PROGRAMA DE FORMAO DE DIRIGENTES DESPORTIVOS CAPTULO 2

PROGRAMA DE FORMAÇÃO DE DIRIGENTES DESPORTIVOS CAPÍTULO 2 Planeamento www. delicado. info/documentos Nuno Delicado, Maio 2003

Documentos estruturadores da actividade Plano Estratégico • Missão da federação, objectivos e acções • Planeamento a 4 -5 anos • Elaborado e aprovado pela Direcção Plano de Actividades • Especificação das orientações do Plano Estratégico • Aplicação dos recursos da federação para 1 ano • Elaborado pela Direcção e aprovado em AG Orçamento • Estimativa das receitas e despesas para um ano • Plano de Actividades expresso em termos financeiros • Elaborado pela Direcção e aprovado em AG Relatório e Contas • Actividade efectivamente realizada num ano • Contas financeiras associadas a essa actividade • Elaborado pela Direcção e aprovado em AG 1

ÍNDICE • Plano Estratégico • Plano de Actividades • Orçamento • Relatório e Contas 2.

Utilidade interna do planeamento estratégico • Clarificação dos fins da federação • Análise da evolução passada e da situação actual • Estabelecimento de uma visão de futuro • Definição das necessidades para alcançar objectivos • Estabelecimento de prioridades de actuação • Utilização eficaz dos recursos disponíveis • Avaliação do progresso alcançado • Ferramenta de comunicação da estratégia 3

Utilidade externa do planeamento estratégico • Compreensão das tendências externas e seu impacto • Identificação das organizações que ditam tendências • Avaliação da posição e perspectivas da federação • Comunicação da estratégia, projectos e prioridades • Definição das prioridades a adoptar com as organizações que apoiam a modalidade • Desenvolvimento de parcerias 4

Definição do Plano Estratégico 1. Análise da situação 2. Definição de objectivos 3. Estabelecimento do plano de acção 5

Análise da situação • Qual a missão da federação? • Quem são os diversos “membros” da federação e quais os interesses de cada grupo? • Quais as implicações das alterações no contexto da federação? • Qual a evolução dos últimos anos? • Quais os aspectos mais positivos e os aspectos mais negativos nas principais áreas? 6

Definição de objectivos • Qual a visão para a federação? • Quais os objectivos em cada área? • Administrativa: “Manter um escritório com secretária” • Desportiva: “Qualificar dois atletas para os mundiais” • Competições: “Uma competição juvenil por distrito” • Desenvolvimento: “Triplicar o número de atletas filiados” • Formação: “Formar 30 novos treinadores” • Relações externas: “Filiar na Federação Internacional” • Marketing: “Uma notícia por semana num jornal diário” • Quais são os objectivos prioritários? 7

Características dos objectivos • Específicos • Aplicáveis • Mensuráveis • Realistas • Calendarizados 8

Estabelecimento do plano de acção • Quais as acções? • Que responsáveis? • Qual o calendário? • Que recursos? • Quais os indicadores de sucesso? • Quais as fontes de financiamento? 9

Estrutura do Plano Estratégico 1. Introdução 2. Análise da situação 3. Missão 4. Visão 5. Objectivos 6. Plano de acção 10

Utilização do Plano Estratégico • Aprovação final pela Direcção • Divulgação a todos os interessados • Introdução na tomada de decisões • Ajustamentos regulares • Revisão anual 11

ÍNDICE • Plano Estratégico • Plano de Actividades • Orçamento • Relatório e Contas 12.

Elaboração do Plano de Actividades • Processo semelhante ao do Plano Estratégico: –Análise da situação actual –Definição de objectivos concretos –Estabelecimento de um plano de acção • Responsabilização dos responsáveis de cada área pela elaboração do respectivo plano de actividades 13

Estrutura do Plano de Actividades • Introdução • Área Administrativa –Análise da situação e definição de objectivos –Actividades a realizar • Área Desportiva –. . . • Área de Competições • Área de Desenvolvimento • Área de Formação • Área de Relações Externas • Área de Marketing e Comunicação 14

ÍNDICE • Plano Estratégico • Plano de Actividades • Orçamento • Relatório e Contas 15.

Elaboração do Orçamento • Clarificação dos objectivos e plano de acção • Revisão das receitas e despesas de anos anteriores • Previsão de receitas e despesas para o próximo ano • Enfoque de encargos nas iniciativas prioritárias • Comparação das receitas e despesas estimadas • Previsão de ajustamentos em caso de necessidade • Validação após discussão e aprovação pela AG 16

Categorias de receitas • Receitas próprias –Jóias de filiação –Taxas de inscrição • Subsídios –Federação Internacional e Confederação Regional –Comité Olímpico Nacional e Solidariedade Olímpica –Governo –Outras entidades • Donativos • Patrocínios 17

Outras fontes de recursos • Organização de actividades comerciais • Parcerias com organizações congéneres • Apoio material • Apoio de fornecedores • Cedência temporária de recursos • Trabalho voluntário 18

Identificação de despesas • Estruturação por áreas seguindo o Plano de Actividades • Responsabilização de cada área pelo seu orçamento • Identificação de despesas em orçamentos anteriores • Solicitação de orçamentos para as principais despesas • Identificação de possíveis fontes de financiamento • Análise do orçamento por áreas de actividade • Limitação do orçamento da área administrativa 19

ÍNDICE • Plano Estratégico • Plano de Actividades • Orçamento • Relatório e Contas 20.

Elaboração do Relatório e Contas • Responsabilização de cada departamento • Identificação das actividades realizadas por área • Análise da realização e resultados por actividade • Justificação de actividades não planeadas • Justificação de actividades não realizadas • Formulação de recomendações para o futuro –Principais obstáculos –Principais factores de sucesso • Elaboração do relatório financeiro correspondente às actividades realizadas 21

Estrutura do relatório de actividades • Avaliação global –Principais actividades realizadas –Recomendações globais para o futuro • Relatório e avaliação por área –Avaliação geral –Descrição e avaliação das actividades realizadas –Recomendações 22

Elementos do relatório financeiro Balanço Demonstração de resultados 23