Programme MED Runion dinformation Contrle de Premier Niveau

Programme MED Réunion d’information : Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 18 septembre 2012 Règles d’éligibilité des dépenses 1

Plan de présentation § § § § Documents de référence (règles nationales- MED- UE) Principes d’éligibilité Lignes budgétaires Documents justificatifs Marché public TVA Dépenses inéligibles Revenus 2

Documents de référence [1] ü Règlements de l’UE ü Programme MED ü Règlements nationaux Cadre général Règles spécifiques 3

Documents de référence [2] Cadre règlementaire UE ü Règlement du Conseil (CE) No 1083/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 1341/2008 - Règlement (CE) No. 85/2009 – Règlement (CE) No. 284/2008 Art. 56 - Eligibilité des dépenses ü Règlement du Conseil (CE) No 1080/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 397/2009 Art. 7; Art. 13 - FEDER ü Règlement du Conseil (CE) No 1828/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 846/2009 Art. 48 to Art. 53 – Implementation ü Directive 2004/18/EC et mises au jour: Directive 2005/75/EC et Règlement (CE) 1422/2007: nouveaux seuils d’application pour les procédures de passation des marchés Procédures de passation des marchés publics de travaux, 4 de fournitures et de services

Documents de référence [3] Programme Med www. programmemed. eu Document de mise en oeuvre Notes d’orientation Contrôle 1 er 5 Niveau

Documents de référence [4] Règlements nationaux ü Chaque Etat membre définit des règles spéciques sur l’éligibilité des dépenses - manuels nationaux ü Les partenaires de projet et les contrôleurs de premier niveau doivent toujours se référerer aux règles d’éligibilité définies au niveau national TIP En cas de doute, veuillez contacter le PCN + STC MED 6

ELIGIBILITE DES DEPENSES DOCUMENTS DE REFERENCE • Documents du Programme : ü PO/DOMO ü Note d’orientation sur le contrôle de 1 er niveau ü Fiches d’information du STC ( « Fact sheet » ) • Documents nationaux : ü Décret N° 2007 - 1303 du 3 septembre 2007 fixant « les règles nationales d’éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période 2007 -2013 » ü Décret N° 2011 - 92 du 21 janvier 2011 modifiant le Décret N° 2007 -1303 du 3 septembre 2007 ci dessus ü Guide sur l'éligibilité des dépenses cofinancées par les Fonds structurels européens (FEDER, FSE) en France (DATAR) ü Circulaire du 6 mai 2011 relative au renforcement des procédures de gestion et de contrôle des programmes opérationnels FEDER 2007/2013. Mise en œuvre des règles nationales d’éligibilité des dépenses du FEDER complétées par le décret du 21 janvier 2011 www. programmemed. eu 7

Principes d’éligibilité - dépenses [1] ü Nécessaires pour conduire les activités du projet et atteindre ses objectifs ü Directement liées aux activités prévues dans le formulaire de candidature approuvé ü Contractées pendant les périodes éligibles (préparation-implementationclôture) ü Contractées dans la zone MED. § Hors zone MED mais au sein du territoire UE: dûment justifiées et approuvées § ü Hors territoire UE: approuvées au cas par cas Payées effectivement directement par les partenaires et justifiées par des documents comptables certifiant les dépenses/paiements effectués(factures, fiches de paie…. ) ü Justifiées par un document attestant des procédures administratives adoptées (appel d’offres, contrat, …) ü Respect des règles UE/nationales/Programme Yes 8

Principes d’éligibilité [2] Période d’éligibilité – Frais de préparation ü Engagés et facturés entre: § 1 er janvier 2007 § date de dépôt de la candidature finale ü Paiements effectués dans un délai de: § 1 mois après la date de dépôt de la candidature finale ü Lien avec la préparation: direct et démontrable ü Limite: 30. 000 € ü Demandés: lors du 1° Rapport d’avancement demandant une certification spécifique des dépenses sur PRESAGE: 9

Principes d’éligibilité [3] Délais – Coûts de mise en oeuvre et de clôture ü Toutes les dépenses doivent être engagées, facturées et payées entre: § Le jour après le dépôt de la candidature complète § Date de fin du projet ü Si les coûts ne peuvent pas être payés pour la date de fin de projet: § Doivent être payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture du projet ü Frais administratifs de clôture (Contrôle de 1 er niveau et frais de personnel): § Peuvent être engagés et payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture du projet TIP Finalisez les documents à présenter au Contrôleur le plus tôt possible N’attendez pas la fin de la période de reporting 10

Lignes budgétaires[1] § § § § § Frais de personnel Biens durables Biens consommables Missions Prestations de services Expertises externes Promotion, information et publications Frais généraux Autres TIP § NOTE D’ORIENTATION CONTRÔLE DE 1 ER NIVEAU § FACT SHEETS Informations pratiques détaillées sur : Ø informations générales, conseils, documents justificatifs Ø la répartition des coûts dans les lignes budgétaires Ø la comptabilité 11

Lignes budgétaires [2] Frais de personnel ü Directement employé par le partenaire du projet suivant les règles nationales de contrat d’emploi § Vérification des législations nationales et des règles nationales d’éligibilité ü En cas d’employés travaillant partiellement sur le projet, le calcul doit être basé sur le nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet ü Coût du temps réellement consacré au projet par le personnel directement employé § Pas d’estimation ü Coûts d’audit de contrôleurs internes indépendants ü Timesheets: dûment remplis § Si le partenaire d’un projet participe à plus d’un projet, indiquez au 12 moins les heures travaillées pour les projets MED auquels il participe sur la timesheet mensuelle

Lignes budgétaires [3] Frais de personnel – Calcul du coût horaire ü Basé sur le taux salarial (salaire brut de l’employé + cotisation sociale de l’employeur en vigueur avec la législation nationale) de chaque employé qui est réellement impliqué dans les activités du projet ü Basés sur le nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet ü Le calcul exclut les frais généraux administratifs. TIP Pensez à vérifier la justesse de la méthode de calcul du coût horaire avec votre contrôleur/PCN 13

Lignes budgétaires [4] Documents justificatifs üListe du personnel travaillant sur le projet üContrats d’embauche ou ordre de service interne üFiches de paye üTime sheet pour chaque employé üPreuve de méthode de calcul pour déterminer la valeur du coût horaire üPreuves de paiement (salaire, taxes, sécurité sociale) 14

FRAIS DE PERSONNEL PRINCIPALES ERREURS DETECTEES • Absence des contrats de travail et bulletins de paie • Feuilles de temps incomplètes Recommandation : elles doivent faire apparaître le nombre total d’heures travaillées, les heures imputées au projet, éventuellement les heures imputées à d’autres projet appelant un cofinancement européen et doivent être signées par l’agent et le supérieur hiérarchique • Absence des fiches de poste ou des lettres de mission • Absence des preuves de paiement 15

FRAIS DE PERSONNEL PRINCIPALES ERREURS DETECTEES (2) • Méthode de calcul du coût horaire non explicite Recommandations : 1. Rédiger une note développant la méthode de calcul du coût horaire, la clé de répartition en expliquant les raisons de ces choix 2. Concernant le personnel travaillant à temps partiel sur le projet, il appartient à chaque structure de déterminer au regard de son organisation la méthode de calcul la plus juste et cohérente, intégrant le coût salarial global (salaire brut, charges sociales afférentes, congés payés, primes éventuelles) et un pourcentage d’affectation du temps réel de travail du salarié au projet, tant que les calculs sont justifiés et appuyés par des justificatifs pertinents 16

Lignes budgétaires [5] Biens durables/consommables Biens durables ü ü Bien dont la durée de vie dépasse 1 an et sujet à amortissement ü Exclusivement pour le projet § facturé 100 %: si la période entre l’achat et la date de clôture du projet est plus longue que la période d’amortissement § Amortissement suivant les règles nationales en vigueur ü Pas exclusivement pour le projet § Amortissement suivant les règles nationales en vigueur F Seule une partie de l’amortissement correspondant à l’usage réel pour le projet F Partie calculée suivant une méthode justifiée et équitable Prévu dans le formulaire de candidature approuvé 17

Lignes budgétaires [6] Biens durables/consommables ü D’occasion: § § § pas d’autre aide de financement public inferieur au coût d’un nouvel équipement du même type répondant aux normes et standards en vigueur Biens consommables ü ü Bien à durée de vie de moins d’un an (valeur faible) Coût non sujet à amortissement 18

Lignes budgétaires [7] Documents justificatifs üPreuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection üContrats üFactures üBiens durables: Preuve du plan d’amortissement appliqué pour chaque élément üPreuves de paiement 19

BIENS DURABLES ERREURS DETECTEES Absence de prise en compte du calcul de l’amortissement Selon l’Article 4. 2 du Décret N° 2007 -1303 les charges d’amortissement des biens mobiliers ou immobiliers sont calculées : ü au prorata de leur durée d'utilisation pour la réalisation de l'opération; ü selon les normes comptables admises et justifiées ; ü à l’appui de tout document comptable probant 20

Lignes budgétaires [8] Missions ü Coûts soutenus par le personnel directement employé par le partenaire du projet ü Dépenses de mission effectuées par des experts externes doivent être déclarées sous la ligne budgétaire “expertise externe” ü Voyage § ü Logement § ü règle générale: le moyen de transport le plus économique doit être utilisé (classe économique, transports publiques) dans les limites nationales Frais de subsistance § ne doit pas excéder les allocations de frais de subsistance des autorités publiques du pays du partenaire du projet § respecte les règles applicables dans le pays 21

Lignes budgétaires [9] Missions SPECIFICS ü Voyages NON Prévus dans le formulaire de candidature: § ü Veuillez demander l’approbation préliminaire, par un e-mail, à votre chargé de projet En particulier: Voyages § En dehors de la zone MED mais dans l’UE: dûment justifiés et préalablement approuvés par le STC § En dehors de l’UE: approuvés au cas par cas. Dûment justifiés 22

Lignes budgétaires [10] Documents justificatifs ü Liste du personnel travaillant sur le projet ü Agenda/programme de la rencontre/évènement ü Ordre de mission/autorisation signée ü Tickets originaux et tout autre preuve originale (ex. Carte ü ü d’embarquement, factures/autre document équivalent, en cas de ticket électronique sans billet de vol standard, un email avec le numéro de réservation sert de preuve, etc. ) Preuves de paiement Utilisation de voiture personnelle: demande de remboursement via un formulaire de relevé du kilométrage, suivant les procédures nationales et les valeurs autorisées 23

FRAIS DE MISSION ERREURS DETECTEES • Absence de mise en concurrence pour les agences de voyage (achat de billets d’avion ou train) • Absence de justificatifs du choix du billet le plus économique (copie –écran du comparatif des vols …) • Pas de prise en compte des forfaits de remboursement pratiqués par les autorités publiques. Le lien suivant permet de connaître les forfaits appliqués par les services de l’Etat et des collectivités, ces forfaits doivent être respectés par l’ensemble des partenaires français d’un projet MED et ce quelque soit le statut juridique du partenaire: En France : http: //legifrance. gouv. fr/affich. Texte. do? cid. Texte=JORFTEXT 000000242360&fa st. Pos=1&fast. Req. Id=894380906&categorie. Lien=cid&old. Action=rech. Texte=vig A l’étranger : http: //www. finances. gouv. fr/a_votre_service/informations_pratiques/chancellerie /mission. php (groupe 1) • Absence d’ordre du jour, de convocations aux réunions et de listes de présence 24

Lignes budgétaires [11] Services ü Coûts pour fournisseurs de services et biens (traductions, interprétariat, organisation de réunions, traiteurs, etc. ) ü Quand ces services ont un lien direct avec les coûts de promotion, il est possible de choisir entre la ligne budgétaire service et la ligne budgétaire « promotion, information et publications » suivant les besoins de budgétisation Experts externes ü Travail de consultants et experts indépendants § si le travail est essentiel et si le travail spécifique ne peut être effectué par le personnel du partenaire du projet § § dépenses de voyage et de logement coûts de contrôle de 1 er niveau: quand il est effectué par les contrôleurs externes 25

Lignes budgétaires [12] Promotion ü Coûts directement liés à la promotion du projet § § Articles de presse, annonces dans les journaux Sites Internet Organisation d’évènements Impression de publications: brochures, newsletters, etc. . . 26

Lignes budgétaires [13] Documents justificatifs üPreuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection üContrats üFactures üPreuves de paiement 27

Lignes budgétaires [14] Frais généraux ü Basé sur les coûts réels et en lien direct avec la mise en œuvre du projet ü Règle générale § § 100% directement imputable au projet Partiellement imputable sur la base d’un calcul au prorata suivant une méthode juste, équitable et dûment justifiée Les Etats décident si les deux solutions sont éligibles ü NON éligibles: § Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés 28

FRAIS GENERAUX Principe : ü Les frais généraux sont éligibles à condition qu’ils soient basés sur des frais réels véritablement payés ayant un rapport avec la mise en œuvre du projet ü Les sommes forfaitaires, les estimations globales ou les calculs arbitraires ne sont pas autorisés Erreurs constatées : Absence des pièces justificatives réelles dépenses. Absence de méthode de calcul. Ajout de dépenses n’ayant pas de rapport direct avec la mise en œuvre du projet. 29

Lignes budgétaires [15] Autres ü Dépenses autres que celles mentionnées précédemment pour autant qu’elles soient: § Inhérentes au projet § Indiquées de manière détaillée dans le budget § Justifiée de manière analytique et conforme aux règles européennes et nationales 30

Marché public [1] Achat de Biens durables/consommables, services, Experts externes INFORMATIONS GÉNÉRALES ü Montants règlementés par les règles UE – nationales/régionales Selon la valeur du contrat à attribuer, les règles UE, nationales/regionales de marché public s’appliquent: les biens durables et consommables, l’expertise externe et les services doivent respecter les règles de marché public et les procédures administratives qui y sont liées afin que les dépenses soient éligibles 31

Marché public [2] Achat de Biens durables/consommables, services, Experts externes MED CONTEXT Les principes de mise en concurrence, égalité de traitement, transparence et traçabilité doivent ainsi être respectés, dans le cadre du contexte du Programme MED, pour les montants en-dessous des seuils fixés par les règles nationales/régionales, les partenaires du project sont vivement priés d’établir des procédures de sélection simplifiée Exemple: Traiteur pour une conférence du projet: demande d’au moins 3 offres de la part de 3 founisseurs différents avant d’en sectionner un. 32

MARCHES PUBLICS DOCUMENTS DE REFERENCE • Code des marchés publics (CMP) : Etat, Etablissements publics (hors EPIC), collectivités territoriales, Etablissements publics locaux • Ordonnance N° 2005 -649 du 6 juin 2005 relative aux « marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au Code des marchés publics » + Décret n° 20051742 du 30 décembre 2005 Documents disponibles sur le site www. programmemed. eu, rubrique « Information nationale » , puis « France » 33

MARCHES PUBLICS PRINCIPALES ERREURS DETECTEES • Absence de preuves formelles et tangibles de mise en concurrence pour les « Petits achats » ü Contradiction entre le droit français et le droit communautaire ü Circulaire du Ministère de l’Intérieur / CICC du 6 mai 2011 : présence minimale d’’au moins 3 devis exigée même pour les petits marchés ATTENTION: Quelque soit la structure juridique du partenaire, les principes du Traité s’appliquent dès le premier euro ; parmi ces principes, celui de non discrimination implique une procédure de mise en concurrence des prestataires (minimum 3 devis, publicité) et ce dès le 1 er euro. • Absence de pièces justificatives des Marchés Publics (Procédures formalisées) ü ü ü ü Avis de publicité (JOUE et BOAMP) Cahier des charges / CCTP Acte d’engagement RAO Décision de refus Notification d’acceptation Avis d’attribution du marché 34

MARCHES PUBLICS EXCEPTIONS AU PRINCIPE DE MISE EN CONCURRENCE Exemples de marchés pouvant être négociés sans publicité préalable et sans mise en concurrence (Art 35 II du CMP) : ü Marchés conclus pour faire face à une urgence impérieuse résultant de circonstances imprévisibles pour le pouvoir adjudicateur (catastrophe technologique ou naturelle); ü Marchés conclus pour des raisons de santé publique; ü Marchés complémentaires de fournitures, destinés soit au renouvèlement partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension d'installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité avec le matériel déjà acquis ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées; ü Marchés qui ne peuvent être confiés qu'à un opérateur économique déterminé pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d'exclusivité. Attention exceptions rarement admises par le juge ! 35

AIDES D’ETAT DOCUMENTS DE REFERENCE • Règlement (CE) N° 1998/2006 de la Commission du 15 décembre 2006 • Pour vous aider, le site internet de la DATAR publie la liste des dispositifs nationaux soumis à l'application de la réglementation « de minimis » www. territoires. gouv. fr « Dossiers, Développement et mutations économiques » « Réglementation des aides aux entreprises » « Aides qui n'ont pas à être notifiées à la Commission » • Au moment du dossier de candidature le partenaire doit remplir une déclaration : ü La déclaration sur les aides « de minimis » doit être remplie par les partenaires ayant une activité économique et commerciale ü La déclaration concernant les « aides d’Etat » 36

AIDES D’ETAT ERREURS DETECTEES Absence de vérification par le contrôleur : ü De la présence dans le dossier de la déclaration sur le régime d’aide « de minimis » (partenaire privé) ou la déclaration concernant les Aides d’Etat (partenaire public) ü De la conformité du régime d’aide ü Du respect du taux d’intervention du régime d’aide 37

TVA ü La TVA ne constitue pas une dépense éligible sauf si véritablement et entièrement supportée par le partenaire et ne peut être récupérée ü La TVA qui est récupérable en quelconque manière ne peut être considérée comme éligible ü Les contrôleurs de 1 er niveau devront confirmer si la TVA a bien été supportée par le partenaire du projet contrôlé 38

AUTRES POSTES DE DEPENSES ERREURS DETECTEES • Absence de document justifiant du mode de récupération de la TVA • Pas de prise en compte des recettes (art 55 du Règlement 1083/2006) Le contrôle de premier niveau doit prendre en compte les recettes dans le calcul de l’assiette éligible de l’opération • Absence de mise en place d’un mécanisme efficace permettant d’éviter le double financement • Absence de vérification de la publicité européenne • Certificat du CPN incomplet : ü Veiller à commenter systématiquement vos réponses dans la partie « résultats, commentaires et montant inéligible » ; ü Indiquer explicitement le montant présenté et le montant certifié (page 1 du certificat); ü Transmettre la copie des certificats signés à l’autorité nationale MED ü Réaliser des contrôles sur place 39

Dépenses inéligibles ü ü ü ü Frais de représentation (ex. cadeaux, fleurs, etc. ) ü ü ü TVA récupérable Intérêts débiteurs Amendes Pénalités financières Dépenses résultant de conflits légaux Pertes de change Dépenses contractées en dehors de la période d’éligibilité Non supportées par les procédures de passation des marchés publics Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés Non justifiées par les activités/objectifs du projet Non justifiées par des documents probants 40

Revenus ü Exemples: § Vente de produits § Vente de marchandises § Frais d’inscription § Inscription à conférence § Services contre paiement ü Contrôle: § ü La génération de revenus sera sujette à un contrôle pendant la certification des dépenses Deduction: § Si un projet génère des revenus, le revenu net généré devra être déduit des coûts éligibles dans sa totalité ou au prorata défini en fonction de la part d’attribution des revenus à l’opération cofinancée 41

MERCI POUR VOTRE ATTENTION Barbara LOPEZ VILLAMATE Responsable monitoring Téléphone: 04 91 57 52 45 E-mail: blopezvillamate@regionpaca. fr et Marie-Sophie PERROTTE Point de contact national MED Chargée de mission AN MED CR PACA - DAE Tel : 04 88 10 76 39 Mail : msperrotte@regionpaca. fr 42

CONTACTS AUTORITE NATIONALE MED Géraldine POLLET Directrice aux Affaires Européennes CR PACA – DAE Tel : 04 91 57 54 29 Mail : gpollet@regionpaca. fr Séverine RADOLA Gestionnaire CR PACA – DAE Tel : 04 88 73 60 79 Mail : sradola@regionpaca. fr Marie-Line DRAY Gestionnaire CR PACA – DAE Tel : 04 91 57 58 99 Mail : mdray@regionpaca. fr 43

CONTACTS PREFET COORDONATEUR Thierry ARPIN-PONT SAGR PACA Tel : 04 84 35 45 57 Mail : thierry. arpin-pont@paca. pref. gouv. fr Laurence COSTA SGAR PACA Tel : 04 84 35 45 16 Mail : laurence. costa@paca. pref. gouv. fr 44