PROGRAM PEMANTAPAN KEFAHAMAN SPK MS ISO 9001 2008

PROGRAM PEMANTAPAN KEFAHAMAN SPK MS ISO 9001: 2008 PROSES PEMBAYARAN 22 OGOS 2011

STATISTIK BILANGAN DOKUMEN TERKAWAL PROSES PEMBAYARAN PROSES UTAMA PEMBAYARAN P GP BR SS DF JUMLAH 6 11 33 7 36 93 SOKONGAN 4 7 32 5 5 53 OPERASI 2 4 1 2 31 40

KATEGORI DOKUMEN SOKONGAN : 1. UPM/SOK/KEW-BYR/P 008 PROSEDUR PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF 2. UPM/SOK/KEW-BYR/P 009 PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN 3. UPM/SOK/KEW-BYR/P 010 PROSEDUR PENDAHULUAN DAN KAD KORPORAT 4. UPM/SOK/KEW-BYR/P 011 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN

KATEGORI DOKUMEN OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : 1. UPM/OPR/BEN-BYR/P 004 PROSEDUR BAYARAN PINJAMAN/PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER 2. UPM/OPR/BEN-BYR/P 008 PROSEDUR PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL

PEMERHATIAN AUDIT DALAMAN SPK TEMPAT KETIDAKPATUH PELUANG AN (NCR) PENAMBAHBAIK AN (OFI) PTJ 44 28 PEJABAT BENDAHARI 5 13

PEWUJUDAN DOKUMEN (SOK/KEW/LP 006/BYR) Laporan Pemantauan Tempoh Penyerahan Dokumen Pembayaran Tanpa Pesanan Belian Ke Pejabat Bendahari. Pemantauan Tempoh Proses Bayaran Di PTJ (SOK/KEW/AK 010/BYR) Arahan Kerja Tuntutan Staf Melalui Sistem e-Claim Memudahkan staf mengunakan sistem e. Claim untuk membuat tuntutan.

UPM/SOK/KEW-BYR/P 008 PROSEDUR PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF AP 100 – TUNTUTAN PERJALANAN PEGAWAI AWAM (a)Tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan tidak lewat daripada 10 hari bulan dalam bulan yang berikutnya.

UPM/SOK/KEW-BYR/P 008 PROSEDUR PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF • • Staf tetap dan kontrak Sistem e-Claim Bayaran tunai/cek Maklumat wakil pada dokumen (SOK/KEW/DF 034/BYR)

Prosedur Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (UPM/SOK/KEW -BYR P 009 • PTJ, PEMBEKAL, PELAJAR DAN STAF SAMBILAN • TEMPOH TUNTUTAN – • Peruntukan akaun amanah/penyelidikan - 3 bulan selepas aktiviti tamat • Peruntukan belanja mengurus – tahun semasa • COP TARIKH TERIMA DOKUMEN DI PTJ • COP DAN TANDATANGAN PADA PENGESAHAN TERIMAAN DAN PERAKUAN BAYARAN • SERAH DOKUMEN DALAM TEMPOH 5 HARI KE PEJABAT BENDAHARI - pemantauan melalui laporan (SOK/KEW/LP 006/BYR) • Senarai Semak SOK/KEW/SS 008/BYR (dokumen sokongan yang diperlukan)

UPM/OPR/BEN-BYR/P 008 PROSEDUR PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL GP yang melibatkan kontrak perolehan (SOK/KEW/GP 013 BYR) • Lengkapkan borang semakan bayaran berkontrak dan pengecualian denda (SOK/KEW/BR 030 BYR) • Rujuk Senarai Semak SOK/KEW/SS 007/BYR (Pembayaran melalui PO)

CARTA ALIR PROSES PENYERAHAN DOKUMEN TUNTUTAN PEMBEKAL

PROSES TUNTUTAN PEMBEKAL MELALUI PESANAN BELIAN Mula 5. Sediakan Invois 1. Terima pesanan belian daripada UPM 2. Sempurnakan Bekalan /Perkhidmatan /Kerja di PTJ 3. Hantar nota serahan (DO) kepada PTJ 4. Dapatkan DO, dokumen sokongan dan Perakuan Penerimaan Dokumen Bayaran Dari Pembekal Melalui Pesanan Belian (SOK/KEW/DF 033/BYR) yang telah disahkan oleh PTJ 6. Kemukakan invois dan dokumen sokongan kepada Pejabat Bendahari 7. Dapatkan pengesahan terimaan pada Perakuan Penerimaan Dokumen Bayaran Dari Pembekal Melalui Pesanan Belian (SOK/KEW/DF 033/BYR) daripada Pejabat Bendahari 8. Bayaran akan diproses dalam tempoh 14 hari Tamat

PROSES TUNTUTAN PEMBEKAL TANPA PESANAN BELIAN Mula 1. Menerima tempahan perkhidmatan daripada PTJ 2. Sempurnakan Perkhidmatan di PTJ 3. Kemukan invois kepada PTJ 4. Bayaran akan diproses dalam tempoh 14 hari dari tarikh dokumen lengkap diterima

Sekian, terima kasih 14