Profa Dra Maria do Carmo Bezerra Maciel Bedard

Profa. Dra. Maria do Carmo Bezerra Maciel Bedard Gestão do Tempo e Produtividade

ADMINSTRAR O TEMPO � A gestão do tempo consiste em registrar, controlar e melhorar a utilização do seu tempo. É uma decisão de definir prioridades. � Saber administrar o tempo é ter clareza sobre o que, para nós, é prioritário, dentre as várias coisas que precisamos e desejamos fazer. . � E tomar providências para que essas coisas mais prioritárias sejam feitas, sabendo que as outras provavelmente nunca vão ser feitas (mas tudo bem: elas não são prioritárias).

� Geralmente usamos mal o tempo que dedicamos ao trabalho (e, por isso, temos que fazer hora extra ou trazemos trabalho para casa), ou mesmo o tempo que passamos em casa. Usar mal QUER DIZER que muitas vezes usamos o nosso tempo para fazer o que não é nem importante nem urgente, mas apenas algo que sempre fizemos, pela força do hábito.

Gestão do tempo � A melhor maneira para reunir informação é mantendo um diário de registros. � Após o registro dessas informações, deverá examiná-las sob três aspectos: � Necessidade � Adequabilidade; � Eficiência

GESTÃO DO TEMPO � Necessidade; há mesmo necessidade? � Adequabilidade; está dando resultado? � Eficiência; Existirá uma maneira de fazer melhor? Horário nobre � Qual a hora em que você rende mais? � Sempre que possível, procure planejar seu dia, de acordo com seu horário nobre:

`Gestão do Tempo> Estabeleça prioridades � Estabelecer prioridades é um processo em duas etapas: � 1ª- Fazer uma lista com as tarefas que é preciso realizar; � 2ª- Ordenar por prioridades os temas dessa lista.

Gestão do Tempo: método abc � 1 - PRIORIDADE A – aqui ficam os itens urgentes; diretivas da administração, solicitações de clientes , tarefas com prazos rígidos ou oportunidades de sucesso ou melhoria. Valor alto 2 -PRIORIDADE B – itens de valor médio. Contribuem para a melhoria de desempenho mas não são essenciais e não precisam de prazos rigosos; � 3 -PRIORIDADE C- Valor baixo. Apesar de interessantes ou agradáveis, podem ser eliminados, adiados ou reprogramados para outro tempo.

Gestão do tempo Como controla o seu tempo? O ponto de partida ideal para começar a melhorar o seu tempo, é Analisar a forma como, presentemente, utiliza o seu tempo é o pri

Gestão do Tempo

GESTÃO DO TEMPO COMO CONTROLAR A UTILIZAÇÃO DO Otimize o uso TEMPO Estabeleça Responsabili dades, prioridades e objetivos Elimine as atividades desnecessárias e inapropriadas Delegue o máximo possível Planeje e programe o seu tempo semanalmente e diariamente Deixe espaços para os imprevistos do horário em que sua energia está mais alta Elimine ou reduza as distrações

GESTÃO DO TEMPO � TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO PLANEJAMENTO � 1 -Processo complexo que alivia o stress provocado pela falta de tempo; � 2 -Planejar é a maneira de se estruturar o futuro; � 3 - O planejamento é tipicamente de curto prazo ou de longo prazo

INSTRUMENTOS DE AUXÍLIO AO PLANEJAMENTO À LONGO PRAZO Formulário de um Plano de Ação; � Gráfico de Progresso; � Diagrama de PERT; � Calendário mestre.

GESTÃO DO TEMPO � FORMULÁRIO DE UM PLANO DE AÇÃO � 1 - SIMPLES – mostram apenas os passos requeridos para completar um projeto; � 2 - COMPLEXOS – Podem ser acrescentadas informações complementares tais como: data de início, da conclusão, estimativas de custo e pessoa responsável.

GESTÃO DO TEMPO � Necessidade; há mesmo necessidade? � Adequabilidade; está dando resultado? � Eficiência; Existirá uma maneira de fazer melhor? Horário nobre � Qual a hora em que você rende mais? � Sempre que possível, procure planejar seu dia, de acordo com seu horário nobre:

GESTÃO DO TEMPO � Necessidade; há mesmo necessidade? � Adequabilidade; está dando resultado? � Eficiência; Existirá uma maneira de fazer melhor? Horário nobre � Qual a hora em que você rende mais? � Sempre que possível, procure planejar seu dia, de acordo com seu horário nobre:

GESTÃO DO tempo

GESTÃO DO TEMPO � Necessidade; há mesmo necessidade? � Adequabilidade; está dando resultado? � Eficiência; Existirá uma maneira de fazer melhor? Horário nobre � Qual a hora em que você rende mais? � Sempre que possível, procure planejar seu dia, de acordo com seu horário nobre:

GESTÃO DO tempo Mas tempo se ganha, ou se faz, deixndo de fazer coisas que não são nem importantes nem urgentes e sabendo priorizar aquelas que são importantes e/ou urgentes.

GESTÃO DO tempo: passos A melhor maneira de reunir informação é mantendo um diário de registos. Após o registo dessas informações deverá examiná-las sob três aspectos: Necessidade; Adequabilidade; Eficiência.

GESTÃO DO TEMPO Necessidade - deve examinar escrupulosamente cada atividade para se certificar de que se trata de algo necessário. Adequabilidade – identifique qual a pessoa para desempenhar a tarefa. Existem atividades que podem ser desempenhadas por outras pessoas. Eficiência – “existirá uma forma de fazer melhor? ” isto servirá para incentivá-lo a descobrir um modo mais rápido, a usar tecnologia mais avançada ou estabelecer formas melhores de processar as atividades contínuas.

Gestão do tempo � Fazemos primeiro o que gostamos, e só depois o que não gostamos. � Entre uma tarefa que exige menos tempo e uma que exige mais tempo qual escolhem primeiro? � • Fazemos o que exige menos tempo antes do que exige mais tempo. � • Se tiverem de fazer duas tarefas, sendo que uma é mais fácil, qual fazem primeiro? � • Fazemos antes o que é mais fácil, e depois o que é mais difícil � • Esperamos que o prazo se aproxime do fim para

Leis de gestão do tempo � Lei de Pareto ou Lei dos 20/80 � Lei das Sequências Homogêneas de Trabalho • –Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se for executado de modo contínuo. • Evitar Interrupções! � Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho • Evitar o Multitasking!sce e torna-se negativa. • Princípio do equilíbrio: temos de saber quando parar.

Gestão do Tempo Lei de Parkinson • Muitas pessoas investem esforço num trabalho em função do tempo disponível (e não do que é necessário) • Devemos pensar em função do tempo necessário e não em função do tempo disponível. Lei da Contra Produtividade • Para além de um certo limite horário, a produtividade do tempo investido decresce

� Lei dos Ritmos Biológicos � • Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos biológicos. � • Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos do tempo ao longo do dia. � Tempo Produtivo e Tempo Improdutivo � • Façam uma lista de 3 exemplos de tarefas/atividades que vocês fazem e que consideram ser produtivas/improdutivas (3 de cada).

Considerações Finais As formas de organização do tempo dependem: • Do estilo de personalidade; • Dos elementos subjetivos da motivação; • Da produção de sentido e significado profissionais e pessoais.