PROGRAM UTe M TERBILANG TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN
PROGRAM UTe. M TERBILANG TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI BENDAHARI Dewan Canselor UTe. M 12 Februari 2019 9. 00 pg – 11. 00 pg
TADBIR URUS DALAM SEKTOR AWAM �Arahan KSN, Tan Sri Mohd Sidek Hassan pada 9 Mac 2007 ◦ Tumpuan utama Kerajaan adalah untuk meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan awam ◦ Tadbir urus yang terbaik adalah penting bagi memastikan sistem penyampaian perkhidmatan awam yang cemerlang dapat dicapai 2
DEFINISI TADBIR URUS � Tadbir Urus ◦ Cara atau sistem mentadbir, mengurus, mengawal selia dsb dasar, fungsi, perjalanan sesebuah perbadanan, syarikat dsb – sumber dari Kamus Pelajar Edisi Kedua � Tadbir Urus Sektor Awam merangkumi: ◦ Tatacara seseorang Menteri, Ketua Setiausaha, Ketua Jabatan, Ketua Eksekutif dan pegawai di semua peringkat pengurusan melaksanakan tanggungjawabnya secara telus, berakauntabiliti dan berhemat dari segi pengambilan keputusan dan penyampaian hasil ◦ Struktur, termasuk budaya, dasar dan strategi serta tatacara mereka berurusan dengan pelbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) ◦ Proses bagaimana Agensi awam diarah, dikawal dan dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan objektif seperti yang telah dipersetujui 3
OBJEKTIF TADBIR URUS � Objektif tadbir urus adalah bertujuan untuk : ◦ Menyemai dan meningkatkan keyakinan rakyat terhadap keupayaan kerajaan untuk melaksanakan dasar yang telah dimandatkan disamping ◦ Mengekalkan akauntabiliti di dalam sistem penyampaian awam 4
TUMPUAN TADBIR URUS YANG TERBAIK � Tadbir urus yang terbaik perlu memberi tumpuan terhadap dua aspek seperti berikut: ◦ Prestasi �Penyampaian perkhidmatan secara cekap dan berkesan �Value for money dan pengurangan pembaziran sumber/dana ◦ Pematuhan �Mematuhi undang-undang, peraturan, piawai yang digunapakai �Amalan kejujuran, akauntabiliti, intergriti dan telus 5
PRINSIP TADBIR URUS YANG TERBAIK � Tadbir urus yang terbaik adalah berteraskan kepada empat prinsip seperti berikut: ◦ Integriti �Berdasarkan kepada kejujuran dan objektiviti, tahap tatasusila yang tinggi dan penuh tanggungjawab dalam pengawasan dana dan sumber awam serta pengurusan hal ehwal Agensi ◦ Akauntabiliti �Kewajipan untuk memberi jawapan dan penjelasan mengenai sesuatu tindakan dan prestasi kepada sesiapa yang berhak untuk mendapatkan jawapan dan penjelasan ◦ Pengamanahan dan Pengawasan �Pelaksanaan kuasa pegawai awam yang telah diamanahkan oleh pihak Kerajaan. Pegawai Kerajaan adalah pemegang amanah dan pengawas ke atas penggunaan kuasa dan sumber yang dipertanggungjawabkan ◦ Ketelusan �Keperluan untuk memberi keyakinan kepada orang awam terhadap proses pengambilan keputusan dan tindakan pegawai awam yang telah diamanahkan dengan kuasa dan tanggungjawab 6
TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Tadbir urus pengurusan kewangan Universiti melibatkan proses perancangan, pelaksanaan dan pengawalan dalam penggunaan aset dan sumber-sumber kewangan Universiti serta tanggungjawab pengurusan mematuhi akta dan peraturan-peraturan pengurusan kewangan yang berkuatkuasa selaras dengan dasar-dasar Kerajaan. 7
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Universiti Teknikal Malaysia Melaka sebagai Badan Berkanun Persekutuan yang diwujudkan melalui Akta Parlimen adalah tertakluk kepada pengawasan, pengawalan dan kelulusan Menteri Pendidikan Malaysia dan juga agensi pusat dalam perkara yang melibatkan dasar umum berkaitan perjawatan dan perlantikan, kawalan dan pengurusan kewangan dan sebagainya. 8
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Beberapa undang-undang dan peraturan telah diwujudkan oleh kerajaan bagi memastikan pengurusan kewangan Badan Berkanun dikendalikan dengan teratur dan wujudnya akauntabiliti dalam pengurusannya, seperti berikut : ◦ Perlembagaan Persekutuan ◦ Akta Prosedur Kewangan 1957 ◦ Akta Badan Berkanun ◦ Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 ◦ Perlembagaan UTe. M ◦ Arahan, Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan ◦ Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti 9
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Perlembagaan Persekutuan ◦ Bahagian VII Peruntukan Kewangan telah menggariskan beberapa peruntukan yang penting mengenai pengurusan kewangan negara, termasuklah mengenai larangan kutipan cukai kecuali dibenarkan oleh undang-undang, penyediaan penyata kewangan, perlantikan Ketua Audit Negara, kuasa dan tanggungjawab Ketua Audit Negara dan lain-lain lagi (Para 96 – 112) 10
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Akta Prosedur Kewangan 1957 ◦ Seksyen 15 A (1) Akta Prosedur Kewangan 1957 menjelaskan bahawa pegawai pengawal bertanggungjawab mengawal, tertakluk kepada apa-apa arahan yang diberi oleh pihak berkuasa kewangan, perbelanjaan yang dibenarkan di bawah maksud itu dan menjadi ketua pegawai perakaunan mengenai semua wang awam yang telah dipungut, diterima atau dibelanjakan dan semua stor awam yang telah diterima, dipegang atau dilupuskan oleh atau kerana jabatan atau perkhidmatan yang untuknya maksud itu diperuntukkan. 11
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Akta Prosedur Kewangan 1957 ◦ Seksyen 15 A (2) Akta Prosedur Kewangan 1957 memaklumkan bahawa Pegawai Pengawal juga diberi kuasa menetapkan had mana kuasa-kuasa dan tugas yang diberi atau dikenakan ke atasnya boleh dijalankan atau dilaksanakan bagi pihaknya oleh mana pegawai perakaunan di bawah kawalannya dan memberi arahan tertentu sebagaimana yang perlu untuk menjamin perjalanan atau perlaksanaan sempurna kuasa dan tugas-tugas tersebut. 12
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Akta Badan Berkanun ◦ Akta Badan-badan Berkanun (Akaun Dan Laporan Tahunan) 1980 [Akta 240] �Akta ini memberi beberapa peruntukan yang penting untuk kawalan dalaman pengurusan UTe. M, termasuklah penyediaan penyata kewangan mengikut prinsip-prinsip perakaunan yang diterima umum dan mengemukakan penyata kewangan tahunan kepada Ketua Audit Negara untuk tujuan auditan tahunan. 13
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Akta Badan Berkanun ◦ Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib Dan Surcaj) 2000 [Akta 605] �Akta ini memberi beberapa peruntukan yang penting bagi perkara-perkara yang berhubungan dengan tatatertib dan pengenaan surcaj ke atas pegawai-pegawai yang menyalahi perkara-perkara yang dinyatakan dalam akta tersebut. 14
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 ◦ Perlembagaan Universiti Teknikal Malaysia Melaka (P. U. (A) 470) �UTe. M adalah dikehendaki untuk mematuhi peraturan dalam Perlembagaan Universiti Teknikal Malaysia Melaka. �Perlembagaan ini antara lainnya telah menetapkan perkara berkaitan pengurusan kewangan UTe. M seperti berikut : �Perlantikan Lembaga Pengarah �Perlantikan Jawatankuasa Tetap Kewangan �Perlantikan Naib Canselor �Perlantikan Bendahari �Statut, kaedah-kaedah dan peraturan-peraturan 15
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Perlembagaan UTe. M ◦ Perlantikan Lembaga Pengarah � Seksyen 16 menjelaskan bahawa Lembaga Pengarah hendaklah terdiri daripada: �Pengerusi; �Naib Canselor; �Dua orang pegawai daripada perkhidmatan awam; �Seorang yang mewakili masyarakat di tempat terletaknya Universiti itu; �Seorang profesor Universiti yang dipilih oleh Senat daripada kalangan ahli Senat �Lima orang yang terdiri daripada tiga orang daripada sektor swasta, seorang daripada alumni Universiti dan seorang lagi dari dalam atau luar Universiti yang, pada pendapat Menteri, mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang boleh membantu Lembaga. 16
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Perlembagaan UTe. M ◦ Perlantikan Jawatankuasa Tetap Kewangan �Perlembagaan Universiti Teknikal Malaysia Melaka di bawah Bahagian V Peruntukan Kewangan (Seksyen 41 - 51) membenarkan Lembaga Pengarah melantik suatu Jawatankuasa Tetap Kewangan bagi mengatur dan mengawal kewangan universiti termasuk anggaran bajet tahunan, penyediaan penyata kewangan tahunan, kuasa mendapatkan dana dan penerimaan hadiah, kuasa memasuki kontrak, dan perlaksanaan audit. 17
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Perlembagaan UTe. M ◦ Perlantikan Naib Canselor �Seksyen 12 (3) Perlembagaan Universiti Teknikal Malaysia Melaka menjelaskan bahawa Naib Canselor hendaklah menjadi ketua pegawai eksekutif dan hendaklah bertanggungjawab bagi keseluruhan fungsi pentadbiran, akademik dan pengurusan dan hal ehwal hari ke hari Universiti 18
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Perlembagaan UTe. M ◦ Perlantikan Bursar �Seksyen 14 (1) mengkehendaki perlantikan seorang Pendaftar, Bursar, Ketua Pustakawan dan Penasihat Undang-Undang yang berkhidmat sebagai pegawai sepenuh masa Universiti dan yang mempunyai kuasa dan kewajipan sebagaimana yang ditetapkan oleh Statut. 19
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Perlembagaan UTe. M ◦ Statut, Kaedah-kaedah dan Peraturan-peraturan �Menurut Seksyen 34, 36 dan 38, Statut, Kaedah-kaedah dan Peraturan-peraturan boleh dibuat bagi perkara-perkara seperti yang disebut di dalam Perlembagaan. 20
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Arahan, Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan ◦ Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2007 (menggantikan PP 15/1994) Garis Panduan Untuk Penyediaan Dan Pembentangan Laporan Tahunan Dan Penyata Kewangan Badan-badan Berkanun Persekutuan. ◦ AP 3 (& Sek. 3 APK, 1957) - Takrif Pegawai Perakaunan merujuk semua anggota perkhidmatan awam yang membuat pungutan, terimaan atau perakaunan dipertanggungjawab membuat perbelanjaan, tuntutan perbatuan atau mengguna, menjaga atau melupus aset awam ◦ Kesan - ketidakpatuhan menyebabkan tindakan tatatertib atau surcaj dikenakan terhadap staf 21
TAHAP PEMATUHAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti ◦ Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti bertujuan untuk mengatur dan mengawal kewangan. 22
TAHAP KAWALAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Perbendaharaan, Ketua Audit Negara dan Jawatankuasa Akaun Awam ◦ Kawalan secara tidak langsung akan dibuat oleh Perbendaharaan dan Agensi Pusat melalui proses penilaian dan kelulusan Bajet, kelulusan projek pembangunan dan sebagainya manakala Ketua Audit Negara melalui pengauditan ke atas penyata kewangan akan mengkaji kedudukan kewangan dan melaporkan kepada Jawatankuasa Akaun Awam (Public Account Committee) dan Parlimen mengenai prestasi kewangan Universiti. 23
TAHAP KAWALAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Kementerian Pendidikan Malaysia ◦ Berperanan menyelaras dasar kerajaan yang perlu dilaksanakan oleh Universiti dan bertanggungjawab menggubal dasar berkaitan serta memastikan bahawa semua akta, pekeliling dan peraturan yang berkaitan diterima pakai dan dilaksanakan oleh Universiti sama ada secara langsung atau tidak langsung melalui perwakilannya dalam Lembaga Pengarah dan jawatankuasa-jawatankuasa yang dilantik. ◦ Bertanggungjawab menentukan dan mengesan perlaksanaan setiap program yang dijalankan oleh Universiti dan melaporkan prestasi serta kedudukan kewangan, laporan tahunan dan penyata kewangan Universiti kepada Jemaah Menteri di Parlimen. 24
TAHAP KAWALAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Lembaga Pengarah ◦ Bertanggungjawab menentukan Universiti mempunyai sistem dan peraturan yang berkesan supaya dapat memberi gambaran yang jelas dan berterusan mengenai pengurusan, operasi, sistem dan peraturan bagi membantu dan membolehkan Lembaga Pengarah untuk mengesan kemajuan perlaksanaan program, tahap pengurusan kewangan dari segi kecukupan dana, kawalan perbelanjaan, pelaburan, pengurusan pinjaman, aset dan penyelenggaraan akaun dan rekod. 25
TAHAP KAWALAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Jawatankuasa Tetap Kewangan ◦ Lembaga Pengarah Universiti telah meluluskan penubuhan Jawatankuasa Tetap Kewangan melalui Mesyuarat Lembaga Pengarah Bil. 1/2001 ◦ Antara lain fungsi jawatankuasa berkenaan adalah : � mengkaji dan memperakukan dasar dan peraturan kewangan Universiti � memantau anggaran pendapatan, perbelanjaan mengurus dan pembangunan Universiti serta memperakukan kepada Lembaga Pengarah � menerima dan menimbang penyata kewangan (sebelum & selepas diaudit) dan laporan prestasi aktiviti kewangan Universiti serta memperakukan kepada Lembaga Pengarah 26
TAHAP KAWALAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Jawatankuasa Audit ◦ Surat Pekeliling Am Sulit Bil. 2 Tahun 1993 Garis Panduan Mengenai Peranan dan Tanggungjawab Kementerian, Lembaga Pengarah dan Ketua Eksekutif Dalam Pengurusan Badan-badan Berkanun Persekutuan. �Lembaga Pengarah Badan Berkanun hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Audit yang keahliannya dilantik daripada kalangan Ahli-ahli Lembaga Pengarah bertujuan untuk meneliti kedua-dua laporan Juruaudit Dalaman dan Juruaudit Luar �Ketua Unit Audit Dalam hendaklah mengurusetiakan Jawatankuasa Audit 27
TAHAP KAWALAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Ketua Pegawai Eksekutif (Naib Canselor) ◦ Ketua Pegawai Eksekutif bertanggungjawab melaksana dasar Kerajaan yang berkaitan dengan Universiti dan yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah. Sebagai ketua pegawai eksekutif dan akademik Universiti, beliau bertanggungjawab menggubal dan merancang sistem pengurusan dan peraturan bagi melaksanakan dasar dan keputusan Lembaga berkaitan dengan perlaksanaan program dan pengurusan kewangan terutama mengenai kawalan perbelanjaan, kecukupan peruntukan, pelaburan, pengurusan aset, akaun dan sumber Universiti. 28
TAHAP KAWALAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun ◦ Melalui Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2004 (Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun di Agensi Kerajaan Persekutuan), penubuhan Jawatankuasa ini selaras dengan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Pengurusan Kerajaan Bil. 1/1995 pada 15 Jun 1995, sebagai satu langkah untuk meningkatkan pengurusan kewangan dan akaun di agensi-agensi Kerajaan. ◦ Keahlian : � Pengerusi � Setiausaha � Ahli : : : Naib Canselor Bendahari Pengurusan Tertinggi Semua Ketua Pusat Tanggungjawab Ketua Juruaudit Dalam 29
TAHAP KAWALAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI ◦ Bidang tugas Jawatankuasa meliputi semua aspek �pengurusan perbelanjaan �pengurusan perakaunan �pengurusan pungutan dan tunggakan hasil �penyediaan dan pembentangan penyata kewangan dan laporan tahunan oleh Badan Berkanun �teguran-teguran audit dan laporan Unit Audit Dalam �perancangan latihan untuk pegawai dan staf yang mengurus hal-hal kewangan dan akaun 30
TAHAP KAWALAN TADBIR URUS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI � Bendahari ◦ Bertanggungjawab membantu Naib Canselor dalam melaksana dasar kerajaan yang berkaitan dengan Universiti dan yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah terutamanya mengenai pengurusan kewangan. 31
TUGAS & TANGGUNGJAWAB BENDAHARI 1. Menterjemah visi, misi, objektif dan strategi Universiti berkaitan dengan perlaksanaan dan tanggungjawab pengurusan kewangan. 2. Merancang dan menyedia peraturan dan prosedur pengurusan kewangan Universiti. 3. Memberi perkhidmatan berkualiti yang boleh melicinkan proses dan sistem kerja pentadbiran dan akademik. 4. Mengawal kewangan Universiti dengan cekap dan berkesan. 32
TUGAS & TANGGUNGJAWAB BENDAHARI 5. Mengurus sistem kewangan dan perakaunan yang menekankan kepada ketepatan maklumat dan keberkesanan membuat keputusan. 6. Menyedia dan menyenggarakan sistem rekod kewangan dan aset/inventori Universiti. 7. Mengurus dan mengawal semua pembayaran, perolehan, kutipan dan hasil Universiti. 8. Mengurus pelaburan, dana dan aliran tunai bagi menambah dan mengukuhkan sumber kewangan Universiti. 33
TUGAS & TANGGUNGJAWAB BENDAHARI 9. Menyelaras penyediaan anggaran bajet mengurus dan pembangunan yang menepati proses pertumbuhan Universiti. 10. Menyediakan Penyata Kewangan dan petunjuk prestasi kewangan Universiti. 11. Pematuhan kepada keperluan piawaian dan peraturan kewangan, perakaunan dan audit. 12. Mengambil tindakan pelarasan terhadap teguran audit luar/dalam dan pihak-pihak lain. 34
STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT BENDAHARI (2019) BENDAHARI BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER BAHAGIAN PENGURUSAN KEWANGAN BAHAGIAN GOVERNAN & PERAKAUNAN Timbalan Bendahari Kanan Unit Bajet Penolong Bendahari Unit Perancangan Strategik, Pematuhan & Pengurusan Risiko Unit Pembayaran, Emolumen & Pembiayaan Penolong Bendahari Unit Perolehan Penolong Bendahari (K) Zon Kewangan Kampus Teknologi Zon Kewangan Pembangunan Penolong Bendahari (K) Unit Rekod Aset & Stor Bekalan Pejabat Zon Kewangan Penyelidikan Penolong Bendahari (K) Penolong Bendahari PUSAT PENGURUSAN PENJANAAN PENDAPATAN Pengarah Unit Terimaan & Perakaunan Unit Biasiswa & Akaun Pelajar Unit Pembangunan Penjanaan Penolong Bendahari Timbalan Pengarah Unit Governan & Pelaporan Unit Kawalan Kredit Unit Pengurusan Penjanaan Penolong Bendahari (K) Unit Pentadbiran & Kualiti Penolong Pendaftar 35
KEMUDAHAN YANG DISEDIAKAN DI PEJABAT BENDAHARI Antara lainnya 1. Skim Pembiayaan Kenderaan 2. Skim Pembiayaan Komputer & Telefon Pintar 36
MEDIA SOSIAL PEJABAT BENDAHARI Hubungi 1. Laman Web Pejabat Bendahari 2. Nombor Telefon dan E-mel 37
Terima kasih…
- Slides: 38