteilung Informationsbewertung Informationsbewahrung Informationsentsorgung 11
Was ist Information Management? Ganzheitliche, übergreifende Erschließung, Verwaltung & Nutzbarmachung aller Informationen unabhängig von Inhalt, Typ, Format, Erzeuger, Wert, Anwendung, Ort & Zeit. ECM
These: ECM Digitalisierung ohne Information Management als Basis funktioniert nicht!
Status Quo: Wo stehen deutsche Unternehmen bei elektronischen Geschäftsprozessen?
ECM Geschäftsprozessmanagement ist eine Kernkompetenz von ECM!
ECM & Geschäftsprozesse ECM MANAGE Collab Postkorb. System DM STORE CAPTURE adhoc Workflow Collaboration WCM DELIVER Vorgangsbearbeitung Postkorb. System WF/ BPM Workflow Business Process Management Case Management RM PRESERVE Elektronische Akte Schriftgutverwaltung PROJECT CONSULT 2003
Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand“ 2017 ECM Quelle: www. bitkom. org/noindex/Publikationen/2017/Leitfaden/170908 -Studienbericht-ECM-Mittelstand-online. pdf
Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand“ 2017 ECM Quelle: www. bitkom. org/noindex/Publikationen/2017/Leitfaden/170908 -Studienbericht-ECM-Mittelstand-online. pdf
These: ECM Information hat nur dann einen eigenständigen Wert, wenn sie als Wissen in Prozessen nutzbar ist.
Paradigma-Wechsel: ECM als Akronym für das wirklich Wichtige nutzen Enterprise CHANGE Management
Strategien, Einstiegsszenarien & Lösungen: ECM wie am Besten digitale Geschäftsprozesse einführen?
Grundsatz: Strategie vor Organisation, Organisation und Mensch vor Technik! ECM Digitalisierung ist kein technisches Thema sondern beinhaltet Veränderungsprozesse in der Nutzung von elektronischer Information und Kommunikation.
Digitalisierungsstrategie beinhaltet einen „Klein anfangen, Bebauungsplan aber das Große im Blick behalten“. Ein Bebauungsplan ist wichtig! 23
ECM -Anwendungen Dokumentenmanagement Postkorbsystem Scannen Elektronische Akte ECM Enabling E-Mail ECM Enabling Office ECM Enabling HR ECM Enabling ERP ECM Enabling CRM PLM ECM Enabling ECM „Enabling“ ECM Enabling Andere Fachanwendungen Berechtigungssystem Bebauungsplan für ECM Eine ganzheitliche ECM-Lösung für alle Anwendungen ECM Anwendungen Schnittstellen Dienste ECM Dienste Index Datenbank Collaboration ECM Infrastruktur Workflow Klassifikation OCR/ICR Konverter u. a. Speicher Archiv 24
Compliance: wie mit ECM gesetzliche Anforderungen erfüllen?
Ständig neue regulative und rechtliche Anforderungen: E-Government: e. Gov im Bund in den Ländern Justiz: be. A besondere elektronische Anwaltspostfach und elektronische Akte Steuerrecht: Go. BD, Kassen. G und Kassen-Nachschau Elektronische Signatur: e. IDAS Signaturen, Stempel, Siegel & sichere Mail europaweit Elektronische Rechnung: XRechnung, EN 16391, ZUGFe. RD, Faktur-X & weitere Standards BGB: geplanter Wegfall vieler Schriftform-Erfordernisse IT-Sicherheitsgesetz: ITSM Kritis Sicherheitsanforderungen Datenschutz: GDPR / DSGVO / BDSGneu u. v. a. , etc. © SER Group 26
Das große aktuelle Thema: ECM General Data Protection Regulation GDPR General Data Protection Regulation DSGVO Datenschutzgrundverordnung
Erhebliche Erweiterung des Geltungsbereiches: EU-DSGVO, GDPDR, BDSG was sind alles personenbezogene Daten? Recht auf Auskunft: wie und in welchem Umfang Daten bereitstellen? Recht auf Löschung: nicht nur Löschen sondern die Löschung auch nachweisen? Dauer der Speicherung: speichern „ja“, aber nicht auswerten? Strafen: empfindliche Anteile des Umsatzes? 28
EGMR, 05. 09. 2017 - 61496/08 Private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz ist ein Menschenrecht 29
ECM Warum ist der Begriff Records Management in Deutschland nicht bekannt?
Records Management ines. Deutschland Was ist RM und warum ist in DE nicht bekannt • • • International wird der Begriff „Records Management“ für die Verwaltung und Erschließung elektronischer Aufzeichnungen benutzt. „Record“ entspricht „Aufzeichnung“ (siehe auch Go. BD). Die ISO 15489 „Records Management“ wurde bisher als „Schriftgutverwaltung“ übersetzt, aber auch „Aktenverwaltung“ war gebräuchlich. Die aktuelle ISO 15489: 2016 wird nicht ins Deutsche übersetzt. Records Management ist Medien-neutral und verwaltet auch hybrid Papier zusammen mit elektronischen Aufzeichnungen. Records Management regelt Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsregeln. Records Management ist nicht gleich Archivierung. Revisionssichere Archivierung kommt Records Management „nahe“. 31
ECM & Records Management ECM MANAGE Collab DM STORE CAPTURE WCM DELIVER WF/ BPM RM Revisionssichere Archivierung Records Management Schriftgutverwaltung / Aktenverwaltung PRESERVE Elektronische Akte PROJECT CONSULT 2003
ISO Normen zu Records Management ISO 16175 -2: 2011 neu: ISO/AWI 16175 -2: 2018 34
Führung und Controlling ISO 3030 x Ziele, Aufgaben, Richtlinien, Terminologie und Vorgehen System-Evaluation, -Entwicklung und -Betrieb ISO Normen zu Records Management Mehrere Normen für Management-Systeme für Records ISO/TR 18128 Risiko-Bewertung für Records, Records-Prozesse und Records. Systeme ISO 16175 Funktionale Anforderungen an Records-Systeme und Geschäftsanwendungen ISO 15489 Records Management Grundprinzipien Records Management ISO 13008 Konversations- und Migrationsprozess für digitale Records ISO/TR 13028 Digitalisierung von Papierunterlagen Analyse und Spezifikation ISO/TR 26122 ISO 23081 ISO/TR 15801 Geschäftsprozess-Analyse für Records Management Führung von Metadaten für Records Vertrauenswürdige und zuverlässige Speicherung digitaler Dokumente 35
ECM Elektronische Rechnung: Wie geht es hier weiter?
Elektronische Rechnung: im Was ist RM und warum ist es in Formatdschungel DE nicht bekannt Papier Scan / Bild via E-Mail PDFPDF /Text-/… Datei via E-Mail oder Download ZUGFe. RD Faktur-X PDF/A-3 inkl. XML via E-Mail oder Download EN 16931 HTML (5) via E-Mail XRechnun g XML via E-Mail, Upload, Download Web EDI via X. 400 37
Elektronische Rechnung: das große Wirrwarr EN 16931: Die europäische Norm für alle Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung. Europaweit in der öffentlichen Verwaltung umzusetzen. XRechnung: Die deutsche (ergänzte) Ausprägung (CIUS) der europäischen Richtlinie sieht XML-basierte Rechnungen in Deutschland ab 2018 in allen Verwaltungen vor. ZUGFe. RD 2. 0: elektronische XML-basierte Rechnung verpackt in ein PDF/A-3 und ergänzt um eine lesbare Kopie als PDF. Unterstützt auch EN 16931. Faktur-X: internationale (deutsch-französische) Variante des hybriden ZUGFe. RDFormates. Unterschiedliche XML-Inhalte. Auch die Schweiz interessiert sich. PDF: das am Weitesten verbreitete Rechnungsformat bei Business-2 -Consumer. Rechnungen per E-Mail und Download. Häufig auch als HTML-E-Mail. Mobile: mobiles Buchen, Einkaufen und Bezahlen erfordert neue, kurze Formen elektronischer Rechnungen. 280 -Twitter-Zeichen können für eine Rechnung ausreichen. 38
Elektronische Rechnung Was ist RM und warum ist es in DE nicht bekannt Ziel ist die automatische Erstellung und automatische Verarbeitung von Rechnungen. 39
Elektronische Rechnung: ein paar Pferdefüße ECM • Die europäische Norm EN 16931 definiert nur die Semantik, aber nicht die technischen Formate von Rechnungen in Europa (obwohl es auch technische Standards als Anhänge gibt). • ZUGFe. RD ist nur eine – aufwändige – Verpackung für Rechnungsdaten nebst Anzeigekopie. • Die öffentliche Verwaltung in Deutschland setzt auf ein föderales E-Rechnungsportal. Sie muss elektronische Rechnungen entgegennehmen, ist aber auf die automatisierte Verarbeitung nicht eingerichtet.
Zukunft: Künstliche Intelligenz als Treiber?
Zukunft: künstliche Intelligenz, Automatisierung KI Künstliche Intelligenz AI Artificial Intelligence 42
ECM Künstliche „Intelligenz“ ist eigentlich ein schlechter Begriff. Algorithmen, Software und Maschinen funktionieren anders als Menschen.
ECM Enterprise Content Management profitiert von KI: • • ECM Automatische Klassifikation Informationserschließung Aufbau von Ordnungssystematiken Selbstlernende Workflows Interaktives Lernen Qualitätskontrolle usw. …
Digitalisierung, Künstliche Intelligenz & Automatisierung gehen Hand-in-Hand: ECM Automatisierung war schon immer ein Ziel von DMS, ECM, EIM & Co. ! … und Automatisierung vernichtet Arbeitsplätze!
Digitalisierung: doch nur ein Schlagwort?
Viel Hype um Digitalisierung ECM Viel interessanter ist bereits jetzt die Frage: „Was passiert eigentlich, wenn alles digitalisiert ist? “
Digitalisierung Digitalis (Plantaginaceae): Der Fingerhut – wunderschön anzusehen, doch giftig! 48
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Sep-20 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 Schön, dass Sie heute dabei waren! Vorbereitete Folien für den PROJECT-CONSULT-Teil des SER-Webinars „Digitalisierung vorantreiben“ am 23. 11. 2017, 11: 00 – 12: 00 MEZ. Nur teilweise benutzt. Version mit Animation. Inhalte können auf einzelnen Folien durch die Animation verdeckt sein. Die Unterlagen sind ausschließlich zur persönlichen Information der Teilnehmer bestimmt. Eine wie auch immer geartete kommerzielle Nutzung oder Weiterverwendung der Unterlagen ist untersagt. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung & SER Group 2017 | Creative Commons CC by-nc-nd PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Postfach 20 25 55 20218 Hamburg www. PROJECT-CONSULT. com © PROJECT CONSULT 2017 49
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