PROGRAMA DE FORMAO DE DIRIGENTES DESPORTIVOS CAPTULO 3

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PROGRAMA DE FORMAÇÃO DE DIRIGENTES DESPORTIVOS CAPÍTULO 3 Administração www. delicado. info/documentos Nuno Delicado,

PROGRAMA DE FORMAÇÃO DE DIRIGENTES DESPORTIVOS CAPÍTULO 3 Administração www. delicado. info/documentos Nuno Delicado, Maio 2003

ÍNDICE • Tesouraria • Secretaria 1.

ÍNDICE • Tesouraria • Secretaria 1.

Tesouraria Correcta gestão => Orçamento, contabilidade e auditoria Falta de transparência => Conflitos Entidades

Tesouraria Correcta gestão => Orçamento, contabilidade e auditoria Falta de transparência => Conflitos Entidades financiadoras => Credibilidade financeira Exigências legais => Especiais cuidados 2

Conta bancária • Cheques em nome da federação • Duas assinaturas para cheques e

Conta bancária • Cheques em nome da federação • Duas assinaturas para cheques e ordens de pagamento • Facilidade de recebimento de valores • Registo de transacções • Extractos mensais para verificação pelo tesoureiro 3

Planeamento financeiro Orçamento • Plano financeiro para cada ano • Previsão de receitas e

Planeamento financeiro Orçamento • Plano financeiro para cada ano • Previsão de receitas e despesas • Autorização de despesas Plano de tesouraria • Entradas e saídas de dinheiro ao longo Monitorização do orçamento • Monitorização mensal pelo tesoureiro • Revisões de acordo com necessidades do ano • Identificação de excesso ou necessidade financeira em cada mês (redução ou incremento de despesas) 4

Registos financeiros • Livro de pagamentos e recebimentos • Livro de facturas de compras

Registos financeiros • Livro de pagamentos e recebimentos • Livro de facturas de compras • Livro de facturas de vendas • Folha de caixa • Reconciliação bancária • Arquivos de argolas para guardar –Facturas de compras recebidas –Facturas de compras pagas –Facturas de vendas emitidas –Facturas de vendas cobradas –Documentos justificativos do dinheiro de caixa 5

Livro de pagamentos e recebimentos Registo diário de todas as transacções • Número de

Livro de pagamentos e recebimentos Registo diário de todas as transacções • Número de referência para o registo • Data da transacção • Nome da pessoa ou entidade • Descrição da transacção • Categoria da transacção (por ex. , "economato", "transportes", "taxas de inscrição", etc. ) • Número de cheque (emitido ou recebido) • Número de factura (pagamentos) ou recibo (recebimentos) • Montante 6

Pagamentos - Recebimento de uma factura 1. Introduzir dados da factura no livro de

Pagamentos - Recebimento de uma factura 1. Introduzir dados da factura no livro de registo de facturas de compras 2. Anotar na factura o número atribuído no registo 3. Verificar as contas da factura 4. Verificar que a encomenda corresponde à factura 5. Passar a factura ao Sec. Geral para autorização 6. Receber a factura com pagamento autorizado 7. Colocar factura no arquivo de "facturas de compras recebidas" 7

Pagamentos - Pagamento de uma factura 1. Retirar a factura das "facturas de compras

Pagamentos - Pagamento de uma factura 1. Retirar a factura das "facturas de compras recebidas" 2. Confirmar que foi autorizado o seu pagamento 3. Preencher um cheque 4. Escrever na factura “paga”, o nº do cheque e a data 5. Registar no livro de pagamentos e recebimentos 6. Registar o cheque no livro de cheques 7. Assegurar que o cheque é assinado 8. Enviar o cheque à pessoa ou entidade 9. Arquivar factura nas "facturas de compras pagas" 10. Quando recebido na federação, arquivar o recibo juntamente com a factura respectiva 8

Recebimentos - Emissão de uma factura Valor recebido => Factura da federação Procedimento 1.

Recebimentos - Emissão de uma factura Valor recebido => Factura da federação Procedimento 1. Introduzir os dados no registo de facturas de vendas 2. Colocar o duplicado da factura no arquivo de "facturas de vendas emitidas" 9

Recebimentos - Cobranças 1. Depositar os valores na conta bancária da federação 2. Emitir

Recebimentos - Cobranças 1. Depositar os valores na conta bancária da federação 2. Emitir o respectivo recibo 3. Registar no livro de pagamentos e recebimentos 4. Retirar a factura das "facturas de vendas emitidas" 5. Escrever na factura "paga”, a data e o meio de pagamento 6. Registar a data e o montante no livro de registo de facturas de vendas 7. Colocar a factura nas "facturas de vendas cobradas" 10

Dinheiro de caixa "Dinheiro de caixa” => CUIDADO! Material necessário • Caixa para o

Dinheiro de caixa "Dinheiro de caixa” => CUIDADO! Material necessário • Caixa para o dinheiro, fechada com código ou chave • Folha de caixa (registo das entradas e saídas) • Arquivo para os vales justificativos de movimentos 11

Procedimentos com dinheiro de caixa 1. Levantar um montante fixo da conta da federação

Procedimentos com dinheiro de caixa 1. Levantar um montante fixo da conta da federação 2. Depositar o montante na caixa 3. Registar o valor na folha de caixa 4. Registar na "saída" todos os levantamentos 5. Registar na “entrada” eventuais valores introduzidos 6. Preencher os vales justificativos de levantamentos 7. Numerar e arquivar os vales 8. Adicionar regularmente as colunas de entrada e saída e introduzir o balanço na folha de caixa 9. Reconciliar o dinheiro em caixa com o balanço 10. Reconciliar os vales com os respectivos recibos justificativos dos pagamentos efectuados 11. Restabelecer o montante em caixa 12

Reconciliação bancária Comparação dos extractos bancários da conta da federação com o livro de

Reconciliação bancária Comparação dos extractos bancários da conta da federação com o livro de pagamentos e recebimentos: 1. Comparar um a um os débitos na conta com os pagamentos do livro de pagamentos e recebimentos 2. Comparar os créditos na conta com os recebimentos do livro 3. Listar os itens por assinalar no extracto bancário e no livro de pagamentos e recebimentos 4. Identificar as razões para itens por assinalar 5. Analisar irregularidades 6. Preparar um relatório de reconciliação bancária 13

Tipos de contabilidade • Contabilidade de pagamentos e recebimentos • Contabilidade de receitas e

Tipos de contabilidade • Contabilidade de pagamentos e recebimentos • Contabilidade de receitas e despesas 14

Contabilidade de pagamentos e recebimentos • Preparada com base no dinheiro efectivamente recebido e

Contabilidade de pagamentos e recebimentos • Preparada com base no dinheiro efectivamente recebido e despendido • Exige a preparação de: –Relatório de transacções - resumo dos valores efectivamente pagos e recebidos –Folha de balanço - relatório do activo e passivo da federação, descrevendo o que a federação possui em dado momento (incluindo devedores e credores) 15

Contabilidade de receitas e despesas • Baseada nas facturas emitidas ou recebidas, tanto pagas

Contabilidade de receitas e despesas • Baseada nas facturas emitidas ou recebidas, tanto pagas como não pagas • Exige a preparação de: –Relatório de receitas e despesas - incluindo facturas não pagas (credores) e valores devidos à federação (devedores) –Folha de balanço 16

Relatórios • Execução orçamental (mensal ou trimestral) –Pagamentos e recebimentos até à data –Orçamento

Relatórios • Execução orçamental (mensal ou trimestral) –Pagamentos e recebimentos até à data –Orçamento aprovado para o ano –Balanço remanescente. –Revisões orçamentais • Contas anuais (no final do ano fiscal) –Proposta do Tesoureiro –Incluindo relatório de auditoria (se existente) –Aprovação pela Direcção –Inclusão no Relatório e Contas a aprovar em AG –Contas oficiais da federação 17

Auditorias • Aconselháveis (por vezes obrigatórias) • A realizar por auditor qualificado • Verificação

Auditorias • Aconselháveis (por vezes obrigatórias) • A realizar por auditor qualificado • Verificação independente das contas 18

ÍNDICE • Tesouraria • Secretaria 19.

ÍNDICE • Tesouraria • Secretaria 19.

Secretaria • Actividade de suporte às iniciativas desportivas • Principal ponto de contacto com

Secretaria • Actividade de suporte às iniciativas desportivas • Principal ponto de contacto com muitos filiados • Forte influência na percepção do funcionamento da federação 20

Diário de secretaria Itens a registar • Datas, horas e locais de reuniões •

Diário de secretaria Itens a registar • Datas, horas e locais de reuniões • Datas de competições • Prazos (entrega de relatórios, inscrições, etc. ) • Lembretes para tarefas • Datas de períodos de ausência Utilização diária • Identificação de tarefas e compromissos a cumprir • Novas datas para tarefas ou compromissos adiados • Eliminação de tarefas ou compromissos realizados 21

Arquivos de documentos • Relatórios e Contas • Planos de Actividades e Orçamentos •

Arquivos de documentos • Relatórios e Contas • Planos de Actividades e Orçamentos • Convocatórias, ordens de trabalho e actas de reuniões • Dados sobre dirigentes e funcionários • Dados sobre filiados (colectivos e individuais) • Calendário e resultados de competições • Correspondência recebida e enviada • Registos financeiros (Tesouraria) 22

Procedimentos para gestão dos arquivos • Arquivos temáticos para os assuntos importantes • Arquivo

Procedimentos para gestão dos arquivos • Arquivos temáticos para os assuntos importantes • Arquivo de "Diversos" para restantes materiais • Arquivo de documentos de uso mais frequente em dossiers de fácil actualização • Arquivo menos acessível para documentos de interesse histórico ou de maior volume, com registo da sua entrada • Arquivo de planos e relatórios anuais, actas de reuniões, etc. , em dossiers sempre disponíveis • Registo informático de fichas de filiação • Documentos arquivados o mais brevemente possível • Reorganização dos arquivos uma vez por ano 23

Gestão de correspondência Um registo de correspondência completo e fiável é fundamental para a

Gestão de correspondência Um registo de correspondência completo e fiável é fundamental para a correcta gestão da federação • Entrada de correspondência • Saída de correspondência 24

Entrada de correspondência • Registo imediato da data de recepção • Cópias documentos relevantes

Entrada de correspondência • Registo imediato da data de recepção • Cópias documentos relevantes para destinatários • Anotação das pessoas que receberam cópias • Arquivo das cartas ou faxes (temático ou "Diversos”) • Organização dos e-mails recebidos igualmente em pastas temáticas 25

Meios a utilizar na saída de correspondência • Nas respostas, meio utilizado no envio

Meios a utilizar na saída de correspondência • Nas respostas, meio utilizado no envio à federação • E-mail como forma de redução de despesas, desde que eficaz (mais informal) • Fax quando necessário suporte escrito sem necessidade da formalidade da carta e sendo valorizada a velocidade • Carta para comunicações mais formais (por ex. , convites, agradecimentos, etc. ) 26

Procedimentos na saída de correspondência • Validação dos destinatários com os responsáveis na federação

Procedimentos na saída de correspondência • Validação dos destinatários com os responsáveis na federação • Colocação de data e código em toda a correspondência expedida • Categorização da correspondência a responder de acordo com a sua relevância e urgência, atribuindo responsáveis e prazos –Resposta imediata para relevância e urgência elevadas –Período diário para restante correspondência de relevância significativa, ordenada de maior a menor urgência –Resposta a assuntos de relevância e urgência reduzidas em momentos de menor actividade, despendendo pouco tempo –Eliminação imediata de assuntos de relevância nula • Regras internas de qualidade de serviço (por ex. , resposta a faxes e e-mails em dois dias e cartas numa semana) • Arquivo das cartas ou faxes enviados (temático ou "Diversos”) • Organização dos e-mails enviados em pastas temáticas 27

Vantagens dos registos de filiação • Conhecer a estrutura etária e geográfica dos atletas

Vantagens dos registos de filiação • Conhecer a estrutura etária e geográfica dos atletas da federação (projectos de desenvolvimento) • Analisar a distribuição de treinadores e árbitros (programas de formação) • Controlar a ligação de atletas a clubes específicos • Fornecer às entidades financiadoras dados precisos sobre a actividade da federação 28

Registo de filiados individuais • Responsabilização do indivíduo e respectivo clube • Dados incluídos

Registo de filiados individuais • Responsabilização do indivíduo e respectivo clube • Dados incluídos na ficha –Dados básicos da pessoa e do clube –Assinatura do inscrito (ou encarregado de educação se menor de 18 anos) –Assinatura de um responsável do clube • Atribuição de um código numérico pela Secretaria • Ficha em arquivo próprio • Registo informático de filiados 29

Registo de filiados colectivos • Responsabilização da entidade filiada • Dados incluídos na ficha

Registo de filiados colectivos • Responsabilização da entidade filiada • Dados incluídos na ficha –Dados básicos da entidade –Assinatura por um responsável do clube ou associação • Atribuição de um código de inscrição pela Secretaria • Registo informático de filiados (por ex. , facilitando o envio de correspondência a todos os filiados) 30

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