PROGRAMA DE FORMAO DE DIRIGENTES DESPORTIVOS CAPTULO 3
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PROGRAMA DE FORMAÇÃO DE DIRIGENTES DESPORTIVOS CAPÍTULO 3 Administração www. delicado. info/documentos Nuno Delicado, Maio 2003
ÍNDICE • Tesouraria • Secretaria 1.
Tesouraria Correcta gestão => Orçamento, contabilidade e auditoria Falta de transparência => Conflitos Entidades financiadoras => Credibilidade financeira Exigências legais => Especiais cuidados 2
Conta bancária • Cheques em nome da federação • Duas assinaturas para cheques e ordens de pagamento • Facilidade de recebimento de valores • Registo de transacções • Extractos mensais para verificação pelo tesoureiro 3
Planeamento financeiro Orçamento • Plano financeiro para cada ano • Previsão de receitas e despesas • Autorização de despesas Plano de tesouraria • Entradas e saídas de dinheiro ao longo Monitorização do orçamento • Monitorização mensal pelo tesoureiro • Revisões de acordo com necessidades do ano • Identificação de excesso ou necessidade financeira em cada mês (redução ou incremento de despesas) 4
Registos financeiros • Livro de pagamentos e recebimentos • Livro de facturas de compras • Livro de facturas de vendas • Folha de caixa • Reconciliação bancária • Arquivos de argolas para guardar –Facturas de compras recebidas –Facturas de compras pagas –Facturas de vendas emitidas –Facturas de vendas cobradas –Documentos justificativos do dinheiro de caixa 5
Livro de pagamentos e recebimentos Registo diário de todas as transacções • Número de referência para o registo • Data da transacção • Nome da pessoa ou entidade • Descrição da transacção • Categoria da transacção (por ex. , "economato", "transportes", "taxas de inscrição", etc. ) • Número de cheque (emitido ou recebido) • Número de factura (pagamentos) ou recibo (recebimentos) • Montante 6
Pagamentos - Recebimento de uma factura 1. Introduzir dados da factura no livro de registo de facturas de compras 2. Anotar na factura o número atribuído no registo 3. Verificar as contas da factura 4. Verificar que a encomenda corresponde à factura 5. Passar a factura ao Sec. Geral para autorização 6. Receber a factura com pagamento autorizado 7. Colocar factura no arquivo de "facturas de compras recebidas" 7
Pagamentos - Pagamento de uma factura 1. Retirar a factura das "facturas de compras recebidas" 2. Confirmar que foi autorizado o seu pagamento 3. Preencher um cheque 4. Escrever na factura “paga”, o nº do cheque e a data 5. Registar no livro de pagamentos e recebimentos 6. Registar o cheque no livro de cheques 7. Assegurar que o cheque é assinado 8. Enviar o cheque à pessoa ou entidade 9. Arquivar factura nas "facturas de compras pagas" 10. Quando recebido na federação, arquivar o recibo juntamente com a factura respectiva 8
Recebimentos - Emissão de uma factura Valor recebido => Factura da federação Procedimento 1. Introduzir os dados no registo de facturas de vendas 2. Colocar o duplicado da factura no arquivo de "facturas de vendas emitidas" 9
Recebimentos - Cobranças 1. Depositar os valores na conta bancária da federação 2. Emitir o respectivo recibo 3. Registar no livro de pagamentos e recebimentos 4. Retirar a factura das "facturas de vendas emitidas" 5. Escrever na factura "paga”, a data e o meio de pagamento 6. Registar a data e o montante no livro de registo de facturas de vendas 7. Colocar a factura nas "facturas de vendas cobradas" 10
Dinheiro de caixa "Dinheiro de caixa” => CUIDADO! Material necessário • Caixa para o dinheiro, fechada com código ou chave • Folha de caixa (registo das entradas e saídas) • Arquivo para os vales justificativos de movimentos 11
Procedimentos com dinheiro de caixa 1. Levantar um montante fixo da conta da federação 2. Depositar o montante na caixa 3. Registar o valor na folha de caixa 4. Registar na "saída" todos os levantamentos 5. Registar na “entrada” eventuais valores introduzidos 6. Preencher os vales justificativos de levantamentos 7. Numerar e arquivar os vales 8. Adicionar regularmente as colunas de entrada e saída e introduzir o balanço na folha de caixa 9. Reconciliar o dinheiro em caixa com o balanço 10. Reconciliar os vales com os respectivos recibos justificativos dos pagamentos efectuados 11. Restabelecer o montante em caixa 12
Reconciliação bancária Comparação dos extractos bancários da conta da federação com o livro de pagamentos e recebimentos: 1. Comparar um a um os débitos na conta com os pagamentos do livro de pagamentos e recebimentos 2. Comparar os créditos na conta com os recebimentos do livro 3. Listar os itens por assinalar no extracto bancário e no livro de pagamentos e recebimentos 4. Identificar as razões para itens por assinalar 5. Analisar irregularidades 6. Preparar um relatório de reconciliação bancária 13
Tipos de contabilidade • Contabilidade de pagamentos e recebimentos • Contabilidade de receitas e despesas 14
Contabilidade de pagamentos e recebimentos • Preparada com base no dinheiro efectivamente recebido e despendido • Exige a preparação de: –Relatório de transacções - resumo dos valores efectivamente pagos e recebidos –Folha de balanço - relatório do activo e passivo da federação, descrevendo o que a federação possui em dado momento (incluindo devedores e credores) 15
Contabilidade de receitas e despesas • Baseada nas facturas emitidas ou recebidas, tanto pagas como não pagas • Exige a preparação de: –Relatório de receitas e despesas - incluindo facturas não pagas (credores) e valores devidos à federação (devedores) –Folha de balanço 16
Relatórios • Execução orçamental (mensal ou trimestral) –Pagamentos e recebimentos até à data –Orçamento aprovado para o ano –Balanço remanescente. –Revisões orçamentais • Contas anuais (no final do ano fiscal) –Proposta do Tesoureiro –Incluindo relatório de auditoria (se existente) –Aprovação pela Direcção –Inclusão no Relatório e Contas a aprovar em AG –Contas oficiais da federação 17
Auditorias • Aconselháveis (por vezes obrigatórias) • A realizar por auditor qualificado • Verificação independente das contas 18
ÍNDICE • Tesouraria • Secretaria 19.
Secretaria • Actividade de suporte às iniciativas desportivas • Principal ponto de contacto com muitos filiados • Forte influência na percepção do funcionamento da federação 20
Diário de secretaria Itens a registar • Datas, horas e locais de reuniões • Datas de competições • Prazos (entrega de relatórios, inscrições, etc. ) • Lembretes para tarefas • Datas de períodos de ausência Utilização diária • Identificação de tarefas e compromissos a cumprir • Novas datas para tarefas ou compromissos adiados • Eliminação de tarefas ou compromissos realizados 21
Arquivos de documentos • Relatórios e Contas • Planos de Actividades e Orçamentos • Convocatórias, ordens de trabalho e actas de reuniões • Dados sobre dirigentes e funcionários • Dados sobre filiados (colectivos e individuais) • Calendário e resultados de competições • Correspondência recebida e enviada • Registos financeiros (Tesouraria) 22
Procedimentos para gestão dos arquivos • Arquivos temáticos para os assuntos importantes • Arquivo de "Diversos" para restantes materiais • Arquivo de documentos de uso mais frequente em dossiers de fácil actualização • Arquivo menos acessível para documentos de interesse histórico ou de maior volume, com registo da sua entrada • Arquivo de planos e relatórios anuais, actas de reuniões, etc. , em dossiers sempre disponíveis • Registo informático de fichas de filiação • Documentos arquivados o mais brevemente possível • Reorganização dos arquivos uma vez por ano 23
Gestão de correspondência Um registo de correspondência completo e fiável é fundamental para a correcta gestão da federação • Entrada de correspondência • Saída de correspondência 24
Entrada de correspondência • Registo imediato da data de recepção • Cópias documentos relevantes para destinatários • Anotação das pessoas que receberam cópias • Arquivo das cartas ou faxes (temático ou "Diversos”) • Organização dos e-mails recebidos igualmente em pastas temáticas 25
Meios a utilizar na saída de correspondência • Nas respostas, meio utilizado no envio à federação • E-mail como forma de redução de despesas, desde que eficaz (mais informal) • Fax quando necessário suporte escrito sem necessidade da formalidade da carta e sendo valorizada a velocidade • Carta para comunicações mais formais (por ex. , convites, agradecimentos, etc. ) 26
Procedimentos na saída de correspondência • Validação dos destinatários com os responsáveis na federação • Colocação de data e código em toda a correspondência expedida • Categorização da correspondência a responder de acordo com a sua relevância e urgência, atribuindo responsáveis e prazos –Resposta imediata para relevância e urgência elevadas –Período diário para restante correspondência de relevância significativa, ordenada de maior a menor urgência –Resposta a assuntos de relevância e urgência reduzidas em momentos de menor actividade, despendendo pouco tempo –Eliminação imediata de assuntos de relevância nula • Regras internas de qualidade de serviço (por ex. , resposta a faxes e e-mails em dois dias e cartas numa semana) • Arquivo das cartas ou faxes enviados (temático ou "Diversos”) • Organização dos e-mails enviados em pastas temáticas 27
Vantagens dos registos de filiação • Conhecer a estrutura etária e geográfica dos atletas da federação (projectos de desenvolvimento) • Analisar a distribuição de treinadores e árbitros (programas de formação) • Controlar a ligação de atletas a clubes específicos • Fornecer às entidades financiadoras dados precisos sobre a actividade da federação 28
Registo de filiados individuais • Responsabilização do indivíduo e respectivo clube • Dados incluídos na ficha –Dados básicos da pessoa e do clube –Assinatura do inscrito (ou encarregado de educação se menor de 18 anos) –Assinatura de um responsável do clube • Atribuição de um código numérico pela Secretaria • Ficha em arquivo próprio • Registo informático de filiados 29
Registo de filiados colectivos • Responsabilização da entidade filiada • Dados incluídos na ficha –Dados básicos da entidade –Assinatura por um responsável do clube ou associação • Atribuição de um código de inscrição pela Secretaria • Registo informático de filiados (por ex. , facilitando o envio de correspondência a todos os filiados) 30
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