PROGRAMA DE FORMAO DE DIRIGENTES DESPORTIVOS CAPTULO 4

PROGRAMA DE FORMAÇÃO DE DIRIGENTES DESPORTIVOS CAPÍTULO 4 Competições www. delicado. info/documentos Nuno Delicado, Maio 2003

ÍNDICE • Departamento de Competições • Estratégia de competições • Organização de competições 1.

Departamento de Competições • Coordenação global das actividades de competições • Objectivo de desenvolver os atletas e a modalidade • Composição muito variável (diversidade de eventos, estrutura regional ou etária, etc. ) 2

Responsabilidades do Director de Competições • Indicar os restantes membros do departamento • Estabelecer ordem de trabalhos e convocar reuniões • Dirigir o departamento, garantindo o cumprimento de competências, orçamento e estratégia • Assegurar a comunicação adequada das decisões • Representar o departamento no seio da federação • Preparar relatórios para reuniões de Direcção e AG 3

Membros • Conhecimentos e experiência em –Organização de eventos –Definição de calendários • Seleccionados entre –Propostas de associações regionais –Pessoas identificadas pela federação –Pessoas com interesse nas funções 4

Competências do Departamento de Competições • Definição do calendário nacional anual (campeonatos e circuitos nacionais e competições internacionais) • Desenvolvimento de regras para o calendário • Definição de regras e orientações para organizadores • Estabelecimento de um sistema de candidaturas, atribuição e avaliação de campeonatos • Atribuição da organização de campeonatos nacionais • Garantia do cumprimento dos padrões exigidos • Supervisão do desenvolvimento e implementação de novos eventos da modalidade 5

ÍNDICE • Departamento de Competições • Estratégia de competições • Organização de competições 6.

Estrutura de competições Estrutura geográfica Estrutura etária Internacional Veteranos Nacional Seniores Regional Juniores Local Juvenis 7

Planeamento anual • Calendários revistos regularmente • Compilação anual do calendário nacional de eventos • Possibilidade de analisar: –Número de oportunidades de competição –Dimensão da modalidade e interesse dos participantes –Conflitos de datas (instalações, atletas, etc. ) –Necessidades de testes de selecção 8

Calendário de competições Definição do calendário • Calendário provisório • Calendário definitivo –Ajustamento do calendário provisório –A incluir no Plano de Actividades –Distribuição por todos os membros e outros interessados, incluindo media Certificação de eventos • Necessidade de conhecimento e aprovação de todos os eventos • Implementação de um sistema de certificação • Possibilidade de certificação colectiva (exº: competições nas escolas) 9

Níveis de competições Locais • Organizadas por entidades locais (clubes, escolas, etc. ) Regionais • Organizadas pela associação regional • Atribuição de títulos oficiais regionais Campeonatos nacionais • Referência para a época competitiva • Selecção de equipas nacionais • Oportunidades de promoção da modalidade • Programa da federação internacional Eventos internacionais • Encontros internacionais com países vizinhos • Meetings internacionais • Campeonatos continentais ou mundiais 10

ÍNDICE • Departamento de Competições • Estratégia de competições • Organização de competições 11.

Avaliação prévia Objectivos Porquê organizar o evento? Como obter proveito? Capacidades Há capacidade financeira? Existem competências? Disponibilidade? Receptividade A quem se destina o evento? Será possível atrair audiências? E os media? E patrocinadores? E o Governo? Localização Onde se realizará? Existem instalações disponíveis? A população local tem interesse? Antecedentes Que eventos semelhantes foram já realizados? Qual o seu sucesso? Porquê? 12

Objectivos da comissão organizadora • Organizar e preparar a competição de acordo com os regulamentos próprios e compromissos assumidos • Planificar e executar os diferentes programas, projectos e tarefas, de acordo com o orçamento • Utilizar o evento como uma ferramenta de promoção 13

Actividades da comissão organizadora • Definir o plano director (programas, projectos, tarefas) • Assumir compromissos e contratos • Organizar a competição • Disponibilizar as instalações • Estabelecer um plano de marketing • Garantir a cobertura mediática • Disponibilizar os meios tecnológicos • Desenvolver a imagen do evento • Preparar o orçamento • Obter financiamento • Garantir os serviços 14

Capacidades da comissão organizadora Financeiras Identificação de fontes de receitas, níveis de despesa, tesouraria, sistema de contabilidade e controlo financeiro Marketing Maximização de audiências, patrocínios e apoios Operacionais Condução da realização global do evento, incluindo gestão da tecnologia Legais Aconselhamento em contratos e todas as questões legais 15

Possíveis orientações de base • Voluntários ou pessoal contratado • Incentivos para voluntários e restante pessoal • Despesas elegíveis • Fontes de recursos a privilegiar • Estratégias para bilhetes e patrocínios 16

Director do evento • Responsável globalmente pelo planeamento, coordenação e avaliação do evento • Características –Entusiasmo e espírito positivo –Boa organização –Capacidades de liderança –Capacidades de comunicação –Competência –Responsabilidade e comprometimento –Bons contactos localmente –Familiaridade com marketing e relações públicas –Experiência em gestão de eventos 17

Organigrama da comissão organizadora Comissão Organizadora Desportivo • Competições • Logística desportiva Administrativo • Representação • Finanças e administração • Estrutura da C. O. • Rec. Humanos • Logística Marketing e Comunicação • Marketing estratégico • Comercialização • Relações ext. • Imagem • Promoção • Bilhetes Eventos • Cerimónias • Eventos institucionais • Eventos extra Serviços • Alojamento • Alimentação • Saúde • Segurança • Tecnologia • Transportes Operações • Acreditações • Instalações • Operações • Imprensa • Televisão Definição para cada departamento: • Estrutura organizativa e elementos que a compõem • Responsabilidades e competências • Pessoas perante quem são responsáveis • Datas importantes a cumprir • Apresentações de relatórios requeridas 18

Plano director Planeamento global para um evento: • Objectivos • Estratégia • Áreas de trabalho • Programas e projectos • Calendarização • Recursos aplicados • Estrutura organizativa 19

Características do plano director • Enfoque nos resultados e não tanto nos processos • Sintético, simples e compreensível • Proximidade entre planificador e executor • Carácter evolutivo • Identificação de factores críticos de sucesso 20

Fases da organização • Conceito da organização • Plano Director e Orçamento • Candidatura Planificação • Plano de Marketing • Projectos de adaptação de infra-estruturas • Desenvolvimento da imagem • Comercialização • Implementação da organização Desenvolvimento • Planificação das operações • Recrutamento de voluntários • Acordos para cobertura mediática Préoperação • Adaptação de espaços • Introdução de voluntários • Formação • Testes da operação EVENTO Constituição Encerramento • Fecho de contas • Avaliação • Relatório final 21

Duração das fases por nível de competição 22

Caracterização de cada departamento • Objectivos e competências • Planos detalhados para cada programa • Relações com outras áreas • Estrutura e organigrama • Evolução dos seus recursos humanos • Previsões orçamentais 23

Caracterização de cada projecto • Objectivos • Recursos materiais e financeiros • Tarefas, fases e prazos • Pessoa ou grupo responsável • Coordenação com outros projectos 24

Implementação e controlo do plano director • Elaboração e divulgação a todos os níveis • Introdução nas tomadas de decisão e reuniões de ponto de situação • Acompanhamento regular do avanço nos projectos e tarefas (percentagem de execução; on track, etc. ). • Fidelidade ao plano definido, sem exageros • Revisão em alguns casos (exº: tarefas inúteis ou impossíveis) • Alteração do plano –Apenas em reunião da comissão organizadora –Imediata divulgação por todos os interessados 25

Orçamento Receitas Despesas • Inscrições • Bilhetes • Merchandising • Patrocínios • Apoios institucionais • Estrutura –Equipamentos –Instalações • Operação –Pessoal –Alimentação –Transportes –. . . • Marketing –Cartazes –Publicações –… • Outras despesas 26

Possíveis direitos para patrocinadores • Exclusividade • Sinalização • Distribuição de material promocional • Montras de produtos • Envolvimento de recursos humanos • Entrega de prémios • Oportunidade de discursar • Acesso a bilhetes • Oportunidades de hospitalidade • Reconhecimento em discursos e mensagens públicas • Acesso à base de dados de participantes 27

Extras • Participação de figura pública • Participantes com necessidades especiais • "Clínicas de treinadores" • Leilões de caridade • Prémios especiais • Espectáculos culturais • Demonstrações 28

Encerramento • Distribuição de resultados e informações • Envio de agradecimentos • Pagamentos e encerramento de contas • Sessão de avaliação • Registos do trabalho realizado • Envio de relatórios a patrocinadores e outras entidades • Elaboração do relatório final 29

Relatório final • Referência histórica de resultados desportivos • Referência para futuras organizações • Estrutura 1. História do projecto 2. Comissão organizadora 3. Programa do evento 4. Resultados desportivos 5. Impacto na comunicação social 6. Avaliação e recomendações 30

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